Regulamin funduszu socjalnego - dopłata do wypoczynku

RADA

Pracodawca ma prawo w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (zfśs) ustalać dodatkowe kryteria i wymagania formalne, których spełnienie umożliwia ubieganie się o dopłatę do wypoczynku. Możliwość ubiegania się o dofinansowanie może być ograniczona do jednego rocznie i przysługiwać tylko w przypadku skorzystania z dwutygodniowego urlopu.

UZASADNIENIE

Pracownik ma prawo do corocznego nieprzerwanego urlopu wypoczynkowego, którego nie może się zrzec. Pracodawca jest zobowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym uzyskał on do niego prawo, z tym że na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części. W takim przypadku co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych (licząc wszystkie dni następujące po sobie, a więc zarówno dni do przepracowania, jak i niedziele, święta i inne dni wolne dla pracownika, zgodnie z jego rozkładem czasu pracy - liczba dni urlopu jest wtedy mniejsza).

Ze względu na obowiązujące zasady udzielania urlopów wypoczynkowych uzasadnione jest wprowadzenie do regulaminu zfśs warunku korzystania z 14-dniowego wypoczynku przy ubieganiu się pracownika o dopłatę do wypoczynku organizowanego indywidualnie, czyli do tzw. wczasów pod gruszą. Nieustanowienie takiego warunku może spowodować ubieganie się pracowników o dopłaty do pojedynczych dni urlopu spędzonych np. na działce. Podobnie, nieograniczenie liczby możliwych dofinansowań w roku może skutkować nawet kilkunastoma wnioskami o dopłatę w roku składanymi przez jednego pracownika.

Szczegółowe zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej, w tym formy wypoczynku dofinansowywanego z zfśs, określa pracodawca w regulaminie uzgodnionym z zakładowymi organizacjami związkowymi, a gdy one nie działają - z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

Oznacza to, że przedmiotem regulacji zakładowych są:

• wybór form wypoczynku dofinansowywanych w ramach działalności socjalnej u danego pracodawcy i częstotliwość ubiegania się o dofinansowanie do wypoczynku (np. raz w roku do jednej formy wypoczynku, raz na dwa lata lub kilka razy w roku do różnych form wypoczynku),

• tryb (miejsce i termin) składania wniosków o dopłaty do wypoczynku,

• zasady i warunki dokumentowania wydatków związanych z nabywanymi przez pracowników i inne osoby uprawnione usługami wypoczynkowymi, objętymi dopłatą z funduszu,

• ustalenie odpłatności za usługi wypoczynkowe zakupione i oferowane przez pracodawcę,

• ustalenie wymagań urlopowych (co do liczby dni wypoczynku) w stosunku do pracowników, którzy będą ubiegać się o dopłatę do wydatków ponoszonych w związku z organizowaniem wypoczynku na urlopie; dotyczy to przede wszystkim tzw. wczasów pod gruszą, czyli pomocy finansowej na zorganizowanie wypoczynku we własnym zakresie,

• termin wypłaty dofinansowania do wypoczynku,

• wysokość dopłat do przyjętych w regulaminie form wypoczynku,

• zasady przyznawania dopłat do wypoczynku członkom rodzin pracowników i rodzin emerytów.

Dofinansowywanie usług wypoczynkowych z zfśs stanowi ważny rodzaj działalności socjalnej każdego pracodawcy, przede wszystkim ze względu na wynikające z Kodeksu pracy przepisy przyznające pracownikowi niezbywalne prawo do wypoczynku urlopowego. Pracodawca dysponujący środkami zfśs może w istotny sposób pomagać pracownikowi w realizacji omawianego prawa. Dotyczy to także członków rodziny pracownika, a zwłaszcza ich dzieci w wieku szkolnym. Dlatego w praktyce najwięcej środków zfśs przeznacza się na dopłaty do wypoczynku, a regulamin zfśs w części dotyczącej dopłat do wypoczynku powinien być odpowiednio powiązany z kodeksowymi zasadami udzielania pracownikom urlopów wypoczynkowych.

Wybór form wypoczynku wprowadzanych do regulaminu zfśs jest uzależniony przede wszystkim od wartości środków funduszu przeznaczanych na ten rodzaj działalności socjalnej przez pracodawcę i związki zawodowe (lub przedstawiciela załogi) oraz od preferencji co do sposobu wypoczywania pracowników. Od formy wypoczynku zależy też czas jej trwania. Rynek usług turystycznych oferuje np. 10-dniowe i 14-dniowe wczasy czy kilkudniowe wycieczki. Natomiast wypoczynek organizowany dla dzieci i młodzieży np. w formie wczasów w mieście, kolonii, obozów itp. jest pod nadzorem organów oświatowych ze względu na obowiązek spełnienia przez organizatorów tego wypoczynku szczególnych warunków i zasad, określonych w przepisach oświatowych. Wypoczynek dzieci i młodzieży (organizowany przez uprawnione podmioty), dofinansowywany z zfśs, jest zresztą preferowany w przepisach podatkowych nielimitowanym zwolnieniem tych dopłat z podatku dochodowego od osób fizycznych (art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o pdof).

Inną formą świadczenia związanego z wypoczynkiem pracowników są tzw. wczasy pod gruszą. Jest to rodzaj pomocy finansowej z zfśs, której wysokość jest zawsze, jak przy wszystkich innych świadczeniach z zfśs, uzależniona wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej i która jest przeznaczona na pokrycie co najmniej części wydatków, które pracownik musi ponieść, aby zorganizować sobie wypoczynek na urlopie wypoczynkowym. I tutaj, stanowiąc w regulaminie zasady przyznawania takiego świadczenia, warto ustalić liczbę dni wypoczynku urlopowego warunkującą możliwość (przy spełnieniu kryteriów socjalnych) jego otrzymanie przez pracownika.

Podstawa prawna:

• art. 8 ust. 1-2 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.),

• art. 161-162 Kodeksu pracy.

Jadwiga Stefaniak

specjalista w zakresie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych