Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Korzystanie z telefonu służbowego a przychód pracownika

Agnieszka Zawadzka
Korzystanie z telefonu służbowego a przychód pracownika. /Fot. Fotolia
Korzystanie z telefonu służbowego a przychód pracownika. /Fot. Fotolia
ShutterStock
Czy w konsekwencji używania przez pracownika telefonu służbowego, powstaje po jego stronie przychód, który podlega opodatkowaniu łącznie z innymi składnikami wynagrodzenia?

Pracownicy naszej organizacji wykorzystują w pracy służbowe telefony komórkowe, będące własnością pracodawcy. Zasady korzystania z tych telefonów oraz miesięczny limit kwotowy określono w umowach użyczenia. Za rozmowy wykonane ponad przyznany limit pracownicy płacą z własnych środków – chyba że wykażą, że rozmowy te były prowadzone w celach służbowych. Czy z racji używania służbowych telefonów komórkowych powstaje przychód po stronie pracowników, który podlega opodatkowaniu łącznie z innymi składnikami wynagrodzenia?

W sytuacji gdy telefon służbowy (komórkowy lub stacjonarny) jest wykorzystywany jako narzędzie pracy (służy tylko celom służbowym), wydatki ponoszone przez pracodawcę (organizację non profit), związane z jego udostępnieniem i eksploatacją, nie stanowią przychodu pracownika z tytułu nieodpłatnych świadczeń w rozumieniu art. 11 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: updof). Przychód u pracownika powstanie natomiast w sytuacji, gdy pracownik używa telefonu (służbowego lub prywatnego) do celów prywatnych, zaś pracodawca pokrywa koszty takich rozmów (zob. np. interpretację indywidualną yrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 17 lipca 2013 r., sygn. IBPBII/1/415-455/13/MK).

Z tego względu konieczne jest rozdzielenie rozmów służbowych pracownika od prywatnych – co jest w praktyce możliwe tylko na podstawie tzw. billingu, czyli komputerowego wydruku rozmów. Billing służy potwierdzeniu tych połączeń, które dotyczyły rozmów służbowych, co daje podstawę do udokumentowania poniesionych wydatków (i zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów organizacji non profit).

Zobacz także: Jakie należności mogą zostać potrącone z wynagrodzenia pracownika bez jego zgody?

Używanie telefonu służbowego

Do celów rozliczeń z pracownikami organizacja non profit powinna dysponować billingami od operatora, z uwagi na to, że w koszty działalności nie można zaliczyć prywatnych rozmów pracowników, prowadzonych z aparatu służbowego (chyba że zostaną one opodatkowane po stronie pracownika).

Z reguły pracodawcy ponoszą częściowe koszty za rozmowy telefoniczne – takie jak koszty abonamentu i ustalonego limitu na rozmowy służbowe – a kosztami rozmów prywatnych obciążają pracowników.

Takie obciążenie może nastąpić na dwa sposoby. W przypadku usług telekomunikacyjnych istnieje możliwość ich refakturowania na poszczególne podmioty korzystające z tych usług. Dlatego też nie ma przeszkód, aby pracodawca wystawił fakturę VAT na pracownika z tytułu wykonanych przez niego prywatnych rozmów telefonicznych. W praktyce tak właśnie postępują małe jednostki.

Polecamy serwis: Składniki wynagrodzenia

Refakturowanie

Z refakturowaniem mamy do czynienia, gdy występują następujące okoliczności:

  • przedmiotem refakturowania są usługi,
  • odsprzedaż musi być dokonana w cenie zakupu, bez jakiejkolwiek marży narzuconej przez odsprzedającego,
  • podmiot, który dokonuje refakturowania, wystawia na rzecz nabywcy fakturę (refakturę) z uwzględnieniem tej samej stawki podatku VAT (bądź też stosując zwolnienie od podatku), która widnieje na fakturze pierwotnej, wystawionej przez usługodawcę.

Natomiast w dużych jednostkach, które posiadają własne centrale telefoniczne, obciążenie pracowników kosztami prywatnych rozmów telefonicznych następuje na podstawie wykazów rozmów z danego numeru telefonicznego (na podstawie dowodu KP) – oczywiście także na podstawie wydruków dostarczonych przez operatora telekomunikacyjnego.

Jeżeli pracodawca zwraca pracownikowi koszty za telefon prywatny używany służbowo w formie ryczałtowej, to w razie braku billingu takiego ryczałtu nie można uznać w całości za ekwiwalent zwolniony z podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 updof (zob. np. interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 21 lutego 2012 r., sygn. IPPB2/415-943/11-4/AK). Ze zwolnienia korzysta bowiem jedynie kwota, odpowiadająca wartości rozmów służbowych.

