Świadczenia pracownicze a składki na ubezpieczenie

Jeśli pracodawca wydaje pracownikom świadczenia rzeczowe lub wypłaca z tego tytułu ekwiwalent, nie będąc do tego zobowiązany przepisami o bhp, to wartość tych świadczeń lub ekwiwalentów stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i na ubezpieczenie zdrowotne.

To samo dotyczy oskładkowania ekwiwalentów pieniężnych za pranie odzieży roboczej, używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego oraz wartości otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie napojów bezalkoholowych, posiłków oraz artykułów spożywczych.

Bony, talony lub kupony są wyłączone z podstawy wymiaru składek, gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków i napojów bezalkoholowych.

WAŻNE!

Uprawnienia pracowników do świadczeń rzeczowych oraz możliwość wypłaty z tego tytułu ekwiwalentów muszą wynikać z przepisów o bhp.

Posiłki profilaktyczne i napoje
Pracodawca ma obowiązek zapewnić wszystkim pracownikom wodę zdatną do picia lub inne napoje. Pracownikom, którzy są zatrudnieni stale lub okresowo w warunkach szczególnie uciążliwych, musi zostać zapewniona zarówno woda, jak i inne napoje.

Warunki szczególnie uciążliwe to praca m.in. w gorącym mikroklimacie, na otwartej przestrzeni w temperaturze otoczenia poniżej 10^oC lub powyżej 25^oC, związana z dużym wysiłkiem fizycznym oraz na stanowiskach pracy, na których temperatura spowodowana warunkami atmosferycznymi przekracza 28^oC.

Ilość, rodzaj i temperatura tych napojów powinny być dostosowane do warunków wykonywanej pracy i potrzeb pracowników. Szczegółowe wytyczne co do rodzajów tych napojów oraz wymagań, jakie powinny spełniać, a także przypadki i warunki ich wydawania zostały określone w rozporządzeniach wykonawczych do Kodeksu pracy.

Pracownicy muszą otrzymać napoje, gdyż nie przewiduje się możliwości wypłaty im ekwiwalentu pieniężnego z tego tytułu.

Przykład:

Pracodawca zapewnia wszystkim pracownikom w czasie pracy wodę mineralną, kawę i herbatę. Wartość świadczeń rzeczowych w postaci tych napojów nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne ani na ubezpieczenie zdrowotne pracowników.
W przypadku ogółu pracowników przepisy nie precyzują bowiem, jakie napoje – poza wodą zdatną do picia – mogą zostać udostępnione pracownikom. Pracodawca wypełniłby swoje obowiązki także wtedy, gdyby udostępnił jedynie zwykłą wodę. Gdyby pracodawca wypłacił pracownikom ekwiwalent pieniężny, aby samodzielnie dokonali zakupu napojów, wypłacone kwoty stanowiłyby podstawę wymiaru składek na wszystkie ubezpieczenia pracowników.

Posiłki profilaktyczne przysługują pracownikom wykonującym prace związane z wysiłkiem fizycznym w pomieszczeniach zamkniętych, w temperaturze poniżej 10°C lub, jeśli wskaźnik obciążenia termicznego (WBGT) wynosi powyżej 25°C, a także wykonującym prace na otwartej przestrzeni w okresie zimowym oraz pod ziemią.

Pracodawca, który nie ma możliwości zapewnienia pracownikom posiłku, powinien im umożliwić korzystanie z takich posiłków w punktach gastronomicznych lub udostępnić im produkty i zapewnić warunki do samodzielnego przyrządzenia posiłku. W takiej sytuacji może przyznać pracownikom bony, talony lub inne dowody uprawniające do otrzymania posiłków lub produktów spożywczych.

Przykład:
Pracodawca zatrudnia pracowników w warunkach szczególnie uciążliwych. Ponieważ nie ma możliwości wydawania im posiłków profilaktycznych, przyznał pracownikom talony uprawniające do zakupu artykułów spożywczych w sklepie i udostępnił pomieszczenie do przyrządzania posiłków z tych produktów.
Wartość talonów jest zwolniona z oskładkowania, ponieważ na pracodawcy ciąży obowiązek wynikający z przepisów o bhp zapewnienia pracownikom posiłków. Pracodawca ten nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków, a pracownicy nie otrzymują z tego tytułu ekwiwalentu pieniężnego. Gdyby pracodawca przyznał pracownikom ekwiwalent pieniężny, jego wartość stanowiłaby podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia pracowników.

