Kategorie

Korzystanie z telefonu służbowego a przychód pracownika

Agnieszka Zawadzka
Korzystanie z telefonu służbowego a przychód pracownika. /Fot. Fotolia
Korzystanie z telefonu służbowego a przychód pracownika. /Fot. Fotolia
ShutterStock
Czy w konsekwencji używania przez pracownika telefonu służbowego, powstaje po jego stronie przychód, który podlega opodatkowaniu łącznie z innymi składnikami wynagrodzenia?
Reklama

Pracownicy naszej organizacji wykorzystują w pracy służbowe telefony komórkowe, będące własnością pracodawcy. Zasady korzystania z tych telefonów oraz miesięczny limit kwotowy określono w umowach użyczenia. Za rozmowy wykonane ponad przyznany limit pracownicy płacą z własnych środków – chyba że wykażą, że rozmowy te były prowadzone w celach służbowych. Czy z racji używania służbowych telefonów komórkowych powstaje przychód po stronie pracowników, który podlega opodatkowaniu łącznie z innymi składnikami wynagrodzenia?

W sytuacji gdy telefon służbowy (komórkowy lub stacjonarny) jest wykorzystywany jako narzędzie pracy (służy tylko celom służbowym), wydatki ponoszone przez pracodawcę (organizację non profit), związane z jego udostępnieniem i eksploatacją, nie stanowią przychodu pracownika z tytułu nieodpłatnych świadczeń w rozumieniu art. 11 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: updof). Przychód u pracownika powstanie natomiast w sytuacji, gdy pracownik używa telefonu (służbowego lub prywatnego) do celów prywatnych, zaś pracodawca pokrywa koszty takich rozmów (zob. np. interpretację indywidualną yrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 17 lipca 2013 r., sygn. IBPBII/1/415-455/13/MK).

Z tego względu konieczne jest rozdzielenie rozmów służbowych pracownika od prywatnych – co jest w praktyce możliwe tylko na podstawie tzw. billingu, czyli komputerowego wydruku rozmów. Billing służy potwierdzeniu tych połączeń, które dotyczyły rozmów służbowych, co daje podstawę do udokumentowania poniesionych wydatków (i zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów organizacji non profit).

Zobacz także: Jakie należności mogą zostać potrącone z wynagrodzenia pracownika bez jego zgody?

Używanie telefonu służbowego

Reklama

Do celów rozliczeń z pracownikami organizacja non profit powinna dysponować billingami od operatora, z uwagi na to, że w koszty działalności nie można zaliczyć prywatnych rozmów pracowników, prowadzonych z aparatu służbowego (chyba że zostaną one opodatkowane po stronie pracownika).

Z reguły pracodawcy ponoszą częściowe koszty za rozmowy telefoniczne – takie jak koszty abonamentu i ustalonego limitu na rozmowy służbowe – a kosztami rozmów prywatnych obciążają pracowników.

Takie obciążenie może nastąpić na dwa sposoby. W przypadku usług telekomunikacyjnych istnieje możliwość ich refakturowania na poszczególne podmioty korzystające z tych usług. Dlatego też nie ma przeszkód, aby pracodawca wystawił fakturę VAT na pracownika z tytułu wykonanych przez niego prywatnych rozmów telefonicznych. W praktyce tak właśnie postępują małe jednostki.

Polecamy serwis: Składniki wynagrodzenia

Refakturowanie

Z refakturowaniem mamy do czynienia, gdy występują następujące okoliczności:

  • przedmiotem refakturowania są usługi,
  • odsprzedaż musi być dokonana w cenie zakupu, bez jakiejkolwiek marży narzuconej przez odsprzedającego,
  • podmiot, który dokonuje refakturowania, wystawia na rzecz nabywcy fakturę (refakturę) z uwzględnieniem tej samej stawki podatku VAT (bądź też stosując zwolnienie od podatku), która widnieje na fakturze pierwotnej, wystawionej przez usługodawcę.

Natomiast w dużych jednostkach, które posiadają własne centrale telefoniczne, obciążenie pracowników kosztami prywatnych rozmów telefonicznych następuje na podstawie wykazów rozmów z danego numeru telefonicznego (na podstawie dowodu KP) – oczywiście także na podstawie wydruków dostarczonych przez operatora telekomunikacyjnego.

Jeżeli pracodawca zwraca pracownikowi koszty za telefon prywatny używany służbowo w formie ryczałtowej, to w razie braku billingu takiego ryczałtu nie można uznać w całości za ekwiwalent zwolniony z podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 updof (zob. np. interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 21 lutego 2012 r., sygn. IPPB2/415-943/11-4/AK). Ze zwolnienia korzysta bowiem jedynie kwota, odpowiadająca wartości rozmów służbowych.

Zadaj pytanie na: Forum Kadry


Używanie prywatnego telefonu

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 updof, wolne od podatku są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały i sprzęt (w tym – telefon) stanowiące ich własność. Przy czym zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z ww. tytułu ma zastosowanie po spełnieniu łącznie kilku warunków:

  • ekwiwalent musi być wypłacony w pieniądzu,
  • kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom (tzn. musi zachodzić racjonalny związek między kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanych do celów służbowych narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika oraz stopniem zużycia rzeczy dokonanego w trakcie tego używania),
  • narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika,
  • narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.

