REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak nie wdrażać whistleblowingu w firmie – 5 grzechów głównych organizacji

sygnalista błąd problem uwaga
sygnalista błąd problem uwaga
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Czwarty projekt krajowej ustawy chroniącej sygnalistów przed działaniami odwetowymi został zaprezentowany w połowie sierpnia. W rezultacie wygląda na to, że jest tylko kwestią czasu, gdy ustawa będzie procedowana. Pomimo braku obowiązku część organizacji już wdrożyła rozwiązania opisane w dyrektywie UE i projekcie ustawy lub aktualnie prowadzi działania w tym kierunku.

Mało efektywny kanał zbierania zgłoszeń

Jednym z najważniejszych elementów systemu whistleblowingowego są kanały komunikacji do zgłaszania nadużyć. Raport ARC Rynek i Opinia [1]pokazał, że wśród badanych organizacji, które miały wdrożony jakikolwiek proces zbierania informacji o nieprawidłowościach, blisko 90 proc. stosowało dotychczas głównie rozwiązania takie jak infolinia, zgłoszenia ustne, pisemne w formie listów tradycyjnych lub e-mail. Są one jednak mało efektywne lub nie spełniają wymogów określonych w przepisach. Problemem jest niski poziom ochrony danych czy ochrony prywatności osoby zgłaszającej, ale też kwestie takie jak umożliwienie dwustronnej komunikacja między sygnalistą a osobami odpowiedzialnymi za proces w firmie. Kłopotliwe jest również zarządzanie tego rodzaju zgłoszeniami i przetwarzanie danych w ramach działań następczych bez narzędzi dostosowanych do wrażliwości, istotności a także ryzyk związanych z tym procesem.

REKLAMA

Autopromocja

- Zapewnienie prywatności osobie zgłaszającej i ochrona danych zawartych w zgłoszeniu powinny być kluczowymi cechami kanału komunikacji, które decydują o jego efektywności. Sygnalista musi mieć przekonanie, że informacje o podjętych przez niego krokach nie trafią w niepożądane ręce, a on sam nie stanie się ofiarą działań odwetowych. Budując system whistleblowingowy, warto iść z duchem cyfrowej transformacji i wybrać rozwiązanie informatyczne, które pozwoli zautomatyzować i zdigitalizować cały proces, co usprawni działanie firmy i pozwoli efektywniej zarządzać ryzykiem tłumaczy Rafał Barański, CEO braf.tech i współtwórca aplikacji whiblo.

Zgłoszenia nie są przetwarzane zgodnie z RODO

Dane osobowe są nierozerwalnie związane z procesem sygnalizowania naruszeń. Wynika to z tego, że zgłoszenia dokonuje konkretna osoba, która opisuje w nim działania lub zaniechania danego pracownika, sama przy tym się ujawniając. W procesie mamy także do czynienia ze świadkami czy osobami wspierającymi zgłaszającego. Na etapie przyjęcia i przetwarzania zgłoszenia osoba odpowiedzialna za ten proces musi dochować szczególnej staranności, by wszelkie informacje w nim zawarte pozostały poufne, a dane muszą być procesowane zgodnie z RODO.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

- Dyrektywa UE i projekt polskiej ustawy obligują organizacje, by przetwarzanie danych zawartych w zgłoszeniach było zgodne z RODO, bowiem ich obsługa będzie nowym procesem wymagającym ujęcia w procedurach ochrony danych osobowych. Warto też pamiętać, że na etapie przetwarzania zgłoszeń i prowadzenia działań następczych kluczowa jest ochrona danych osobowych. Aby proces był prowadzony zgodnie z przepisami ustawy, konieczne jest dochowanie poufności przez osoby zaangażowane w proces whistleblowingowy w firmie i niedopuszczenie do ujawnienia jakichkolwiek danych osobowych ze zgłoszenia – wyjaśnia Ewa Żak-Lisewska, dyrektor ds. rozwoju braf.tech, ekspert w obszarze compliance.

Brak jasnych i zrozumiałych procedur oraz edukacji w firmie na temat roli sygnalistów i wdrożonych rozwiązań

Jednym z częstych problemów w kontekście zgłaszania nieprawidłowości jest brak zrozumienia roli sygnalisty, zarówno przez osoby zarządzające firmą czy instytucją, jak i samych pracowników. Procedury i kanał komunikacji są wdrażane po cichu, bez prowadzenia komunikacji wewnętrznej. Część podmiotów traktuje bowiem whistleblowing jako potencjalne źródło problemów albo przynajmniej kolejny obowiązek prawny, który należy spełnić. Aby procedury były stosowane i skuteczne powinny być napisane prostym i zrozumiałym dla pracowników językiem a także regularnie komunikowane załodze, np. w formie obowiązkowych cyklicznych szkoleń wewnętrznych.

