Kategorie

Czy należy obniżyć ryczałt samochodowy o dni, które są dla pracownika dniami wolnymi od pracy

Izabela Nowacka
Izabela Nowacka
W naszej spółce obowiązuje 3-miesięczny okres rozliczeniowy. Ze względu na święto, które przypadło 15 sierpnia (w sobotę) i obniżyło wymiar czasu pracy, we wrześniu pracownik odebrał dzień wolny. Czy należy za ten dzień obniżyć o 1/22 miesięczny ryczałt pieniężny za używanie samochodu osobowego do celów służbowych?

 Jeżeli w umowie cywilnoprawnej nie ma zapisu na temat dni nieświadczenia przez pracownika pracy, uznawanych za dni robocze, w których pracownik nie używał samochodu służbowo i obniżających kwotę ryczałtu, to w takiej sytuacji ryczałt nie powinien być pomniejszony. Wolny dzień, który został udzielony w zamian za sobotnie święto obniżające wymiar czasu pracy, nie powinien być traktowany jak dzień nieobecności w pracy, który powoduje obniżenie ryczałtu.

UZASADNIENIE

 Pracownikowi wykorzystującemu swój prywatny samochód osobowy do załatwiania spraw służbowych przysługuje od pracodawcy zwrot kosztów tych jazd w formie miesięcznego pieniężnego ryczałtu lub tzw. „kilometrówki” (według ewidencji przebiegu pojazdu). Podstawą wypłaty należności, czyli w tym przypadku ryczałtu, jest umowa cywilnoprawna zawarta między pracownikiem a pracodawcą o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w rozporządzeniu w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu, obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu, określonej w rozporządzeniu, i miesięcznego limitu kilometrów na jazdy lokalne.

Limit został ustalony w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony.

Zatem ustalenie kwoty miesięcznego ryczałtu nie zależy od liczby dni do przepracowania w danym miesiącu, lecz od przyznanego limitu kilometrów i stawki za 1 km przebiegu. Przykładowo, jeżeli pracownikowi przyznano limit 300 km, a stawka dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 wynosi 0,8358 zł, to ryczałt odpowiada kwocie 250,74 zł.

Przed wypłatą ryczałtu pracownik musi złożyć pisemne oświadczenie o używaniu pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać liczbę dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także liczbę dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych, tzn. świadczył pracę, ale nie wyjeżdżał służbowo samochodem.

Kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Z powodu konieczności sprawdzenia, czy za dany miesiąc pracownikowi przysługuje cały ryczałt czy odpowiednio zmniejszony, świadczenie to wypłaca się w ostatnim dniu roboczym miesiąca lub na początku kolejnego. Zatem z powyższego wynika, iż pracownik, który w danym miesiącu nie wyjeżdżał w sprawach służbowych swoim samochodem, nie otrzyma ryczałtu lub otrzyma ryczałt odpowiednio obniżony, jeśli korzystał z niego przez część miesiąca.

PRZYKŁAD

Anna C. korzystała od 1 do 4 września br. w celach służbowych ze swojego prywatnego samochodu o pojemności silnika powyżej 900 cm3. Pracodawca przyznał jej miesięczny limit 500 km. Od 7 do 18 września pracownica przebywała na urlopie wypoczynkowym, a potem chorowała i była na zwolnieniu lekarskim już do końca miesiąca.

We wrześniu przypadają 22 dni robocze, a Anna C. nie miała prawa do ryczałtu za 18 z nich. Za każdy taki dzień należy obniżyć ryczałt o 1/22. Kwotę przysługującego za wrzesień ryczałtu wyliczamy następująco:

0,8358 zł stawki za km x 500 km = 417,90 zł,

417,90 zł x 18/22 = 341,92 zł,

417,90 zł – 341,92 zł = 75,98 zł.

