Okulary dla pracownika i dla zleceniobiorcy, w tym członka zarządu. Kiedy należy się refundacja? Jak podatkowo rozliczyć zakup okularów?

• Pracodawca zapewnia pracownikom okulary lub szkła kontaktowe
• Okulary dla pracownika jako środki ochrony indywidualnej
• Zwrot pieniędzy za okulary lub szkła kontaktowe
• Okulary dla pracownika w kosztach
• Okulary dla zleceniobiorcy
• Kiedy można zrefundować okulary?
• Jak podatkowo rozliczyć zakup okularów?

Pracodawca zapewnia pracownikom okulary lub szkła kontaktowe

Zgodnie z § 8 ust. 1 rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U. Nr 148, poz. 973, z późn. zm.), pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom profilaktyczną opiekę zdrowotną, w zakresie i na zasadach określonych w odrębnych przepisach. Stosownie do ust. 2 przywołanej ustawy, pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary lub szkła kontaktowe korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych, przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, o której mowa w ust. 1, wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.

Pracodawca musi zatem, w ramach obowiązku poniesienia kosztów profilaktycznej opieki lekarskiej, refundować pracownikowi koszt zakupu okularów lub soczewek kontaktowych (jeżeli lekarz medycyny pracy wskaże w orzeczeniu lekarskim, że są one niezbędne do pracy przy monitorze ekranowym).

Okulary dla pracownika jako środki ochrony indywidualnej

Kodeks pracy również zobowiązuje pracodawcę do nieodpłatnego dostarczenia pracownikowi środków ochrony indywidualnej, które mają na celu zabezpieczenie go przed wpływem niebezpiecznych dla zdrowia czynników w miejscu pracy. Do takowych należą m.in. okulary dla pracownika. Zgodnie z treścią art. 237⁶ § 1 i 3 Kodeksu pracy.

Zwrot pieniędzy za okulary lub szkła kontaktowe

Pracownik pracujący przy komputerze ma prawo do ubiegania się o zwrot pieniędzy, jakie wydał na okulary korekcyjne bądź soczewki kontaktowe, jeśli:

• użytkuje monitor ekranowy przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy,
• potrzebę stosowania szkieł korekcyjnych wykażą badania okulistyczne przeprowadzone przez lekarza w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej.

Okulary dla pracownika w kosztach

Z kolei pracodawca ma prawo do wpisania wydatku na okulary dla pracownika do kosztów uzyskania przychodu, gdyż zabezpiecza on źródło przychodu, co wynika z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT.

Okulary dla zleceniobiorcy

Gdyby był odpowiedni zapis w umowie zlecenia (lub kontraktu managerskiego), że w ramach dbania o bezpieczne warunki pracy i w związku z pracą przy komputerze powyżej 4 godz. zleceniobiorcy przysługuje zwrot za okulary np. raz na dwa lata. Taki zwrot kosztów zakupu jest traktowany jako świadczenie bhp dla pracownika i jest zwolniony z podatku. Musi być też orzeczenie lekarskie potwierdzające konieczność pracy w okularach. Jeśli chcielibyśmy wprowadzić taki zapis w kontrakcie managerskim, to aneks do umowy prezesa musi podpisać pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników lub rada nadzorcza.

Większość jednak interpretacji indywidualnych wydawanych przez urzędy odrzuciło takie zawody jak: grafik, analityk, projektant 3D, grafik DPT, operator e-booków, informatyk, serwisant komputerowy. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej zajął stanowisko, że okulary mają charakter ściśle osobisty i służą ochronie zdrowia konkretnej osoby. Oznacza to, że Spółka nie staje się faktycznym dysponentem ani konsumentem tych okularów. Jeśli zatem zleceniobiorca, a także członek zarządu nie udokumentuje swojej codziennej pracy minimum 4 godziny przy monitorze ekranowym oraz nie posiada odpowiedniego wpisu w orzeczeniu lekarskim możemy narazić się na kłopoty z Urzędem Skarbowym.

Kiedy można zrefundować okulary?

W piśmie z dnia 11 października 2024 r. Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej 0112-KDIL2-1.4011.594.2024.2.KP - Refundacja kosztów zakupu okularów korekcyjnych dla członków zarządu, w interpretacji indywidualnej, stwierdzono:

„obowiązek refundowania kosztów okularów korekcyjnych wynika z art. 237⁶ § 1 Kodeksu Pracy i art. 8 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U. z 1998 r. Nr 148, poz. 973). Zgodnie z tym rozporządzeniem pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym na stanowiskach z monitorami ekranowymi profilaktyczną opiekę zdrowotną w zakresie i na zasadach określonych w odrębnych przepisach. Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, o której mowa w ust. 1 wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.

Dodatkowo zgodnie z art. 304 § 1 Kodeksu pracy, pracodawca obowiązany jest zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy nie tylko osobom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę (pracownikom), ale także osobom fizycznym wykonującym pracę na innej podstawie niż stosunek pracy np. umowa o charakterze cywilnoprawnym.”

Zatem możliwe jest dofinansowanie szkieł korekcyjnych dla managera, ale tylko w ściśle określonych sytuacjach i trzeba spełnić przesłanki w postaci udokumentowanej pracy przed komputerem, wskazań medycznych, a także posiadać odpowiednie zapisy w wewnątrzzakładowych regulaminach i kontraktach managerskich.

Jak podatkowo rozliczyć zakup okularów?

Istotne jest rzeczywiste wykorzystanie okularów na rzecz spółki oraz czy w istocie są jej własnością. A także czy jako nabywca na fakturze widnieje spółka czy osoba prywatna. Czy spółka nabywa przedmiot, czy tylko refunduje. Są to dwie różne sytuacje podatkowe, jeśli chodzi o obowiązek VAT. Jeśli spółka zakupiła okulary odlicza VAT od zakupu. Jeśli jednak manager korzysta z okularów również poza pracą, wówczas powstałby obowiązek opodatkowania VAT nieodpłatnego świadczenia usług na potrzeby niezwiązane z działalnością spółki. Jeśli chodzi o PIT z tytułu nieodpłatnego świadczenia, sytuacja jest trochę podobna jak w przypadku VAT, tj. korzystanie z okularów wyłącznie na potrzeby spółki i pracy dla niej oznacza brak przychodu do opodatkowania, natomiast wykorzystanie prywatne to już przychód z nieodpłatnego świadczenia w tym zakresie.