Kategorie

Jak ustrzec się błędów związanych z wdrożeniem oprogramowania

Piotr Skotnicki
Nie jest tajemnicą, że część wdrożeń systemów informatycznych nie kończy się spodziewanym sukcesem. Mniej dotkliwe będzie przekroczenie zakładanego terminu wdrożenia. Dużo bardziej zaboli nas, jeśli przekroczymy również planowany budżet. Jednak wdrożenie, które nie zrealizuje zakładanego celu, to już prawdziwa klęska. Jak zatem uchronić się przed taką sytuacją?

Doświadczenie pokazuje, że 90 proc. błędów prowadzących do nieudanych wdrożeń jest popełnianych przed rozpoczęciem projektu. Wskazać możemy tu kilka grzechów głównych.

Brak celu wdrożenia

Najczęściej popełnianym błędem wdrożenia systemu informatycznego jest brak jasno zdefiniowanego celu. Często jedynym powodem jest fakt, że „inni mają” i nam także wypada mieć, albo że „zabudżetowaliśmy” taką inwestycję. Jak więc w takiej sytuacji zdefiniować kryterium sukcesu projektu? Nieokreślenie celu powoduje, że z punktu widzenia dostawcy klient zamawia „jakiś” produkt i „jakiś” produkt zostaje wdrożony. Nie ma poprzeczki do przeskoczenia. Wdrożenie jest łatwe i przyjemne... do momentu odbioru. Wtedy nagle okazuje się, że klient spodziewał się czegoś innego. Wydaje się więc, że znacznie łatwiej określić sukces wdrożenia (a tym samym go osiągnąć), gdy zdefiniujemy go przed rozpoczęciem projektu. Wyznaczamy w ten sposób poprzeczkę dla dostawców i wykluczamy tych, którzy mają jedynie „jakiś” system i nie zdołają jej przeskoczyć.

Brak zaangażowania pracowników

W odróżnieniu od innych systemów informatycznych kluczowe znaczenie przy wdrażaniu systemów HCM mają pracownicy. Muszą wiedzieć, jakie realne korzyści niesie ze sobą ta zmiana, by nie czuli się zagrożeni. Załoga, która nie jest przekonana do nowego rozwiązania, może skutecznie go zbojkotować lub nawet sabotować. Co nam po ocenie pracowniczej, która jest świadomie zawyżana, by ładniej wyglądała? Jak zbudujemy działania rozwojowe dla tak zbadanego świetnego zespołu? Komunikacja z załogą jest kluczowym czynnikiem sukcesu. HCM dotyczy ludzi i ludzie muszą w tym uczestniczyć.

Nieprzygotowanie organizacji

Kiepski dostawca i jego produkt to najczęściej podawany przez klientów powód wpadki przy wdrożeniu. Pojawia się tak samo często, jak przekroczenie prędkości w przyczynach wypadków drogowych. Tak, jak zazwyczaj po stwierdzeniu, że sprawca zdarzenia jechał za szybko, policjant przestaje zastanawiać się nad innymi powodami, tak i my po takiej konstatacji nie dociekamy, skąd u nas trefny dostawca i dlaczego nie uniósł tego wdrożenia? Ktoś go przecież wybrał. Nieprzypadkowo w pierwszym punkcie zwróciłem uwagę na konsekwencje nieokreślenia celu wdrożenia. Zły wybór rozwiązania zazwyczaj wynika z braku wiedzy, czego tak naprawdę szukam.


Krótkowzroczność w planowaniu

Reklama

W następnym kroku warto zapoznać się z dostępnymi na rynku rozwiązaniami, choćby w formie prezentacji. Dostawcy chętnie to umożliwią. Wybierając system informatyczny, najczęściej opieramy się na firmowych procedurach i praktykach działania. Tymczasem są one zapewne w naturalny sposób uproszczone. Coś, co na papierze interpretuje się tygodniami (np. wyniki oceny 360 stopni w dużej organizacji) w systemach informatycznych ma się praktycznie od ręki. Założenie więc, że system ma działać „tak jak my to mamy zrobione” jest tak samo pozbawione sensu, jak zmiana tramwajów konnych na najnowocześniejszy tabor bez zmiany rozkładu jazdy. Dodatkowo takie żądania mogą spowodować nieefektywne wykorzystanie możliwości narzędzia oraz wymuszać modyfikacje zwiększające jego cenę i niestabilność. Rozpoznanie oferty rynkowej przed ostatecznym zdefiniowaniem naszych potrzeb pozwala także popatrzeć w przyszłość. Być może dzisiaj potrzebujemy jedynie oceny okresowej, ale jutro może okazać się, że zarządzania talentami czy ścieżek karier. Warto w naszych dzisiejszych wymaganiach zostawić sobie furtkę na przyszłe, planowane działania.