- Sygnalista nadal często jest określany mianem donosiciela, albo osoby, która przekazuje informacje, aby osiągnąć własne korzyści i zaszkodzić innym, a tymczasem jego rola jest zupełnie inna. To osoba, która działa dla dobra firmy czy społeczności. Edukacja pracowników i zaangażowanie w ten proces najważniejszych osób w firmie są kluczowe, by zmienić postrzeganie sygnalisty, ale i pokazać, jak system działa i jak wyglądają procedury. Jednak najważniejsze – pracownicy muszą mieć pełne przekonanie, że whistleblowing został wprowadzony w słusznej sprawie, by rozwiązywać wewnętrzne problemy, eliminować nadużycia i w ten sposób dbać o stabilność i przyszłość firmy – mówi Rafał Barański.

Brak działań następczych

Jednym z obowiązków wynikających z dyrektywy oraz projektu ustawy o ochronie sygnalistów jest prowadzenie działań następczych, czyli postępowań wyjaśniających. Na to nakładają się uwarunkowania wewnętrzne, m.in. istnienie lub brak zasobów wewnętrznych do realizacji procesu whistleblowingowego czy też środowisko wewnętrznych, już obowiązujących w firmie czy instytucji regulacji. Te czynniki zdeterminują przebieg procesu. Nie mniej istotne jest wyposażenie osób odpowiedzialnych za weryfikację i wyjaśnianie zgłoszeń w niezbędne kompetencje, nadanie im odpowiednich uprawnień i zapewnienie niezbędnych zasobów: fizycznych, czasowych i finansowych. Częstym problemem jest jednak prowadzenie procesów wyjaśniających w sposób niedbały lub w ogóle zaniechanie działań. Warto tu ponownie odnieść się do badania ARC Rynek i Opinia – 33 proc. respondentów nie zgłasza nieprawidłowości swojemu pracodawcy, bo uważa, że te działania nie przyniosą żadnego efektu.

- Istotą działania whistleblowingu jest identyfikacja nadużyć i ich rozwiązywanie wewnątrz organizacji. Sygnalista podejmuje ryzyko, zgłaszając niepożądaną sytuację, bo nigdy nie wiadomo, czy nie spotkają go za to działania odwetowe, choć przepisy mają to wyeliminować. Jednak, jeśli jego zgłoszenie trafi w próżnię i organizacja nie zareaguje, spadnie motywacja kolejnych osób w firmie do podobnego działania lub sygnalista zgłosi sprawę bezpośrednio do organu państwowego lub upubliczni ją w mediach, co wiąże się ze znacznie większymi konsekwencjami wizerunkowymi i finansowymi dla danego podmiotu - przekonuje Ewa Żak-Lisewska.

Działania na ostatnią chwilę

Wspomniane zeszłoroczne badanie ARC Rynek i Opinia przeprowadzone na zlecenie braf.tech, ale też raport „Czas na ochronę sygnalistów” przygotowany przez EY[2], wskazują, że około połowa firm w Polsce, która jest zobowiązana do implementacji procedur whistleblowingowych w pierwszej kolejności, wstrzymała się z podjęciem działań w tym kierunku. EY podaje, że połowa podmiotów (51 proc.) udostępniła poufne kanały zgłoszeń pracownikom, a tylko co trzecia (33 proc.) procedury ochrony sygnalistów. Pełną gotowość na dyrektywę UE zadeklarowało wówczas 9 proc. polskich spółek. Potwierdza to Ewa Żak-Lisewska:

- Obserwacje nasze i naszych partnerów, m.in. kancelarii prawnych, pokazują, że duża grupa firm opóźnia implementację systemów whistleblowingowych do czasu wprowadzenia polskiej ustawy. Oczywiście są wyjątki np. firmy podlegające pod ustawę AML czy polskie oddziały międzynarodowych korporacji. Jest to duży błąd, bowiem wobec braku stosownych rozwiązań, potencjalne nadużycia pracownicy mogą zgłosić z wykorzystaniem kanałów zewnętrznych lub upublicznić. Podobnie rzecz ma się z firmami prywatnymi zatrudniającymi 50-249 osób, które według przepisów mają czas do grudnia 2023 r. na wdrożenie procedur whistleblowingowych. Jednak sygnalista z takiej firmy jak najbardziej może dokonać zgłoszenia już teraz z wykorzystaniem zewnętrznych kanałów i będzie ono podlegało takiej samej weryfikacji jak w przypadku dużych podmiotów. Ponadto analizy prawne wskazują, że podmioty będące pod kontrolą państwa są zobligowane do wdrożenia systemów whistleblowingowych na podstawie dyrektywy UE i nie powinny czekać na polską ustawę. Cała sytuacja jest analogiczna do implementacji RODO w Polsce, gdy większość firm dopiero w ostatniej chwili podjęła stosowne działania, co wiązało się ze znacznie wyższym zaangażowaniem własnych zasobów i środków finansowych.

