REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Przed oceną pracy potrzebne zarządzenie, regulamin i dokumenty towarzyszące

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Jacek Jędrzejczak
Absolwent Uniwersytetu Gdańskiego na wydziale Organizacji i Zarządzania. Praktyka: 8 lat na stanowiskach kierowniczych (w tym 3 lata, jako dyrektor ds. personalnych, 5 lat dyrektor ds. promocji i sprzedaży) w koncernie medialnym Polskapresse. Były członek Zarządu polsko-francuskiej firmy „HDS-WP” Sp. z o.o. Członek-założyciel Polskiej Izby Firm Szkoleniowych. Od 1999 roku trener i konsultant. Senior HR Biznes Partner w Iglotex S.A.Specjalizuje się w programach doradczych i szkoleniowych związanych z badaniem oraz rozwojem efektywności ludzi i organizacji w oparciu o model Human Performance Improvement (HPI), projektowaniu i wdrażaniu zmian w zakresie organizacji i zarządzania, opisów i wartościowaniem stanowisk pracy, systemów wynagradzania. Prowadzi również szkolenia w zakresie umiejętności zarządczych. Wykładowca studiów podyplomowych Akademii Leona Koźmińskiego w Warszawie oraz Wydziału Zarządzania Politechniki Gdańskiej. Autor lub współautor pięciu książek poświęconych systemom wynagradzania i ocen oraz licznych artykułów na łamach periodyków poświeconych ZZL. Prelegent wielu konferencji w zakresie HRM. Kierownik projektów szkoleniowych realizowanych na zlecenie Kancelarii Prezesa Rady Ministrów (Polska, Ukraina, Gruzja). Autor programu zarządzania zasobami ludzkimi w Ministerstwie Spraw Zagranicznych oraz Ministerstwie Kultury i Dziedzictwa Narodowego.

REKLAMA

Wprowadzenie systemu ocen pracowników samorządowych wymaga stworzenia przez urząd wewnętrznych aktów prawnych, takich jak zarządzenie wprowadzające system oraz towarzyszący mu regulamin ocen pracowników jednostki. Warto również stworzyć wzorce innych dokumentów używanych przez uczestników procesu oceny.

Dla prawidłowego wdrożenia systemu ocen kwalifikacyjnych pracowników samorządowych od strony formalnej kluczowe znaczenie mają zarządzenie kierownika jednostki wprowadzające system oraz towarzyszący mu regulamin ocen pracowników jednostki.

Tworzenie regulaminu warto jednak poprzedzić kilkoma rozważaniami i podjęciem na ich podstawie decyzji, które znajdą odzwierciedlenie w regulaminie.

Analiza podstawowych aktów prawnych (patrz ramka) związanych z systemem ocen oraz doświadczenia praktyczne nasuwają bowiem kilka wątpliwości natury formalnej i organizacyjnej dotyczących zarówno przygotowania systemu ocen, jak i jego wdrożenia oraz stosowania. Ich rozważenie i rozstrzygnięcie będą miały zasadnicze znaczenie dla regulacji, które przyjmie dana jednostka samorządu w swoim regulaminie.

Zakres

Oceny kwalifikacyjne dotyczą każdego pracownika samorządowego na stanowisku urzędniczym albo mianowanego pracownika samorządowego zatrudnionego na stanowisku innym niż urzędnicze. Analiza obecnych przepisów dowodzi, że ocenom w trybie określonym w rozporządzeniu Rady Ministrów nie podlegają kierownicy jednostek samorządu terytorialnego. Istnieją również stanowiska, których zakres zadań i/lub nazwa nie zawsze pozwalają jednoznacznie zakwalifikować je do grupy stanowisk urzędniczych.

GSIA RADZI

Wydaje się, że w przypadku wątpliwości, kogo należy oceniać, dobrą wykładnię mogą stanowić rozporządzenia płacowe określające pracowników zatrudnionych na stanowiskach urzędniczych. Na ich podstawie można więc sporządzić załącznik do regulaminu ocen zawierający listę stanowisk objętych systemem.

