Wszystko o urlopach wypoczynkowych

W naszym opracowaniu omówimy także przepisy prawa pracy przewidujące dla pewnych grup pracowników podwyższony wymiar urlopu wypoczynkowego w stosunku do progów przewidzianych w Kodeksie pracy. Regulacje te dotyczą m.in. osób niepełnosprawnych i pracowników młodocianych.

Nie zabraknie także tematyki dotyczącej wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy. Czytelnik dowie się, jak takie wynagrodzenie obliczać, kiedy przysługuje ekwiwalent za urlop i w jakiej wysokości.

Nabywanie prawa do urlopu wypoczynkowego

Urlop wypoczynkowy jest to coroczny, płatny, nieprzerwany okres zwolnienia pracownika z obowiązku świadczenia pracy u danego pracodawcy. Pracownik nie może zrzec się przysługującego mu urlopu ani przekazać go innej osobie. Potwierdza to wyrok Sądu Najwyższego z 7 lutego 1967 r. (I PR 53/67, OSP 1967/12/287).

Prawo do urlopu wypoczynkowego przysługuje corocznie każdej osobie wykonującej pracę w ramach stosunku pracy, bez względu na podstawę prawną jego powstania (umowa o pracę, spółdzielcza umowa o pracę, mianowanie, powołanie, wybór). Urlop wypoczynkowy nie przysługuje zatem osobom wykonującym pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, np. na umowę zlecenia lub o dzieło. W przypadku umów cywilnoprawnych prawo do dni wolnych może zostać przyznane jedynie na podstawie zapisów w umowie.

Zobacz również serwis: Urlopy

Pracownicy podejmujący pracę po raz pierwszy

Pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku (art. 153 k.p.). Mimo że przepisy te obowiązują od kilku lat, pracodawcom nadal sporo kłopotów sprawia ustalenie, kiedy upływa miesiąc pracy.

Należy przyjąć, że miesiąc pracy mija:

• z upływem ostatniego dnia miesiąca, jeżeli pracownik pozostaje w zatrudnieniu od pierwszego dnia danego miesiąca;

PRZYKŁAD

Pracownik podjął pierwszą pracę 1 marca 2013 r. Okres jednego miesiąca pracy, po upływie którego pracownik nabędzie prawo do 1,66 dnia urlopu wypoczynkowego (tj. 20 × 1/12 = 1,66), minął mu w tym przypadku 31 marca 2013 r.

Wątpliwości mogą powstać, gdy pierwszy dzień miesiąca kalendarzowego przypada w niedzielę lub w dzień wolny od pracy wynikający z rozkładu czasu pracy w 5-dniowym tygodniu pracy. Jeśli pracownik podejmuje pracę w pierwszym dniu roboczym danego miesiąca i pozostaje w zatrudnieniu przez wszystkie dni robocze tego miesiąca, prawo do urlopu nabędzie z upływem ostatniego dnia miesiąca.

PRZYKŁAD

Pracownik podjął pierwszą w życiu pracę 2 maja 2013 r., czyli w pierwszym dniu roboczym tego miesiąca. Okres jednego miesiąca upłynął w tej sytuacji 31 maja 2013 r.

• z upływem dnia w następnym miesiącu kalendarzowym, który datą poprzedza dzień nawiązania stosunku pracy, jeżeli do nawiązania stosunku pracy doszło w trakcie miesiąca kalendarzowego;

PRZYKŁAD

Pracownik podjął pierwszą pracę 18 kwietnia 2013 r. Z upływem 17 maja 2013 r. nabył on prawo do pierwszego urlopu wypoczynkowego.

• z upływem 30 dni, jeżeli pracownik u kolejnych pracodawców był zatrudniony krócej niż miesiąc kalendarzowy lub obrachunkowy.

PRZYKŁAD

Pracownik podjął pierwszą pracę 17 stycznia 2013 r. na czas określony do 31 marca 2013 r. w pełnym wymiarze czasu pracy. Następnie podjął kolejną pracę na pełny etat w tym samym roku kalendarzowym u innego pracodawcy – od 2 kwietnia 2013 r. U pierwszego pracodawcy prawo do urlopu pracownik nabył z upływem 16 lutego br. oraz z upływem 16 marca br. Praca w okresie od 17 do 31 marca (15 dni) nie uprawniała pracownika do urlopu u poprzedniego pracodawcy. Wspomniany 15-dniowy okres zatrudnienia zostanie doliczony do okresu zatrudnienia w kolejnym zakładzie pracy. Zatem już po przepracowaniu 15 dni u kolejnego pracodawcy w 2013 r. pracownik nabędzie prawo do 1,66 lub 2,16 dnia urlopu.

