Sposoby sprawdzania wiarygodności kandydatów podczas rekrutacji

Pomimo ciągłego udoskonalania, rozwijania i unowocześniania metod wykorzystywanych w procesach rekrutacji oraz stosowania coraz bardziej wysublimowanych i rozbudowanych narzędzi rekrutacyjnych wielokrotnie dochodzi do zatrudnienia nieodpowiedniej osoby. Okazuje się, że kandydat, który podczas rozmów sprawiał bardzo dobre wrażenie, po zatrudnieniu niewiele potrafi, a w poprzedniej pracy wykonywał zupełnie inne zadania, dlatego nie jest w stanie sprawnie realizować powierzanych mu w nowym miejscu obowiązków.

Jak więc weryfikować wiarygodność, prawdomówność i uczciwość kandydatów podczas rekrutacji?

Umiejętność oddzielenia prawdy od fałszu, dobrej autoprezentacji od realnych umiejętności, zdystansowania się od bardzo dobrego pierwszego wrażenia, aby rzetelnie ocenić doświadczenia i umiejętności kandydatów, jest niezwykle istotną kompetencją u osób zajmujących się rekrutacjami.

Warto pamiętać, że tak szybko, jak rozwijają i doskonalą się sposoby rekrutacji, równie szybko rozwijają się poradniki dla osób rekrutowanych, zawierające zalecenia, rady, sposoby przygotowywania się do rozmów, testów, assessment centre. W Internecie bez problemu można znaleźć listy pytań zadawanych podczas rozmów kwalifikacyjnych, wskazówki, jak na nie odpowiadać, jak się przygotować, aby nie dać się zaskoczyć trudnymi pytaniami, niespodziewanymi zadania czy sytuacjami.

Nie tylko kłamstwo

Umiejętność skutecznego oceniania wiarygodności jest tym trudniejsza, że nie zawsze niewiarygodność może przybierać formę zwykłego kłamstwa, podawania nieprawdziwych informacji. Brak wiarygodności to także unikanie przedstawiania wszystkich istotnych faktów, informacji, które nie są korzystne dla wizerunku kandydata, a mają istotne znaczenie w jego życiu zawodowym. Niewiarygodność może być również wywołana poprzez najtrudniejszą do zweryfikowania tendencję do prezentowania się w nadmiernie pozytywnym świetle, uwypuklania swoich osiągnięć i sukcesów, koloryzowania i podkreślania dokonań zawodowych. Utrudniająca obiektywną, rzetelną ocenę kandydata może być także skłonność do manipulowania rozmówcą, budowania tak dobrej atmosfery rozmowy i relacji w trakcie procesu rekrutacji, aby uzyskać efekt pozytywnego nastawienia osoby rekrutującej i tym samym wyższej niż realna oceny kompetencji, wiedzy i dopasowania do stawianych wobec kandydatów wymagań.

Nieprawdziwe informacje

Przekazywanie nieprawdziwych informacji może przybierać formę zmieniania zakresu zadań, przypisywania sobie umiejętności, których kandydat nie posiada, uprawnień formalnych, takich jak określone kursy czy konkretne studia, poszerzania zakresu obowiązków czy odpowiedzialności, dodawania faktów, które nie miały miejsca - takich jak np. sukcesy sprzedażowe czy uzyskiwanie nagród, wyróżnień. Najczęściej spotykane sytuacje dotyczą powoływania się na doświadczenia w zarządzaniu zespołem gdy faktycznie ich brak, opisywaniu większego zakresu samodzielności czy decyzyjności niż kandydat miał w rzeczywistości. Bardzo często w takich sytuacjach kandydaci wykorzystują doświadczenia znanych sobie osób, współpracowników, przełożonego, znajomych. Znając realia pracy innej osoby, potrafią w sposób przekonujący i niekiedy bogaty w szczegóły opisywać nie swoje doświadczenia. Przypisywanie sobie sukcesów kolegów czy opisywanie jako swoich zadań przełożonego to bardzo częste zachowania kandydatów.

Ukrywanie faktów

To kolejna, często stosowana strategia, która może powodować nieobiektywną ocenę doświadczeń i umiejętności kandydatów. Oczywiście nie należy oczekiwać, że kandydaci będą otwarcie opowiadać o wszystkich niepowodzeniach i błędach, które popełnili w dotychczasowej pracy. Nie byłoby to też właściwe, aby opisywali ze szczegółami sytuacje konfliktowe, nieporozumienia z przełożonym czy problemy we współpracy z innymi działami, niedotrzymanie terminów czy błędy, które narażały firmę na straty. Niebezpieczne natomiast dla oceny kandydata jest ukrywanie przez niego istotnych faktów, które wpłynęły na przykład na decyzję o zakończeniu pracy, dotyczących przyczyn wypowiedzenia. Bardzo często, gdy firma decyduje się na rozstanie z pracownikiem z powodu popełnianych przez niego nadużyć czy wykroczeń, decyduje się na zachowanie porozumienia stron, aby nie utrudniać mu możliwości ponownego zatrudnienia.