Dopiero po spełnieniu powyższych warunków kwota wypłaconego ekwiwalentu korzysta ze zwolnienia od podatku.

Zobacz także: Dodatek za pracę w porze nocnej w 2014 roku

Z orzecznictwa:

Płatnik, stosując przepis art. 21 ust. 1 pkt 13 updof, musi wykazać, że narzędzia, materiały czy sprzęt, którymi posługuje się pracownik, wykonując pracę dla pracodawcy, stanowią jego własność. Musi zatem dysponować odpowiednimi dowodami. Z tego też względu powinien zażądać od pracownika wykazania dowodem, który nie budzi wątpliwości, że konkretne narzędzie jest jego własnością. Z reguły będą to faktury, dowody zakupu. Oświadczenie, aby mogło stanowić dowód własności sprzętu czy narzędzi, nie może budzić wątpliwości, a więc powinno być poparte takimi dowodami, które pozwolą bez wątpienia uznać je za potwierdzające prawo własności pracownika do danego sprzętu, narzędzi czy materiałów.

Wyrok WSA we Wrocławiu z 13 marca 2007 r. (sygn. akt I SA/Wr 59/07)

Ryczałt nie jest ekwiwalentem korzystającym ze zwolnienia z podatku. W związku z faktem wypłaty przez pracodawcę pracownikom stałej ryczałtowej kwoty kosztów używania prywatnego telefonu komórkowego do celów służbowych, a nie kwoty faktycznie poniesionych przez nich wydatków, wypłata takich świadczeń podlega opodatkowaniu jako przychód ze stosunku pracy. Wypłacane świadczenia nie stanowią przychodu zwolnionego z podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 updof, ponieważ pracodawca dokonuje zwrotu na rzecz pracowników w formie ryczałtu, nieuwzględniającego faktycznie poniesionych przez nich wydatków.

Polecamy serwis: Odpowiedzialność prawa obowiązki

Do przychodu pracownika zalicza się tę część wydatków na rozmowy prywatne (obojętnie, czy z telefonów komórkowych, czy stacjonarnych), którą pokrywa pracodawca (art. 12 ust. 1 w zw. z art. 11 ust. 1 updof). Pojęcie nieodpłatnego świadczenia w rozumieniu przepisów prawa podatkowego obejmuje bowiem wszystkie zjawiska gospodarcze i zdarzenia prawne, których następstwem jest uzyskanie korzyści kosztem innego podmiotu, jak również te wszelkie zdarzenia, których skutkiem jest nieodpłatne – tj. niezwiązane z kosztami bądź inną formą ekwiwalentu – przysporzenie majątku tej osobie mające konkretny wymiar finansowy (zob. np. wyrok NSA z 23 kwietnia 2013 r., sygn. akt II FSK 1741/11).

Z kolei pracodawca do swoich kosztów podatkowych może zaliczyć całość kwoty, którą wypłacił pracownikowi z tego tytułu (art. 15 ust. 1 updop). Wynika to z faktu, że różnica między wartością rozmów służbowych a wypłaconą kwotą stanowi przychód dla pracownika, podlegający u niego opodatkowaniu.

Interpretacje:

W związku z korzystaniem ze służbowych telefonów komórkowych lub kart modemowych w świetle obowiązujących zasad w spółce, po stronie pracowników nie powstaje przychód podlegający opodatkowaniu. W zawieranych umowach pracownicy zobowiązują się do korzystania z nich jedynie w celach służbowych. Zobowiązanie pracowników korzystających ze służbowych telefonów i kart modemowych, w granicach ustalonych limitów jedynie do celów służbowych powoduje, że nie dochodzi do powstania świadczenia na rzecz pracowników ze stosunku pracy.

Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 20 lipca 2011 r. (sygn. IPPB2/415-448/11-2/MK).

Zadaj pytanie na: Forum Kadry

Podstawa prawna:

Więcej przeczytasz w PORADNIKU ORGANIZACJI NON PROFIT >>>

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po nasze publikacje
KOMPLET: VAT zmiany od 1 lipca 2021 + JPK_VAT +  VAT w e-commerce
KOMPLET: VAT zmiany od 1 lipca 2021 + JPK_VAT + VAT w e-commerce
Tylko teraz
99,00 zł
119,70
Przejdź do sklepu
Źródło: Poradnik Organizacji Non Profit
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Emerytura brutto netto - kalkulator

    Emerytura brutto - ile to netto? Kalkulator emerytalny pozwala ustalić wysokość emerytury. Oblicz.

    Ochrona przedemerytalna - ile lat?

    Ochrona przedemerytalna - ile lat trwa ochrona przed zwolnieniem? Od ilu lat pracownika zaczyna obowiązywać pracodawcę?

    Strategia Demograficzna 2040 - ocena Konfederacji Lewiatan

    Strategia Demograficzna 2040 jest zbyt ogólna i nie odpowiada współczesnym trendom związanym z rodziną. Jak ocenia ją Konfederacja Lewiatan?