Bez względu na to, ile miesięcy pracownik przepracował w swoim pierwszym roku kalendarzowym pracy zawodowej, w następnym roku kalendarzowym nabywa prawo do kolejnego, pełnego wymiaru urlopu 20 lub 26 dni.

PRZYKŁAD

Pracownik podjął pierwszą pracę 17 grudnia 2012 r. Nie ma on prawa do urlopu za przepracowane dni grudnia. Natomiast od 1 stycznia 2013 r. pracownik ten nabył prawo do kolejnego urlopu wypoczynkowego w wymiarze 20 lub 26 dni za cały 2013 r.

W związku z brakiem ustawowej regulacji, nie ma podstaw do zaokrąglenia pierwszego urlopu w górę do pełnego dnia. Zatem w pierwszym roku pracy za każdy przepracowany miesiąc pracownik nabywa prawo do 1,66 (1,66...) dnia urlopu (jeżeli posiada wymiar 20 dni urlopu) lub do 2,16 (2,16...) dnia (w przypadku gdy ma prawo do wymiaru 26 dni urlopu). Pracodawca może z korzyścią dla pracownika zaokrąglić ustalony wymiar urlopu do pełnych godzin lub dni.

Prawo do kolejnych urlopów

Prawo do kolejnych urlopów pracownik nabywa w każdym następnym roku kalendarzowym. Uprawnienie do kolejnego urlopu pracownik nabywa „z góry” już 1 stycznia danego roku, pod warunkiem pozostawania w tym dniu w zatrudnieniu (art. 153 § 2 k.p.). Może się także zdarzyć, że pracownik nie zyska prawa do urlopu 1 stycznia, jeśli przebywa wtedy na urlopie bezpłatnym (w trakcie urlopu bezpłatnego „zawieszone są” prawa i obowiązki stron stosunku pracy).

---

PRZYKŁAD

Pracodawca rozwiązał w maju br. z powodu likwidacji firmy umowę o pracę z pracownikiem korzystającym z urlopu bezpłatnego od 1 stycznia 2013 r. do dnia zakończenia zatrudnienia. Pracownik nie otrzyma ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy z bieżącego roku, ponieważ w opisanej sytuacji nie nabył do niego prawa.

Urlop w informacji o warunkach zatrudnienia

Przepisy Kodeksu pracy zobowiązują pracodawcę do informowania pracownika na piśmie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę, m.in. o wymiarze przysługującego mu urlopu wypoczynkowego (art. 29 § 3 pkt 3 k.p.).

Informacja o warunkach zatrudnienia powinna być podana pracownikowi na piśmie. Jeśli pracownik jest zatrudniony na okres próbny, to w informacji o warunkach zatrudnienia należy mu podać wymiar urlopu przysługującego w czasie trwania tej umowy. Gdy pracownik jest zatrudniany na podstawie bezpośrednio następujących po sobie umów o pracę, pracodawca musi – za każdym razem – podawać mu informację o warunkach zatrudnienia, nawet jeśli w informacji nic się nie zmieniło. Także w sytuacji, gdy pracownik nabędzie prawo do wyższego wymiaru urlopu, należy mu przekazać aktualną informację. Podobnie jest w przypadku zmiany wymiaru etatu albo korzystania z urlopu bezpłatnego lub innego okresu niewykonywania pracy, który ma wpływ na wymiar należnego urlopu wypoczynkowego.

Warunek poinformowania pracownika o wymiarze przysługującego mu urlopu zostanie spełniony, jeżeli pracodawca przekaże mu informację o urlopie, wskazując przepisy prawa pracy, z których wynika prawo pracownika do urlopu wypoczynkowego.

Pracodawca może również przekazać informację o warunkach zatrudnienia w formie opisowej, wskazując wymiar urlopu wypoczynkowego, jaki mu przysługuje. Przykładowo, pracownik zatrudniony na 1/2 etatu, który ma prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego i podjął pracę od 1 czerwca 2013 r., może otrzymać taką informację: „przysługuje Panu w 2013 r. 8 dni urlopu wypoczynkowego, tj. 64 godziny za okres pracy od 1 czerwca do 31 grudnia 2013 r., a od 1 stycznia 2014 r. będzie Pan miał prawo do 13 dni urlopu wypoczynkowego (104 godzin) w każdym kolejnym roku kalendarzowym”.