W umowie cywilnoprawnej regulującej rozliczanie miesięcznego ryczałtu pracodawca może wskazać szczegółowe zasady obniżania ryczałtu. Wówczas można sprecyzować, że np. dni wolne wynikające z rozkładu czasu pracy są uważane za dni robocze, w których pracownik nie używał pojazdu na potrzeby zakładu. Za takie dni ryczałt będzie redukowany. Jeśli jednak w umowie nie ma zapisów dotyczących tej kwestii, to ryczałt nie powinien być zmniejszany za dni, które pracownik ma wolne zgodnie z wymiarem czasu pracy i ułożonym do tego harmonogramem czasu pracy.

Odnosząc się do pytania, wolny dzień, który został udzielony w zamian za sobotnie święto obniżające wymiar czasu pracy, nie powinien być traktowany jak dzień nieobecności w pracy, który powoduje obniżenie ryczałtu. Podobnie jest w przypadku pracowników zatrudnionych na część etatu. Dni wolne, które mają zapewnione w tygodniu zgodnie z rozkładem czasu pracy, też nie powinny być traktowane jak dni nieobecności w pracy.

Podstawa prawna

  • § 1–4 rozporządzenia z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (DzU nr 27, poz. 271 ze zm.).
Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Umowy o pracę – zawieranie i rozwiązywanie
Umowy o pracę – zawieranie i rozwiązywanie
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Potrącenie zaległości ZUS z emerytury od 2022 r.

    Potrącenie zaległości składkowych z emerytury, renty i zasiłku będzie możliwe od 2022 r. ZUS odliczy składkę zdrowotną, podatek i należności składkowe nieopłacone w terminie. Do jakiej wysokości?

    Niemcy: niezaszczepieni bez rekompensaty za czas kwarantanny

    Niezaszczepieni nie otrzymają rekompensaty za czas kwarantanny. Nowe przepisy w Niemczech zaczną obowiązywać od 1 listopada 2021 r.

    Praca zdalna a work-life balance

    Praca zdalna a work-life balance - za dużo work i za mało life? Z badania "Candidate Pulse" wynika, ze praca zdalna zachwiała balansem między życiem prywatnym i zawodowym. Pracownicy odczuwają również więcej presji ze strony pracodawców.

    Pracodawca sprawdzi certyfikat covid [VIDEO]

    Pracodawca sprawdzi certyfikat covid? Najpewniej tak, ale na zasadzie dobrowolności. Co to oznacza? Na to i inne pytania odpowiada Stanisław Szwed, wiceminister pracy, polityki społecznej i rodziny.

    Obniżenie wieku emerytalnego jako fatalna decyzja [VIDEO]

    Obniżenie wieku emerytalnego było fatalną decyzją. Ekonomiści negatywnie oceniają niższy i zróżnicowany dla kobiet i mężczyzn wiek emerytalny w Polsce.

    Co pandemia uświadomiła menadżerom? [VIDEO]

    Pandemia a zarządzanie - co kryzys wywołany pandemią uświadomił menadżerom? Okazało się, że kapitał ludzki jest niezwykle ważny. Duże znaczenie ma także zdolność do szybkich zmian.

    Kodeks pracy art. 30

    Kodeks pracy w art. 30 wylicza sposoby rozwiązania umowy o pracę: porozumienie stron, wypowiedzenie, dyscyplinarka i upływ czasu.

    Kontroferta dla pracownika - co to jest?

    Kontroferta dla pracownika - co to jest i w jakim celu się ją stosuje? Czy warto przyjąć kontrofertę?

    Jesienna rekrutacja w logistyce - jak zachęcić do pracy w firmie?

    Startuje jesienna rekrutacja w logistyce. Jakich pracowników brakuje? Jak zachęcić do pracy w danej firmie? Co przyciąga pracowników?

    Kontrole PIP na małych budowach 2021 - wyniki

    Kontrole PIP na małych budowach zostały wzmożone w 2021 r. Z danych statystycznych wynika, że to właśnie na małych budowach jest najwięcej wypadków przy pracy. Jakie są wyniki kontroli PIP?

