Przed oceną pracy potrzebne zarządzenie, regulamin i dokumenty towarzyszące

Dla prawidłowego wdrożenia systemu ocen kwalifikacyjnych pracowników samorządowych od strony formalnej kluczowe znaczenie mają zarządzenie kierownika jednostki wprowadzające system oraz towarzyszący mu regulamin ocen pracowników jednostki.

Tworzenie regulaminu warto jednak poprzedzić kilkoma rozważaniami i podjęciem na ich podstawie decyzji, które znajdą odzwierciedlenie w regulaminie.

Analiza podstawowych aktów prawnych (patrz ramka) związanych z systemem ocen oraz doświadczenia praktyczne nasuwają bowiem kilka wątpliwości natury formalnej i organizacyjnej dotyczących zarówno przygotowania systemu ocen, jak i jego wdrożenia oraz stosowania. Ich rozważenie i rozstrzygnięcie będą miały zasadnicze znaczenie dla regulacji, które przyjmie dana jednostka samorządu w swoim regulaminie.

Zakres

Oceny kwalifikacyjne dotyczą każdego pracownika samorządowego na stanowisku urzędniczym albo mianowanego pracownika samorządowego zatrudnionego na stanowisku innym niż urzędnicze. Analiza obecnych przepisów dowodzi, że ocenom w trybie określonym w rozporządzeniu Rady Ministrów nie podlegają kierownicy jednostek samorządu terytorialnego. Istnieją również stanowiska, których zakres zadań i/lub nazwa nie zawsze pozwalają jednoznacznie zakwalifikować je do grupy stanowisk urzędniczych.

GSIA RADZI

Wydaje się, że w przypadku wątpliwości, kogo należy oceniać, dobrą wykładnię mogą stanowić rozporządzenia płacowe określające pracowników zatrudnionych na stanowiskach urzędniczych. Na ich podstawie można więc sporządzić załącznik do regulaminu ocen zawierający listę stanowisk objętych systemem.

Cel

Niewątpliwie w intencji ustawodawcy celem oceny kwalifikacyjnej pracownika jest ocena jego pracy w dłuższym okresie. Okres ten jest z resztą oznaczany każdorazowo w formularzu oceny. Należy zatem jednoznacznie stwierdzić, że oceny okresowe nie mogą być zastępowane bieżącą/codzienną weryfikacją wyników pracy. Ocena bieżąca może najwyżej stanowić materiał dodatkowy, uzupełniający do formułowania wniosków i ocen okresowych. Nigdy nie może jednak zastępować oceny okresowej.

Terminy

Zgodnie z art. 3 ustawy z 25 sierpnia 2006 r. o zmianie ustawy o pracownikach samorządowych, pierwsza ocena kwalifikacyjna musi zostać dokonana nie później niż w ciągu 12 miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy, czyli do 10 października br.

Prawo stanowi ponadto, że ocena dokonywana jest co najmniej raz na dwa lata.

GSIA RADZI

Doświadczenia praktyczne wskazują, że warto dokonywać ocen częściej niż raz na dwa lata. Zwykle są to okresy roczne lub półroczne. W pojedynczych przypadkach można spotkać również rozmowy w cyklu kwartalnym. Wydaje się, że można w tym miejscu przyjąć opinię wielu użytkowników i beneficjentów systemów ocen mówiącą, że oceny za tak długi okres, jak dwa lata, są po prostu mało rzetelne. Nie da się bowiem po takim czasie wracać pamięcią do konkretnych zadań, zachowań itp. W efekcie - mimo że ocena dotyczy dwóch lat - bazuje się w rozmowie na zdarzeniach sprzed kilku-kilkunastu miesięcy.

Innymi słowy, prawo nie zabrania dokonywania ocen częściej niż raz na dwa lata. Biorąc zaś pod uwagę specyfikę funkcjonowania jednostek samorządu terytorialnego, okres roczny wydaje się optymalny.

Zmiany w terminach oceniania

Paragraf 4 rozporządzenia przewiduje trzy możliwe sytuacje, w których termin oceny może być zmieniony. Są to:
- usprawiedliwiona nieobecność pracownika w pracy,
- przyspieszenie w razie zmiany stanowiska pracy ocenianego,
- przyspieszenie w razie zmiany zakresu obowiązków ocenianego.

Sytuacja druga (zmiana stanowiska) wydaje się dość oczywista i łatwa do zdefiniowania.

Jednak w przypadku pierwszym i trzecim, niestety, przepisy nie uszczegółowiają tych sytuacji. Oznacza to, że każda jednostka samorządu terytorialnego musi samodzielnie odpowiedzieć sobie na nasuwające się tutaj zasadnicze pytania:
- Jak długa nieobecność rodzi konieczność przesunięć?
- Jak głęboka zmiana zakresu obowiązków warunkuje przyspieszenie oceny?

