REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zagraniczna podróż służbowa

Joanna Kalinowska
Joanna Grzelińska

REKLAMA

Podstawy wymiaru składek nie stanowią diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika – zarówno krajowej, jak i zagranicznej, ale tylko do wysokości określonej przepisami. W sytuacji gdy pracodawca wypłaca delegowanym pracownikom świadczenia w wyższej wysokości lub dodatkowe świadczenia poza określonymi w przepisach, od nadwyżki należności i/lub dodatkowych świadczeń musi naliczyć składki.

Należności przysługujące z tytułu podróży służbowej są zróżnicowane w zależności od tego, czy pracownik został wysłany w podróż na obszarze kraju czy za granicę. Ich wysokość została określona w rozporządzeniu jedynie w stosunku do pracowników sfery budżetowej. Prywatni pracodawcy mogą ustalić inne zasady zwrotu tych należności.
Należy przy tym rozróżnić sytuację wysłania pracownika w podróż służbową od oddelegowania go do innej miejscowości w celu czasowego wykonywania tam pracy.

REKLAMA

Autopromocja

Jeżeli pracownik został oddelegowany do pracy za granicę i zostało zmienione jego miejsce wykonywania pracy, to pobyt pracownika poza krajem nie jest podróżą służbową. W takim przypadku pracownik nie przebywa w podróży służbowej i nie ma prawa do świadczeń z tytułu takiej podróży. Potwierdza to m.in. wyrok Sądu Najwyższego z 11 października 2005 r. (I PK 67/05, OSNP 2006/17-18/268), w którym sąd orzekł, że „miejscowość, w której pracodawca udostępnił pracownikowi nieodpłatnie lokal mieszkalny i w której pracownik faktycznie przebywał, choćby bez zamiaru stałego tam pobytu, bez względu na dopełnienie obowiązku meldunkowego, jest miejscowością czasowego pobytu pracownika w rozumieniu § 4 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.)”. Zatem jeśli pracodawca wypłaci należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi, który faktycznie został wysłany do innej miejscowości w celu czasowego wykonywania tam pracy, wypłacone kwoty należy uwzględnić w podstawie wymiaru składek na jego ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Z tytułu zagranicznej podróży służbowej pracownikowi sfery budżetowej przysługują:

  • diety,
  • zwrot kosztów:
    – przejazdów i dojazdów,
    – noclegów,
    – innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Podobnie jak w przypadku podróży służbowej na terenie kraju, zagraniczna podróż służbowa ma miejsce, jeśli pracownik faktycznie nie został wysłany za granicę w celu czasowego wykonywania tam pracy. Wypłacone w takich okolicznościach należności z tytułu podróży służbowej nie podlegają zwolnieniu ze składek.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

„Zagraniczne” diety

Kwestia diet przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju kształtuje się inaczej niż regulacje dotyczące krajowych podróży. W tym przypadku dieta nie jest przeznaczana jedynie na pokrycie kosztów wyżywienia, ale również na pokrycie innych drobnych wydatków. Wysokość diety jest uzależniona od państwa, do którego pracownik został oddelegowany w ramach podróży służbowej.

Dieta za czas zagranicznej podróży służbowej jest naliczana w walucie obcej, właściwej dla docelowego państwa podróży. Kwoty diet dla poszczególnych państw (a także limity kosztów noclegu) określa załącznik do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.

Kwoty diet określone w tym rozporządzeniu przysługują z tytułu podróży trwającej pełną dobę. Za niepełną dobę podróży dieta w pełnej wysokości przysługuje wówczas, gdy podróż trwa dłużej niż 12 godzin.
Gdy podróż trwa krócej, wysokość diety należy odpowiednio zmniejszyć:

  • do 1/3 kwoty diety – gdy podróż trwa do 8 godzin,
  • do 1/2 kwoty diety – gdy podróż trwa ponad 8 godzin do 12 godzin.

W przypadku wysłania pracownika w podróż służbową za granicę, przysługują mu diety również wtedy, gdy zostanie mu zapewnione częściowe lub całodzienne wyżywienie (za granicą i/lub opłacone w cenie karty okrętowej albo promowej), ale w wysokości 25% pełnej diety.


Pobyt w szpitalu lub w innym zakładzie leczniczym za granicą w trakcie podróży służbowej powoduje obniżenie diety do 25%. Natomiast do diety w wysokości 125% za dobę podróży służbowej ma prawo osoba odbywająca podróż w charakterze kuriera dyplomatycznego.