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu. Czy trzeba poinformować ZUS o zmianie miejsca pobytu?

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą czyli z zakładową organizacją związkową lub inną reprezentacją osób zatrudnionych.

    Emerytura bez podatku – tabela

    Emerytura bez podatku - tabela z kwotą netto w 2021 r. i po zmianach w 2022 r. wskazuje, ile emeryt otrzyma na rękę po podwyżce.

    Pracownik oczekuje elastyczności zatrudnienia

    Elastyczność zatrudnienia - tego oczekuje pracownik od miejsca pracy.

    Pracownicy ocenili sytuację w zakładach pracy [BADANIE]

    Sytuacja w zakładach pracy została oceniona przez pracowników. Jakie są wyniki badania CBOS?

    Kasy zapomogowo-pożyczkowe u pracodawców - projekt ustawy

    Kasy zapomogowo-pożyczkowe u pracodawców - komisje sejmowe pozytywnie zaopiniowały projekt ustawy. Projekt reguluje zasady tworzenia, organizowania i działania kas w zakładach pracy.

    Pracownicy PIP z dodatkowym urlopem wypoczynkowym

    Dodatkowy urlop wypoczynkowy zostanie przyznany niektórym pracownikom PIP. Ile dni?

    Emerytury czerwcowe od 2009 do 2019 r. - ponowne przeliczenie

    Emerytury czerwcowe od 2009 do 2019 r. będą ponownie przeliczone. Takie rozwiązanie przewiduje nowelizacja ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

    Państwowy egzamin na maszynistę od 2023 r. - projekt

    Państwowy egzamin na maszynistę od 2023 r. przewiduje projekt nowelizacji ustawy o transporcie kolejowym. Co się zmieni?

    Szczepienia pracowników przeciwko COVID-19 - stanowisko PIP

    Szczepienia pracowników przeciwko COVID-19 są celowe i zasadne, lecz mają charakter dobrowolny. To oficjalne stanowisko PIP na temat szczepień pracowników.

    Pracownik niepełnosprawny - zwolnienie lekarskie, czas pracy

    Pracownik niepełnosprawny - jakie ma uprawnienia? Jakie są zasady przebywania na zwolnieniu lekarskim? Jaki jest wymiar czasu pracy pracownika niepełnosprawnego? Co z urlopem wypoczynkowym?

    5 korzyści z audytu wynagrodzeń

    Audyt wynagrodzeń przynosi liczne korzyści. Poniższy artykuł omawia 5 najważniejszych z nich.

    Badania do celów sanitarno-epidemiologicznych

    Badania sanitarno-epidemiologiczne to dodatkowa weryfikacja zdrowotna wymagana do pracy, przy wykonywaniu której istnieje możliwość przeniesienia zakażenia lub choroby zakaźnej na inne osoby.

    Reforma rynku pracy w Polsce

    Reforma rynku pracy w Polsce jest częścią Krajowego Planu Odbudowy. Jakie zmiany zakłada nowy model polityki zatrudnienia?

    Zakaz noszenia hidżabu w miejscu pracy - wyrok TSUE

    Hidżab w miejscu pracy - pod pewnymi warunkami można wprowadzić zakaz noszenia hidżabu w pracy. Tak zdecydował TSUE w swoim wyroku. Krytykuje go Prezydent Turcji.

    Ile osób odbiera telefony służbowe na urlopie?

    Telefon służbowy na urlopie? Ile osób odbiera je podczas urlopowego wypoczynku?

    Przeciętne wynagrodzenie i zatrudnienie - czerwiec i II kwartał 2021

    Przeciętne wynagrodzenie i zatrudnienie - ile wyniosło w czerwcu i II kwartale 2021 r.? GUS podaje kwoty.

    Niedziela handlowa - sierpień 2021

    Niedziela handlowa - sierpień 2021 ma aż 5 niedziel. Czy 1 sierpnia, 8 sierpnia, 15 sierpnia, 22 sierpnia lub 29 sierpnia to niedziela handlowa? Kiedy jest najbliższa niedziela handlowa?

    Nowy pracownik zdalny - jak mu pomóc?

    Nowy pracownik zdalny może mieć wiele trudności z wdrożeniem się do pracy w nowej firmie. Jak mu pomóc?

    Zapisanie nowego pracownika do PPK - 90 dni zatrudnienia

    Zapisanie nowego pracownika do PPK wymaga 90 dni zatrudnienia. Co wlicza się do tego okresu według ustawy o PPK?

    Praca podczas upałów – zalecenia PIP

    Praca podczas upałów - jakie są zalecenie PIP? Po pierwsze, pracodawca zapewnia zimne napoje. Po drugie, wentylację i klimatyzację w pomieszczeniach pracy. PIP zaleca także skracanie czasu pracy.

    Wyższe zarobki i 4 dni pracy w tygodniu w gastronomii - Niemcy

    Wyższe zarobki i 4 dni pracy w tygodniu to rozwiązanie dla sektora gastronomii w Niemczech. Czy to pomoże na niedobory kadrowe?