Środki higieny osobistej
Innym obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie pracownikom odpowiednich urządzeń higieniczno-sanitarnych oraz dostarczenie im niezbędnych środków higieny osobistej, których liczba i rodzaj powinny być dostosowane do rodzaju i charakteru pracy. Wartość tych świadczeń również nie wchodzi do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia pracowników.\

---

Przykład:

Pracownicy firmy konsultingowej wykonują prace biurowe. Pracodawca zainstalował w łazienkach pojemniki z mydłem i suszarki do rąk, a także pojemniki z ręcznikami jednorazowymi. Wartość dostarczonych środków higieny jest wyłączona z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

W zamian za środki higieny osobistej pracodawca nie może wypłacać pracownikom ekwiwalentu pieniężnego ani zobowiązywać osób zatrudnionych do zakupu takich środków. Jeśli wypłaci pracownikom ekwiwalent pieniężny, ma obowiązek uwzględnić wypłacone kwoty w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i na ubezpieczenie zdrowotne tych pracowników.

Środki ochrony indywidualnej, odzież i obuwie robocze
Pracownicy muszą mieć zapewnione nieodpłatnie środki ochrony indywidualnej zabezpieczające przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy. Ponadto pracownikom, których własna odzież mogłaby ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu, pracodawca powinien udostępnić odzież i obuwie robocze. Konieczność zapewnienia odzieży i obuwia roboczego może wynikać również z wymagań technologicznych, sanitarnych lub bhp.

Pracodawca może ustalić stanowiska, na których dopuszcza się używanie przez pracowników, za ich zgodą, własnej odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymagania bhp. Nie może to jednak dotyczyć stanowisk, na których są wykonywane prace związane z bezpośrednią obsługą maszyn i innych urządzeń technicznych albo prace powodujące intensywne brudzenie lub skażenie odzieży i obuwia roboczego środkami chemicznymi lub promieniotwórczymi bądź materiałami biologicznie zakaźnymi.

WAŻNE!
Gdy pracownik używa własnej odzieży i obuwia roboczego, ma prawo do ekwiwalentu pieniężnego w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny.

Pracodawca ma również obowiązek zapewnienia odpowiedniego prania, konserwacji, naprawy, odpylania i odkażania odzieży i obuwia roboczego. Jeżeli nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, za jego zgodą, pod warunkiem że pracodawca wypłaci mu ekwiwalent pieniężny w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika.

Ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego są wyłączone z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

Okulary korygujące wzrok
Pracodawca zatrudniający pracowników przy monitorach ekranowych przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy ma obowiązek odpowiednio wyposażyć stanowiska pracy tych osób, zapewnić im profilaktyczne badania lekarskie, a także co najmniej 5-minutowe przerwy po każdej godzinie pracy przy obsłudze monitora ekranowego wliczane do czasu pracy (ewentualnie organizowanie pracy przemiennej). W razie zaleceń lekarskich musi im ponadto zapewnić okulary korygujące wzrok.

Okulary korygujące wzrok przysługują, jeśli pracownik pracuje przy monitorze ekranowym przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy, a ich stosowanie zalecił lekarz okulista przeprowadzający badania pracownika w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej.

Przykład:
Wszystkie stanowiska pracy w firmie doradczej są wyposażone w komputery, które pracownicy użytkują przez większość czasu pracy (ok. 80%). Zakład pracy ustalił, że w przypadku stwierdzenia podczas badań profilaktycznych konieczności używania okularów korygujących wzrok (innych niż okulary noszone przez pracownika na co dzień) pracownik może zakupić dla siebie okulary i na podstawie przedłożonej faktury ubiegać się o zwrot kosztów ich zakupu do kwoty 200 złotych. Wydatki ponoszone przez pracodawcę są wyłączone z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia jako wydatki ponoszone w związku z zapewnieniem bezpiecznych warunków pracy.