Wysokość diety z tytułu zagranicznej podróży służbowej, zwolniona ze składek

PRZYKŁAD

Pracownik został wysłany w podróż służbową do Afganistanu. Przebywał tam 3 pełne doby i 6 godzin kolejnej doby (od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia tej granicy w drodze powrotnej). Kwota diety z tytułu podróży służbowej do Afganistanu wynosi 41 USD za dobę podróży służbowej. Wysokość przysługujących pracownikowi diet należy wyliczyć jako sumę:

  • pełnych diet za 3 doby: 3 x 41 USD = 123 USD oraz
  • 1/3 diety za 4. niepełną dobę, w której podróż trwała do 8 godzin: 1/3 x 41 USD = 13,67 USD.

Łączna kwota diet wyniesie 136,67 USD. Diety w tej wysokości są wyłączone z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia pracownika.

PRZYKŁAD

Pracownik, który został wysłany w podróż służbową do Belgii, przebywał za granicą kraju 4 pełne doby i 7 godzin kolejnej doby. W trakcie podróży i za granicą miał zapewnione bezpłatne całodzienne wyżywienie. Kwotę przysługujących mu diet należało wyliczyć w następujący sposób:

  • diety za pełne 4 doby: (4 x 45 euro) x 25% = 45 euro,
  • dieta za 5. niepełną dobę, w której podróż trwała do 8 godzin: (1/3 x 45 euro) x 25% = 3,75 euro.

Łącznie kwota diet wyniesie 48,75 euro. W tej wysokości diety nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne pracownika.

Jeśli pracownik otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, nie przysługują mu diety, chyba że ekwiwalent ten jest niższy od diety – wówczas pracownik ma prawo do wyrównania do wysokości należnej diety.

WAŻNE!
Dieta wypłacana pracownikowi, który otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie w wysokości nie niższej niż kwota diety, nie jest zwolniona ze składek.


Inne należności z tytułu zagranicznej podróży

Poza dietami pracownikowi wysłanemu w podróż służbową za granicę przysługuje prawo do zwrotu kosztów:

  • przejazdów w wysokości:

– ceny biletu określonego środka transportu, wraz z opłatami dodatkowymi, z uwzględnieniem przysługujących pracownikowi ulg lub
– kosztów podróży odbytej za zgodą pracodawcy samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy w wysokości „kilometrówki”,

  • noclegów – jeśli pracownik nie ma zapewnionego bezpłatnego noclegu – w wysokości:

– wynikającej z rachunku wystawionego przez hotel, w granicach limitu określonego w załączniku do rozporządzenia w sprawie zagranicznych podróży służbowych lub
– ryczałtowej w wysokości 25% powyższego limitu – gdy pracownik nie przedłożył rachunku za nocleg, lub
– wynikającej z rachunku hotelowego przekraczającej limit określony w powyższym rozporządzeniu – w uzasadnionych przypadkach, za zgodą pracodawcy,

  • dojazdów (pod warunkiem że pracownik nie odbywa podróży służbowej samochodem służbowym ani prywatnym, nie ma zapewnionych bezpłatnych dojazdów i ponosi koszty na dojazdy) w wysokości ryczałtowej:

– jednej diety – na dojazdy z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu,
– 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży – na dojazdy środkami komunikacji miejscowej,

  • przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kg, liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu, jeżeli podróż trwa dłużej niż 30 dni lub gdy państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie – za zgodą pracodawcy,
  • udokumentowanych kosztów leczenia za granicą oraz leków – w razie choroby powstałej podczas podróży służbowej; pracownik nie ma prawa do zwrotu kosztów leków, których nie musiał kupić za granicą, nie ma również prawa do zwrotu kosztów zabiegów chirurgii plastycznej, kosztów zabiegów kosmetycznych, a także kosztów nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych oraz kosztów zakupu okularów.

WAŻNE!
Pracownik nie może wnioskować o zgodę na odbycie zagranicznej podróży służbowej motocyklem ani motorowerem.

Krajowe i zagraniczne podróże pracowników spoza sfery budżetowej

Pracodawcy z tzw. sektora prywatnego mogą samodzielnie ustalać warunki wypłacania swoim pracownikom należności z tytułu podróży służbowych. Warunki te określa obowiązujący u takiego pracodawcy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowy o pracę (gdy pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy i nie jest zobowiązany do ustalania regulaminu wynagradzania). Jeżeli żaden z tych aktów nie określa zasad, na jakich są wypłacane należności na pokrycie kosztów podróży służbowej, należy odpowiednio stosować opisane wcześniej zasady dotyczące pracowników sfery budżetowej.