    Praca sezonowa - prawa cudzoziemców przez cały rok

    Praca sezonowa - prawa cudzoziemców nie są sezonowe. Przypomina o tym PIP w kampanii "Prawa przez cały rok". Jak zatrudnić cudzoziemca na podstawie zezwolenia na pracę sezonową? Czym jest umowa o pomocy przy zbiorach?

    Europejskie Porozumienie dotyczące aktywnego starzenia się

    Europejskie Porozumienie podpisane w 2017 r. dotyczy aktywnego starzenia się i podejścia międzypokoleniowego w pracy. Realizując je, w Polsce powstało "Porozumienie strony pracowników oraz strony pracodawców RDS na rzecz aktywnego starzenia". Wypracowano w nim szereg rozwiązań na rzecz aktywnego starzenia się.

    Kiedy zmiana czasu na zimowy w 2021?

    Kiedy jest zmiana czasu na zimowy w 2021 r.? Czy ostatni raz przestawiamy zegarki jesienią? Jak zmiana czasu wpływa na czas pracy w nocy?

    Wypłata wynagrodzenia za pracę w sobotę, niedzielę

    Wypłata wynagrodzenia za pracę to podstawowy obowiązek pracodawcy. Co w przypadku, gdy dzień wypłaty wynagrodzenia wypada w sobotę lub niedzielę?

    Jak niemieccy pracodawcy przygotowują się na 4 falę covid?

    4 fala covid przewidywana jest na jesień 2021 r. Statystyki wskazują na tendencję wzrostową zakażeń. Jak niemieccy pracodawcy przygotowują się na ten trudny czas?

    Weryfikacja szczepień pracowników - projekt

    Weryfikacja szczepień pracowników - trwają prace nad projektem nowych przepisów. Czy pracodawcy będą mogli sprawdzić fakt zaszczepienia się przeciw COVID-19 przez pracowników?

    Umowa o dzieło - ZUS, zgłoszenie

    Umowa o dzieło - zgłoszenie do ZUS jest obowiązkowe od 2021 r. Jaki jest termin na zgłoszenie? Kto musi zgłosić umowę do ZUS?

    Zmiany w ubezpieczeniach społecznych od 18 września 2021 r.

    Najnowsze zmiany w ubezpieczeniach społecznych weszły w życie 18 września 2021 r. Sprawdź, co się zmieni.

    Wypalenie zawodowe podstawą zwolnienia lekarskiego od 2022 r.

    Wypalenie zawodowe od 2022 r. będzie podstawą do otrzymania zwolnienia lekarskiego (l4). Czym jest wypalenie? Jakie są objawy? Jak przeciwdziałać?

    Przeniesienie urlopu na kolejną umowę - wzór porozumienia

    Przeniesienie urlopu wypoczynkowego na kolejną umowę o pracę może nastąpić na mocy porozumienia stron. Jak je prawidłowo sporządzić? Oto wzór porozumienia.

    Ostatnie dni na wniosek o zwolnienie z ZUS!

    Wniosek o zwolnienie z ZUS - sklepiki szkolne i piloci muzealnych wycieczek mają ostatnie dni na ubieganie się o zwolnienie z obowiązku opłacania składek ZUS.

    Podwyższona kwota wolna od potrąceń - covid

    Podwyższona kwota wolna od potrąceń została przewidziana w tarczy na czas pandemii COVID-19. Kogo dotyczy? Ile wynosi?

    Usprawiedliwienie nieobecności w pracy - szczepienie

    Usprawiedliwienie nieobecności w pracy z powodu szczepienia - kiedy jest możliwe? Czy szczepienie dziecka uzasadnia zwolnienie od pracy?

    Kobiety najwięcej ucierpiały na pandemii

    Kobiety najwięcej straciły w czasie pandemii. To one częściej były zwalniane. Spadł na nie ciężar opieki nad dziećmi i pracy jednocześnie. Jak wpłynęło to na ich zdrowie?

    Płace rosną, bo firmy walczą o pracowników

    Płace rosną wszędzie. Wszystkie kody PKD odnotowały w sierpniu 2021 r. podwyżki wynagrodzeń. Firmy walczą w ten sposób o pracowników.