Problem z podaniem informacji o warunkach zatrudnienia w zakresie urlopu wypoczynkowego często dotyczy pracowników zatrudnionych na podstawie umów na zastępstwo. Nie wiadomo bowiem, kiedy taka umowa rozwiąże się. Dlatego w takim przypadku należy podać wymiar urlopu proporcjonalnego, jaki przysługuje pracownikowi od dnia zawarcia umowy na zastępstwo do końca roku kalendarzowego, w którym ta umowa została zawarta.

Tabela 1. Przykładowe zapisy w informacji o warunkach zatrudnienia dotyczące wymiaru urlopu

Czas trwania umowy	Wymiar etatu	Wymiar urlopu	Przykładowy zapis
Cały rok kalendarzowy	pełny etat	20 dni	art. 154 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy
Cały rok kalendarzowy	część etatu	26 dni	art. 154 § 1 pkt 2 i § 2 Kodeksu pracy
Część roku kalendarzowego	pełny etat	20 dni	art. 154 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy, obliczony proporcjonalnie zgodnie z art. 1551 Kodeksu pracy
Część roku kalendarzowego	część etatu	26 dni	art. 154 § 1 pkt 2 i § 2 Kodeksu pracy, obliczony proporcjonalnie na podstawie art. 1551 Kodeksu pracy

ZGODNIE Z PRAWEM

Art. 152 Kodeksu pracy

§ 1. Pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego, zwanego dalej „urlopem”.

§ 2. Pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu.

Wymiar urlopu wypoczynkowego

Do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, należy wliczać nie tylko okres przepracowany w firmie, w której pracownik jest aktualnie zatrudniony, lecz również okresy poprzedniego zatrudnienia, bez względu na długość przerwy w zatrudnieniu oraz sposób ustania stosunku pracy (art. 1541 § 1 k.p.). Wymiar urlopu nie zależy od przebiegu zatrudnienia, rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanego stanowiska czy sposobu zakończenia stosunku pracy. Nawet gdy umowa o pracę została rozwiązana z pracownikiem bez wypowiedzenia z winy pracownika, ponieważ naruszył on swoje obowiązki pracownicze, okres przepracowany w tej firmie zostaje wliczony do stażu pracy, od którego zależy wymiar jego urlopu wypoczynkowego.

Jeżeli pracownik jednocześnie pozostaje w dwóch lub więcej stosunkach pracy, to do stażu pracy, od którego zależy prawo do urlopu i wymiar urlopu, wliczeniu podlega także okres poprzedniego, niezakończonego zatrudnienia w części przypadającej przed nawiązaniem drugiego lub kolejnego stosunku pracy (art. 154¹ § 2 k.p.).

Do stażu urlopowego należy wliczyć także udokumentowane okresy zatrudnienia przebyte za granicą u pracodawców zagranicznych w ramach umowy o pracę. Są one bowiem zaliczane do okresów pracy w Polsce w zakresie uprawnień pracowniczych.

Wymiar urlopu wypoczynkowego wynosi:

• 20 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat,
• 26 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat (art. 154 § 1 k.p.).

Pracodawca w umowie o pracę lub w aktach wewnątrzzakładowych może ustalić wyższy wymiar urlopu dla pracowników.

Urlop pracowników zatrudnionych na niepełny etat

Dla pracownika zatrudnionego na część etatu wymiar urlopu ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika, przyjmując za podstawę wymiar urlopu określony dla osoby zatrudnionej w pełnym wymiarze czasu pracy, wynikający z ogólnego stażu pracy (20 albo 26 dni). Jeśli z obliczeń wyniknie niepełny dzień urlopu, podlega on zaokrągleniu w górę do pełnego dnia (art. 154 § 2 Kodeksu pracy).

---

PRZYKŁAD

Pracodawca zatrudnił pracownika na 3/4 etatu od 1 czerwca 2013 r. Pracownik ma staż pracy krótszy niż 10 lat. Proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy urlop wypoczynkowy pracownika wynosi 15 dni (3/4 × 20 dni). Za okres pracy od 1 czerwca do 31 grudnia br. nabędzie on prawo do 8,75 dnia urlopu (7/12 × 15 dni = 8,75 dnia, czyli po zaokrągleniu 9 dni).

Gdy w trakcie roku kalendarzowego dochodzi do zmiany wymiaru czasu pracy danego pracownika (np. z niepełnego na pełny lub odwrotnie), właściwą metodą wyliczenia wymiaru urlopu jest dokonanie dwóch niezależnych wyliczeń odpowiednio dla okresu pracy w danym wymiarze etatu.