Oczywiście można sobie także wyobrazić system szyty na miarę, obsługujący owo „tak jak my to mamy zrobione”. Jest to jednak zawsze droższe, niesprawdzone i zazwyczaj nierozwojowe rozwiązanie. Szukajmy więc raczej standardowego produktu, który w maksymalny sposób pasuje do naszej kultury organizacyjnej. Jedynie w bardzo uzasadnionych sytuacjach domagajmy się dostosowania systemu do potrzeb. Często bowiem owe potrzeby to de facto przyzwyczajenia, a takie zmiany to potencjalne miejsce na problemy i niespójność systemu.

Proponuję również wybrać się na wizytę referencyjną. Nie ma łatwych i bezproblemowych wdrożeń. Warto sprawdzić, jak dostawca radzi sobie w praktyce i czy obiecane funkcjonalności działają tak, jak zapewniał. Korzystając z doświadczeń innych, dowiemy się również, czego należy unikać podczas wdrożenia i jak się do niego dobrze przygotować.

Źle zdefiniowane parametry wdrożenia

Jeśli już wybierzemy dostawcę, nie przeszkadzajmy mu w pracy – współpracujmy. Nikt z nas, oddając fiata do przeglądu, nie żąda, by mechanik zastosował procedurę serwisową z Volvo. Może ona i lepsza, ale nie pasuje do naszego produktu. Niestety, często takiej świadomości nie mają klienci firm informatycznych. Starają się narzucić dostawcy swój pomysł na wdrożenie, nie zdając sobie sprawy, że właśnie wymagają od niego wykonania roboty, na jakiej się nie zna. Wypracowane w wielu wdrożeniach automatyzmy przestają działać, co wprowadza niepotrzebny chaos, a efekt zawsze jest odwrotny do zakładanego.


Niejednokrotnie zamawiający określa nazbyt krótkie terminy zakończenia wdrożenia. Na etapie wyboru systemu przewaga klienta jest zawsze olbrzymia (klient nasz pan) i dostawca często przystaje na takie warunki. Skutek może być dwojaki: z góry założone opóźnienie albo galopada obniżająca jakość i szansę na sukces wdrożenia. Jeśli zmusimy malarza do pomalowania domu w ciągu 8 godzin, tak by po powrocie z pracy było gotowe, możemy mieć pewność, że efekt będzie daleki od naszych oczekiwań. Spod nowej farby będzie prześwitywał poprzedni kolor, a nasze meble będą zachlapane, bo nie było czasu na ich zabezpieczenie. I nie jest to wina malarza, nawet jeśli podjął się zadania. Tak zdefiniowaliśmy mu warunki. Zrobił, co mógł.

Zły wybór zespołu wdrożeniowego

Reklama

Ostatnią, ale równie ważną kwestią, jest zespół wdrożeniowy. Oczywiście zazwyczaj mamy ograniczony wpływ na dobór kadr dostawcy, ale powinniśmy przede wszystkim skupić się na właściwym zdefiniowaniu naszego zespołu i jego roli w projekcie. Po pierwsze więc, muszą go tworzyć ludzie, którzy dobrze wiedzą, co i dlaczego mają osiągnąć.

Po drugie, muszą być odpowiednio zmotywowani. Jeśli dla kierownika projektu obowiązki związane z wdrożeniem systemu to jedynie problem, trudno spodziewać się, że będzie je wykonywał z energią i poświęceniem. Wydaje się, że powiązanie sukcesu projektu z prywatnym sukcesem członków zespołu jest dobrym rozwiązaniem.

