Jak polski rynek przygotowuje się na cyfrowy przełom? Firmy przestały traktować AI tylko jak nowinkę [WYWIAD]

• Cyfrowy przełom
• Porządek w cyfrowych dokumentach
• Human touch
• Technologia daje czas
• Wsparcie pracowników w transformacji AI
• Po pierwsze rozmowa z pracownikami

Cyfrowy przełom

Emilia Panufnik, redaktorka infor.pl: Branża zakupowa od lat kojarzy się z bezwzględną walką o marżę. Czy zapowiadana rewolucja technologiczna to tylko kolejna próba ubrania starej optymalizacji w nowe szaty, czy faktycznie widać zmianę priorytetów wśród liderów?

Monika Droździak: Na rynku widać dziś wyraźne pęknięcie i potwierdzają to liczby. Również badanie o gotowości na AI, które niedawno przeprowadziliśmy wspólnie z Antalem. Co ważne, nie mówimy tu o teoretycznych założeniach, ale o głosie niemal 300 praktyków z branży zakupowej. A pytaliśmy kadrę zarządzającą, dyrektorów operacyjnych oraz liderów łańcucha dostaw z największych przedsiębiorstw działających w Polsce.

Z jednej strony wciąż mamy tradycyjne podejście, czyli cięcie kosztów, co deklaruje ponad 60 proc. organizacji. Z drugiej – już 27 proc. firm przestało traktować AI jako nowinkę i wpisało ją w swoje twarde cele strategiczne. To spory wzrost, bo dwa lata temu ta grupa stanowiła skromne 15 proc. badanych. Daje to jasny sygnał, że sama efektywność kosztowa, bez budowania odporności operacyjnej, to w tej chwili po prostu za mało.

Porządek w cyfrowych dokumentach

Czy polskie firmy mają wystarczający porządek w cyfrowych dokumentach, by zasilić nimi algorytmy? Raport wspomina o barierach związanych z procesami.

Najdroższe technologie tracą swoją wartość, gdy napotykają brak fundamentów w postaci rzetelnych informacji. Aż 45 proc. firm zmaga się z niską jakością danych i brakiem spójności procesów. Trzeba podkreślić, że ten problem dotyczy wielu branż, nie tylko zakupów. Wdrożenie zaawansowanych systemów w takim środowisku to automatyzacja bałaganu. Sztuczna inteligencja nie skoryguje błędów źródłowych, ona je tylko szybciej przetworzy. Jeśli firma bazuje na niepełnej dokumentacji lub niezweryfikowanych zbiorach danych, algorytm wygeneruje nieadekwatne analizy w ułamku sekundy.

Pierwszym krokiem musi być zawsze higiena operacyjna, czyli: ustandaryzowane dane, uporządkowane procesy, jasne nazewnictwo kategorii i dostawców. Bez tego żadna inwestycja w AI nie przyniesie wymiernego zwrotu. Stanie się jedynie kosztowną nakładką na chaos informacyjny, bo powieli błędy na masową skalę, co w kontekście prawnym czy finansowym może być katastrofalne.

Human touch

Dużo mówi się o „human touch”. Czy dojdziemy do momentu, w którym technologia wyrównuje szanse, a jedynym unikalnym kapitałem stanie się człowiek?

Idziemy w stronę rynku, na którym produkty i usługi staną się do siebie uderzająco podobne – AI w końcu sprawi, że optymalizacja kosztowa wszędzie dotrze do podobnej ściany. Skoro parametry ofert będą niemal identyczne, to co zostanie jako wyróżnik? Wartości, etyka i to, jak się z danym partnerem po prostu czujemy.

Tylko 4 proc. respondentów raportu wierzy, że AI zastąpi nas przy stole negocjacyjnym. I to jest najważniejszy wniosek – do ludzi trafiają nie tylko cyfry. W biznesie najważniejsze pozostają: psychologia, empatia oraz budowanie wzajemnego zaufania. Technologia to genialne wsparcie, ale nie posiada intuicji, nie pomaga „wyczuć” intencji partnera czy zweryfikować jego wiarygodność w trudnym momencie.

