REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak nie wdrażać whistleblowingu w firmie – 5 grzechów głównych organizacji

sygnalista błąd problem uwaga
sygnalista błąd problem uwaga
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Czwarty projekt krajowej ustawy chroniącej sygnalistów przed działaniami odwetowymi został zaprezentowany w połowie sierpnia. W rezultacie wygląda na to, że jest tylko kwestią czasu, gdy ustawa będzie procedowana. Pomimo braku obowiązku część organizacji już wdrożyła rozwiązania opisane w dyrektywie UE i projekcie ustawy lub aktualnie prowadzi działania w tym kierunku.

Mało efektywny kanał zbierania zgłoszeń

Jednym z najważniejszych elementów systemu whistleblowingowego są kanały komunikacji do zgłaszania nadużyć. Raport ARC Rynek i Opinia [1]pokazał, że wśród badanych organizacji, które miały wdrożony jakikolwiek proces zbierania informacji o nieprawidłowościach, blisko 90 proc. stosowało dotychczas głównie rozwiązania takie jak infolinia, zgłoszenia ustne, pisemne w formie listów tradycyjnych lub e-mail. Są one jednak mało efektywne lub nie spełniają wymogów określonych w przepisach. Problemem jest niski poziom ochrony danych czy ochrony prywatności osoby zgłaszającej, ale też kwestie takie jak umożliwienie dwustronnej komunikacja między sygnalistą a osobami odpowiedzialnymi za proces w firmie. Kłopotliwe jest również zarządzanie tego rodzaju zgłoszeniami i przetwarzanie danych w ramach działań następczych bez narzędzi dostosowanych do wrażliwości, istotności a także ryzyk związanych z tym procesem.

Autopromocja

- Zapewnienie prywatności osobie zgłaszającej i ochrona danych zawartych w zgłoszeniu powinny być kluczowymi cechami kanału komunikacji, które decydują o jego efektywności. Sygnalista musi mieć przekonanie, że informacje o podjętych przez niego krokach nie trafią w niepożądane ręce, a on sam nie stanie się ofiarą działań odwetowych. Budując system whistleblowingowy, warto iść z duchem cyfrowej transformacji i wybrać rozwiązanie informatyczne, które pozwoli zautomatyzować i zdigitalizować cały proces, co usprawni działanie firmy i pozwoli efektywniej zarządzać ryzykiem tłumaczy Rafał Barański, CEO braf.tech i współtwórca aplikacji whiblo.

Zgłoszenia nie są przetwarzane zgodnie z RODO

Dane osobowe są nierozerwalnie związane z procesem sygnalizowania naruszeń. Wynika to z tego, że zgłoszenia dokonuje konkretna osoba, która opisuje w nim działania lub zaniechania danego pracownika, sama przy tym się ujawniając. W procesie mamy także do czynienia ze świadkami czy osobami wspierającymi zgłaszającego. Na etapie przyjęcia i przetwarzania zgłoszenia osoba odpowiedzialna za ten proces musi dochować szczególnej staranności, by wszelkie informacje w nim zawarte pozostały poufne, a dane muszą być procesowane zgodnie z RODO.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

- Dyrektywa UE i projekt polskiej ustawy obligują organizacje, by przetwarzanie danych zawartych w zgłoszeniach było zgodne z RODO, bowiem ich obsługa będzie nowym procesem wymagającym ujęcia w procedurach ochrony danych osobowych. Warto też pamiętać, że na etapie przetwarzania zgłoszeń i prowadzenia działań następczych kluczowa jest ochrona danych osobowych. Aby proces był prowadzony zgodnie z przepisami ustawy, konieczne jest dochowanie poufności przez osoby zaangażowane w proces whistleblowingowy w firmie i niedopuszczenie do ujawnienia jakichkolwiek danych osobowych ze zgłoszenia – wyjaśnia Ewa Żak-Lisewska, dyrektor ds. rozwoju braf.tech, ekspert w obszarze compliance.