I po trzecie, nasz zespół powinien być odpowiednio umocowany. Niestety, często jeszcze spotykamy się ze stwierdzeniem „nie jesteśmy gotowi, ponaglałem szefa sprzedaży, ale wie pan, ja go mogę tylko prosić, on mi nie podlega”. Nie można przekazać odpowiedzialności za projekt bez odpowiednich, koniecznych uprawnień.

Zapewne spodziewaliście się Państwo w tekście opisującym błędy wdrożeniowe informacji o metodyce, rozpisywania się na temat kluczowego znaczenia analizy przedwdrożeniowej, procedur oraz wagi raportowania i dokumentowania. To oczywiście wszystko istotne i potrzebne działania. Źle realizowane mogą zepsuć każdy projekt. Doskonale przeprowadzone nie gwarantują jednak sukcesu wdrożenia.

Czego więc potrzeba do dobrego wdrożenia? Jasno zdefiniowanego, uzgodnionego z dostawcą, realistycznego celu, zaufania do naszego partnera – dostawcy, elastyczności i wsłuchiwania się w jego sugestie i na koniec dobrze dobranego rozwiązania informatycznego. Reszta to proste, choć konieczne, technikalia.


Kamila Renk

główna księgowa w Fakt Dystrybucja Sp. z o.o.

Korzyści z używania oprogramowania

Poszukując najlepszych rozwiązań, warto zawczasu sprawdzić, czy wybrany program posiada funkcje, które są niezbędne do osiągnięcia maksymalnych korzyści. Kompleksowe oprogramowanie wspomagające zarządzanie firmą to dziś przede wszystkim oprogramowanie dostępne na rynku, najczęściej od lat modyfikowane i rozwijane przez producentów. Dostępne wersje demonstracyjne programów pozwalają na weryfikację informacji o łatwości obsługi czy dokładności przeprowadzanych analiz. Jeszcze kilkanaście lat temu można się było zastanawiać, czy dla firmy zamówić, lub wręcz wykonać, oprogramowanie przygotowane specjalnie dla niej. Dziś, biorąc pod uwagę wielkość i koszt takich opracowań, a przede wszystkim czas potrzebny do wykonania, myśl o oprogramowaniu dedykowanym najlepiej porzucić z chwilą jej powstania.

Aby dokonać obiektywnej oceny, kiedy przedsiębiorstwo odniesie najwięcej korzyści z używania oprogramowania, należy precyzyjnie określić jej kryteria. Najistotniejsze profity to przede wszystkim:

  • zwiększenie wydajności i jakości pracy, dzięki automatyzacji powtarzających się i pracochłonnych czynności,
  • gwarancja bieżącej zgodności z przepisami,
  • możliwość kompleksowej analizy sytuacji, wpływających na szybkość i trafność decyzji poprzez monitoring procesów i dostęp do danych,
  • redukcja czasu i kosztów związanych z obsługą księgową przedsiębiorstwa,
  • minimalizacja ilości błędów we wprowadzanych danych,
  • sterowanie dostępnością do danych w firmie poprzez określanie uprawnień użytkowników systemu,
  • pełną ewidencję rzeczowo-finansową (dowody zakupu, faktury itp.) zasobów teleinformatycznych.

Natomiast do niezbędnych nakładów, jakie firma musi ponieść, chcąc użytkować oprogramowanie, należy zaliczyć koszt nabycia i wdrożenia oprogramowania oraz ewentualne późniejsze koszty aktualizacji i serwisu.

Warto podkreślić, że dokonując wyboru oprogramowania, należy wziąć pod uwagę możliwość jego rozbudowywania i modyfikacji wraz z rozwojem firmy, czyli wzrostu zatrudnienia, rozszerzania zakresu jej działalności oraz ekspansji terytorialnej i strukturalnej danej organizacji. W każdym przypadku nieocenione może być wsparcie techniczne i użytkowe (help desk) zapewniane przez producenta oprogramowania lub współpracującego z nim konsultanta czy też innego, bardziej doświadczonego użytkownika. Lokalizacja producenta, jego wielkość czy bliskość w dobie możliwości zdalnej pracy na komputerze odbiorcy poprzez internet ma coraz mniejsze znaczenie.

