| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > HRM > Zarządzanie > Jak skutecznie zarządzać czasem pracy zespołu?

Jak skutecznie zarządzać czasem pracy zespołu?

Kieruję 15-osobowym działem sprzedaży w firmie z branży FMCG. W jaki sposób powinienem zorganizować pracę moich podwładnych, aby zoptymalizować efektywność całego zespołu?

Zarządzanie czasem zespołu to tak naprawdę umiejętne wykorzystanie narzędzi, służących organizacji zadań i ustalaniu priorytetów. Jedną z najbardziej istotnych kompetencji menedżera jest umiejętność formułowania trafnie wybranych i dobrze określonych celów oraz przekładania ich na zadania dla podległych pracowników.

Zadaniem menedżera jest również upewnienie się, że cele są znane, akceptowane i prawidłowo rozumiane przez pracowników, jak również, że istnieje możliwość ich wykonania. Aby mieć pewność, że zespół będzie działał skutecznie, potrzebny jest plan.

Planowanie zadań

Planowanie pracy jest przydatne szczególnie wówczas, gdy:

  • zadania są nowe i nie mamy doświadczeń w ich realizacji;
  • zaniechanie działań będzie miało znaczące negatywne konsekwencje;
  • zamierzone cele wymagają złożonego działania, wykonywania wielu czynności lub użycia różnych środków;
  • na realizację tych celów mamy ograniczony czas i środki oraz
  • doświadczeniem zespołu jest wiele zaczętych i niezakończonych działań.

Powinniśmy pamiętać również o tym, że 20 proc. czasu pracy przynosi nam 80 proc. efektów, natomiast 80 proc. czasu pracy przynosi ich tylko 20. Najlepsze efekty zapewnia zatem realizacja najważniejszych zadań. Oczywiście nie można zignorować zupełnie pozostałych 80 proc. „mniej dochodowych” działań. Zasadę tę należy rozumieć w taki sposób, że warto skoncentrować się na podejmowaniu właściwych decyzji, umiejętnie rozgraniczyć to, na czym należy najbardziej skupić uwagę i czemu poświęcić najwięcej zawodowej energii oraz czasu.

Warto przy tym podkreślić, iż można zaplanować tylko ok. 60 proc. czasu pracy. Kolejne 20 proc. należy przeznaczyć na działania nieoczekiwane i czynności niemożliwe do zaplanowania, a pozostałe 20 proc. zarezerwować na działania spontaniczne (czynności kierownicze, twórcze, aktywność socjalna i komunikacyjna).

Ważne jest także, aby plany sporządzać na piśmie. Dzięki temu uzyskujemy jasność i klarowność zaplanowanych działań i w rezultacie jesteśmy w stanie systematycznie je kontrolować. Dodatkowo odciąża to pamięć i zwiększa motywację do ich realizacji.

Podział zadań

Niezwykle istotne jest także, aby odróżniać sprawy ważne od pilnych. Pomocna w tym będzie sprawdzona matryca Eisenhowera, która zakłada podział zadań według ważności i pilności ich wykonania. Zadania bardzo ważne i bardzo pilne powinniśmy więc wykonywać samodzielnie i w terminie natychmiastowym, te bardzo ważne, ale mało pilne – planujemy i realizujemy sami, bądź zlecamy ich część podwładnym, podając dokładny termin ich zakończenia. W przypadku zadań mało ważnych, ale bardzo pilnych – możemy wykonać je sami, pamiętając o tym, aby nie poświęcać im zbyt wiele czasu, lub też zlecić ich realizację innym pracownikom. Zadania mało ważne i niepilne powinny zostać odrzucone lub wykonane w wolnym czasie.

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

autosalon24.pl

Autosalon24.pl powstał w powstał w 2010 roku i jest portalem zarządzanym przez spółkę Autodirect SA. Zadaniem jakie sobie postawiono, było stworzenie pierwszego, polskiego portalu motoryzacyjnego umożliwiającego uzyskanie informacji, porady w wyborze oraz wsparcia w negocjowaniu najkorzystniejszych warunków zakupu, wymarzonego, nowego samochodu.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »