REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Korzystanie z telefonu służbowego a przychód pracownika

Agnieszka Zawadzka
Korzystanie z telefonu służbowego a przychód pracownika. /Fot. Fotolia
Korzystanie z telefonu służbowego a przychód pracownika. /Fot. Fotolia
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Czy w konsekwencji używania przez pracownika telefonu służbowego, powstaje po jego stronie przychód, który podlega opodatkowaniu łącznie z innymi składnikami wynagrodzenia?

Pracownicy naszej organizacji wykorzystują w pracy służbowe telefony komórkowe, będące własnością pracodawcy. Zasady korzystania z tych telefonów oraz miesięczny limit kwotowy określono w umowach użyczenia. Za rozmowy wykonane ponad przyznany limit pracownicy płacą z własnych środków – chyba że wykażą, że rozmowy te były prowadzone w celach służbowych. Czy z racji używania służbowych telefonów komórkowych powstaje przychód po stronie pracowników, który podlega opodatkowaniu łącznie z innymi składnikami wynagrodzenia?

Autopromocja

W sytuacji gdy telefon służbowy (komórkowy lub stacjonarny) jest wykorzystywany jako narzędzie pracy (służy tylko celom służbowym), wydatki ponoszone przez pracodawcę (organizację non profit), związane z jego udostępnieniem i eksploatacją, nie stanowią przychodu pracownika z tytułu nieodpłatnych świadczeń w rozumieniu art. 11 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: updof). Przychód u pracownika powstanie natomiast w sytuacji, gdy pracownik używa telefonu (służbowego lub prywatnego) do celów prywatnych, zaś pracodawca pokrywa koszty takich rozmów (zob. np. interpretację indywidualną yrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 17 lipca 2013 r., sygn. IBPBII/1/415-455/13/MK).

Z tego względu konieczne jest rozdzielenie rozmów służbowych pracownika od prywatnych – co jest w praktyce możliwe tylko na podstawie tzw. billingu, czyli komputerowego wydruku rozmów. Billing służy potwierdzeniu tych połączeń, które dotyczyły rozmów służbowych, co daje podstawę do udokumentowania poniesionych wydatków (i zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów organizacji non profit).

Zobacz także: Jakie należności mogą zostać potrącone z wynagrodzenia pracownika bez jego zgody?

Używanie telefonu służbowego

Do celów rozliczeń z pracownikami organizacja non profit powinna dysponować billingami od operatora, z uwagi na to, że w koszty działalności nie można zaliczyć prywatnych rozmów pracowników, prowadzonych z aparatu służbowego (chyba że zostaną one opodatkowane po stronie pracownika).

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Z reguły pracodawcy ponoszą częściowe koszty za rozmowy telefoniczne – takie jak koszty abonamentu i ustalonego limitu na rozmowy służbowe – a kosztami rozmów prywatnych obciążają pracowników.

Takie obciążenie może nastąpić na dwa sposoby. W przypadku usług telekomunikacyjnych istnieje możliwość ich refakturowania na poszczególne podmioty korzystające z tych usług. Dlatego też nie ma przeszkód, aby pracodawca wystawił fakturę VAT na pracownika z tytułu wykonanych przez niego prywatnych rozmów telefonicznych. W praktyce tak właśnie postępują małe jednostki.

Polecamy serwis: Składniki wynagrodzenia

Refakturowanie

Z refakturowaniem mamy do czynienia, gdy występują następujące okoliczności:

  • przedmiotem refakturowania są usługi,
  • odsprzedaż musi być dokonana w cenie zakupu, bez jakiejkolwiek marży narzuconej przez odsprzedającego,
  • podmiot, który dokonuje refakturowania, wystawia na rzecz nabywcy fakturę (refakturę) z uwzględnieniem tej samej stawki podatku VAT (bądź też stosując zwolnienie od podatku), która widnieje na fakturze pierwotnej, wystawionej przez usługodawcę.

Natomiast w dużych jednostkach, które posiadają własne centrale telefoniczne, obciążenie pracowników kosztami prywatnych rozmów telefonicznych następuje na podstawie wykazów rozmów z danego numeru telefonicznego (na podstawie dowodu KP) – oczywiście także na podstawie wydruków dostarczonych przez operatora telekomunikacyjnego.

Jeżeli pracodawca zwraca pracownikowi koszty za telefon prywatny używany służbowo w formie ryczałtowej, to w razie braku billingu takiego ryczałtu nie można uznać w całości za ekwiwalent zwolniony z podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 updof (zob. np. interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 21 lutego 2012 r., sygn. IPPB2/415-943/11-4/AK). Ze zwolnienia korzysta bowiem jedynie kwota, odpowiadająca wartości rozmów służbowych.

