Jak i kiedy pracownik na zwolnieniu lekarskim musi powiadomić pracodawcę i ZUS? O przyczynie nieobecności i aktualnym miejscu pobytu

• Zwolnienie lekarskie (e-ZLA) zawiera konkretny adres przebywania chorego. Nie musi to być adres stałego zamieszkania
• O zmianie miejsca przebywania chorego trzeba powiadomić ZUS i pracodawcę
• Korespondencję z ZUS warto odbierać
• Czy pracownik musi zawiadomić pracodawcę o zwolnieniu lekarskim? W jakim terminie? Przecież e-ZLA trafia do firmy automatycznie
• Jak zawiadomić pracodawcę o nieobecności w pracy?
• Czym grozi brak zawiadomienia pracodawcy o chorobie lub innym powodzie nieobecności w pracy?

Zwolnienie lekarskie (e-ZLA) zawiera konkretny adres przebywania chorego. Nie musi to być adres stałego zamieszkania

- Choroba czy uraz podczas urlopu może przytrafić się każdemu. Warto zadbać o to, by lekarz wystawił zwolnienie na adres, pod którym rzeczywiście będziemy przebywać w trakcie rekonwalescencji. Adres pobytu może być inny niż zamieszkania, zameldowania czy adres, który figuruje w naszej dokumentacji medycznej. Zdarza się, że w trakcie zwolnienia potrzebujemy opieki innych osób i dlatego na czas kuracji przenosimy się do rodziny – mówi Krystyna Michałek, regionalny rzecznik prasowy ZUS województwa kujawsko-pomorskiego.

O zmianie miejsca przebywania chorego trzeba powiadomić ZUS i pracodawcę

Jeśli w czasie niezdolności do pracy ubezpieczony będzie przebywać w innym miejscu niż to, które wyświetli się w systemie lekarzowi lub asystentowi medycznemu, gdy będzie wystawiać elektroniczne zwolnienie lekarskie, to trzeba podać właściwy adres, pod którym chory będzie przebywał. W przypadku zmiany miejsca pobytu w trakcie zwolnienia należy w ciągu 3 dni poinformować o tym pracodawcę i ZUS (formularz ZZD) – dodaje rzeczniczka

Korespondencję z ZUS warto odbierać

Właściwy adres, pod którym przebywa chory, jest ważny szczególnie podczas kontroli prawidłowości orzekania o czasowej niezdolności do pracy z powodu choroby. Do chorego pod adres wskazany na zwolnieniu lekarskim może trafić korespondencja z ZUS-u wzywająca na badanie do lekarza orzecznika. W przypadku niestawienia się na taką kontrolę, zasiłek chorobowy zostaje wstrzymany od następnego dnia po wyznaczonej dacie badania,  ze względu na uniemożliwienie badania przez lekarza orzecznika ZUS. By tak się nie stało, należy upewnić się, czy lekarz wystawia zwolnienie lekarskie na adres, pod którym będziemy przebywać w czasie chorobowego - wyjaśnia Krystyna Michałek z ZUS. 

Czy pracownik musi zawiadomić pracodawcę o zwolnieniu lekarskim? W jakim terminie? Przecież e-ZLA trafia do firmy automatycznie

Państwowa Inspekcja Pracy wyjaśnia, że choć od kilku lat zwolnienia lekarskie wystawiane są elektronicznie i automatycznie przesyłane do pracodawcy, to nie zwalnia to pracownika z obowiązku poinformowania o chorobie swoich przełożonych. Wynika to z § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. Zgodnie z tym przepisem pracownik ma obowiązek uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, jeżeli przyczyna tej nieobecności jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia.

A w sytuacjach nagłych, w razie zaistnienia przyczyn uniemożliwiających stawienie się do pracy (np. choroba), pracownik ma obowiązek niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy.

Rozporządzenie to precyzuje (§ 2 ust. 3), że niedotrzymanie ww. terminu zawiadomienia pracodawcy o nieobecności w pracy może być usprawiedliwione szczególnymi okolicznościami uniemożliwiającymi terminowe dopełnienie przez pracownika obowiązku określonego w tym przepisie, zwłaszcza jego obłożną chorobą połączoną z brakiem lub nieobecnością domowników albo innym zdarzeniem losowym. Należy to zrobić jednak niezwłocznie po ustaniu przyczyn uniemożliwiających terminowe zawiadomienie pracodawcy.

Jak zawiadomić pracodawcę o nieobecności w pracy?

Sposób informowania pracodawcy przez pracownika o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, powinny określać przepisy obowiązujące u danego pracodawcy.
Jak wyjaśnia Państwowa Inspekcja Pracy, jeśli przepisy wewnątrzzakładowe nie określają sposobu zawiadomienia pracodawcy o przyczynie nieobecności pracownika w pracy, zawiadomienia tego pracownik dokonuje:
- osobiście lub przez inną osobę,
- telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności (e-mail, sms),
- drogą pocztową, przy czym za datę zawiadomienia uważa się wtedy datę stempla pocztowego.

Czym grozi brak zawiadomienia pracodawcy o chorobie lub innym powodzie nieobecności w pracy?

Jak wyjaśnia Państwowa Inspekcja Pracy, nieprzekazanie pracodawcy informacji o nieobecności w pracy lub przekazanie w sposób inny niż przewidują przepisy, może być uznane za nieprzestrzeganie ustalonej organizacji pracy, o którym mowa w art. 108 Kodeksu pracy. Może się to wiązać z nałożeniem kary porządkowej.

W skrajnych przypadkach konsekwencje mogą być zdecydowanie poważniejsze. Sąd Najwyższy w wyroku z 16 czerwca 2004 r. (I PK 639/03) stwierdził, że pracownik powinien z własnej inicjatywy (osobiście lub za pośrednictwem osoby trzeciej), w sposób wiarygodny i bez nieuzasadnionej zwłoki, powiadomić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie trwania swej nieobecności w pracy, a niewywiązanie się z tego obowiązku wskutek winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa pracownika może stanowić ciężkie naruszenie podstawowego obowiązku pracowniczego (art. 52 § pkt 1 Kodeksu pracy). Daje to pracodawcy możliwość rozwiązania umowy o pracę w trybie natychmiastowym z winy pracownika.