Niekiedy, szczególnie przy stanowiskach księgowych lub finansowych, błędy popełniane przez kandydatów spowodowane brakiem wiedzy narażały pracodawcę na straty finansowe, kary lub inne negatywne konsekwencje. Oczywiście nie ujawniają oni tych faktów podczas rozmowy kwalifikacyjnej, opisując, że przyczyną rozstania był brak możliwości rozwoju i potrzeba poszukiwania nowych wyzwań w innym miejscu pracy lub decyzja o zdobyciu nowych doświadczeń i umiejętności w firmie o odmiennym profilu działania.

Często usłyszeć można, że wszelkie kontrole i audyty dotyczące obszaru odpowiedzialności kandydata kończyły się pozytywną oceną i brakiem zastrzeżeń.

Autoprezentacja

Umiejętność przedstawiania swoich sukcesów i osiągnięć, opisywania w pozytywny sposób umiejętności, kwalifikacji i dokonań zawodowych jest bardzo pożądana nie tylko podczas rekrutacji, lecz także w trakcie wypełniania codziennych obowiązków w pracy.

Niestety, u niektórych osób może ona być nadmiernie nasilona, dlatego tak ważne dla osoby rekrutującej jest ocenienie tego, co jest faktem, a co przekłamaniem, koloryzowaniem i uwypuklaniem swoich osiągnięć. Kandydat o nadmiernie rozbudowanym pozytywnym nastawieniu do siebie najczęściej nie jest tego świadomy, faktycznie tak postrzega sytuacje, których doświadcza i ocenia swój wpływ i udział w wielu sukcesach jako dużo większy niż rzeczywisty, jednocześnie wierząc w to, potrafi przedstawiać swoje dokonania w sposób bardzo przekonujący i sugestywny.

Przeciwieństwem takiej tendencji jest nadmierna skromność, nieumiejętność prezentowania własnych osiągnięć, skłonność do przypisywania większego wpływu i udziału we wspólnie osiąganych sukcesach innym, nie sobie. Ciekawe obserwacje można poczynić, kiedy w rekrutacji biorą udział osoby z tego samego działu lub współpracujące ze sobą w pewnym zakresie albo nawet podwładny i przełożony. Powołując się na te same fakty, opisują je w znacząco odmienny sposób, z przypisaniem innego udziału poszczególnym członkom zespołu.

Manipulacja

Umiejętność wywierania wpływu na innych jest bardzo potrzebna i ceniona w pracy, szczególnie u osób pracujących na stanowiskach związanych ze sprzedażą czy kierowaniem ludźmi. Podczas rozmów rekrutacyjnych kandydaci często odwołują się do reguł wywierania wpływu, po to, aby przekonać osobę rekrutującą do siebie, aby skoncentrować jej uwagę na zgodności swoich doświadczeń z wymaganiami, na swoich atutach i kwalifikacjach.

Ważne jest dostrzeżenie, gdzie kończy się wywieranie wpływu, a zaczyna zwykła manipulacja. Jedną z bardzo pomocnych w zaburzaniu wiarygodnej oceny zasad jest tzw. reguła autorytetu. Wszyscy mają tendencję do naśladowania i wierzenia ludziom, których uważa się za autorytety, a także takim, które powszechnie jako autorytety funkcjonują. Dlatego łatwo nadmiernie pozytywnie ocenić osobę, która powołuje się na kontakty z osobami np. o tytułach naukowych, na udział w szkoleniach z ważnymi w danym środowisku osobami czy na pochwały i akceptację swoich dokonań przez autorytety w danej dziedzinie. Wystarczy, że kandydat powie: „zaproponowane przeze mnie rozwiązanie było bardzo wysoko ocenione przez prowadzącego zajęcia na studiach MBA”, a już automatycznie rośnie w oczach rekrutującego jego poziom wiedzy merytorycznej.

Powszechnie wiadomo, że mamy tendencję do pozytywnego oceniania i zgadzania się na propozycje osób, które lubimy, które wydają nam się sympatyczne i miłe. Oprócz naturalnego budowania pozytywnej atmosfery rozmowy i relacji podczas rekrutacji kandydaci mogą świadomie wykorzystywać tę regułę, aby zdobyć przychylność osoby rekrutującej. Przybiera to formę przekazywania pozytywnych, miłych informacji na temat procesu rekrutacji, osób, z którymi kandydat się spotyka, miejsca. Ważne jest, aby odróżnić naturalną grzeczność i przyjazne nastawienie kandydata od zamierzonego manipulowania rekrutującymi i dokonywać oceny obiektywnie, nie pod wpływem dobrego samopoczucia wywołanego staraniami kandydata.

Nie wariograf lecz uważna obserwacja

Pomimo że wiarygodność i wszelkie próby jej zmanipulowania dużo łatwiej można ocenić i zaobserwować u osób, które są dobrze znane rekrutującemu i z którą współpracuje na co dzień, jest również możliwe dostrzeżenie kłamstwa, ukrywania faktów czy tendencji do manipulacji u kandydatów, z którymi rozmawia się po raz pierwszy lub drugi.