Brak jasnych i zrozumiałych procedur oraz edukacji w firmie na temat roli sygnalistów i wdrożonych rozwiązań

Jednym z częstych problemów w kontekście zgłaszania nieprawidłowości jest brak zrozumienia roli sygnalisty, zarówno przez osoby zarządzające firmą czy instytucją, jak i samych pracowników. Procedury i kanał komunikacji są wdrażane po cichu, bez prowadzenia komunikacji wewnętrznej. Część podmiotów traktuje bowiem whistleblowing jako potencjalne źródło problemów albo przynajmniej kolejny obowiązek prawny, który należy spełnić. Aby procedury były stosowane i skuteczne powinny być napisane prostym i zrozumiałym dla pracowników językiem a także regularnie komunikowane załodze, np. w formie obowiązkowych cyklicznych szkoleń wewnętrznych.

- Sygnalista nadal często jest określany mianem donosiciela, albo osoby, która przekazuje informacje, aby osiągnąć własne korzyści i zaszkodzić innym, a tymczasem jego rola jest zupełnie inna. To osoba, która działa dla dobra firmy czy społeczności. Edukacja pracowników i zaangażowanie w ten proces najważniejszych osób w firmie są kluczowe, by zmienić postrzeganie sygnalisty, ale i pokazać, jak system działa i jak wyglądają procedury. Jednak najważniejsze – pracownicy muszą mieć pełne przekonanie, że whistleblowing został wprowadzony w słusznej sprawie, by rozwiązywać wewnętrzne problemy, eliminować nadużycia i w ten sposób dbać o stabilność i przyszłość firmy – mówi Rafał Barański.

Brak działań następczych

Jednym z obowiązków wynikających z dyrektywy oraz projektu ustawy o ochronie sygnalistów jest prowadzenie działań następczych, czyli postępowań wyjaśniających. Na to nakładają się uwarunkowania wewnętrzne, m.in. istnienie lub brak zasobów wewnętrznych do realizacji procesu whistleblowingowego czy też środowisko wewnętrznych, już obowiązujących w firmie czy instytucji regulacji. Te czynniki zdeterminują przebieg procesu. Nie mniej istotne jest wyposażenie osób odpowiedzialnych za weryfikację i wyjaśnianie zgłoszeń w niezbędne kompetencje, nadanie im odpowiednich uprawnień i zapewnienie niezbędnych zasobów: fizycznych, czasowych i finansowych. Częstym problemem jest jednak prowadzenie procesów wyjaśniających w sposób niedbały lub w ogóle zaniechanie działań. Warto tu ponownie odnieść się do badania ARC Rynek i Opinia – 33 proc. respondentów nie zgłasza nieprawidłowości swojemu pracodawcy, bo uważa, że te działania nie przyniosą żadnego efektu.

- Istotą działania whistleblowingu jest identyfikacja nadużyć i ich rozwiązywanie wewnątrz organizacji. Sygnalista podejmuje ryzyko, zgłaszając niepożądaną sytuację, bo nigdy nie wiadomo, czy nie spotkają go za to działania odwetowe, choć przepisy mają to wyeliminować. Jednak, jeśli jego zgłoszenie trafi w próżnię i organizacja nie zareaguje, spadnie motywacja kolejnych osób w firmie do podobnego działania lub sygnalista zgłosi sprawę bezpośrednio do organu państwowego lub upubliczni ją w mediach, co wiąże się ze znacznie większymi konsekwencjami wizerunkowymi i finansowymi dla danego podmiotu - przekonuje Ewa Żak-Lisewska.