Technologia daje czas

Co to dziś oznacza dla specjalisty ds. zakupów – ale też, szerzej, dla każdego pracownika, którego zadania zaczyna przejmować maszyna?

Sztuczna inteligencja buduje nam solidny filar z danych, ale to my, jako ludzie, nadajemy tym działaniom kierunek, sens i etyczną odpowiedzialność. Technologia powinna przejmować powtarzalne, rutynowe zadania, żebyśmy mogli odzyskiwać coś bezcennego: przestrzeń na budowanie relacji czy niesztampowe myślenie.

Kupiec przestaje być jedynie analitykiem danych, staje się opiekunem partnerstw. Ale dokładnie ten sam mechanizm działa w zarządzaniu obiektami, w obsłudze klienta, w logistyce, w HR. Wszędzie tam, gdzie dziś ktoś ręcznie przepisuje dane między systemami, odpowiada na powtarzające się zgłoszenia albo co tydzień przygotowuje te same raporty – tam AI może przejąć rutynowe zadania i dać ludziom więcej przestrzeni na pracę, która naprawdę wymaga ich wiedzy, decyzji i doświadczenia. To powrót do najzdrowszych korzeni biznesu, czyli do świata, w którym liczy się spryt, inteligencja emocjonalna oraz zdolność łączenia faktów, które wymagają ludzkiej niuansowości, subtelności.

Skoro mowa o Facility Management – czy tu zmiana wygląda podobnie?

Bardzo podobnie, choć z własną specyfiką. W zarządzaniu obiektami najszybciej automatyzuje się to, co technicznie mierzalne: obsługa zgłoszeń serwisowych, monitoring zużycia energii, systemy bezpieczeństwa czy monitoring natężenia ruchu wykorzystywany w usługach sprzątania. To logiczne, bo mamy czujniki IoT, systemy BMS, dane w czasie rzeczywistym. Algorytm może zoptymalizować ogrzewanie budynku albo wykryć anomalię w klimatyzacji szybciej niż człowiek.

Ale już zarządzanie doświadczeniem miejsca pracy, relacja z najemcą, decyzja o tym, jak przestrzeń biurowa ma odpowiadać na hybrydowy model pracy – to zostaje po stronie człowieka.

Wsparcie pracowników w transformacji AI

Co w takim razie robi biznes, żeby wspierać swoje zespoły w obliczu transformacji w stronę AI?

Większość organizacji, bo 69 proc., deklaruje już działania przygotowawcze. Najpopularniejszym modelem są szkolenia wewnętrzne – stawia na nie 43 proc. firm. To cenna inicjatywa, bo buduje kulturę dzielenia się wiedzą, choć przy tak dynamicznym rozwoju technologii same zasoby wewnętrzne to często za mało, by utrzymać tempo rynku. Dlatego co trzecia organizacja decyduje się na wsparcie ekspertów z zewnątrz. Największym znakiem zapytania pozostaje jednak te 28 proc. firm, które nie podejmują żadnych działań. To ryzykowna strategia „przeczekania”. W rzeczywistości to właśnie w tej grupie ryzyko błędów jest największe – bo jeśli pracownik nie rozumie, jak działa algorytm, nie będzie w stanie wyłapać jego pomyłek.

Po pierwsze rozmowa z pracownikami

A w przypadku firm, które nie wiedzą, jak się zabrać do tej zmiany – co by im Pani poradziła?

Zaczęłabym od rozmowy z własnym zespołem. Nie od zakupu narzędzia. Zapytałabym każdego z pracowników, co w ich pracy jest najbardziej powtarzalne i najmniej satysfakcjonujące. Co chcieliby móc robić, ale nigdy nie mają na to wystarczającej ilości czasu? To jest mapa gotowości do automatyzacji. Jeśli pracownicy sami wskazują na frustrujące zadania, znika największa bariera, którą jest opór przed zmianą. Kiedy on spada, dane można porządkować, narzędzia testować, procedury wdrażać. Po drugiej stronie zawsze jest człowiek, który potrzebuje poczucia sensu, a nie tylko nowego oprogramowania.

Dziękuję serdecznie a rozmowę.