***

Podjęcie działań przygotowawczych jeszcze przed wejściem w życie polskiej ustawy jest jak najbardziej wskazanym działaniem, bo praktycznie wszystkie założenia są znane i raczej nie należy się spodziewać się dużych zmian w projekcie. Warto jednak podejść do tego działania skrupulatnie, dostrzec korzyści wynikające z posiadania systemu whistleblowingowego i zadbać o to, by system działał efektywnie.

Źródło: braf.tech

 

[1] https://whiblo.pl/blog/instytucje-i-firmy-prywatne-w-polsce-potrzebuja-narzedzi/

[2] https://www.ey.com/pl_pl/news/2021/10/czas-na-ochrone-sygnalistow

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne
Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Świadczenie urlopowe w szkołach. Czy powinno uwzględniać kryterium socjalne?

Do 31 sierpnia 2024 r. nauczyciele powinni otrzymać świadczenia urlopowe. Świadczenie, wypłacane wszystkim nauczycielom, jest finansowane ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Czy powinny uwzględniać kryterium socjalne?

Nauczycielskie świadczenie kompensacyjne. Więcej osób uzyska prawo do świadczenia

1 września 2024 r. więcej osób uzyska prawo do nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego. Jakie warunki należy spełniać, żeby nabyć prawo do tego świadczenia?

Wcześniejsze emerytury dla nauczycieli. Kto ma prawo do nowej emerytury? Kiedy można złożyć wniosek?

1 września 2024 r. wejdą w życie zmiany przepisów Karty Nauczyciela. Więcej osób będzie mogło skorzystać z wcześniejszej emerytury dla nauczycieli. Kiedy można złożyć wniosek o wcześniejszą emeryturę?

Czy 14 lipca to niedziela handlowa?

Czy w lipcu jest jakaś niedziela handlowa? Czy w tym miesiącu możemy zaplanować zakupy na niedzielę? 

REKLAMA

Zmiana zasad obliczania stażu pracy. Jak to wpłynie na uprawnienia pracownika [przykłady]

Na podstawie stażu pracy ustalane są przysługujące pracownikowi uprawnienia, takie jak wymiar urlopu wypoczynkowego czy okres wypowiedzenia. Jeżeli do stażu pracy będą wliczane także inne okresy, np. prowadzenia działalności gospodarczej czy świadczenia pracy na podstawie umowy zlecenia, sposób ustalania uprawnień pracowniczych radykalnie się zmieni.

Maksymalna temperatura w pracy – będą nowe przepisy bhp!

Jaka może być maksymalna temperatura w pracy? W związku z występującymi upałami pracownicy pytają o swoje prawa. Będą nowe przepisy bhp chroniące pracowników przed pracą w upale. Dnia 10 lipca 2024 r. odbyło się spotkanie z Głównym Inspektorem Pracy w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

Tę informację należało obowiązkowo złożyć pracodawcy do 10 lipca. Jakie konsekwencje grożą w razie jej niezłożenia?

10 lipca 2024 r. minął termin złożenia przez zakładowe organizacje związkowe informacji o liczbie członków. Do tego dnia należało poinformować pracodawcę o liczbie związkowców według stanu na 30 czerwca br. Czy organizacjom, które nie dopełniły tego obowiązku, grożą jakieś sankcje? 

Nowelizacja Kodeksu pracy. Zmiany dotyczą podstawowych uprawnień pracowniczych

Projekt nowelizacji Kodeksu pracy zakłada zmiany dotyczące podstawowych uprawnień pracowniczych. Do stażu pracy będzie wliczany okres wykonywania pracy na podstawie umów zlecenia lub świadczenia usług zawartych z obecnym pracodawcą. Wpłynie to m.in. na długość okresu wypowiedzenia oraz wysokość odprawy w przypadku rozwiązania umowy o pracę.

REKLAMA

Urlop wypoczynkowy: wymiar, udzielanie, wynagrodzenie i dofinansowanie

Urlop wypoczynkowy jest jednym z podstawowych uprawnień pracowniczych. Przepisy prawa pracy dokładnie określają jego wymiar i zasady udzielania. Pracownikom przysługuje wynagrodzenie urlopowe. Pracodawcy często też dofinansowują im wypoczynek.

Jak motywować pracowników, także pokolenie Z? Oto najskuteczniejsze metody

Jak skutecznie motywować pracowników? Co najbardziej docenia pokolenie Z? Jak zbudować motywującą kulturę pracy? Poznaj skuteczne metody motywowania pracowników: klucz do sukcesu Twojego zespołu HR.

REKLAMA