Oświadczenie do uzyskania przez ZUS odpisu aktu urodzenia dziecka (wzór, cel, zasady, uwagi praktyczne)

• Dlaczego potrzebne jest takie oświadczenie?
• Jakie dane powinno zawierać takie oświadczenie?
• Kiedy składa się to oświadczenie?
• Wzór – przykładowy tekst oświadczenia
• Uwagi i aspekty praktyczne
• Zmiany obowiązujące od 2025 r. i najnowsze informacje

Dlaczego potrzebne jest takie oświadczenie?

• W celu wypłaty zasiłku macierzyńskiego ZUS wymaga skróconego odpisu aktu urodzenia dziecka lub jego kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem (przez płatnika składek lub ZUS).
• Jeżeli wnioskodawca nie dołączy takiego odpisu albo kopii, to ZUS - na wniosek tej osoby - może wystąpić do właściwego USC (urzędu stanu cywilnego) o wydanie odpisu aktu urodzenia (lub innego aktu stanu cywilnego).
• Oświadczenie stanowi formalną podstawę, by ZUS mógł podjąć takie działanie - USC wymaga, aby ZUS posiadał dane osoby, której odpis dotyczy, dla właściwej identyfikacji dokumentu.
• Niekiedy w druku oświadczenia widnieje adnotacja, że jest on dopuszczony (np. podczas epidemii) – jako forma ułatwienia.

Jakie dane powinno zawierać takie oświadczenie?

Typowe elementy, które powinien zawierać dokument:

1. Dane osoby składającej oświadczenie (imię, nazwisko, PESEL lub inny identyfikator, adres)
2. Dane dziecka (imię, nazwisko, PESEL lub jeśli go nie nadano – inne dane identyfikacyjne, data urodzenia, ewentualnie dane rodziców)
3. Oświadczenie, że odpis aktu urodzenia dziecka zostanie dołączony albo że upoważniasz ZUS do wystąpienia do USC o wydanie odpisu
4. Wskazanie USC (miasto/powiat) właściwego do wydania odpisu
5. Podpis osoby składającej oświadczenie oraz data
6. Ewentualne klauzule dotyczące przetwarzania danych osobowych (zgodnie z RODO)
7. (Opcjonalnie) – nr wniosku o zasiłek macierzyński / numer sprawy ZUS, jeśli już istnieje

Jest to pismo formalne - należy dbać o poprawność danych i czytelny podpis.

Kiedy składa się to oświadczenie?

• Gdy wniosek o zasiłek macierzyński składa się bez odpisu aktu urodzenia dziecka - zamiast dołączania dokumentu własnoręcznie, składa się oświadczenie, że ZUS może wystąpić do USC o jego pozyskanie.
• W sytuacji, gdy dokumenty (akt urodzenia) nie są dostępne lub nie zostały dostarczone przez wnioskodawcę.
• Powinno być złożone w tym samym terminie i z tym samym wnioskiem co pozostałe dokumenty do zasiłku macierzyńskiego (tj. wraz z wnioskiem o zasiłek).
• Wniosek o zasiłek macierzyński należy złożyć nie później niż 21 dni po porodzie (lub, jeśli dziecko zostało przyjęte na wychowanie / przysposobione – w terminie 21 dni od tej daty).

Wzór – przykładowy tekst oświadczenia

Poniżej przykład, który można dostosować. (To tylko wzór -konkretna struktura może się różnić w zależności od potrzeb danej placówki ZUS lub specyfiki sprawy.)

Oświadczenie
Ja, niżej podpisana / niżej podpisany:

• Imię i nazwisko: …
• PESEL: …
• Adres zamieszkania: …
• (ewent. nr dokumentu tożsamości, jeżeli brak PESEL) …

oświadczam, że:

1. Nie dołączyłam / nie dołączyłem skróconego odpisu aktu urodzenia dziecka (imię i nazwisko dziecka: …; data urodzenia: …; PESEL dziecka: … / inne dane identyfikacyjne) do wniosku o zasiłek macierzyński.
2. Upoważniam Zakład Ubezpieczeń Społecznych do wystąpienia do właściwego Urzędu Stanu Cywilnego (USC) o wydanie skróconego odpisu aktu urodzenia dziecka.
3. Wiem, że USC wyda odpis aktu stanu cywilnego tylko na podstawie danych identyfikacyjnych osoby, której dokument dotyczy.
4. Zobowiązuję się do poinformowania ZUS, jeśli samodzielnie pozyskam akt urodzenia dziecka, i do dostarczenia go niezwłocznie.

Data: …
Podpis: …

Uwagi i aspekty praktyczne

• Ściąganie aktu przez ZUS: ZUS może samodzielnie wystąpić do USC o odpis aktu, jeśli otrzyma dane, które pozwolą na jego identyfikację.
• Dokumenty alternatywne: Jeśli dziecko urodziło się za granicą, należy przedłożyć zagraniczny akt urodzenia (przetłumaczony na język polski, jeśli wymagane) lub inny dokument potwierdzający urodzenie dziecka.
• Terminy: Pismo powinno być składane nie później niż w terminie przewidzianym dla składania wniosku o zasiłek macierzyński (zwykle do 21 dni od dnia porodu lub innej okoliczności).
• Forma składania: Oświadczenie można składać w formie papierowej albo elektronicznej (jeśli system ZUS to dopuszcza).
• Zgodność z RODO i ochrona danych: Ponieważ dokument zawiera dane osobowe, konieczne jest stosowanie odpowiednich zabezpieczeń i zgody na przetwarzanie tych danych przez ZUS. W praktyce warto dołączyć klauzulę informacyjną o przetwarzaniu danych.
• Sytuacje szczególne:
• • Jeśli matka zmarła lub porzuciła dziecko – ojciec (lub inny uprawniony członek rodziny) składa odpowiednie oświadczenia i równocześnie oświadczenie, by ZUS pozyskał akt urodzenia.
  • W sprawach adopcji lub przyjęcia na wychowanie: wymagane są dokumenty sądowe (orzeczenie sądu opiekuńczego, wniosek o przysposobienie, umowa z rodziną zastępczą) zawierające datę urodzenia dziecka – jeśli nie ma tradycyjnego aktu urodzenia.

Zmiany obowiązujące od 2025 r. i najnowsze informacje

• Formularze związane ze świadczeniami (w tym zasiłkiem macierzyńskim, wnioski rodzicielskie, zaświadczenia) były aktualizowane, m.in. 1 stycznia 2025 r.
• Dokumenty dostępne są przez Platformę Usług Elektronicznych ZUS (PUE) / e-ZUS, co umożliwia składanie wniosków i formularzy w formie elektronicznej.
• Warto regularnie sprawdzać wzory druków na oficjalnych stronach ZUS, ponieważ mogą zostać zmienione (układ, pola, instrukcje).
• ZUS informuje, że aby móc pozyskać akt stanu cywilnego z USC, musi dysponować danymi identyfikacyjnymi osoby, której odpis dotyczy - stąd ważność poprawnie wypełnionego oświadczenia.