Posiłki niewynikające z przepisów bhp
Z podstawy wymiaru składek została wyłączona wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu – do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 190 zł. To wyłączenie nie ma powiązania z przepisami bhp.

Przykład:
Pracodawca częściowo sfinansował pracownikom obiady w bufecie zakładowym. Wartość dofinansowania to 150 zł miesięcznie. Pracownicy, którzy nie korzystają z obiadów, nie mają prawa do ekwiwalentu pieniężnego z tego tytułu. Cała kwota dofinansowania podlega wyłączeniu z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

Natomiast wydanie pracownikom bonów lub talonów, za które mogą oni kupić posiłki lub żywność, zgodnie ze stanowiskiem ZUS, nie spełnia warunków umożliwiających wyłączenie ich wartości z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

Nie jest spełniony warunek udostępniania pracownikom posiłków przez pracodawcę, czyli np. w stołówce zakładowej. Wartość talonów nie jest więc zwolniona ze składek, mimo że również są wydawane w celu zapewnienia pracownikowi posiłku.

Zdaniem niektórych prawników, udostępnianie pracownikom posiłków przy użyciu bonów obiadowych, kuponów czy innych tego typu talonów spełnia warunki wyłączenia z podstawy wymiaru składek. Jedyną możliwością wykorzystania takich bonów jest uzyskanie posiłku, ponieważ nie podlegają one wymianie na środki pieniężne ani na inny towar.

Ponadto zwolnienie ze składek powinno obejmować bony obiadowe realizowane nie tylko bezpośrednio przez pracodawcę, ale również w każdej jednostce handlowej czy gastronomicznej. Przepis zwalniający ze składek wartość posiłków nie wprowadza bowiem bezpośrednio ograniczenia co do jednostki wydającej posiłek.

---

Środki z zakładowego funduszu rehabilitacji
Ze składek na ubezpieczenia społeczne są również zwolnione środki otrzymywane w zakładach pracy chronionej i zakładach aktywności zawodowej na rehabilitację zawodową, społeczną oraz leczniczą osób niepełnosprawnych z zakładowego funduszu rehabilitacji osób niepełnosprawnych albo zakładowego funduszu aktywności, z wyłączeniem wynagrodzeń finansowanych ze środków tych funduszy.

Szczegółowy zakres możliwych przeznaczeń środków zakładowego funduszu rehabilitacji osób niepełnosprawnych określają przepisy rozporządzenia w sprawie tego funduszu. Środki te mogą być przeznaczone m.in. na:
• koszty dowożenia lub dojazdów do pracy i z pracy osób niepełnosprawnych, mających trudności w korzystaniu z publicznych środków transportu,
• pomoc indywidualną, w tym odpłatność za dojazd, pobyt i leczenie w szpitalach, sanatoriach, na turnusach rehabilitacyjnych, wczasach lub wypoczynek w innych formach,
• wynagrodzenie za dodatkowy urlop wypoczynkowy przysługujący osobom zaliczonym do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności,
• składki na ubezpieczenia osób niepełnosprawnych w części należnej od pracodawcy.

WAŻNE! Od wynagrodzeń finansowanych ze środków tych funduszy powinny być naliczane i odprowadzane składki na ubezpieczenia społeczne na zasadach ogólnych.

Podnoszenie kwalifikacji zawodowych
Pracownikowi, który podejmuje naukę w szkole (podstawowej, gimnazjum, szkole ponadgimnazjalnej, placówce kształcenia ustawicznego oraz w szkole wyższej) na podstawie skierowania zakładu pracy, przysługuje urlop szkoleniowy i zwolnienie z części dnia pracy płatne według zasad obowiązujących przy obliczaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy.

