W jaki sposób komunikować awans pracownikom

• Rozmowa z pracownikiem
• Informowanie zespołu
• Plusy otwartej komunikacji

Taka sytuacja jest korzystna, zarówno z punktu widzenia awansowanego, jak i pozostałych pracowników, którzy nabierają przekonania o istniejących w firmie możliwościach rozwijania swojej kariery. Korzyści odnosi również organizacja, której personel nabywający coraz to nowe kompetencje nieustannie podnosi jej wartość i konkurencyjność.

Awanse w strukturach firmy nie zawsze muszą wiązać się z objęciem stanowisk kierowniczych. Poza awansem pionowym pracownik może otrzymać propozycję awansu poziomego, związanego ze zmianą wykonywanych obowiązków, która pozwoli mu rozwijać nowe umiejętności i zdobyć nowe doświadczenia.

Często okazuje się, że znacznie łatwiejsze jest wprowadzanie zmian, niż zadbanie o to, by ludzie je zrozumieli i chcieli w nich uczestniczyć. Dlatego też warto zastanowić się nad sposobami komunikowania awansu. Uświadomienie sobie wagi tej komunikacji z pewnością przełoży się na większe zaangażowanie menedżera w cały proces.

Rozmowa z pracownikiem

Decyzja o awansowaniu pracownika to zazwyczaj efekt wysokiej oceny postępów w rozwoju zawodowym danej osoby. Tak więc najczęściej pracownik dowiaduje się o tym, że otrzyma awans, podczas rozmowy przeprowadzanej standardowo w ramach procesu ocen okresowych.

Bardzo ważne jest, aby poza wyraźnym zaakcentowaniem mocnych stron oraz pochwałą osiągniętych dotąd wyników przełożony precyzyjnie omówił z pracownikiem jego nową rolę, a także zakres obowiązków i stawianych przed nim zadań oraz oczekiwań. Często bowiem zdarza się, że pracownicy w tym z jednej strony radosnym, ale z drugiej trudnym dla nich momencie, pozostawiani są samym sobie. Sami muszą szukać sposobów odnalezienia się w nowej roli i dostosowania się do nowej sytuacji. Wtedy czar szybko pryska i wydarzenie, które miało ich uskrzydlać, staje się ciężarem nie do udźwignięcia. Doświadczony menedżer ma tego świadomość i zna korzyści, jakie uzyska w przyszłości, już dzisiaj pomagając podwładnemu wdrożyć się w nowe obowiązki.

W przypadku gdy awans wiąże się z przejęciem odpowiedzialności za zespół, a awansowany jest debiutantem w tej dziedzinie, warto również zainwestować w cykl szkoleń, które pomogą rozwijać kompetencje menedżerskie, takie jak umiejętność delegowania zadań czy motywowanie podwładnych.

Ponadto, rozmawiając z pracownikiem, nie należy zapominać o tym, że nowe stanowisko poza korzyściami niesie ze sobą także większą odpowiedzialność i związane z nią ryzyko. Jest oczywiste, że awansowany powinien znać i te aspekty swojej nowej roli, w przeciwnym wypadku jego przełożony może boleśnie odczuć efekty braku doświadczenia podwładnego, wynikające z braku możliwości przewidywania przez niego niektórych skutków swoich decyzji.

Informowanie zespołu

Pracownikom - poza oczywiście nagrodą pieniężną - zależy na akceptacji przełożonego. Lubią, by szef dziękował za dobrze wykonane zadanie, chwalił, nagradzał. Duże znaczenie może mieć także to, aby sukcesy były ogłaszane publicznie.

Organizacje stosują różne metody publikowania informacji o awansach, np. poprzez e-maila wysłanego przez przełożonego do zespołu lub publikację informacji w cyklicznie przygotowywanym newsletterze, który zawiera przegląd ważnych wydarzeń mających miejsce w firmie. Najbardziej jednak spektakularnym sposobem ogłaszania awansów jest publiczne, na specjalnie zorganizowanym spotkaniu, wręczanie nominacji przez reprezentantów top managementu. Głównym celem takiej formy komunikacji jest szczególne wyróżnienie osiągnięć awansowanego pracownika.

Warto tu podkreślić, że otwarta forma komunikacji, niezależnie od tego, czy awans jest pionowy czy poziomy, wiąże się z licznymi korzyściami. Przede wszystkim jest doskonałym narzędziem motywowania i sposobem na wzrost zaangażowania i poczucia identyfikacji z organizacją. Takie podejście z pewnością zostanie dostrzeżone i docenione, a firma postrzegana będzie jako pracodawca, z którym warto związać swoją przyszłość zawodową na dłużej.

Plusy otwartej komunikacji

Często jednak zdarza się, że zarządzający obawiają się zbytniego, ich zdaniem, uprzedzania faktów. Prezentują postawę zachowawczą, twierdząc, że lepiej wstrzymać się z informacjami do ostatniej chwili. W tej kwestii poglądy są podzielone, ale częściej zaleca się, szczególnie w mniejszych organizacjach, proaktywne podejście do komunikowania zmian. Jest wiele zalet stosowania tej zasady, np. w przypadku awansowania jednego z członków zespołu do roli jego szefa, zarówno awansowany, jak i osoba przejmująca jego dotychczasowe zadania, mają więcej czasu na przygotowanie się do swoich nowych ról. Podobna sytuacja ma zresztą miejsce w przypadku awansu poziomego, zawsze bowiem musi nastąpić transfer obowiązków.

Kolejna korzyść to możliwość wyeliminowania sytuacji, w której na skutek braku jasnego komunikatu w firmie zaczynają pojawiać się domysły i plotki. O tym, jak trudno jest zneutralizować ich skutki, przekonał się niejeden menedżer, któremu przyszło dementować pogłoski przekazywane przez niecierpliwych, niedoinformowanych i za wszelką cenę poszukujących sensacji pracowników. Brak informowania w początkowych fazach zmian, przeważnie spowodowany oczekiwaniem, aż wszystko będzie potwierdzone i będzie można wydać oficjalny i pewny komunikat, skutkuje namnażaniem się plotek w organizacji. Tak więc należy pamiętać o tym, aby od początku budować zaufanie personelu do przełożonych jako nadawców informacji.

Proaktywne podejście do komunikacji z pewnością pozwala na budowanie odpowiednich relacji pomiędzy menedżerami i pracownikami, opartych przede wszystkim na wzajemnym zaufaniu i szacunku. Z kolei brak komunikacji jest odbierany jako lekceważenie i powoduje nieufność do zarządzających. W rezultacie, np. w sytuacji kryzysowej, kiedy kluczowe staje się większe zaangażowanie ze strony pracowników, nie będą oni ufali szefowi, który ich zlekceważył w sytuacji poważnych i mających wpływ na ich pracę zmian.