Jak rozliczyć koszty uzyskania przychodu i kwotę wolną od podatku, jeśli w jednym miesiącu wypłacono wynagrodzenie za dwa miesiące

Licząc zaliczkę na podatek powinna Pani tylko raz uwzględnić koszty uzyskania przychodu i kwotę wolną od podatku. Szczegóły w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

Przepisy nie określają wprost zasad rozliczenia kosztów i kwoty wolnej od podatku w sytuacji wypłaty w jednym miesiącu wynagrodzeń dotyczących dwóch lub więcej miesięcy. Eksperci prawa pracy radzą, aby w przypadku wypłaty dwóch lub większej liczby pensji w jednym miesiącu koszty uzyskania przychodu i kwotę wolną od podatku do celów obliczenia zaliczki na podatek uwzględnić tylko raz. Takie stanowisko przyjmują również organy podatkowe.

Za dochód do celów ustalenia zaliczki na podatek pracowników uważa się uzyskane w ciągu miesiąca przychody ze stosunku pracy oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez płatnika, po odliczeniu kosztów uzyskania przychodu pracowników oraz po odliczeniu potrąconych przez płatnika w danym miesiącu składek na ubezpieczenia społeczne (art. 32 ust. 2 updof).

Zasady ustalania kosztów uzyskania przychodów pracowników zostały określone w art. 22 ust. 2 updof. Koszty uzyskania przychodów z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej:

• wynoszą 111,25 zł miesięcznie, a za rok podatkowy nie więcej niż 1335 zł, w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej,
• nie mogą przekroczyć łącznie 2002,05 zł za rok podatkowy, w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej,
• wynoszą 139,06 zł miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 1668,72 zł, w przypadku gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę,
• nie mogą przekroczyć łącznie 2502,56 zł za rok podatkowy, w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej, a miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę.

---

Zaliczkę na podatek zmniejsza się o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, określonej w pierwszym przedziale obowiązującej skali podatkowej, jeżeli pracownik przed pierwszą wypłatą wynagrodzenia w roku podatkowym złoży zakładowi pracy oświadczenie według ustalonego wzoru, w którym stwierdzi, że:

• nie otrzymuje emerytury lub renty za pośrednictwem płatnika,
• nie osiąga dochodów z tytułu członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną,
• nie osiąga dochodów z działalności gospodarczej albo z najmu lub dzierżawy opodatkowanych na zasadach ogólnych, od których jest zobowiązany opłacać zaliczki,
• nie otrzymuje świadczeń pieniężnych od organu zatrudnienia lub od biura terenowego Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,
• ten zakład pracy jest właściwy do stosowania tego zmniejszenia (art. 32 ust. 3 updof).

Przychodami są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartości otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń (art. 11 ust. 1 updof). O powstaniu u pracownika przychodu w danym miesiącu czy roku decyduje moment, w którym zakład pracy dokonał faktycznej wypłaty wynagrodzenia lub postawił je do dyspozycji pracownika. Bez znaczenia natomiast jest to, za jaki okres ono przysługuje. Za dany miesiąc obliczana jest tylko jedna zaliczka od wszystkich przychodów wypłaconych lub postawionych w tym miesiącu do dyspozycji pracownika. Skoro w przepisach regulujących zasady ustalania kosztów uzyskania przychodów ze stosunku pracy wskazano, że pracownikowi mogą przysługiwać zryczałtowane koszty określone miesięcznie, to zakład pracy przy obliczaniu miesięcznej zaliczki powinien zastosować pojedyncze koszty uzyskania przychodu. Nie ma tu znaczenia fakt, że dokonał jednorazowo wypłaty wynagrodzenia należnego za poprzedni miesiąc i część miesiąca, w którym były wypłacone te wynagrodzenia.

