Czy należy obniżyć ryczałt samochodowy o dni, które są dla pracownika dniami wolnymi od pracy

 Jeżeli w umowie cywilnoprawnej nie ma zapisu na temat dni nieświadczenia przez pracownika pracy, uznawanych za dni robocze, w których pracownik nie używał samochodu służbowo i obniżających kwotę ryczałtu, to w takiej sytuacji ryczałt nie powinien być pomniejszony. Wolny dzień, który został udzielony w zamian za sobotnie święto obniżające wymiar czasu pracy, nie powinien być traktowany jak dzień nieobecności w pracy, który powoduje obniżenie ryczałtu.

UZASADNIENIE

 Pracownikowi wykorzystującemu swój prywatny samochód osobowy do załatwiania spraw służbowych przysługuje od pracodawcy zwrot kosztów tych jazd w formie miesięcznego pieniężnego ryczałtu lub tzw. „kilometrówki” (według ewidencji przebiegu pojazdu). Podstawą wypłaty należności, czyli w tym przypadku ryczałtu, jest umowa cywilnoprawna zawarta między pracownikiem a pracodawcą o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w rozporządzeniu w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu, obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu, określonej w rozporządzeniu, i miesięcznego limitu kilometrów na jazdy lokalne.

Limit został ustalony w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony.

Zatem ustalenie kwoty miesięcznego ryczałtu nie zależy od liczby dni do przepracowania w danym miesiącu, lecz od przyznanego limitu kilometrów i stawki za 1 km przebiegu. Przykładowo, jeżeli pracownikowi przyznano limit 300 km, a stawka dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ wynosi 0,8358 zł, to ryczałt odpowiada kwocie 250,74 zł.

Przed wypłatą ryczałtu pracownik musi złożyć pisemne oświadczenie o używaniu pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać liczbę dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także liczbę dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych, tzn. świadczył pracę, ale nie wyjeżdżał służbowo samochodem.

Kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Z powodu konieczności sprawdzenia, czy za dany miesiąc pracownikowi przysługuje cały ryczałt czy odpowiednio zmniejszony, świadczenie to wypłaca się w ostatnim dniu roboczym miesiąca lub na początku kolejnego. Zatem z powyższego wynika, iż pracownik, który w danym miesiącu nie wyjeżdżał w sprawach służbowych swoim samochodem, nie otrzyma ryczałtu lub otrzyma ryczałt odpowiednio obniżony, jeśli korzystał z niego przez część miesiąca.

PRZYKŁAD

Anna C. korzystała od 1 do 4 września br. w celach służbowych ze swojego prywatnego samochodu o pojemności silnika powyżej 900 cm³. Pracodawca przyznał jej miesięczny limit 500 km. Od 7 do 18 września pracownica przebywała na urlopie wypoczynkowym, a potem chorowała i była na zwolnieniu lekarskim już do końca miesiąca.

We wrześniu przypadają 22 dni robocze, a Anna C. nie miała prawa do ryczałtu za 18 z nich. Za każdy taki dzień należy obniżyć ryczałt o 1/22. Kwotę przysługującego za wrzesień ryczałtu wyliczamy następująco:

0,8358 zł stawki za km x 500 km = 417,90 zł,

417,90 zł x 18/22 = 341,92 zł,

417,90 zł – 341,92 zł = 75,98 zł.

W umowie cywilnoprawnej regulującej rozliczanie miesięcznego ryczałtu pracodawca może wskazać szczegółowe zasady obniżania ryczałtu. Wówczas można sprecyzować, że np. dni wolne wynikające z rozkładu czasu pracy są uważane za dni robocze, w których pracownik nie używał pojazdu na potrzeby zakładu. Za takie dni ryczałt będzie redukowany. Jeśli jednak w umowie nie ma zapisów dotyczących tej kwestii, to ryczałt nie powinien być zmniejszany za dni, które pracownik ma wolne zgodnie z wymiarem czasu pracy i ułożonym do tego harmonogramem czasu pracy.

Odnosząc się do pytania, wolny dzień, który został udzielony w zamian za sobotnie święto obniżające wymiar czasu pracy, nie powinien być traktowany jak dzień nieobecności w pracy, który powoduje obniżenie ryczałtu. Podobnie jest w przypadku pracowników zatrudnionych na część etatu. Dni wolne, które mają zapewnione w tygodniu zgodnie z rozkładem czasu pracy, też nie powinny być traktowane jak dni nieobecności w pracy.

Podstawa prawna

• § 1–4 rozporządzenia z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (DzU nr 27, poz. 271 ze zm.).