Pracodawca może także przyznać pracownikowi skierowanemu do szkoły dodatkowe świadczenia, w tym:
• zwrot kosztów przejazdu, zakwaterowania i wyżywienia na zasadach obowiązujących przy podróżach służbowych na obszarze kraju, jeżeli nauka odbywa się w innej miejscowości niż miejsce zamieszkania i miejsce pracy pracownika,
• pokrycie kosztów zakupu podręczników i innych materiałów szkoleniowych,
• pokrycie opłat za naukę pobieranych przez szkołę,
• udzielenie dodatkowego urlopu szkoleniowego.

Pracownikowi, który podejmuje naukę w szkole bez skierowania od pracodawcy, pracodawca może udzielić urlopu bezpłatnego i zwolnienia z części dnia pracy, lecz bez prawa do wynagrodzenia, w wymiarze i w zakresie ustalonym między pracownikiem a pracodawcą. Ponadto może sfinansować:

• koszty przejazdu, zakwaterowania i wyżywienia pracownika na zasadach obowiązujących przy podróżach służbowych na obszarze kraju, jeżeli nauka odbywa się w innej miejscowości niż miejsce zamieszkania i miejsce pracy pracownika,

• koszty podręczników i innych materiałów szkoleniowych,

• koszty opłat za naukę pobierane przez szkołę.

Wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego pracownika, z wyłączeniem wynagrodzeń otrzymywanych za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnień z części dnia pracy przysługujących pracownikom podejmującym naukę lub podnoszącym kwalifikacje zawodowe w formach pozaszkolnych, nie stanowi podstawy wymiaru składek.

W przypadku pracownika, który podejmuje naukę w szkole bez skierowania zakładu pracy, składek na ubezpieczenia nie nalicza się jedynie od świadczeń wymienionych w odrębnych przepisach. Natomiast w przypadku pracownika, który podejmuje naukę w szkole na podstawie skierowania zakładu pracy katalog świadczeń wyłączonych ze składek nie jest zamknięty.

Pracownikowi uzyskującemu wiedzę ogólną, umiejętności i kwalifikacje zawodowe w formach pozaszkolnych (kurs, kurs zawodowy, seminarium, praktyka zawodowa) na podstawie skierowania zakładu pracy, jeżeli umowa zawarta między pracodawcą a pracownikiem nie stanowi inaczej, przysługuje:

• zwrot kosztów uczestnictwa, w tym zakwaterowania, wyżywienia i przejazdu,

• urlop szkoleniowy na udział w obowiązkowych zajęciach oraz zwolnienie z części dnia pracy płatne według zasad obowiązujących przy obliczaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy.

Przykład:

Pracodawca sfinansował w całości kurs języka angielskiego pracownikom zajmującym się bezpośrednią obsługą klientów zagranicznych. Kurs odbywa się w godzinach pracy i pracownicy są zwalniani z dwóch godzin pracy trzy razy w tygodniu bez konieczności odpracowywania tego czasu.
Wartość tego kursu nie stanowi podstawy wymiaru składek jako wartość świadczenia przyznanego przez pracodawcę zgodnie z odrębnymi przepisami na podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego pracownika. Natomiast wynagrodzenie za czas zwolnień z części dnia pracy nie jest wyłączone z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

Pracownikowi podejmującemu naukę w formach pozaszkolnych bez skierowania zakładu pracy może być udzielony jedynie urlop bezpłatny i zwolnienie z części dnia pracy bez zachowania prawa do wynagrodzenia, w wymiarze ustalonym na zasadzie porozumienia między zakładem pracy a pracownikiem.


Podstawa prawna:
• § 2 ust. 1 pkt 6, pkt 11 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.),
• § 112, § 113, § 115 rozporządzenia z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (DzU z 2003 r. nr 169, poz. 1650),
• rozporządzenie z 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (DzU nr 60, poz. 279),
• rozporządzenie z 12 października 1993 r. w sprawie zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego dorosłych (DzU nr 103, poz. 472 ze zm.),
• rozporządzenie z 3 lutego 2006 r. w sprawie uzyskiwania i uzupełniania przez osoby dorosłe wiedzy ogólnej, umiejętności i kwalifikacji zawodowych w formach pozaszkolnych (DzU nr 31, poz. 216), 
• rozporządzenie z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (DzU nr 148, poz. 973).