Zadaj pytanie na: Forum Kadry


Używanie prywatnego telefonu

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 updof, wolne od podatku są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały i sprzęt (w tym – telefon) stanowiące ich własność. Przy czym zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z ww. tytułu ma zastosowanie po spełnieniu łącznie kilku warunków:

  • ekwiwalent musi być wypłacony w pieniądzu,
  • kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom (tzn. musi zachodzić racjonalny związek między kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanych do celów służbowych narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika oraz stopniem zużycia rzeczy dokonanego w trakcie tego używania),
  • narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika,
  • narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.

Dopiero po spełnieniu powyższych warunków kwota wypłaconego ekwiwalentu korzysta ze zwolnienia od podatku.

Zobacz także: Dodatek za pracę w porze nocnej w 2014 roku

Z orzecznictwa:

Płatnik, stosując przepis art. 21 ust. 1 pkt 13 updof, musi wykazać, że narzędzia, materiały czy sprzęt, którymi posługuje się pracownik, wykonując pracę dla pracodawcy, stanowią jego własność. Musi zatem dysponować odpowiednimi dowodami. Z tego też względu powinien zażądać od pracownika wykazania dowodem, który nie budzi wątpliwości, że konkretne narzędzie jest jego własnością. Z reguły będą to faktury, dowody zakupu. Oświadczenie, aby mogło stanowić dowód własności sprzętu czy narzędzi, nie może budzić wątpliwości, a więc powinno być poparte takimi dowodami, które pozwolą bez wątpienia uznać je za potwierdzające prawo własności pracownika do danego sprzętu, narzędzi czy materiałów.

Wyrok WSA we Wrocławiu z 13 marca 2007 r. (sygn. akt I SA/Wr 59/07)

Ryczałt nie jest ekwiwalentem korzystającym ze zwolnienia z podatku. W związku z faktem wypłaty przez pracodawcę pracownikom stałej ryczałtowej kwoty kosztów używania prywatnego telefonu komórkowego do celów służbowych, a nie kwoty faktycznie poniesionych przez nich wydatków, wypłata takich świadczeń podlega opodatkowaniu jako przychód ze stosunku pracy. Wypłacane świadczenia nie stanowią przychodu zwolnionego z podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 updof, ponieważ pracodawca dokonuje zwrotu na rzecz pracowników w formie ryczałtu, nieuwzględniającego faktycznie poniesionych przez nich wydatków.

Polecamy serwis: Odpowiedzialność prawa obowiązki

Do przychodu pracownika zalicza się tę część wydatków na rozmowy prywatne (obojętnie, czy z telefonów komórkowych, czy stacjonarnych), którą pokrywa pracodawca (art. 12 ust. 1 w zw. z art. 11 ust. 1 updof). Pojęcie nieodpłatnego świadczenia w rozumieniu przepisów prawa podatkowego obejmuje bowiem wszystkie zjawiska gospodarcze i zdarzenia prawne, których następstwem jest uzyskanie korzyści kosztem innego podmiotu, jak również te wszelkie zdarzenia, których skutkiem jest nieodpłatne – tj. niezwiązane z kosztami bądź inną formą ekwiwalentu – przysporzenie majątku tej osobie mające konkretny wymiar finansowy (zob. np. wyrok NSA z 23 kwietnia 2013 r., sygn. akt II FSK 1741/11).

Z kolei pracodawca do swoich kosztów podatkowych może zaliczyć całość kwoty, którą wypłacił pracownikowi z tego tytułu (art. 15 ust. 1 updop). Wynika to z faktu, że różnica między wartością rozmów służbowych a wypłaconą kwotą stanowi przychód dla pracownika, podlegający u niego opodatkowaniu.

Interpretacje:

W związku z korzystaniem ze służbowych telefonów komórkowych lub kart modemowych w świetle obowiązujących zasad w spółce, po stronie pracowników nie powstaje przychód podlegający opodatkowaniu. W zawieranych umowach pracownicy zobowiązują się do korzystania z nich jedynie w celach służbowych. Zobowiązanie pracowników korzystających ze służbowych telefonów i kart modemowych, w granicach ustalonych limitów jedynie do celów służbowych powoduje, że nie dochodzi do powstania świadczenia na rzecz pracowników ze stosunku pracy.

Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 20 lipca 2011 r. (sygn. IPPB2/415-448/11-2/MK).

