Sposoby komunikowania się w firmie

Celem komunikacji jest przekaz i odbiór informacji. W zależności od kierunku komunikacji możemy zauważyć, że w wielu firmach komunikacja „z góry" to najczęściej zlecanie zadań, formułowanie oczekiwań, rzadziej natomiast informacje zwrotne, przekazywanie planów, celów, czy przedstawienie wyników firmy. Komunikacja „od dołu" zawiera głównie przekazywanie kierownictwu wypracowanych treści, przedstawianie potrzebnych informacji, rzadziej - wypowiadanie opinii, pomysłów, propozycji. Specyfika komunikacji w hierarchii jest uzależniona od wielu czynników. Jednym z nich jest kultura organizacyjna, która określa wartości, kształtuje atmosferę współpracy i partycypacji albo dominacji i bierności. Ważnym elementem jest również sposób i strategia zarządzania kapitałem ludzkim przez kierownictwo: od niewielkiego zakresu przekazywanych informacji, do możliwości swobodnego wypowiedzenia się, a nawet pełnej partycypacji w decyzjach firmy. Są to jednak kwestie zależne od pracowników najwyższego szczebla, dlatego skupimy się na komunikacji poziomej w biurze, czyli opartej na kontaktach ze współpracownikami, będącymi na podobnym szczeblu. Zastanówmy się, co można zrobić, aby komunikacja była bardziej efektywna.

Mamy do dyspozycji różne systemy komunikowania się. Podstawowym i najbardziej powszechnym sposobem jest przekaz ustny. Może być bezpośredni, lub pośredni, np. telefoniczny. Komunikowanie się bezpośrednie jest bardzo cenne, gdyż zdobywamy nie tylko merytoryczne informacje, ale widzimy także reakcje odbiorcy, gesty, postawę, mimikę, mamy kontakt wzrokowy i dzięki temu zdobywamy więcej informacji niż przez kontakt telefoniczny, lepiej się poznajemy. Skupienie uwagi na rozmówcy i problemie jest również większe przy osobistych spotkaniach. Jednak szybciej i łatwiej skontaktować się przez telefon, zamiast biegać po pokojach i opuszczać miejsce pracy. W wielu przypadkach kontakt telefoniczny może być jedynym z możliwych.

Aby komunikacja międzyludzka była skuteczna, nadawca komunikatów powinien mówić zrozumiałym językiem, wyraźnie i w odpowiednim tempie; mowa ciała musi być spójna ze znaczeniem słów; istotne jest oddzielanie spraw ważnych od mało ważnych; mówienie do partnera (a nie o nim); zachęcanie do reakcji zwrotnej. Będąc odbiorcą powinno się uważnie i aktywnie słuchać; sprawdzać czy właściwie rozumie się odbierany komunikat poprzez stosowanie dodatkowych pytań; pokazywać uznanie i cierpliwość.