Pierwszym sygnałem są wszelkie nieścisłości, zarówno w przygotowanych dokumentach aplikacyjnych, jak i w podawanych faktach lub pomiędzy tym, co osoba mówi, a co napisała w CV. Jeżeli nie radzi sobie dobrze z datami, z kolejnością wykonywanych prac, nie potrafi szybko i płynnie podać informacji, np. o specjalizacji studiów, gubi się, opisując obiektywne dane, takie jak np. struktura firmy, w której ostatnio pracowała, można mieć poważne wątpliwości co do prawdziwości wszystkich zawartych informacji.

Kolejna wskazówka to wszelkie zakłócenia na poziomie komunikacji niewerbalnej. Oczywiście nie należy przywiązywać wagi do podawanych w różnych dostępnych poradnikach informacji o znaczeniu gestów (np. pocieranie nosa lub ust podczas wypowiedzi oznacza kłamstwo) i wyciągać wniosków o nieprawdomówności. Bardzo łatwo jest zaobserwować zmiany zachowania, które pojawiają się, gdy zadaje się kandydatowi trudne lub niewygodne dla niego pytanie. W sytuacji kiedy rozmówca chce ukryć jakiś fakt albo podaje nieprawdziwy, powstaje w nim napięcie emocjonalne. Nawet jeżeli bardzo dobrze kontroluje swoją komunikację niewerbalną, ujawniane emocje, potrafi w naturalny sposób wykonywać różne gesty i dba o spójność wypowiedzi, musi zaangażować energię w ukrycie napięcia. Najczęściej uwidacznia się to zmianą w:

• sposobie mówienia - zarówno głos, jak i tempo czy zakres używanych słów;
• mimice - uśmiech, ruchy brwi, oczu, marszczenie czoła;
• gestach - postawa ciała, ruchy rąk, głowy.

W sytuacji pojawienia się napięcia wynikającego z potrzeby ukrycia jakiegoś faktu lub podawania nieprawdziwych informacji głos staje się nieco wyższy, tempo mówienia może być szybsze lub wolniejsze, mogą pojawić się przejęzyczenia, kandydat zaczyna bardziej lub mniej czy inaczej gestykulować albo też zmienia pozycję ciała. Najłatwiejsze do zaobserwowania, ale zarazem najrzadziej pojawiające się wskaźniki to zaczerwienienie, drżenie rąk czy pot na twarzy lub dłoniach.

Oczywiście samo pojawienie się takich symptomów nie wskazuje jednoznacznie, że informacja, którą w danym momencie kandydat przekazał, jest nieprawdziwa, ale potwierdza, że danemu obszarowi towarzyszy napięcie i dlatego trzeba się temu uważniej przyjrzeć, dokładniej zweryfikować podczas rekrutacji.

Poza ukrywaniem lub podawaniem nieprawdziwych faktów może występować także:

• pokazywanie, udawanie nieprawdziwych emocji - np. radość z sukcesów podwładnych, ich rozwoju i osiągnięć albo zadowolenie czy duma, gdy powierzane są kandydatowi trudne, ambitne zadania,
• ukrywanie realnych emocji - np. złość na przełożonego czy kolegów, lęk przed podejmowaniem trudnych decyzji, stres w sytuacji nowych zadań.

Istotną wskazówką przy diagnozowaniu nieautentycznych emocji jest pojawienie się ich za szybko lub z lekkim opóźnieniem w stosunku do omawianej sytuacji oraz niesymetryczność mimiki - uśmiechu, ruchów brwi. Nasilenie się mrugania oraz rozszerzanie źrenic to wskaźniki napięcia, których nie uda się kontrolować. Wskazówką może być również częstsze przełykanie śliny i zmiany w głębokości oddechu.

Warto zwrócić uwagę na przykłady, którymi posługują się kandydaci. Gdy zależy im na uwiarygodnieniu nieprawdziwej informacji, mogą być one nadmiernie wyeksponowane, nienaturalne. Podczas rekrutacji na stanowisko kierownicze kandydat pokazywał kalendarz, gdzie miał podkreślone daty imienin kilkudziesięciu swoich podwładnych, aby udokumentować, że ma bardzo dobre relacje z pracownikami, pamięta o nich i tworzy przyjazną, bezpieczną atmosferę współpracy. Kalendarz zaprezentował na spotkaniu mimochodem, przypadkowo miał ze sobą. Na kolejne spotkanie z inną osobą rekrutująca też przypadkowo przyniósł kalendarz i pokazywał daty imienin. W dalszych etapach rekrutacji okazało się, że jego relacje z podwładnymi wyglądały zupełnie inaczej.

Sposobów manipulacji, ukrywania prawdy i manipulowania rozmówcami jest bardzo dużo, ale uważna obserwacja, wnikliwość i rzetelność oceny oraz zastosowanie różnorodnych narzędzi rekrutacyjnych, takich jak np. wywiad kompetencyjny, assessment centre, testy psychometryczne, weryfikacja referencji z pewnością będą skuteczniejsze niż hipotetyczna możliwość skorzystania z wykrywacza kłamstw.