Zadaj pytanie na: Forum Kadry

Podstawa prawna:

Więcej przeczytasz w PORADNIKU ORGANIZACJI NON PROFIT >>>

Kodeks Pracy 2022 » Poszerzaj swoją wiedzę
Kodeks pracy 2022. Praktyczny komentarz z przykładami
Kodeks pracy 2022. Praktyczny komentarz z przykładami
Tylko teraz
Źródło: Poradnik Organizacji Non Profit
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Świadczenia emerytalno-rentowe
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Emerytury i renty podlegają corocznie waloryzacji od dnia:
    1 stycznia
    1 marca
    1 czerwca
    1 września
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Brak kompetencji blokuje innowacyjność firm
    Przełomowe pomysły to tylko jeden z czynników innowacyjności w firmach. Drugim, równie istotnym, jest odpowiednie zarządzanie tymi pomysłami i ich wdrażanie. Do tego jednak potrzebny jest szereg kompetencji, których dziś w firmach brakuje i same to przyznają. Dwie na trzy twierdzą, że przeszkodą w podejmowaniu przez nie innowacji jest problem z pozyskaniem odpowiednich pracowników. Akademia Menadżera Innowacji – prowadzona przez PARP – ma tę lukę kompetencyjną zasypywać. Uczestniczący w niej menadżerowie przechodzą szereg szkoleń podnoszących ich umiejętności zarządzania w tym obszarze, ale także pracują z doradcami, którzy od lat zajmują się wdrażaniem innowacji.
    Prawie połowa Polaków jest skłonna usprawiedliwić pracę na czarno
    Od czterech lat obserwowany jest wysoki poziom akceptacji nieetycznych zachowań i nadużyć finansowych – pokazują badania Związku Przedsiębiorstw Finansowych w Polsce. Dziś takie praktyki jest skłonna usprawiedliwić prawie połowa Polaków. Najczęściej przymykają oko na pracę na czarno w celu unikania ściągania długów z pensji. Zrozumienie dla takich praktyk deklaruje ponad 61 proc. społeczeństwa. Z kolei najbardziej rygorystycznie Polacy odnoszą się do wyłudzania pieniędzy z wykorzystaniem cudzych lub fałszywych dokumentów.
    Profil zaufany - jak go założyć?
    Profil zaufany powstał po to, aby umożliwić załatwienie spraw urzędowych bez wychodzenia z domu. Dla przedsiębiorców, jak i osób prywatnych, które często kontaktują się z instytucjami publicznymi, profil zaufany to idealne narzędzie. W jaki sposób się go zakłada? Jak długo jest ważny? Podpowiadamy.
    Praca przy komputerze. Jak zadbać o zdrowie?
    Wielogodzinna praca przed komputerem może negatywnie odbijać się na naszym zdrowiu fizycznym. Ból ramion, nadgarstków, ud i pleców są częstymi dolegliwościami pracowników biurowych. Dlatego tak ważne są przerwy od pracy. Podpowiadamy, w jaki sposób można je efektywnie wykorzystać, wykonując kilka prostych ćwiczeń korzystnych dla naszego ciała.
    Szukasz pracownika? Samo ogłoszenie to nie wszystko!
    Rynek pracy staje się coraz bardziej konkurencyjny, firmy rywalizują ze sobą o najlepsze talenty, ale aż 75% z nich spodziewa się w tym roku trudności w znalezieniu pracownika . Poszukujący mają za to do dyspozycji kilka różnych portali pracy, na których co chwila pojawiają się nowe oferty. Ale czy rola dobrego jobboardu ogranicza się tylko do publikowania ogłoszeń? Zadbanie o atrakcyjność oferty to jedno, sztuką jest także dotarcie do właściwego odbiorcy. Co wpływa na efektywność procesu rekrutacyjnego i jak zwiększyć szansę na trafienie do najbardziej wartościowych kandydatów?
    Praca zdalna wymaga doprecyzowania
    Praca zdalna zostanie uregulowana w kodeksie pracy. Wątpliwości może wywoływać m.in. forma, w jakiej ustala się miejsce świadczenia pracy poza siedzibą zatrudniającego. Niektóre przepisy może poprawić jeszcze Sejm, który nie spieszy się z uchwaleniem nowelizacji kodeksu pracy.
    Rekrutacja od strony pracodawcy – jak zwiększyć szanse na sukces
