REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Korzystanie z telefonu służbowego a przychód pracownika

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Agnieszka Zawadzka
Korzystanie z telefonu służbowego a przychód pracownika. /Fot. Fotolia
Korzystanie z telefonu służbowego a przychód pracownika. /Fot. Fotolia
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Czy w konsekwencji używania przez pracownika telefonu służbowego, powstaje po jego stronie przychód, który podlega opodatkowaniu łącznie z innymi składnikami wynagrodzenia?

Pracownicy naszej organizacji wykorzystują w pracy służbowe telefony komórkowe, będące własnością pracodawcy. Zasady korzystania z tych telefonów oraz miesięczny limit kwotowy określono w umowach użyczenia. Za rozmowy wykonane ponad przyznany limit pracownicy płacą z własnych środków – chyba że wykażą, że rozmowy te były prowadzone w celach służbowych. Czy z racji używania służbowych telefonów komórkowych powstaje przychód po stronie pracowników, który podlega opodatkowaniu łącznie z innymi składnikami wynagrodzenia?

REKLAMA

Autopromocja

REKLAMA

W sytuacji gdy telefon służbowy (komórkowy lub stacjonarny) jest wykorzystywany jako narzędzie pracy (służy tylko celom służbowym), wydatki ponoszone przez pracodawcę (organizację non profit), związane z jego udostępnieniem i eksploatacją, nie stanowią przychodu pracownika z tytułu nieodpłatnych świadczeń w rozumieniu art. 11 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: updof). Przychód u pracownika powstanie natomiast w sytuacji, gdy pracownik używa telefonu (służbowego lub prywatnego) do celów prywatnych, zaś pracodawca pokrywa koszty takich rozmów (zob. np. interpretację indywidualną yrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 17 lipca 2013 r., sygn. IBPBII/1/415-455/13/MK).

Z tego względu konieczne jest rozdzielenie rozmów służbowych pracownika od prywatnych – co jest w praktyce możliwe tylko na podstawie tzw. billingu, czyli komputerowego wydruku rozmów. Billing służy potwierdzeniu tych połączeń, które dotyczyły rozmów służbowych, co daje podstawę do udokumentowania poniesionych wydatków (i zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów organizacji non profit).

Zobacz także: Jakie należności mogą zostać potrącone z wynagrodzenia pracownika bez jego zgody?

Używanie telefonu służbowego

Do celów rozliczeń z pracownikami organizacja non profit powinna dysponować billingami od operatora, z uwagi na to, że w koszty działalności nie można zaliczyć prywatnych rozmów pracowników, prowadzonych z aparatu służbowego (chyba że zostaną one opodatkowane po stronie pracownika).

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Z reguły pracodawcy ponoszą częściowe koszty za rozmowy telefoniczne – takie jak koszty abonamentu i ustalonego limitu na rozmowy służbowe – a kosztami rozmów prywatnych obciążają pracowników.

Takie obciążenie może nastąpić na dwa sposoby. W przypadku usług telekomunikacyjnych istnieje możliwość ich refakturowania na poszczególne podmioty korzystające z tych usług. Dlatego też nie ma przeszkód, aby pracodawca wystawił fakturę VAT na pracownika z tytułu wykonanych przez niego prywatnych rozmów telefonicznych. W praktyce tak właśnie postępują małe jednostki.

Polecamy serwis: Składniki wynagrodzenia

Refakturowanie

Z refakturowaniem mamy do czynienia, gdy występują następujące okoliczności:

  • przedmiotem refakturowania są usługi,
  • odsprzedaż musi być dokonana w cenie zakupu, bez jakiejkolwiek marży narzuconej przez odsprzedającego,
  • podmiot, który dokonuje refakturowania, wystawia na rzecz nabywcy fakturę (refakturę) z uwzględnieniem tej samej stawki podatku VAT (bądź też stosując zwolnienie od podatku), która widnieje na fakturze pierwotnej, wystawionej przez usługodawcę.

REKLAMA

Natomiast w dużych jednostkach, które posiadają własne centrale telefoniczne, obciążenie pracowników kosztami prywatnych rozmów telefonicznych następuje na podstawie wykazów rozmów z danego numeru telefonicznego (na podstawie dowodu KP) – oczywiście także na podstawie wydruków dostarczonych przez operatora telekomunikacyjnego.

Jeżeli pracodawca zwraca pracownikowi koszty za telefon prywatny używany służbowo w formie ryczałtowej, to w razie braku billingu takiego ryczałtu nie można uznać w całości za ekwiwalent zwolniony z podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 updof (zob. np. interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 21 lutego 2012 r., sygn. IPPB2/415-943/11-4/AK). Ze zwolnienia korzysta bowiem jedynie kwota, odpowiadająca wartości rozmów służbowych.