Wybranie odpowiedniego oprogramowania będzie gwarancją maksymalizacji korzyści z użytkowania danego programu, a już po krótkim czasie profity z dokonanego wyboru oprogramowania powinny znacznie przewyższać poniesione nakłady na ich uzyskanie.


Artur Palac

kierownik systemów Sage Sp. z o.o.

Oprogramowanie usprawnia funkcjonowanie firmy

Dobrze wdrożone oprogramowanie, z obsługi którego użytkownicy zostali przeszkoleni i potrafią je właściwie wykorzystywać, pomaga zarówno w zwykłej, codziennej pracy, jak i w okresowych projektach. Elementy, w jakich najczęściej przejawia się przewaga oprogramowania, to automatyzacja czynności oraz skrócenie czasu ich wykonywania. Aplikacje wspomagające zarządzanie realizują m.in. właśnie te częste, powtarzalne czynności, np. biurowe, w obszarach kadrowych, finansowych czy administracyjnych. Ułatwiają też prowadzenie ewidencji danych, śledzenie wprowadzanych zmian oraz nadzór nad pracownikami. Najnowsze rozwiązania automatyzują np. naliczanie wynagrodzeń nawet w już zamkniętych miesiącach. Ułatwiają także kontrolę ewidencji zdarzeń oraz przygotowanie niezbędnych deklaracji urzędowych (do ZUS, GUS, NFZ i urzędów skarbowych), przez co usprawniają komunikację firmy.

Znaczna część nowoczesnych programów pozwala również na optymalizację kosztów, kontrolę płynności finansowej i szybką reakcję na zmiany sytuacji rynkowej. Szczegółowe i wiarygodne dane analityczne z systemów klasy BI (Business Intelligence) ułatwiają podejmowanie racjonalnych decyzji biznesowych. Inne rozwiązania wspierają windykację, np. nie tylko przez generowanie zestawień długów, lecz przez automatyczne upominanie dłużników. Poszukiwanymi funkcjami ostatnio są także zarządzanie wierzytelnościami i weryfikacja rzetelności płatniczej kontrahentów. Na ich popularność wpływ miała zapewne sytuacja ekonomiczna – to po prostu efekt kryzysu.

Odpowiednio zastosowane aplikacje informatyczne mogą stanowić również ekwiwalent pewnej liczby etatów. Koszty pracy są przecież wysokie, więc poprzez relokację środków na jej automatyzację można uzyskać oszczędności w kosztach osobowych. Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w średniej firmie, zatrudniającej do 250 pracowników może pozwolić np. na redukcję jednego etatu administracyjnego, nie wspominając już o oszczędności czasu księgowych czy eliminacji błędów. Korzyści dla pracodawców są więc wymierne.

Osobną grupę stanowią systemy CRM (Customer Relationship Management), wspierające działalność handlową i marketingową firm. Dobry CRM zapewnia ciągłość biznesu w wypadku odejścia pracownika – np. utrata handlowca nie skutkuje utratą klientów i danych o nich, czy groźbą straty potencjalnych kontraktów – wszystkie informacje pozostają zapisane w systemie CRM. CRM wspiera też „dopinanie” kontraktów handlowych i domykanie planów sprzedaży, ułatwia bowiem bieżącą oraz okresową kontrolę nad tzw. lejkiem sprzedaży (funnel).

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca - jak uzyskać [PORADNIK]

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca. Od 1 stycznia 2018 roku obowiązują nowe regulacje prawne dotyczące cudzoziemców świadczących prace sezonową. O zezwolenie typu S, czyli na pracę sezonową, mogą ubiegać się pracodawcy, którzy planują zatrudnić obcokrajowców do pracy w rolnictwie, ogrodnictwie lub turystyce.

    Błędy w umowie o pracę - jak je poprawić?

    Błędy w umowie o pracę w zakresie wynagrodzenia i innych świadczeń - jak je poprawić?

    Pracodawcy nie chcą pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna nie jest dla pracodawców najlepszym rozwiązaniem. Prawie wszyscy chcą powrotu do biur. Wprowadzą elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

    Udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego - ustawa o covid-19

    Zaległy urlop wypoczynkowy - jak udzielić zgodnie z ustawą o COVID-19?