PRZYKŁAD

Pracownik, posiadający staż pracy przekraczający 10 lat, przez 4 miesiące był zatrudniony na 3/4 etatu, a przez pozostałe 8 miesięcy tego roku na 1/2 etatu. Z tytułu pracy w wyższym wymiarze etatu ma prawo do 7 dni urlopu [(3/4 × 26) × 4/12 = 6,5, po zaokrągleniu 7 dni], natomiast z racji zatrudnienia na pół etatu 9 dni [(1/2 × 26) × 8/12 = 8,67, po zaokrągleniu 9 dni]. W roku kalendarzowym wymiar urlopu pracownika wyniesie 16 dni.

Ze zmianą wymiaru czasu pracy mamy czasami do czynienia w trakcie miesiąca. W przepisach nie znajdziemy wytycznych, jak postępować w takich przypadkach. Wśród ekspertów prawa pracy można spotkać się z 2 poglądami w tym zakresie. Zgodnie z nimi, przy ustalaniu proporcjonalnego urlopu w miesiącu zmiany etatu:

• przyjmuje się taki wymiar czasu pracy, w którym pracownik przepracuje większość dni lub
• należy przyjąć wymiar etatu obowiązujący pracownika pierwszego dnia tego miesiąca.

PRZYKŁAD

Do 14 kwietnia 2013 r. pracownik z 8-letnim stażem urlopowym zatrudniony na czas nieokreślony pracował na pełny etat. Od następnego dnia wymiar czasu pracy wyniósł 3/4 etatu. Zgodnie z pierwszym poglądem, o którym mowa wyżej, pracownik za cały 2013 r. ma prawo do 17 dni urlopu, w tym:

• za okres od stycznia do marca – 5 dni (3/12 × 20 dni = 5 dni),
• za okres od 1 kwietnia do 31 grudnia (większą część kwietnia pracownik przepracował na niepełnym etacie) – 12 dni (3/4 etatu × 20 dni × 9/12 = 11,25 dnia, po zaokrągleniu 12 dni).

Według drugiego poglądu pracownik również byłby uprawniony do 17 dni urlopu, tj. (4/12 × 20 dni = 6,67 dnia, po zaokrągleniu 7 dni) + (8/12 × 3/4 etatu × 20 dni = 10 dni).

Tabela 2.Wymiar urlopu wypoczynkowego pracowników niepełnoetatowych

Wymiar etatu	Wymiar urlopu w roku kalendarzowym (po zaokrągleniu)
	staż urlopowy mniejszy niż 10 lat	co najmniej 10-letni staż urlopowy
1/2	10 dni (10 × 8 = 80 godz.)	13 dni (13 × 8 = 104 godz.)
1/3	7 dni (7 x 8 = 56 godz.)	9 dni (9 x 8 = 72 godz.)
1/4	5 dni (5 × 8 = 40 godz.)	7 dni (7 × 8 = 56 godz.)
2/3	14 dni (14 × 8 = 112 godz.)	18 dni (18 × 8 = 144 godz.)
3/4	15 dni (15 × 8 = 120 godz.)	20 dni (20 × 8 = 160 godz.)
4/5	16 dni (16 × 8 = 128 godz.)	21 dni (21 × 8 = 168 godz.)

Decyzja, jak w omawianym przypadku ustalać wymiar urlopu wypoczynkowego, zależy zatem od pracodawcy. Jeżeli są różnice w wysokości wymiaru urlopu wypoczynkowego, najbezpieczniej jest wybrać sposób liczenia korzystniejszy dla pracownika. Pracodawca nie narazi się wtedy na jego roszczenia.

Zaliczanie okresów nauki do stażu urlopowego

Do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się z tytułu ukończenia:

• zasadniczej lub innej równorzędnej szkoły zawodowej – przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 3 lata,
• średniej szkoły zawodowej – przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 5 lat,
• średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych – 5 lat,
• średniej szkoły ogólnokształcącej – 4 lata,
• szkoły policealnej – 6 lat,
• szkoły wyższej – 8 lat.

Pracownicy, którzy uzyskali stopień licencjata, są traktowani pod względem naliczania stażu urlopowego, jakby ukończyli szkołę wyższą – należy im wliczać 8 lat.

Zaliczanie okresów nauki do okresów pracy ma charakter bezwarunkowy, tj. nie zależy od rodzaju szkoły czy okresu, w jakim pracownik podjął pracę po ukończeniu nauki. Nie ma również znaczenia, w jakim trybie pracownik się uczył: dziennym, wieczorowym czy zaocznym. Należy jednak pamiętać, że nie wlicza się powtarzanych lat, czyli rzeczywistego okresu nauki. Do stażu urlopowego liczy się jedynie okres nauki przewidziany programem nauczania. Okresów nauki niezakończonych w sposób ustanowiony przez program nie uwzględnia się (np. uzyskanie na studiach absolutorium bez dyplomu nie daje prawa do wliczenia 8 lat z tytułu ukończenia szkoły wyższej).