Zadaj pytanie na: Forum Kadry


Używanie prywatnego telefonu

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 updof, wolne od podatku są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały i sprzęt (w tym – telefon) stanowiące ich własność. Przy czym zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z ww. tytułu ma zastosowanie po spełnieniu łącznie kilku warunków:

  • ekwiwalent musi być wypłacony w pieniądzu,
  • kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom (tzn. musi zachodzić racjonalny związek między kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanych do celów służbowych narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika oraz stopniem zużycia rzeczy dokonanego w trakcie tego używania),
  • narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika,
  • narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.

Dopiero po spełnieniu powyższych warunków kwota wypłaconego ekwiwalentu korzysta ze zwolnienia od podatku.

Zobacz także: Dodatek za pracę w porze nocnej w 2014 roku

Z orzecznictwa:

Płatnik, stosując przepis art. 21 ust. 1 pkt 13 updof, musi wykazać, że narzędzia, materiały czy sprzęt, którymi posługuje się pracownik, wykonując pracę dla pracodawcy, stanowią jego własność. Musi zatem dysponować odpowiednimi dowodami. Z tego też względu powinien zażądać od pracownika wykazania dowodem, który nie budzi wątpliwości, że konkretne narzędzie jest jego własnością. Z reguły będą to faktury, dowody zakupu. Oświadczenie, aby mogło stanowić dowód własności sprzętu czy narzędzi, nie może budzić wątpliwości, a więc powinno być poparte takimi dowodami, które pozwolą bez wątpienia uznać je za potwierdzające prawo własności pracownika do danego sprzętu, narzędzi czy materiałów.

Wyrok WSA we Wrocławiu z 13 marca 2007 r. (sygn. akt I SA/Wr 59/07)

Ryczałt nie jest ekwiwalentem korzystającym ze zwolnienia z podatku. W związku z faktem wypłaty przez pracodawcę pracownikom stałej ryczałtowej kwoty kosztów używania prywatnego telefonu komórkowego do celów służbowych, a nie kwoty faktycznie poniesionych przez nich wydatków, wypłata takich świadczeń podlega opodatkowaniu jako przychód ze stosunku pracy. Wypłacane świadczenia nie stanowią przychodu zwolnionego z podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 updof, ponieważ pracodawca dokonuje zwrotu na rzecz pracowników w formie ryczałtu, nieuwzględniającego faktycznie poniesionych przez nich wydatków.

Polecamy serwis: Odpowiedzialność prawa obowiązki

Do przychodu pracownika zalicza się tę część wydatków na rozmowy prywatne (obojętnie, czy z telefonów komórkowych, czy stacjonarnych), którą pokrywa pracodawca (art. 12 ust. 1 w zw. z art. 11 ust. 1 updof). Pojęcie nieodpłatnego świadczenia w rozumieniu przepisów prawa podatkowego obejmuje bowiem wszystkie zjawiska gospodarcze i zdarzenia prawne, których następstwem jest uzyskanie korzyści kosztem innego podmiotu, jak również te wszelkie zdarzenia, których skutkiem jest nieodpłatne – tj. niezwiązane z kosztami bądź inną formą ekwiwalentu – przysporzenie majątku tej osobie mające konkretny wymiar finansowy (zob. np. wyrok NSA z 23 kwietnia 2013 r., sygn. akt II FSK 1741/11).

Z kolei pracodawca do swoich kosztów podatkowych może zaliczyć całość kwoty, którą wypłacił pracownikowi z tego tytułu (art. 15 ust. 1 updop). Wynika to z faktu, że różnica między wartością rozmów służbowych a wypłaconą kwotą stanowi przychód dla pracownika, podlegający u niego opodatkowaniu.

Interpretacje:

W związku z korzystaniem ze służbowych telefonów komórkowych lub kart modemowych w świetle obowiązujących zasad w spółce, po stronie pracowników nie powstaje przychód podlegający opodatkowaniu. W zawieranych umowach pracownicy zobowiązują się do korzystania z nich jedynie w celach służbowych. Zobowiązanie pracowników korzystających ze służbowych telefonów i kart modemowych, w granicach ustalonych limitów jedynie do celów służbowych powoduje, że nie dochodzi do powstania świadczenia na rzecz pracowników ze stosunku pracy.

Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 20 lipca 2011 r. (sygn. IPPB2/415-448/11-2/MK).