Działania na ostatnią chwilę

Wspomniane zeszłoroczne badanie ARC Rynek i Opinia przeprowadzone na zlecenie braf.tech, ale też raport „Czas na ochronę sygnalistów” przygotowany przez EY[2], wskazują, że około połowa firm w Polsce, która jest zobowiązana do implementacji procedur whistleblowingowych w pierwszej kolejności, wstrzymała się z podjęciem działań w tym kierunku. EY podaje, że połowa podmiotów (51 proc.) udostępniła poufne kanały zgłoszeń pracownikom, a tylko co trzecia (33 proc.) procedury ochrony sygnalistów. Pełną gotowość na dyrektywę UE zadeklarowało wówczas 9 proc. polskich spółek. Potwierdza to Ewa Żak-Lisewska:

- Obserwacje nasze i naszych partnerów, m.in. kancelarii prawnych, pokazują, że duża grupa firm opóźnia implementację systemów whistleblowingowych do czasu wprowadzenia polskiej ustawy. Oczywiście są wyjątki np. firmy podlegające pod ustawę AML czy polskie oddziały międzynarodowych korporacji. Jest to duży błąd, bowiem wobec braku stosownych rozwiązań, potencjalne nadużycia pracownicy mogą zgłosić z wykorzystaniem kanałów zewnętrznych lub upublicznić. Podobnie rzecz ma się z firmami prywatnymi zatrudniającymi 50-249 osób, które według przepisów mają czas do grudnia 2023 r. na wdrożenie procedur whistleblowingowych. Jednak sygnalista z takiej firmy jak najbardziej może dokonać zgłoszenia już teraz z wykorzystaniem zewnętrznych kanałów i będzie ono podlegało takiej samej weryfikacji jak w przypadku dużych podmiotów. Ponadto analizy prawne wskazują, że podmioty będące pod kontrolą państwa są zobligowane do wdrożenia systemów whistleblowingowych na podstawie dyrektywy UE i nie powinny czekać na polską ustawę. Cała sytuacja jest analogiczna do implementacji RODO w Polsce, gdy większość firm dopiero w ostatniej chwili podjęła stosowne działania, co wiązało się ze znacznie wyższym zaangażowaniem własnych zasobów i środków finansowych.

***

Podjęcie działań przygotowawczych jeszcze przed wejściem w życie polskiej ustawy jest jak najbardziej wskazanym działaniem, bo praktycznie wszystkie założenia są znane i raczej nie należy się spodziewać się dużych zmian w projekcie. Warto jednak podejść do tego działania skrupulatnie, dostrzec korzyści wynikające z posiadania systemu whistleblowingowego i zadbać o to, by system działał efektywnie.

Źródło: braf.tech

 

[1] https://whiblo.pl/blog/instytucje-i-firmy-prywatne-w-polsce-potrzebuja-narzedzi/

[2] https://www.ey.com/pl_pl/news/2021/10/czas-na-ochrone-sygnalistow

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Posiłki profilaktyczne. Czy nadejście wiosny zwalnia pracodawców z obowiązku wydawania posiłków profilaktycznych pracownikom

    Mamy dopiero początek marca, ale temperatury sięgające nawet kilkunastu stopni Celsjusza sugerują koniec zimy i początek wiosny. Czy oznacza to, że pracodawca może zaprzestać wydawania posiłków profilaktycznych pracownikom wykonującym prace fizyczne na otwartej przestrzeni podczas zimy?

    Można zarobić 7500 zł za miesiąc. I to na początku kariery. Co trzeba zrobić, że dostać taką pracę?

    7500 zł może zarobić student lub absolwent na płatnym stażu. Na chętnych czeka ponad 50 firm w 14 miastach Polski. Oferują stażystom wynagrodzenia w wysokości co najmniej 4500 zł. 1 marca 2024 r. ruszył nabór aplikacji w dwudziestej pierwszej edycji Programu Kariera. Kto może wziąć w nim udział?

    Podwyżka wynagrodzeń dla młodocianych pracowników od 1 marca 2024 r. W czasie nauki zawodu młodociany może zarobić nawet 754,04 zł

    Młodociani zatrudnieni w celu przygotowania zawodowego dostają podwyżki wynagrodzeń. Począwszy od 1 marca 2024 r. obowiązują nowe stawki, których podstawą jest wysokość przeciętnego wynagrodzenia w IV kwartale 2023 r. Dzięki temu młodociany w pierwszym roku nauki zawodu zarobi 603,23 zł, a w trzecim roku – 754,04 zł. 