Cel

Niewątpliwie w intencji ustawodawcy celem oceny kwalifikacyjnej pracownika jest ocena jego pracy w dłuższym okresie. Okres ten jest z resztą oznaczany każdorazowo w formularzu oceny. Należy zatem jednoznacznie stwierdzić, że oceny okresowe nie mogą być zastępowane bieżącą/codzienną weryfikacją wyników pracy. Ocena bieżąca może najwyżej stanowić materiał dodatkowy, uzupełniający do formułowania wniosków i ocen okresowych. Nigdy nie może jednak zastępować oceny okresowej.

Terminy

Zgodnie z art. 3 ustawy z 25 sierpnia 2006 r. o zmianie ustawy o pracownikach samorządowych, pierwsza ocena kwalifikacyjna musi zostać dokonana nie później niż w ciągu 12 miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy, czyli do 10 października br.

Prawo stanowi ponadto, że ocena dokonywana jest co najmniej raz na dwa lata.

GSIA RADZI

Doświadczenia praktyczne wskazują, że warto dokonywać ocen częściej niż raz na dwa lata. Zwykle są to okresy roczne lub półroczne. W pojedynczych przypadkach można spotkać również rozmowy w cyklu kwartalnym. Wydaje się, że można w tym miejscu przyjąć opinię wielu użytkowników i beneficjentów systemów ocen mówiącą, że oceny za tak długi okres, jak dwa lata, są po prostu mało rzetelne. Nie da się bowiem po takim czasie wracać pamięcią do konkretnych zadań, zachowań itp. W efekcie - mimo że ocena dotyczy dwóch lat - bazuje się w rozmowie na zdarzeniach sprzed kilku-kilkunastu miesięcy.

Innymi słowy, prawo nie zabrania dokonywania ocen częściej niż raz na dwa lata. Biorąc zaś pod uwagę specyfikę funkcjonowania jednostek samorządu terytorialnego, okres roczny wydaje się optymalny.

Zmiany w terminach oceniania

Paragraf 4 rozporządzenia przewiduje trzy możliwe sytuacje, w których termin oceny może być zmieniony. Są to:
- usprawiedliwiona nieobecność pracownika w pracy,
- przyspieszenie w razie zmiany stanowiska pracy ocenianego,
- przyspieszenie w razie zmiany zakresu obowiązków ocenianego.

Sytuacja druga (zmiana stanowiska) wydaje się dość oczywista i łatwa do zdefiniowania.

Jednak w przypadku pierwszym i trzecim, niestety, przepisy nie uszczegółowiają tych sytuacji. Oznacza to, że każda jednostka samorządu terytorialnego musi samodzielnie odpowiedzieć sobie na nasuwające się tutaj zasadnicze pytania:
- Jak długa nieobecność rodzi konieczność przesunięć?
- Jak głęboka zmiana zakresu obowiązków warunkuje przyspieszenie oceny?

Trudno podać jednoznaczne odpowiedzi na te pytania. Wydaje się jednak, że w przypadku długiej nieobecności punktem wyjścia do rozważań powinien być czas trwania ocen dla danej komórki organizacyjnej, w której zatrudniony jest nieobecny pracownik. Jeśli zatem czas trwania nieobecności mieści się w okresie, w którym pracownicy komórki są oceniani, to nieobecność taka nie powinna stanowić zasadniczej przeszkody. Procedura przesunięcia powinna być natomiast uruchomiona, jeśli nieobecność przeciągnie się poza planowany okres trwania ocen w komórce.

Trzecia kwestia do rozstrzygnięcia to zmiana zakresu obowiązków ocenianego jako powód przyspieszenia oceny. Również tutaj trudno udzielić jednoznacznej odpowiedzi. Możliwe jest jednak zaproponowanie wskazówki ułatwiającej, być może, ustalenie momentu, w którym taka zmiana terminu powinna mieć miejsce. Wydaje się, że dobrym punktem wyjścia do rozstrzygania tej kwestii mogą być przyjęte dla pracownika kryteria oceny. Innymi słowy, uruchomienie procedury przyspieszenia oceny następuje tylko wówczas, jeśli nowe obowiązki wymagają realnej zmiany tych kryteriów oceny.