WAŻNE!

Pracownicy zatrudnieni u pracodawcy ze sfery prywatnej, który nie uregulował zasad wypłacania należności z tytułu podróży służbowych, mają prawo do tych należności w wysokości przysługującej pracownikom sfery budżetowej.

Postanowienia układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub umów o pracę nie mogą ustalać diety z tytułu podróży służbowej – zarówno krajowej, jak i zagranicznej – w wysokości niższej niż wysokość „krajowej” diety dla pracowników sfery budżetowej, ale mogą przyznawać wyższe świadczenie. Przepisy rozporządzeń dotyczących pracowników sfery budżetowej wyznaczają jedynie minimum wysokości diet dla pracowników sfery prywatnej (art. 775 § 3 Kodeksu pracy). Jednak pracodawca, który wypłaca diety wyższe niż limity określone dla sfery budżetowej, od nadwyżki ponad te limity musi naliczyć i opłacić składki. Podstawę wymiaru składek stanowią również dodatkowe świadczenia z tytułu podróży służbowej, do których nie mają prawa pracownicy „budżetówki”.

PRZYKŁAD

REKLAMA

Pracodawca ustalił w regulaminie wynagradzania, że pracownicy mają prawo do diet w wysokości 23 zł za każdą dobę podróży służbowej. Nie określił jednak zasad zmniejszania kwoty diety w przypadku, gdy podróż służbowa trwa krócej niż dobę. Pracownik, który przebywał w podróży służbowej od poniedziałku (od godz. 8.00) do środy (do godz. 12.00), otrzymał zatem diety w wysokości przysługującej za 3 doby podróży (łącznie 69 zł). Jednak pracownik w trzeciej dobie był w podróży służbowej tylko przez 4 godziny (w godz. od 8.00 do 12.00). W takim przypadku pracownicy sfery budżetowej mają prawo do połowy diety (11,50 zł). Oznacza to, że pracodawca powinien uwzględnić w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne pracownika połowę diety (11,50 zł).

Pracownik, który przebywał w delegacji za granicą, otrzymuje z tego tytułu należności w walucie docelowego państwa podróży. Jeśli pracodawca wypłaci mu te należności w wysokości wyższej niż należne pracownikom sfery budżetowej, od nadwyżki muszą zostać opłacone składki na ubezpieczenia pracownika. Przed uwzględnieniem nadwyżki w podstawie wymiaru składek trzeba ją jednak przeliczyć na złote polskie w sposób przyjęty w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych (§ 4 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe).
Oznacza to, że do przeliczenia należy zastosować:

  • kurs kupna walut z dnia otrzymania lub postawienia tego wynagrodzenia do dyspozycji pracownika, ogłoszonego przez bank, z którego usług korzysta pracownik,
  • średni kurs ogłaszany przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wypłaty wynagrodzenia – jeśli bank stosuje różne kursy danej waluty i nie jest możliwe zastosowanie ww. kursu albo bank nie ogłasza kursu walut, a także wtedy, gdy pracownik nie korzysta z usług banku i otrzymuje pieniądze w gotówce (art. 11 ust. 3 i 4 updof).

PRZYKŁAD

Dyrektor oddziału banku wyjechał do centrali banku, która ma siedzibę w Niemczech. W trakcie poprzednich podróży służbowych miał zapewnione całodzienne wyżywienie, a także noclegi w części hotelowej w siedzibie centrali banku. Ponieważ część hotelowa banku jest remontowana, dyrektor nocował w hotelu. Koszt jednego noclegu wyniósł 150 euro. Dyrektor korzystał z dwóch noclegów.
Zgodnie z obowiązującym w firmie regulaminem wynagradzania pracownicy mają prawo do zwrotu kosztów noclegu w wysokości wynikającej z rachunku wystawionego przez hotel, w granicach limitu określonego w załączniku do rozporządzenia w sprawie zagranicznych podróży służbowych pracowników sfery budżetowej. Limit za nocleg określony w tym rozporządzeniu wynosi 103 euro. W związku z tym nadwyżka ponad 103 euro za każdy nocleg musi zostać uwzględniona w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia pracownika:
150 euro – 103 euro = 47 euro,
47 euro x 2 noclegi = 94 euro.
W banku, w którym dyrektor ma konto, kurs kupna euro z dnia, w którym otrzymał zwrot kosztów noclegu, wynosił 3,93 zł. W związku z tym do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracownika należy wliczyć 369,42 zł (94 euro x 3,93 zł).