    Dodatek aktywizacyjny w 2024 r. wynosi nawet 745,95 zł. Od 1 czerwca 2024 r. maksymalna kwota wzrasta do 834,72 zł. Sprawdź, jakie warunki trzeba spełnić!

    Dodatek aktywizacyjny to jedno ze świadczeń wypłacanych na podstawie ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Przepisy określają, komu należy się dodatek aktywizacyjnej oraz przesłanki przyznania tego świadczenia. Obecnie dodatek aktywizacyjny wynosi maksymalnie 745,95 zł. 1 czerwca 2024 r. osoby uprawnione dostaną podwyżkę – dodatek aktywizacyjny wzrośnie do 834,72 zł.

    REKLAMA

    PFRON: Program „Aktywny samorząd” będzie kontynuowany w 2024 r. Można uzyskać pomoc w uzyskaniu prawa jazdy, sprzętu elektronicznego, oprogramowania

    PFRON w 2024 r. będzie kontynuować program „Aktywny samorząd”. Można uzyskać pomoc w uzyskaniu prawa jazdy, sprzętu elektronicznego, oprogramowania a także pomoc w uzyskaniu wykształcenia na poziomie wyższym. Wnioski o dofinansowanie można składać od 1 marca 2024 r.

    Nie ma żadnych prac nad projektem ograniczającym zakaz handlu w niedziele

    Nie milkną dyskusje i spekulacje dotyczące ograniczenia zakazu handlu w niedziele. Tymczasem ministra Agnieszka Dziemianowicz-Bąk poinformowała, że na chwilę obecną MRPiPS nie prowadzi żadnych prac nad projektem dotyczącym niedziel handlowych.

    Krótszy czas pracy w Polsce? Min. Dziemianowicz-Bąk: skrócenie tygodnia pracy o 1 dzień organizacyjnie łatwiejsze niż skrócenie o kilka godzin

    Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej prowadzi analizy dotyczące czasu pracy, długości urlopów, dni pracy pod kątem ew. skrócenia tygodnia pracy. Resort pracy analizuje także pilotaże skrócenia tygodnia pracy, które wprowadzają same przedsiębiorstwa. Takie informacja przekazała 1 marca 2024 r. ministra rodziny, pracy i polityki społecznej Agnieszka Dziemianowicz-Bąk w Polsat News. Ministra wskazała, że osobiście jest najbardziej otwarta na propozycję premiera Donalda Tuska dotyczącą 4 dni, a nie 35 godzin pracy w tygodniu.

    5278,30 zł – tyle wynosi limit dorabiania na wcześniejszej emeryturze lub rencie

    Zwiększyły się limity dorabiania dla wcześniejszych emerytów i rencistów. Od 1 marca 2024 r. można dorobić 5278,30 zł. Wyższa kwota spowoduje zmniejszenie lub zawieszenie świadczenia.

    REKLAMA

    1 marca 2024 r. to Dzień Doceniania Pracownika. Co zrobił Twój pracodawca, żeby Cię docenić?

    1 marca 2024 r. to Dzień Doceniania Pracownika. Co zrobił Twój pracodawca, żeby Ci docenić? Prawie 80% ankietowanych przyznaje, że pracowałoby bardziej produktywnie, gdyby częściej otrzymywało uznanie za swoją pracę. Jakie uznanie? Przede wszystkim godne traktowanie pracowników, z poszanowaniem ich praw no i oczywiście finansowe świadczenia jak i różnego rodzaju benefity.

    Okazjonalna praca zdalna. Pracodawca nie zapewni narzędzi pracy ani nie poniesie kosztów

    Okazjonalna praca zdalna może być wykonywana na wniosek pracownika. Przepisy regulują ten rodzaj pracy zdalnej w sposób specyficzny. W szczególności zakres obowiązków, jakie obciążają pracodawcę jest węższy niż w pozostałych przypadkach pracy zdalnej. 

    REKLAMA