Procedura

Osiem kroków koniecznych do przeprowadzenia oceny to:
- rozmowa z pracownikiem w celu przeglądu zadań i obowiązków,
- ustalenie kryteriów i terminu oceny poprzez wypełnienie arkusza część A i B,
- zatwierdzenie przez kierownika jednostki kryteriów oceny,
- przekazanie terminu oceny i kryteriów ocenianemu,
- ocena pracownika,
- przeprowadzenie rozmowy z pracownikiem,
- pisemna ocena pracownika,
- ewentualne odwołanie od wyników oceny przez ocenianego pracownika.

Skutki oceny

Dwie kolejne oceny negatywne dają prawo do zwolnienia pracownika. Warto jednak przy tym pamiętać, że nowy tryb oceny nie zmienia prawa podmiotu reprezentującego pracodawcę do rozwiązania stosunku pracy między terminami oceny okresowej.

Niestety, przepis w żaden sposób nie określa sposobów postępowania w przypadku pozytywnych (bardzo dobrych) wyników oceny. W takim przypadku wszystko zależy od kierownika jednostki. Z drugiej jednak strony można na ten swoisty „brak” spojrzeć jak na szansę, a nie słabą stronę omawianego rozwiązania. Brak regulacji w tej kwestii może bowiem dać szansę na wypracowanie w danej jednostce własnych powiązań wyników ocen okresowych z systemami w postaci awansów, wynagrodzeń, szkoleń itp.

Odwołania

Ze względu na wagę, jaką przywiązuje się do ocen pracowniczych, warto również wspomnieć o regulacjach odnoszących się do kwestii obiektywności ocen. W celu jej zapewnienia przewiduje się możliwość odwołania się od wyniku oceny. Innymi słowy, ocena pracownika wydana przez oceniającego nie ma charakteru ostatecznego werdyktu. Procedura odwoławcza jest mechanizmem, który ma zapobiegać stronniczemu osądowi pracownika i efektów jego pracy. W praktyce oznacza to, że oceniający nie może kierować się w ocenie pracownika indywidualnymi upodobaniami czy subiektywnymi odczuciami. Należy jednak zaznaczyć, że przepisy przewidują generalnie jednostopniową procedurę odwoławczą, tzn. od oceny organu odwoławczego nie przysługuje kolejne odwołanie.

GSIA RADZI

Odrębną kwestię w zakresie odwołań stanowi przypadek, gdy oceniającym, od którego oceny następuje odwołanie, jest kierownik jednostki. W myśl rozporządzenia, odwołania od wyników oceny następują właśnie do kierownika jednostki. W tym szczególnym przypadku mielibyśmy jednak do czynienia z sytuacją, gdzie kierownik jednostki byłby „sędzią we własnej sprawie”. Wydaje się zatem, że z etycznego punktu widzenia zasadne jest powołanie komisji, która rozstrzygnęłaby to odwołanie.

Do powołania i ustalenia składu takiej komisji można wykorzystać np. regulacje zawarte w ar. 27 ustawy o pracownikach samorządowych dotyczące komisji dyscyplinarnych.

Dokumenty towarzyszące

Dla ułatwienia oceniającym i ocenianym posługiwania się systemem ocen oraz dbając o prawidłowość przebiegu całego procesu warto również pomyśleć o stworzeniu wzorców innych dokumentów używanych przez zainteresowane strony w procesie oceny, takich jak:
- powiadomienie o rozmowie w celu przeglądu zadań i obowiązków oraz wyboru kryteriów,
- powiadomienie o rozmowie oceniającej,
- wzór pisma dotyczącego odwołania się od wyniku oceny.

W przypadku „Powiadomienia o rozmowie w celu przeglądu zadań i obowiązków oraz wyboru kryteriów” można ująć następujące elementy:
- do kogo i od kogo jest to pismo,
- dzień, godzina, miejsce spotkania,
- przypomnienie celu spotkania i tego, jak pracownik może się do niego przygotować (tutaj: autoanaliza zakresu zadań, obowiązków i uprawnień oraz propozycje kryteriów do oceny).

Z kolei „Powiadomienie o rozmowie oceniającej” będzie dokumentem mającym stanowić swoiste zaproszenie na spotkanie i rozmowę. Powinno zatem zawierać takie elementy, jak:
- do kogo i od kogo jest to pismo,
- dzień, godzina, miejsce spotkania,
- przypomnienie celu spotkania (tutaj: rozmowa oceniająca),
- sugestię, jak pracownik powinien się do niego przygotować (tutaj: przypomnienie sobie kryteriów oceny, przemyślenie propozycji ocen z poszczególnych kryteriów wraz z uzasadnieniem).