Podstawa prawna:

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne
Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Ponad milion ubezpieczonych cudzoziemców w ZUS. Ich liczba stale rośnie

Rzecznik prasowy ZUS Paweł Żebrowski poinformował, że na koniec czerwca bieżącego roku, do ubezpieczeń społecznych w ZUS było zgłoszonych 1 mln 160 tys. cudzoziemców. Pierwsze miejsce zajmują cudzoziemcy pochodzący z Ukrainy. 

Komu przysługuje darmowe sanatorium 2024 i 2025 r.?

Istnieje pewna grupa osób, którym przysługuje całkowicie darmowe sanatorium w 2024 r. i w 2025 r. Co więcej, można też skorzystać z bezpłatnej rehabilitacji leczniczej w ramach ZUS. Co ważne, osoba, która przebywa na zwolnieniu lekarskim, ale w trakcie kontroli L4 orzecznik stwierdzi potrzebę rehabilitacji leczniczej, także może skorzystać z bezpłatnego wyjazdu. 

Pracownicy pokolenia Z są postrachem pracodawców, a czego boją się zetki?

Pracownicy pokolenia Z są postrachem pracodawców, HR-owców i rekruterów. A czego boją się zetki? Czy pokolenie Z jest przygotowane do wejścia na rynek pracy?

Świadczenia dla osób niepełnosprawnych 2024 i 2025 r. Jak wystąpić, wysokość, terminy

Poniżej znajduje się zbiór świadczeń dla osób niepełnosprawnych wraz z informacjami o tym, jakie warunki należy spełniać by ubiegać się o konkretne świadczenia, jak o nie wystąpić, a także o ich wysokości.

REKLAMA

Rząd poprze projekt ustawy dotyczącej renty wdowiej. W czwartek będzie drugie czytanie w Sejmie. Jakie zmiany zaproponował rząd?

Rząd poprze obywatelski projekt ustawy w sprawie renty wdowiej - poinformowała Agnieszka Dziemianowicz-Bąk, minister rodziny, pracy i polityki społecznej. W czwartek, 25 lipca, Sejm przeprowadzi drugie czytanie projektu.

Czy można zwolnić pracownika w wieku przedemerytalnym? Oczywiście, że można!

Pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę pracownikowi w wieku przedemerytalnym. Prawo pracy przewiduje jednak przypadki, gdy taka ochrona nie przysługuje pracownikowi i możliwe jest zwolnienie go z pracy. Co to za przypadki?

Świadczenie rehabilitacyjne 2024 i 2025 r. Dla kogo, jak wystąpić, wysokość

Przy przedłużającej się chorobie warto pamiętać, że po wyczerpaniu limitu zasiłku chorobowego, można wystąpić o dodatkowe świadczenie, dzięki któremu będzie można dalej dochodzić do siebie. Sprawdź, czym jest świadczenie rehabilitacyjne, komu przysługuje, jak o nie wystąpić, a także jaka jest wysokość tego świadczenia.

Pracodawcy chcą wiedzieć o dorabianiu i dodatkowych umowach pracownika. Dlaczego?

Dlaczego pracodawcy chcą wiedzieć o dodatkowych umowach pracownika? Okazuje się, że widzą w nich zagrożenie. Czy pracownik musi informować głównego pracodawcę o podejmowanych dodatkowych zleceniach i dorabianiu do podstawowego wynagrodzenia?

REKLAMA

Projekt ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Jakie są założenia tej ustawy? Co z minimalnym wynagrodzeniem w 2025 r.?

Rząd pracuje nad projektem nowej ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Nowa ustawa wdraża dyrektywę dotyczącą minimalnych wynagrodzeń w Unii Europejskiej. Kiedy minimalne wynagrodzenie zostanie ustalone według nowych przepisów?

Zaległy urlop do 30 września 2024

Zbliża się ważny termin, którego pracownicy i pracodawcy nie powinni przegapić. Z dniem 30 września 2024 r. przedawnią się niewykorzystane urlopy, które przysługiwały za rok 2020 r. a które powinny być udzielone najpóźniej do 30 września 2021 r. 

REKLAMA