    Rynek pracy staje się coraz bardziej konkurencyjny, firmy rywalizują ze sobą o najlepsze talenty, ale aż 75% z nich spodziewa się w tym roku trudności w znalezieniu pracownika . Poszukujący mają za to do dyspozycji kilka różnych portali pracy, na których co chwila pojawiają się nowe oferty. Co wpływa na efektywność procesu rekrutacyjnego i jak zwiększyć szansę na trafienie do najbardziej wartościowych kandydatów?
    Ostatnie dni rekrutacji w szkołach. Dla nauczycieli ofert na pęczki
    Napływ uchodźców z Ukrainy to wielkie wyzwanie przed polskimi szkołami. Niestety wygląda na to, że powstanie sporo wakatów, a kuratorzy oświaty pozostaną z trudnymi zadaniami.
    Odzież ochronna i robocza chroniąca przed promieniowaniem UV
    Stale rośnie liczba dni, w których temperatury osiągają wysokie wartości, a promieniowanie UV jest niebezpieczne – szczególnie dla tych, którzy swoją pracę wykonują na świeżym powietrzu. Ochrona przed skutkami promieniowania to nie tylko filtry UV czy przebywanie w cieniu. To także kwestia odzieży ochronnej – w której funkcjonalności nastąpił duży postęp.
    Połowa Polaków ocenia polskich szefów gorzej niż zagranicznych, a 28% potwierdza, że ich przełożony krzyczy na pracowników
    Badanie przeprowadzone przez serwis InterviewMe wykazało, że 73% Polaków ma szacunek dla swojego przełożonego, chociaż aż 28% przyznało, że szef krzyczy, a 21%, że źle traktuje swoich pracowników
    Prawie 6 godzin tygodniowo darmowych nadgodzin. 12 sierpnia Światowy Dzień Pracoholików
    Polacy coraz częściej zostają w pracy po godzinach; badania wykazują, że pracownicy tygodniowo wykonują średnio 5 h 48 minut dodatkowej pracy za darmo - wynika z najnowszego raportu ADP „People at Work 2022: A Global Workforce View”.
    Pozyskiwanie pracowników lokalnych - 10 sposobów
    Jak informuje Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej, stopa bezrobocia rejestrowanego w lipcu 2022 r. wyniosła 4,9%. To o 0,2 punktu procentowego mniej niż w maju br. I jak każda informacja, ta również ma dwie strony medalu. Znalezienie pracowników staje się bowiem większym wyzwaniem, zwłaszcza dla firm lokalnych, rekrutujących wśród miejscowych społeczności. W jaki sposób można mu podołać? Odpowiadamy.
    Polski Ład 2.0 - problemy z wyliczeniem podstawy składki zdrowotnej
    Nowelizacja Polskiego Ładu, która zaczęła obowiązywać od 1 lipca 2022 roku, daje podatnikom rozliczającym się na ryczałcie możliwość zmiany formy opodatkowania na zasady ogólne już od połowy tego roku. Odpowiedniego wpisu do CEIDG należy dokonać do 22 sierpnia. W tym przypadku pojawia się jednak ważne pytanie: jak obliczyć składkę zdrowotną za pierwsze półrocze.
    Cofnięcie wypowiedzenia umowy o pracę
    Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, każda ze stron umowy o pracę może ją rozwiązać za wypowiedzeniem. Rozwiązanie umowy następuje wówczas z upływem okresu dokonanego wypowiedzenia w zależności od długości zatrudnienia pracownika. Podpowiadamy, w jakich sytuacjach możliwe jest cofnięcie wypowiedzenia umowy o pracę.
    Ponaglenie w sprawie urzędowej
    Jeśli sprawa urzędowa nie została załatwiona w terminie lub postępowanie jest prowadzone dłużej niż jest to niezbędne, masz prawo wnieść ponaglenie. Jeśli natomiast procedura dotyczy urzędu pracy lub urzędu wojewódzkiego, upewnij się wcześniej, że ponaglenie będzie skuteczne.
    Uprawnienia niepełnosprawnego pracownika
    Osobie legitymującej się orzeczeniem o stopniu niepełnosprawności przysługują dodatkowe uprawnienia pracownicze. Wynikają one z przepisów o zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Dotyczą one przede wszystkim czasu pracy, przerw w pracy i wymiaru urlopu. Oto one.
    Ponad 770 tys. obywateli Ukrainy zatrudnionych w Polsce
    Już ponad 770 tys. obywateli Ukrainy jest zatrudnionych legalnie w naszym kraju - powiedział we wtorek wiceminister rodziny i polityki społecznej Stanisław Szwed.
