Czy pracodawca może kwestionować wysokość kosztów podróży służbowej

RADA

Może Pan kwestionować wysokość kosztów noclegu w podróży służbowej. Jeżeli jednak pracownicy wykażą zasadność poniesienia wyższych kosztów, jest Pan zobowiązany zwrócić im te koszty.

UZASADNIENIE

Czas trwania podróży służbowej, miejsce jej rozpoczęcia i zakończenia, jej cel oraz środek transportu niezbędny do jej odbycia ustala pracodawca. Pracownik jednostronnie i samodzielnie, tzn. bez uprzedniego porozumienia z pracodawcą nie może ich zmieniać, chyba że zmiana była racjonalnie uzasadniona i została podyktowana szczególnymi okolicznościami, niezależnymi od pracownika, a kontakt z pracodawcą był utrudniony lub niemożliwy ze względu na okoliczności.

PRZYKŁAD

Pracownik miał reprezentować pracodawcę na targach branżowych. W tym celu miał wyruszyć w podróż służbową koleją z Bydgoszczy do Warszawy. Pracodawca polecił pracownikowi dojazd na miejsce o godz. 9.00 rano. Aby zdążyć na czas, pracownik miał wyjechać z Bydgoszczy pociągiem o godz. 6.10. Gdy przybył na peron, okazało się, że z powodu uszkodzenia linii elektrycznej wszystkie pociągi są opóźnione do odwołania. Wiedząc, że udział w targach jest dla pracodawcy bardzo ważny, podjął decyzję o dojeździe na miejsce prywatnym samochodem. W tym celu próbował skontaktować się z pracodawcą, ale ten miał wyłączony telefon. Pracownik nagrał wiadomość na automatycznej sekretarce i wyruszył w podróż. W takiej sytuacji żądanie zwrotu kosztów przejazdu samochodem prywatnym jest uzasadnione. Niemożność korzystania ze środka transportu, który wskazał pracodawca, była niezależna od pracownika i uzasadniała skorzystanie z innego środka transportu.

Pracodawca ustala miejsce noclegu pracowników, jeśli podróż służbowa jest dłuższa niż jeden dzień, a pracownicy nie mogą samodzielnie zmieniać tego miejsca. Jest to uzasadnione faktem, że koszty związane z podróżami służbowymi, w tym również koszty ewentualnych noclegów, ponosi pracodawca. Jednak nie oznacza to, że pracownicy muszą każdorazowo nocować w warunkach, jakie wyznaczy im pracodawca, bez możliwości jakichkolwiek negocjacji czy zmian.

Przepisy prawa pracy nie regulują minimalnych wymagań, jakim powinny odpowiadać miejsca, w których pracownicy mają nocować (tzw. minimalnych standardów). Mogą je normować przepisy wewnątrzzakładowe lub umowa o pracę, lecz niezwykle rzadko spotyka się takie regulacje w praktyce. Dlatego przy ocenie warunków, w jakich pracownicy mają podróżować czy nocować, należy kierować się przede wszystkim zdrowym rozsądkiem. Wybierając miejsce na nocleg dla pracowników przebywających w podróży służbowej pracodawca powinien stosować obiektywne kryteria oceny oraz uwzględniać przepisy prawa pracy dotyczące ochrony dóbr osobistych pracowników, nierównego traktowania i dyskryminacji oraz mobbingu. Oznacza to, że nie zawsze pracownik musi podróżować własnym samochodem czy pierwszą klasą w pociągu. Podobnie nie w każdej sytuacji żądanie jednoosobowego pokoju będzie uzasadnione.

PRZYKŁAD

Pracodawca wysłał na trzydniowe szkolenie dwie pracownice i zarezerwował im w hotelu 2-osobowy pokój z łazienką. W takiej sytuacji żądanie oddzielnych pokoi nie jest uzasadnione. Gdyby jednak na to szkolenie pracodawca wysłał pracownicę i pracownika, wówczas musiałby im zapewnić osobne pokoje.