Z kolei „Wzór pisma dotyczącego odwołania się od wyniku oceny” - dzięki z góry określonym i obowiązującym każdego odwołującego się elementom - może znacznie ułatwić i zobiektywizować przebieg rozpatrywania odwołania. Osiągnięcie tego celu wydaje się możliwe, jeśli wzór takiego dokumentu będzie obejmował:
- do kogo i od kogo jest to pismo,
- datę kwestionowanej oceny,
- informację, kto był oceniającym,
- informację o tym, ocena z jakiego kryterium jest kwestionowana,
- informację o tym, jaką ocenę przyznał oceniający,
- informację o tym, jaką ocenę chciałby uzyskać oceniany,
- argumenty merytoryczne przemawiające, zdaniem odwołującego się pracownika, za zmianą oceny.

PODSTAWOWE AKTY PRAWNE

Podstawowe regulacje prawne dotyczące ocen w jednostkach samorządu to:
- ustawa z 22 marca 1990 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. z 2001 r. nr 142, poz. 1593),
- ustawa z 25 sierpnia 2006 r. o zmianie ustawy o pracownikach samorządowych (Dz.U. nr 169, poz. 1201),
- rozporządzenie Rady Ministrów z 13 marca 2007 r. w sprawie sposobu i trybu dokonywania ocen kwalifikacyjnych pracowników samorządowych (Dz.U. nr 55, poz. 361).

ZAPAMIĘTAJ

Zważywszy na rolę, jaką ocena odgrywa w zawodowym życiu pracownika, oraz na kwestie natury prawnej, wprowadzenie systemu ocen należy usankcjonować stosownym zarządzeniem oraz „Regulaminem przeprowadzania ocen pracowniczych w jednostce”.

Dokument ten pozwoli na wyjaśnianie wszelkich ewentualnych sporów, jakie mogą powstać między pracownikiem a pracodawcą. Będzie również punktem wyjścia do ewentualnych zmian systemu. Stanowi również szybki i bezbłędny sposób na zapoznanie wszystkich zainteresowanych z mechanizmami systemu.

Regulamin taki powinien kodyfikować pięć podstawowych elementów procedury funkcjonowania ocen i wyjaśniać i/lub ustanawiać:
- cel oceny (np. planowanie rozwoju i ścieżek kariery, określanie przydatności na stanowisku itp.),
- terminy przeprowadzania ocen (jak często, w którym kwartale, w jakim przypadku obowiązują inne terminy, kiedy oceniani są pracownicy nowo przyjęci do pracy),
- tryb oceny (kto ocenia, kto jest oceniany, arkusze ocen, kryteria, przebieg procesu oceny),
- tryb odwoławczy (kiedy, kto, do kogo i w jakim trybie może odwołać się od wyników oceny, możliwe efekty odwołania i dalszy tryb postępowania),
- obieg dokumentów związanych z przeprowadzaniem ocen (kto i jakie dokumenty lub ich kopie otrzymuje, gdzie są one przechowywane, zasady poufności).

JACEK JĘDRZEJCZAK

Praktyk w zarządzaniu personelem. Trener i konsultant. Partner firmy doradczo-szkoleniowej ProFirma Sp z o.o. Ekspert i trener Pomorskiego Centrum Samorządu Terytorialnego w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi. Autor kilku książek oraz artykułów poświęconych aspektom ocen, wynagradzania, zarządzania personelem. Współtwórca kompleksowego Pakietu „MasterMark 1.0” służącego do wdrożenia i prowadzenia systemu ocen w jednostkach samorządu terytorialnego.

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowe zawody w klasyfikacji od 2026 roku. MRPiPS opublikowało projekt rozporządzenia [Projekt z 9 lipca 2025 r.]

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej opublikowało projekt nowego rozporządzenia dotyczącego klasyfikacji zawodów i specjalności na potrzeby rynku pracy. Dokument trafił 14 lipca 2025 r. do konsultacji publicznych i opiniowania. Nowe przepisy mają wejść w życie 1 stycznia 2026 roku.