Dotyczy to również kwoty zmniejszającej podatek. Jeżeli od przychodów ze stosunku pracy otrzymanych bądź postawionych do dyspozycji pracownika należy obliczyć i potrącić tylko jedną zaliczkę, to nie można w niej uwzględnić podwójnie kwoty zmniejszającej podatek. W związku z powyższym od wynagrodzenia wypłaconego 10 maja br. (za kwiecień i za okres od 1 do 7 maja) należy uwzględnić koszty uzyskania przychodu i kwotę zmniejszającą podatek w wysokości przysługującej za jeden miesiąc.

WAŻNE!

Korekta kosztów i kwoty wolnej od podatku jest możliwa dopiero w rozliczeniu rocznym.

W trakcie dokonywania przez zakład pracy rocznego obliczenia podatku lub składania przez pracownika zeznania rocznego istnieje możliwość uwzględnienia przysługujących w ciągu roku kosztów ze stosunku pracy, np. także w sytuacji, gdy pracownik świadczy pracę, a pracodawca ze względu na trudności finansowe nieregularnie dokonuje wypłat wynagrodzeń.

W informacji PIT-11 o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy, którą sporządzają płatnicy będący zakładami pracy, w poz. 4 i 5 wykazują okres, w jakim podatnik uzyskał dochód, od którego pobrano zaliczkę. Na podstawie tego okresu pracownik może określić prawidłowe koszty, jakie mu przysługują za przepracowany okres. Natomiast w PIT-11 koszty uzyskania przychodów są wykazane w wysokości faktycznie uwzględnionej przez płatnika przy poborze zaliczek na podatek dochodowy.

Pracownik powinien pomniejszyć dochód o koszty uzyskania przychodu za miesiące, których dotyczyło wynagrodzenie, tj. przyjąć koszty zarówno za kwiecień, jak i za maj dopiero w zeznaniu rocznym (pod warunkiem że w maju br. nie zastosuje ich np. jego nowy pracodawca).

Wysokość kosztów uzyskania przychodów ze stosunku pracy jest ryczałtowa; nie jest uzależniona od okresu pracy w danym miesiącu. Nie należy pomniejszać miesięcznych kosztów osobom, które nie przepracowały pełnego miesiąca. Pracownik, który otrzymał przychód ze stosunku pracy za okres od 1 do 7 maja, powinien w swoim zeznaniu rocznym pomniejszyć dochód o pełne koszty uzyskania przychodu za maj. Powinien również uwzględnić koszty uzyskania przychodu za kwiecień. Musi mieć na uwadze, aby nie przekroczyć możliwych do odliczenia rocznych kwot (określonych w art. 22 ust. 2 updof). W zeznaniu rocznym pracownik powinien również rozliczyć całą kwotę zmniejszającą podatek przypadającą na 2010 r.

Podobne stanowisko, że w przypadku wypłaty dwóch lub więcej wynagrodzeń w jednym miesiącu koszty uzyskania przychodu i kwotę wolną od podatku do celów obliczenia zaliczki na podatek należy uwzględnić tylko raz, zajęła również Izba Skarbowa w Bydgoszczy w interpretacji z 13 czerwca 2008 r. (sygn. ITPB2-415/581/08/MM). Interpretacja ta dotyczyła wprawdzie zaległych wynagrodzeń wypłacanych przez komornika, ale zasady obliczania zaliczki są takie, jak w przypadku zakładu pracy. Izba uznała, że „jeżeli komornik sądowy wypłacił w danym miesiącu zaległe wynagrodzenie wyegzekwowane od pracodawcy za siedem miesięcy pracy, mógł on przy obliczaniu zaliczki na podatek uwzględnić tylko koszty uzyskania za jeden miesiąc i w takiej wysokości koszty te wykazać w informacji PIT-11. Należy jednak pamiętać, że zaliczki na podatek dochodowy mają charakter tymczasowy, a możliwość uwzględnienia pełnych kosztów uzyskania przychodów za przepracowane miesiące istnieje na etapie sporządzania przez podatnika zeznania rocznego. Podatnik wówczas ma możliwość uwzględnienia w zeznaniu rocznym kosztów uzyskania przychodów za wszystkie miesiące, w których świadczył pracę”.

Podstawa prawna

• art. 11 ust. 1, art. 22 ust. 2, art. 32 ust. 2, ust. 3 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zm.).