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę i kwalifikacje pracownika. Obecnie skupia się na zatrudnianiu bezrobotnych. Rząd chce rozszerzyć jego kompetencje.

    Utrata pracy i finanse - obawy pracowników

    Utrata pracy i finanse to główne zmartwienia polskich pracowników. Ratują ich jednak deficyty kadrowe.

    Ukąszenie kleszcza a wypadek przy pracy - obowiązki pracodawcy

    Ukąszenie kleszcza - czy to może być wypadek przy pracy? Czy pracodawca zatrudniający pracowników do pracy na świeżym powietrzu ma obowiązek zabezpieczenia ich przed kleszczami?

    Sygnalista w firmie od 17 grudnia 2021 r. - co z ustawą?

    Sygnalista w firmie musi być wdrożony od 17 grudnia 2021 r. Polska musi implementować przepisy unijne do 16 grudnia tego roku. Co z ustawą o sygnalistach?

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator wymiaru urlopu wypoczynkowego pozwala wyliczyć, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi.

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni - zwolnienie z ZUS

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni mogą składać wnioski o zwolnienie z ZUS za lipiec, sierpień i wrzesień 2020 r. Do kiedy? Jakie warunki należy spełnić?

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa przyznaje postojowe i zwolnienie z ZUS. Jakie kody PKD? Jakie warunki należy spełnić? Do kiedy złożyć wniosek?

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS otrzymują wsparcie z ZUS. Mogą liczyć na postojowe i zwolnienie z opłacania składek. Do kiedy można składać wnioski?

    Minimalna płaca w 2022 r. brutto netto

    Minimalna płaca w 2022 r. wyniesie 3000 zł brutto. Ile to netto?

    Emerytura brutto netto - kalkulator

    Emerytura brutto - ile to netto? Kalkulator emerytalny pozwala ustalić wysokość emerytury. Oblicz.

    Ochrona przedemerytalna - ile lat?

    Ochrona przedemerytalna - ile lat trwa ochrona przed zwolnieniem? Od ilu lat pracownika zaczyna obowiązywać pracodawcę?

    Strategia Demograficzna 2040 - ocena Konfederacji Lewiatan

    Strategia Demograficzna 2040 jest zbyt ogólna i nie odpowiada współczesnym trendom związanym z rodziną. Jak ocenia ją Konfederacja Lewiatan?

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu. Czy trzeba poinformować ZUS o zmianie miejsca pobytu?

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą czyli z zakładową organizacją związkową lub inną reprezentacją osób zatrudnionych.

    Emerytura bez podatku – tabela

    Emerytura bez podatku - tabela z kwotą netto w 2021 r. i po zmianach w 2022 r. wskazuje, ile emeryt otrzyma na rękę po podwyżce.

    Pracownik oczekuje elastyczności zatrudnienia

    Elastyczność zatrudnienia - tego oczekuje pracownik od miejsca pracy.

    Pracownicy ocenili sytuację w zakładach pracy [BADANIE]

    Sytuacja w zakładach pracy została oceniona przez pracowników. Jakie są wyniki badania CBOS?

    Kasy zapomogowo-pożyczkowe u pracodawców - projekt ustawy

    Kasy zapomogowo-pożyczkowe u pracodawców - komisje sejmowe pozytywnie zaopiniowały projekt ustawy. Projekt reguluje zasady tworzenia, organizowania i działania kas w zakładach pracy.

    Pracownicy PIP z dodatkowym urlopem wypoczynkowym

    Dodatkowy urlop wypoczynkowy zostanie przyznany niektórym pracownikom PIP. Ile dni?

    Emerytury czerwcowe od 2009 do 2019 r. - ponowne przeliczenie

    Emerytury czerwcowe od 2009 do 2019 r. będą ponownie przeliczone. Takie rozwiązanie przewiduje nowelizacja ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

    Państwowy egzamin na maszynistę od 2023 r. - projekt

    Państwowy egzamin na maszynistę od 2023 r. przewiduje projekt nowelizacji ustawy o transporcie kolejowym. Co się zmieni?