---

Koszty związane z krajowymi podróżami służbowymi reguluje dla pracowników zatrudnionych w:

• państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej – rozporządzenie w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju,

• zakładach pracy spoza sfery budżetowej – układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania bądź w umowa o pracę (jeżeli pracodawca nie jest zobowiązany do wydania regulaminu wynagradzania lub jeżeli nie jest objęty układem zbiorowym pracy).

W przypadku gdy pracodawca prywatny nie określił innych stawek z tytułu podróży służbowej, to obowiązują go przepisy rozporządzenia dotyczące krajowych podróży służbowych dla sfery budżetowej. Wówczas za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem. Co do zasady więc pracodawca powinien zwrócić pracownikom koszty noclegu wykazane na rachunku.

Jednak w sytuacji opisanej w pytaniu może je kwestionować. W zaistniałych okolicznościach rzeczywiście pracownicy mogli poczuć się urażeni, poniżeni lub upokorzeni poleceniem nocowania w takich warunkach, choć z pytania wynika, że te okoliczności nie były przez Pana zamierzone i były skutkiem pomyłki przy rezerwacji pokoi w hotelu.

Istotną kwestią do oceny zasadności zmiany miejsca wyznaczonego przez Pana noclegu jest płeć pracowników wysłanych w delegację. Jeżeli wśród podróżujących byli pracownicy obu płci, np. trzy kobiety i jeden mężczyzna lub odwrotnie, nie może Pan oczekiwać, że zgodzą się nocować we wspólnym pokoju, a nawet we wspólnym łóżku. Taka sytuacja mogłaby spowodować wystąpienie z zarzutem naruszenia dóbr osobistych, dyskryminacji lub nawet molestowania seksualnego. Jednak mimo niefortunnej pomyłki, zaistniałe okoliczności nie musiały uzasadniać przeprowadzki do droższego lokum bez porozumienia z Panem. Aby ustalić, czy pracownicy zasadnie żądają zwrotu kosztów droższego noclegu, powinien Pan stwierdzić, czy:

• istniała możliwość dostawienia dodatkowego łóżka w każdym z pokoi, tak aby pracownicy nie musieli spać w jednym łóżku (jest to uzasadnione jedynie w sytuacji, gdy w każdym pokoju nocowaliby pracownicy tej samej płci) oraz czy

• w okolicy można było znaleźć inny nocleg gwarantujący porównywalne warunki w zbliżonej cenie.

Jeżeli nie było możliwości dostawienia dodatkowych łóżek w oddanych do dyspozycji pracowników pokojach, a w okolicy nie znajdował się żaden inny hotel lub pensjonat, który zapewniałby porównywalne warunki noclegu w zbliżonej cenie, to powinien Pan zwrócić pracownikom rzeczywiście poniesione koszty.

Aby uniknąć sporu w tym zakresie, pracownicy, zanim zmienili lokum, powinni skontaktować się z Panem, przedstawić sytuację i uzgodnić sposób dalszego postępowania. Jednak brak takich uzgodnień w sytuacji, gdy zmiana miejsca noclegu była uzasadniona, nie wpływa negatywnie na żądanie pracowników.

Ocena okoliczności należy zawsze do pracodawcy, a w przypadku sporu co do zasadności decyzji pracowników, ocena tej sytuacji będzie należała do sądu pracy. Pracodawca musi liczyć się z tym, że pracownicy mogą wystąpić przeciwko niemu do sądu pracy z roszczeniem o zwrot należności związanych z odbytą podróżą służbową. Będą oni musieli wówczas udowodnić, że faktyczne poniesienie wyższych kosztów było nieuniknione i niezbędne do prawidłowego wykonania zadania służbowego. Wówczas sąd dokona oceny zasadności ich żądania.

Podstawa prawna:

• art. 77⁵ Kodeksu pracy,

• § 7 ust. 1 rozporządzenia z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (DzU nr 236, poz. 1990 ze zm.).