Zadaj pytanie na: Forum Kadry


Używanie prywatnego telefonu

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 updof, wolne od podatku są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały i sprzęt (w tym – telefon) stanowiące ich własność. Przy czym zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z ww. tytułu ma zastosowanie po spełnieniu łącznie kilku warunków:

  • ekwiwalent musi być wypłacony w pieniądzu,
  • kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom (tzn. musi zachodzić racjonalny związek między kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanych do celów służbowych narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika oraz stopniem zużycia rzeczy dokonanego w trakcie tego używania),
  • narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika,
  • narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.

Dopiero po spełnieniu powyższych warunków kwota wypłaconego ekwiwalentu korzysta ze zwolnienia od podatku.

Zobacz także: Dodatek za pracę w porze nocnej w 2014 roku

Z orzecznictwa:

Płatnik, stosując przepis art. 21 ust. 1 pkt 13 updof, musi wykazać, że narzędzia, materiały czy sprzęt, którymi posługuje się pracownik, wykonując pracę dla pracodawcy, stanowią jego własność. Musi zatem dysponować odpowiednimi dowodami. Z tego też względu powinien zażądać od pracownika wykazania dowodem, który nie budzi wątpliwości, że konkretne narzędzie jest jego własnością. Z reguły będą to faktury, dowody zakupu. Oświadczenie, aby mogło stanowić dowód własności sprzętu czy narzędzi, nie może budzić wątpliwości, a więc powinno być poparte takimi dowodami, które pozwolą bez wątpienia uznać je za potwierdzające prawo własności pracownika do danego sprzętu, narzędzi czy materiałów.

Wyrok WSA we Wrocławiu z 13 marca 2007 r. (sygn. akt I SA/Wr 59/07)

Ryczałt nie jest ekwiwalentem korzystającym ze zwolnienia z podatku. W związku z faktem wypłaty przez pracodawcę pracownikom stałej ryczałtowej kwoty kosztów używania prywatnego telefonu komórkowego do celów służbowych, a nie kwoty faktycznie poniesionych przez nich wydatków, wypłata takich świadczeń podlega opodatkowaniu jako przychód ze stosunku pracy. Wypłacane świadczenia nie stanowią przychodu zwolnionego z podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 updof, ponieważ pracodawca dokonuje zwrotu na rzecz pracowników w formie ryczałtu, nieuwzględniającego faktycznie poniesionych przez nich wydatków.

Polecamy serwis: Odpowiedzialność prawa obowiązki

Do przychodu pracownika zalicza się tę część wydatków na rozmowy prywatne (obojętnie, czy z telefonów komórkowych, czy stacjonarnych), którą pokrywa pracodawca (art. 12 ust. 1 w zw. z art. 11 ust. 1 updof). Pojęcie nieodpłatnego świadczenia w rozumieniu przepisów prawa podatkowego obejmuje bowiem wszystkie zjawiska gospodarcze i zdarzenia prawne, których następstwem jest uzyskanie korzyści kosztem innego podmiotu, jak również te wszelkie zdarzenia, których skutkiem jest nieodpłatne – tj. niezwiązane z kosztami bądź inną formą ekwiwalentu – przysporzenie majątku tej osobie mające konkretny wymiar finansowy (zob. np. wyrok NSA z 23 kwietnia 2013 r., sygn. akt II FSK 1741/11).

Z kolei pracodawca do swoich kosztów podatkowych może zaliczyć całość kwoty, którą wypłacił pracownikowi z tego tytułu (art. 15 ust. 1 updop). Wynika to z faktu, że różnica między wartością rozmów służbowych a wypłaconą kwotą stanowi przychód dla pracownika, podlegający u niego opodatkowaniu.

Interpretacje:

W związku z korzystaniem ze służbowych telefonów komórkowych lub kart modemowych w świetle obowiązujących zasad w spółce, po stronie pracowników nie powstaje przychód podlegający opodatkowaniu. W zawieranych umowach pracownicy zobowiązują się do korzystania z nich jedynie w celach służbowych. Zobowiązanie pracowników korzystających ze służbowych telefonów i kart modemowych, w granicach ustalonych limitów jedynie do celów służbowych powoduje, że nie dochodzi do powstania świadczenia na rzecz pracowników ze stosunku pracy.

Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 20 lipca 2011 r. (sygn. IPPB2/415-448/11-2/MK).