Wyższe wynagrodzenia w budżetówce od 2026 r. Pracodawcy chcą większej podwyżki dla pracowników

Płaca minimalna w 2026 r. wzrośnie o 3%, ale w budżetówce podwyżka powinna być wyższa. Pracodawcy chcą wyższych wynagrodzeń w sferze budżetowej, aby jakość usług publicznych również rosła.

Nie będzie w tym roku niższego dodatku za pracę w nocy niż w lipcu

W lipcu 2025 r. mamy najniższy dodatek za pracę w nocy. Taka sama kwota będzie obowiązywała w październiku. To miesiące z największą liczbą godzin pracy. Ile wynosi dodatek nocny w tym miesiącu?

Opieka nad małym dzieckiem podczas pracy zdalnej. Co z kontrolą pracodawcy?

Jak pracodawca może skontrolować pracę zdalną pracownika, który w czasie godzin pracy sprawuje bezpośrednią opiekę nad małoletnim dzieckiem (do 4. roku życia), szczególnie gdy dziecko nie ma zapewnionej w tym czasie opieki przez inną osobę (np. nianię, innego członka rodziny, żłobek, przedszkole)?

REKLAMA

PPK: od jakiej kwoty nalicza się wpłaty? Czy wczasy pod gruszą, świadczenia urlopowe, nagroda jubileuszowa i zasiłki liczą się do podstawy wymiaru wpłat?

Od jakiej kwoty liczy się wpłaty na PPK? Nie od każdego świadczenia na rzecz uczestnika PPK należy naliczać wpłaty do PPK. To, czy dane świadczenie stanowi podstawę wpłat do PPK, zależy od tego, czy jest ono podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Co z wczasami pod gruszą, świadczeniem urlopowym, nagrodą jubileuszową, zasiłkami i urlopem wychowawczym?

Odmowa renty wdowiej: 7 powodów odmowy renty wdowiej przez ZUS

Otrzymałaś odmowę przyznania renty wdowiej przez ZUS? Sprawdź, jakie są najczęstsze powody niepozwalające na wypłatę nowego świadczenia. Jeśli nie zgadzasz się z rozstrzygnięciem Zakładu, możesz odwołać się do sądu.

Czy jesteśmy gotowi na skrócony tydzień pracy? Jak go sobie wyobrażamy?

Jak sobie wyobrażamy skrócony tydzień pracy? Mniej godzin, ale pięć dni w tygodniu? Więcej godzin i dodatkowy dzień wolny? Ale kiedy, w poniedziałek czy piątek, a może środę? Badacze z Uniwersytetu SWPS przyjrzeli się wyobrażeniom.

Renta wdowia - kiedy pierwsze wypłaty? Terminy wypłat ZUS w lipcu i sierpniu

Renta wdowia pozwala na łączenie dwóch świadczeń renty rodzinnej po zmarłym małżonku i świadczenia emerytalno-rentowego. Lipiec to termin pierwszych wypłat renty wdowiej. Kiedy dokładnie ZUS wypłaci świadczenie w lipcu i sierpniu 2025 r.?

REKLAMA

Podwyżek w samorządzie ciąg dalszy. Z wyrównaniem od 1 lipca 2025 r. nowe maksymalne stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego [projekt]

Podwyżek w samorządzie ciąg dalszy. Wielce prawdopodobne, że tak. Bo ma dojść do dostosowania poziomu maksymalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego oraz dodatku funkcyjnego do zmienionej kwoty bazowej, wynikającej z ustawy budżetowej na rok 2025. Zatem z wyrównaniem od 1 lipca 2025 r. mają obowiązywać nowe maksymalne stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego w samorządzie.

PIP: 350 tysięcy bezpłatnych porad rocznie dla pracodawców. Inspekcja pracy nie tylko kontroluje, ale i pomaga

Działalność PIP to nie tylko kontrole, ale i bezpłatne porady prawne dla pracodawców. Inspekcja pracy wydaje 350 tysięcy porad rocznie, które skierowane są wprost do osób zatrudniających pracowników. Warto korzystać z pomocy PIP.

REKLAMA