Korzystanie z telefonu służbowego a przychód pracownika

Pracownicy naszej organizacji wykorzystują w pracy służbowe telefony komórkowe, będące własnością pracodawcy. Zasady korzystania z tych telefonów oraz miesięczny limit kwotowy określono w umowach użyczenia. Za rozmowy wykonane ponad przyznany limit pracownicy płacą z własnych środków – chyba że wykażą, że rozmowy te były prowadzone w celach służbowych. Czy z racji używania służbowych telefonów komórkowych powstaje przychód po stronie pracowników, który podlega opodatkowaniu łącznie z innymi składnikami wynagrodzenia?

W sytuacji gdy telefon służbowy (komórkowy lub stacjonarny) jest wykorzystywany jako narzędzie pracy (służy tylko celom służbowym), wydatki ponoszone przez pracodawcę (organizację non profit), związane z jego udostępnieniem i eksploatacją, nie stanowią przychodu pracownika z tytułu nieodpłatnych świadczeń w rozumieniu art. 11 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: updof). Przychód u pracownika powstanie natomiast w sytuacji, gdy pracownik używa telefonu (służbowego lub prywatnego) do celów prywatnych, zaś pracodawca pokrywa koszty takich rozmów (zob. np. interpretację indywidualną yrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 17 lipca 2013 r., sygn. IBPBII/1/415-455/13/MK).

Z tego względu konieczne jest rozdzielenie rozmów służbowych pracownika od prywatnych – co jest w praktyce możliwe tylko na podstawie tzw. billingu, czyli komputerowego wydruku rozmów. Billing służy potwierdzeniu tych połączeń, które dotyczyły rozmów służbowych, co daje podstawę do udokumentowania poniesionych wydatków (i zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów organizacji non profit).

Zobacz także: Jakie należności mogą zostać potrącone z wynagrodzenia pracownika bez jego zgody?

Używanie telefonu służbowego

Do celów rozliczeń z pracownikami organizacja non profit powinna dysponować billingami od operatora, z uwagi na to, że w koszty działalności nie można zaliczyć prywatnych rozmów pracowników, prowadzonych z aparatu służbowego (chyba że zostaną one opodatkowane po stronie pracownika).

Z reguły pracodawcy ponoszą częściowe koszty za rozmowy telefoniczne – takie jak koszty abonamentu i ustalonego limitu na rozmowy służbowe – a kosztami rozmów prywatnych obciążają pracowników.

Takie obciążenie może nastąpić na dwa sposoby. W przypadku usług telekomunikacyjnych istnieje możliwość ich refakturowania na poszczególne podmioty korzystające z tych usług. Dlatego też nie ma przeszkód, aby pracodawca wystawił fakturę VAT na pracownika z tytułu wykonanych przez niego prywatnych rozmów telefonicznych. W praktyce tak właśnie postępują małe jednostki.

Polecamy serwis: Składniki wynagrodzenia

Refakturowanie

Z refakturowaniem mamy do czynienia, gdy występują następujące okoliczności:

• przedmiotem refakturowania są usługi,
• odsprzedaż musi być dokonana w cenie zakupu, bez jakiejkolwiek marży narzuconej przez odsprzedającego,
• podmiot, który dokonuje refakturowania, wystawia na rzecz nabywcy fakturę (refakturę) z uwzględnieniem tej samej stawki podatku VAT (bądź też stosując zwolnienie od podatku), która widnieje na fakturze pierwotnej, wystawionej przez usługodawcę.

Natomiast w dużych jednostkach, które posiadają własne centrale telefoniczne, obciążenie pracowników kosztami prywatnych rozmów telefonicznych następuje na podstawie wykazów rozmów z danego numeru telefonicznego (na podstawie dowodu KP) – oczywiście także na podstawie wydruków dostarczonych przez operatora telekomunikacyjnego.

Jeżeli pracodawca zwraca pracownikowi koszty za telefon prywatny używany służbowo w formie ryczałtowej, to w razie braku billingu takiego ryczałtu nie można uznać w całości za ekwiwalent zwolniony z podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 updof (zob. np. interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 21 lutego 2012 r., sygn. IPPB2/415-943/11-4/AK). Ze zwolnienia korzysta bowiem jedynie kwota, odpowiadająca wartości rozmów służbowych.

Zadaj pytanie na: Forum Kadry