Zadaj pytanie na: Forum Kadry

Podstawa prawna:

Więcej przeczytasz w PORADNIKU ORGANIZACJI NON PROFIT >>>

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Poradnik Organizacji Non Profit

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowe przepisy o rynku pracy i zatrudnianiu cudzoziemców od 1 czerwca 2025. Co się zmienia?

Od 1 czerwca 2025 r. wchodzą w życie dwie kluczowe ustawy reformujące polski rynek pracy i zasady zatrudniania cudzoziemców. Nowe przepisy zmienią sposób rejestracji bezrobotnych, zniosą ograniczenia wiekowe i wprowadzą nowoczesne narzędzia informatyczne. Co dokładnie się zmienia i kogo dotyczą nowe regulacje?

Debata. Syndrom oszustki - między sukcesem a wątpliwościami

To będzie jedno z najważniejszych spotkań w naszym studio, transmitowane w czasie rzeczywistym na stronie infor.pl.

Ile godzin tygodniowo pracuje się w UE? Najmniej w Holandii, najwięcej w Grecji, Bułgarii i Polsce

Według danych Eurostatu pracownicy w Unii Europejskiej pracowali średnio 36 godzin w tygodniu. Okazuje się, że w Polsce było to znacznie więcej. Gdzie odnotowano najdłuższe, a gdzie najkrótsze tygodnie pracy?

Jakie kody uprawniają do wyższego dofinansowania PFRON? [KWOTY 2025]

Kwota dofinansowania, jaką może uzyskać pracodawca, zależy nie tylko od stopnia niepełnosprawności, ale również od rodzaju schorzenia. Czy pojawią się kolejne kody uprawniające do wyższego dofinansowania? Jakie kwoty obowiązują w 2025 r.?

REKLAMA

Kapitał początkowy można przeliczyć. To klucz do wyższej emerytury!

Kapitał początkowy to odtworzona wartość składek emerytalnych z okresu przed 1 stycznia 1999 roku, kiedy składki nie były przypisane do indywidualnych kont. Bez kapitału początkowego Twoja emerytura może być znacznie niższa. Sprawdź, jak go wyliczyć i jakie dokumenty są potrzebne, by nie stracić pieniędzy.

Menadżerowie wysokiego szczebla chcą się dogadywać mimo barier budowanych przez przywódców świata

Menadżerowie i światowy biznes stoi w obliczu rosnącej niestabilności – od napięć geopolitycznych i przesunięcia wpływów globalnych, po coraz bardziej spolaryzowaną scenę międzynarodową. Mimo to, wielu menedżerów najwyższego szczebla wciąż wykazuje wiarę w trwałość dotychczasowych struktur i scenariuszy współpracy.

Pracodawco! Nie zawsze możesz zlecić dodatkowe zadania pracownikowi

Podpisując umowę o pracę, strony zawierają dwustronne zobowiązanie - pracownik obliguje się do świadczenia określonej w umowie pracy, a pracodawca do wypłacania pracownikowi uzgodnionego wynagrodzenia. W praktyce jednak wielu pracodawców wychodzi z założenia, że skoro to oni płacą, to mogą zlecać swoim podopiecznym różnorodne zadania, również te wykraczające poza ustalony zakres obowiązków.

Jawność wynagrodzeń w Polsce: Sejm uchwalił nowelizację Kodeksu pracy. Co się zmieni dla pracodawców i kandydatów do pracy?

Nowelizacja Kodeksu pracy uchwalona przez Sejm wprowadza obowiązek informowania kandydatów do pracy o wynagrodzeniu w procesie rekrutacji. Eksperci podkreślają jednak, że to dopiero początek drogi do pełnej jawności płac w Polsce.

REKLAMA

Aplikacja mZUS zyskuje popularność – już ponad 700 tys. użytkowników w całej Polsce

Aplikacja mobilna mZUS, dostępna na smartfony z systemem Android i iOS, przekroczyła próg 700 tysięcy użytkowników. Umożliwia szybki i wygodny dostęp do usług Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, takich jak składanie wniosków o 800+, „Dobry Start” czy rezerwacja e-wizyt.

Coraz więcej seniorów wybiera przelew zamiast gotówki. Już 80% świadczeń ZUS trafia na konta bankowe

W marcu 2025 roku aż 80 proc. emerytów i rencistów otrzymywało świadczenia ZUS przelewem na konto bankowe. Choć coraz więcej osób rezygnuje z gotówki, część seniorów nadal wybiera wizytę listonosza – z powodów praktycznych i społecznych.

REKLAMA