Trudno podać jednoznaczne odpowiedzi na te pytania. Wydaje się jednak, że w przypadku długiej nieobecności punktem wyjścia do rozważań powinien być czas trwania ocen dla danej komórki organizacyjnej, w której zatrudniony jest nieobecny pracownik. Jeśli zatem czas trwania nieobecności mieści się w okresie, w którym pracownicy komórki są oceniani, to nieobecność taka nie powinna stanowić zasadniczej przeszkody. Procedura przesunięcia powinna być natomiast uruchomiona, jeśli nieobecność przeciągnie się poza planowany okres trwania ocen w komórce.

Trzecia kwestia do rozstrzygnięcia to zmiana zakresu obowiązków ocenianego jako powód przyspieszenia oceny. Również tutaj trudno udzielić jednoznacznej odpowiedzi. Możliwe jest jednak zaproponowanie wskazówki ułatwiającej, być może, ustalenie momentu, w którym taka zmiana terminu powinna mieć miejsce. Wydaje się, że dobrym punktem wyjścia do rozstrzygania tej kwestii mogą być przyjęte dla pracownika kryteria oceny. Innymi słowy, uruchomienie procedury przyspieszenia oceny następuje tylko wówczas, jeśli nowe obowiązki wymagają realnej zmiany tych kryteriów oceny.

Procedura

Osiem kroków koniecznych do przeprowadzenia oceny to:
- rozmowa z pracownikiem w celu przeglądu zadań i obowiązków,
- ustalenie kryteriów i terminu oceny poprzez wypełnienie arkusza część A i B,
- zatwierdzenie przez kierownika jednostki kryteriów oceny,
- przekazanie terminu oceny i kryteriów ocenianemu,
- ocena pracownika,
- przeprowadzenie rozmowy z pracownikiem,
- pisemna ocena pracownika,
- ewentualne odwołanie od wyników oceny przez ocenianego pracownika.

Skutki oceny

Dwie kolejne oceny negatywne dają prawo do zwolnienia pracownika. Warto jednak przy tym pamiętać, że nowy tryb oceny nie zmienia prawa podmiotu reprezentującego pracodawcę do rozwiązania stosunku pracy między terminami oceny okresowej.

Niestety, przepis w żaden sposób nie określa sposobów postępowania w przypadku pozytywnych (bardzo dobrych) wyników oceny. W takim przypadku wszystko zależy od kierownika jednostki. Z drugiej jednak strony można na ten swoisty „brak” spojrzeć jak na szansę, a nie słabą stronę omawianego rozwiązania. Brak regulacji w tej kwestii może bowiem dać szansę na wypracowanie w danej jednostce własnych powiązań wyników ocen okresowych z systemami w postaci awansów, wynagrodzeń, szkoleń itp.

Odwołania

Ze względu na wagę, jaką przywiązuje się do ocen pracowniczych, warto również wspomnieć o regulacjach odnoszących się do kwestii obiektywności ocen. W celu jej zapewnienia przewiduje się możliwość odwołania się od wyniku oceny. Innymi słowy, ocena pracownika wydana przez oceniającego nie ma charakteru ostatecznego werdyktu. Procedura odwoławcza jest mechanizmem, który ma zapobiegać stronniczemu osądowi pracownika i efektów jego pracy. W praktyce oznacza to, że oceniający nie może kierować się w ocenie pracownika indywidualnymi upodobaniami czy subiektywnymi odczuciami. Należy jednak zaznaczyć, że przepisy przewidują generalnie jednostopniową procedurę odwoławczą, tzn. od oceny organu odwoławczego nie przysługuje kolejne odwołanie.

GSIA RADZI

Odrębną kwestię w zakresie odwołań stanowi przypadek, gdy oceniającym, od którego oceny następuje odwołanie, jest kierownik jednostki. W myśl rozporządzenia, odwołania od wyników oceny następują właśnie do kierownika jednostki. W tym szczególnym przypadku mielibyśmy jednak do czynienia z sytuacją, gdzie kierownik jednostki byłby „sędzią we własnej sprawie”. Wydaje się zatem, że z etycznego punktu widzenia zasadne jest powołanie komisji, która rozstrzygnęłaby to odwołanie.

Do powołania i ustalenia składu takiej komisji można wykorzystać np. regulacje zawarte w ar. 27 ustawy o pracownikach samorządowych dotyczące komisji dyscyplinarnych.

Dokumenty towarzyszące

Dla ułatwienia oceniającym i ocenianym posługiwania się systemem ocen oraz dbając o prawidłowość przebiegu całego procesu warto również pomyśleć o stworzeniu wzorców innych dokumentów używanych przez zainteresowane strony w procesie oceny, takich jak:
- powiadomienie o rozmowie w celu przeglądu zadań i obowiązków oraz wyboru kryteriów,
- powiadomienie o rozmowie oceniającej,
- wzór pisma dotyczącego odwołania się od wyniku oceny.