    Ponad połowa pracowników preferuje zdalny i hybrydowy model pracy
    Hybrydowy model pracy, który coraz chętniej wybierany jest przez samych pracowników, wymaga dużych zmian w modelu operacyjnym wielu firm. Zanim jednak pracownicy przejdą na pożądany przez nich system pracy, powinni posiąść niezbędne kompetencje. Zyskają jednak na tym też organizacje, które będą mogły łowić talenty na znacznie większym obszarze. Sukcesy widać już dziś. Nawet w firmach z sektora przemysłu ciężkiego, które w ”hybrydowym” świecie mogli zdobyć pracowników wcześniej niedostępnych.
    Czy to koniec sprzedaży bezpośredniej? Przedstawiciele handlowi powinni się zmienić!
    Jesteś przedstawicielem handlowym? Zadbaj o nowe kompetencje. Raport firmy Showpad mówi jasno - detaliści powoli, acz skutecznie, zmieniają swoje preferencje. Coraz częściej od tradycyjnych spotkań z przedstawicielem handlowym, wolą kupować towary online. Zdecydowana większość, bo aż 86 proc. osób odpowiedzialnych za zakupy w dużych firmach, od spotkań twarzą w twarz woli transakcje zawierane w sposób wirtualny. Im młodszy pytany, tym chętniej wybiera internet. Tylko 8 proc. milenialsów oraz osób z pokolenia Z preferuje spotkanie z handlowcem.
    W II kw. 2022 r. rynek utrzymał dynamikę zatrudnienia
    Uwarunkowania makro- i mikroekonomicznie równomiernie oddziałują na ogół rynku i innowacyjne przedsiębiorstwa – wynika z raportu ADP Polska „Zatrudnienie w Nowoczesnej Gospodarce Q2 2022 r.”. W II kw. 2022 r. utrzymał się dystans pod względem dynamiki zatrudnienia między rynkiem (+2,3 proc. vs II kw. 2021 r. wg danych Głównego Urzędu Statystycznego) a firmami należącymi do Nowoczesnej Gospodarki (+3,46 proc. vs II kw. 2021 r.) i wyniósł 1,16 p.p.
    ZUS: Coraz więcej cudzoziemców objętych ubezpieczeniem społecznym
    Liczba cudzoziemców pracujących legalnie w Polsce i podlegających ubezpieczeniom społecznym przekroczyła już milion. Największą grupę stanowią obywatele Ukrainy. Na koniec lipca do ubezpieczenia emerytalnego zgłoszonych było niemal 1 mln 25 tys. cudzoziemców.
    Komplet: Zmiany w Kodeksie pracy 2022
    Zapraszamy do udziału w webinariach na temat zmian w Kodeksie pracy. Przy zakupie dwóch webinariów drugie 50% taniej. Komplet składa się z 2 webinariów: „Nieobecności pracownicze po nowelizacjach Kodeksu pracy” oraz „Kontrola trzeźwości pracowników w miejscu pracy”. Szkolenia poprowadzą Aleksander Kuźniar i Paweł Ziółkowski. Każdy z uczestników webinariów otrzyma imienny certyfikat. Polecamy!
    Technologia i wellbeing - transformacja rynku pracy?
    Technologia już dziś jest częścią codziennego życia zawodowego dużej grupy pracowników, a w przyszłości jej udział będzie rósł. 65 proc. Polaków uważa, że kompetencje cyfrowe będą odgrywać coraz ważniejszą rolę na rynku pracy, a 60 proc. ocenia, że osobom biegłym w nowych technologiach będzie łatwiej o podwyżki i awanse – wynika z badań przeprowadzonych przez Grupę Pracuj. Cyfryzacja i zmiana modelu pracy na zdalny lub hybrydowy staje się także stałym elementem wellbeingu pracowniczego. Do korzystania z dobrodziejstw tej sytuacji skłonne są przede wszystkim młode osoby, które szukają pracy elastycznej, dopasowanej do ich stylu życia.
    Rada Ochrony Pracy o pyłowej atmosferze wybuchowej
    Główny Inspektor Pracy Katarzyna Łażewska-Hrycko uczestniczyła 2 sierpnia 2022 r. w posiedzeniu Rady Ochrony Pracy. Przedmiotem obrad była między innymi problematyka zagrożeń związanych z obecnością pyłowej atmosfery wybuchowej w przemyśle i rolnictwie.
    Kontrola legalności zatrudnienia PIP
    Na temat kontroli dotyczących legalności zatrudnienia prowadzonych przez Państwową Inspekcję Pracy wypowiedział się dla agencji Newseria Biznes Dariusz Górski, dyrektor Departamentu Legalności Zatrudnienia w Głównym Inspektoracie Pracy.