Jak rozliczyć delegację pracownika, który zachorował za granicą

• Rada
• Uzasadnienie

Rada

Państwa pracownikowi należy się zwrot kosztów wynikających z podróży służbowej oraz zwrot niezbędnych kosztów leczenia za granicą. Z tytułu podróży zagranicznej przysługuje mu zatem dieta, zwrot kosztów noclegu, zwrot kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej, a także zwrot udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia za granicą.

Uzasadnienie

Prawo do świadczenia z tytułu delegacji w czasie choroby

Jeśli nie mają Państwo regulacji wewnętrznych dotyczących odbywania i rozliczania podróży służbowych, ani umowa o pracę pracownika nie zawiera w tym zakresie żadnych postanowień, koszty takiego wyjazdu zwraca się na zasadach wynikających z rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej – dalej: rozporządzenie w sprawie podróży służbowych (art. 77⁵ § 5 Kodeksu pracy). To, że faktycznie pracownik nie wykonał polecenia pracodawcy, w związku z którym odbywał podróż, nie ma znaczenia. Gdyby nie polecenie pracodawcy, pracownik nie wyjechałby za granicę. Zatem koszty jego pobytu za granicą obciążają pracodawcę w ramach normalnego ryzyka prowadzenia przez niego działalności.

Jedyny wyjątek od ogólnych zasad zwrotu tych kosztów dotyczy diet. Za każdy dzień (dobę) pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym w czasie podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje jedynie 25% diety (§ 15 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych).

Koszty leczenia za granicą

Oprócz tych zwykłych należności z tytułu odbywania podróży służbowej Państwa pracownikowi przysługuje także zwrot kosztów leczenia za granicą (§ 19 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych).

Koszty te muszą być udokumentowane i niezbędne. Nie podlegają zwrotowi koszty zakupu leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej i kosmetycznych oraz koszty nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych lub okularów.

Dokumenty potwierdzające poniesienie kosztów należy dołączyć do rozliczenia kosztów podróży służbowej (§ 5 ust. 2 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych). Mogą to być w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Koszty niezbędne to takie, które trzeba było koniecznie ponieść w danej sytuacji. Jest to kwestia ocenna i zależy od konkretnej sytuacji. Niezbędność kosztów leczenia ocenia pracodawca.

 Izabela Motowilczuk

były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej RIO