W przypadku „Powiadomienia o rozmowie w celu przeglądu zadań i obowiązków oraz wyboru kryteriów” można ująć następujące elementy:
- do kogo i od kogo jest to pismo,
- dzień, godzina, miejsce spotkania,
- przypomnienie celu spotkania i tego, jak pracownik może się do niego przygotować (tutaj: autoanaliza zakresu zadań, obowiązków i uprawnień oraz propozycje kryteriów do oceny).

Z kolei „Powiadomienie o rozmowie oceniającej” będzie dokumentem mającym stanowić swoiste zaproszenie na spotkanie i rozmowę. Powinno zatem zawierać takie elementy, jak:
- do kogo i od kogo jest to pismo,
- dzień, godzina, miejsce spotkania,
- przypomnienie celu spotkania (tutaj: rozmowa oceniająca),
- sugestię, jak pracownik powinien się do niego przygotować (tutaj: przypomnienie sobie kryteriów oceny, przemyślenie propozycji ocen z poszczególnych kryteriów wraz z uzasadnieniem).

Z kolei „Wzór pisma dotyczącego odwołania się od wyniku oceny” - dzięki z góry określonym i obowiązującym każdego odwołującego się elementom - może znacznie ułatwić i zobiektywizować przebieg rozpatrywania odwołania. Osiągnięcie tego celu wydaje się możliwe, jeśli wzór takiego dokumentu będzie obejmował:
- do kogo i od kogo jest to pismo,
- datę kwestionowanej oceny,
- informację, kto był oceniającym,
- informację o tym, ocena z jakiego kryterium jest kwestionowana,
- informację o tym, jaką ocenę przyznał oceniający,
- informację o tym, jaką ocenę chciałby uzyskać oceniany,
- argumenty merytoryczne przemawiające, zdaniem odwołującego się pracownika, za zmianą oceny.

PODSTAWOWE AKTY PRAWNE

Podstawowe regulacje prawne dotyczące ocen w jednostkach samorządu to:
- ustawa z 22 marca 1990 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. z 2001 r. nr 142, poz. 1593),
- ustawa z 25 sierpnia 2006 r. o zmianie ustawy o pracownikach samorządowych (Dz.U. nr 169, poz. 1201),
- rozporządzenie Rady Ministrów z 13 marca 2007 r. w sprawie sposobu i trybu dokonywania ocen kwalifikacyjnych pracowników samorządowych (Dz.U. nr 55, poz. 361).

ZAPAMIĘTAJ

Zważywszy na rolę, jaką ocena odgrywa w zawodowym życiu pracownika, oraz na kwestie natury prawnej, wprowadzenie systemu ocen należy usankcjonować stosownym zarządzeniem oraz „Regulaminem przeprowadzania ocen pracowniczych w jednostce”.

Dokument ten pozwoli na wyjaśnianie wszelkich ewentualnych sporów, jakie mogą powstać między pracownikiem a pracodawcą. Będzie również punktem wyjścia do ewentualnych zmian systemu. Stanowi również szybki i bezbłędny sposób na zapoznanie wszystkich zainteresowanych z mechanizmami systemu.

Regulamin taki powinien kodyfikować pięć podstawowych elementów procedury funkcjonowania ocen i wyjaśniać i/lub ustanawiać:
- cel oceny (np. planowanie rozwoju i ścieżek kariery, określanie przydatności na stanowisku itp.),
- terminy przeprowadzania ocen (jak często, w którym kwartale, w jakim przypadku obowiązują inne terminy, kiedy oceniani są pracownicy nowo przyjęci do pracy),
- tryb oceny (kto ocenia, kto jest oceniany, arkusze ocen, kryteria, przebieg procesu oceny),
- tryb odwoławczy (kiedy, kto, do kogo i w jakim trybie może odwołać się od wyników oceny, możliwe efekty odwołania i dalszy tryb postępowania),
- obieg dokumentów związanych z przeprowadzaniem ocen (kto i jakie dokumenty lub ich kopie otrzymuje, gdzie są one przechowywane, zasady poufności).

JACEK JĘDRZEJCZAK

Praktyk w zarządzaniu personelem. Trener i konsultant. Partner firmy doradczo-szkoleniowej ProFirma Sp z o.o. Ekspert i trener Pomorskiego Centrum Samorządu Terytorialnego w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi. Autor kilku książek oraz artykułów poświęconych aspektom ocen, wynagradzania, zarządzania personelem. Współtwórca kompleksowego Pakietu „MasterMark 1.0” służącego do wdrożenia i prowadzenia systemu ocen w jednostkach samorządu terytorialnego.