Zadaj pytanie na: Forum Kadry

Podstawa prawna:

Więcej przeczytasz w PORADNIKU ORGANIZACJI NON PROFIT >>>

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Poradnik Organizacji Non Profit

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
QR Code
Uprawnienia rodzicielskie
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne
Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Sejm: Będą dwie niedziele handlowe w miesiącu i wyższe wynagrodzenie pracowników

Sejm pracuje zmianą regulacji dotyczących zasad prowadzenia handlu i czynności związanych z handlem w niedzielę. Projekt ustawy dotyczy zwiększenia liczby niedziel, w których handel jest dozwolony oraz wynagrodzenia za pracę w niedzielę.

Sejm: Od 1 lipca 2024 r. pieniędze dla przedstawicieli osób niepełnosprawnych [projekt nowelizacji]

Przedstawiciele osób niepełnosprawnych, którzy mają mieć zagwarantowane pieniądze na działalność, to rady ds. osób niepełnosprawnych. Prawdziwe, a nie wirtualne pieniądze umożliwią im realną działalność w społecznościach lokalnych na rzecz osób niepełnosprawnych.

Zmiany w Kodeksie pracy 2024 r.

Czekają nas nie małe zmiany w Kodeksie pracy jeszcze w 2024 r. Chodzi o ważną sprawę, bo o życie i zdrowie pracowników - w tym ich rozrodczość. Projekt zmian przepisów BHP w KP dotyczy dostosowania polskiego prawa do przepisów UE w sprawie ochrony pracowników przed zagrożeniem czynnikami rakotwórczymi lub mutagenami podczas pracy, które wpływają negatywnie na rozrodczość kobiet i mężczyzn.

Kwota potrącenia komorniczego wykazana w świadectwie pracy

Kwota potrącenia komorniczego wykazana w świadectwie pracy - pytań związanych z tym zagadnieniem jest bardzo dużo: Co podać w świadectwie pracy? Czy w świadectwie pracy wpisujemy zajęcie komornicze? Czy w świadectwie pracy wpisujemy wysokość potrąconych kwot? Kiedy pracodawca musi wydać świadectwo pracy?

REKLAMA

Kwota potrącenia komorniczego wykazana w świadectwie pracy

Kwota potrącenia komorniczego wykazana w świadectwie pracy - pytań związanych z tym zagadnieniem jest bardzo dużo: Co podać w świadectwie pracy? Czy w świadectwie pracy wpisujemy zajęcie komornicze? Czy w świadectwie pracy wpisujemy wysokość potrąconych kwot? Kiedy pracodawca musi wydać świadectwo pracy?

Dżem, miód, soki i cukier: nowe obowiązki dla przedsiębiorców. Rewolucyjne dyrektywy śniadaniowe!

Więcej owoców w dżemie, oznakowania na sokach i skład, mniej cukru oraz kraj pochodzenia miodu - to nowe wyzwania dla przedsiębiorców w całej UE. Uregulowano nowe przepisy w zakresie bezpieczeństwa żywnościowego produktów, które mają ulepszyć ochronę konsumentów i dostosować ją do nowych wyzwań, takich jak zielona i cyfrowa transformacja. Przedsiębiorcy nie są pocieszeni, czekają ich duże zmiany.

Jak wypadają Zielone Świątki w 2024 roku?

Jak wypadają Zielone Świątki w 2024 roku? Czy w Zielone Świątki trzeba iść do kościoła? Czy w Zielone Świątki sklepy są otwarte? Czy 19 maja 2024 to niedziela handlowa? Jak wypada Boże Ciało w 2024 roku?

Komunikat ZUS: Ograniczenia w dostępie do aplikacji mZUS

Od 17 do 18 maja 2024 r. mogą wystąpić ograniczenia w dostępie do aplikacji mobilnych mZUS i mZUS dla Lekarza.

REKLAMA

Nowa regulacja ochroni dobre imię pracodawcy i współpracowników. Zmiany jeszcze w 2024 r.

Nowa regulacja w zakresie prawa pracy ochroni dobre imię pracodawcy, współpracowników ale też ogółu i interesy państwa - zmiany będą jeszcze w 2024 r. Jak szumnie wskazuje MPiPS: ustawa ma służyć ludziom ponoszącym ryzyko w imię troski o dobro wspólne.

ZUS: Ważne dla osób pobierających świadczenie lub zasiłek przedemerytalny. Zbliża się termin przekazania informacji o przychodach

Osoby dorabiające do zasiłku lub świadczenia przedemerytalnego muszą przekazać do ZUS informację o osiąganych przychodach za okres od 1 marca 2023 r. do 29 lutego 2024 r. Na jakim formularzu?

REKLAMA