Okresy nauki w kolejnych szkołach nie podlegają sumowaniu (art. 155 § 1 k.p.). Do wymiaru urlopu zalicza się okres, który wynika z tytułu ukończenia ostatniej szkoły.

Czasami zdarza się, że pracownik w tym samym okresie uczył się i pracował. Wtedy do okresu, od którego zależy wymiar urlopu, należy wliczać albo okres nauki, albo okres pracy, w zależności od tego, który wariant jest korzystniejszy dla pracownika (art. 155 § 2 k.p.).

PRZYKŁAD

Pracownik po ukończeniu liceum ogólnokształcącego od 1 października 2008 r. podjął swoje pierwsze zatrudnienie na podstawie umowy o pracę, które kontynuuje do chwili obecnej. 1 października 2008 r. rozpoczął też 5-letnie studia wyższe. W połowie lipca 2013 r. planuje obronę pracy magisterskiej. W tej sytuacji korzystniejsze dla pracownika jest wliczanie do stażu pracy, wpływającego na wymiar jego urlopu, okresu zatrudnienia, w którym równolegle była pobierana nauka. Uwzględniając 4 lata szkoły średniej oraz 5 lat zatrudnienia, 30 września 2013 r. pracownik osiągnie ogółem 9-letni staż pracy, a 10-letni (uprawniający do wyższego wymiaru urlopu) 30 września 2014 r. Uwzględniając 8 lat z tytułu ukończenia szkoły wyższej w lipcu 2013 r. pracownik miałby do przepracowania dwa lata, aby osiągnąć 10-letni okres zatrudnienia. Wyższy wymiar urlopu pracownik osiągnąłby wówczas w lipcu 2015 r.

Okresy nauki należy udokumentować świadectwem lub dyplomem wydanym przez daną szkołę, ewentualnie duplikatem wydanym zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. Oryginał dokumentu pracownik okazuje do wglądu pracodawcy, który przechowuje w jego aktach osobowych kserokopię tego dokumentu poświadczoną za zgodność z oryginałem.

PRZYKŁAD

Pracownik zatrudniony od 1 marca 2013 r. legitymuje się:

• świadectwem ukończenia liceum ogólnokształcącego,
• świadectwem pracy dokumentującym 4 lata pracy na podstawie umowy o pracę,
• wpisem w książeczce wojskowej o odbyciu służby zasadniczej trwającej 1 rok,
• zaświadczeniem o wykonywaniu przez 2 lata zatrudnienia na podstawie umowy o dzieło,
• zaświadczeniem o 5-letnim okresie prowadzenia działalności gospodarczej.

Zaliczeniu do stażu urlopowego podlegają w tym przypadku: szkoła, okres wykonywania pracy na podstawie umowy o pracę, służba wojskowa oraz aktualne zatrudnienie. Okresów pracy na podstawie umowy o dzieło i prowadzenia działalności gospodarczej nie można zaliczyć do stażu urlopowego. Pracownik będzie posiadał na koniec czerwca br. staż urlopowy wynoszący ogółem 9 lat i 4 miesiące, co uprawnia go do urlopu w wymiarze 20 dni.

Inne okresy podlegające zaliczeniu do stażu urlopowego

Poza okresami zatrudnienia pracowniczego (w tym pracy za granicą) i nauki szkolnej, zaliczeniu do stażu urlopowego (na podstawie przepisów Kodeksu pracy oraz przepisów szczególnych) podlegają również m.in. okresy wymienione w tabeli 3.

---

Tabela 3. Okresy podlegające zaliczeniu do stażu urlopowego

Okres	Podstawa prawna
za który przysługuje odszkodowanie w przypadku skrócenia okresu wypowiedzenia, jeżeli pracownik nie podjął w tym czasie pracy	art. 361 § 2 Kodeksu pracy
pozostawania bez pracy, za który przyznano odszkodowanie pracownikowi przywróconemu do pracy	art. 51 § 2 Kodeksu pracy
urlopu bezpłatnego, którego udzielono pracownikowi w celu podjęcia pracy u innego pracodawcy	art. 1741 § 2 Kodeksu pracy
urlopu wychowawczego	art. 1865 Kodeksu pracy
urlopu bezpłatnego udzielonego młodocianemu w okresie ferii szkolnych	art. 205 § 4 Kodeksu pracy
urlopu bezpłatnego udzielonego pracownikowi powołanemu do pełnienia z wyboru funkcji związkowej poza zakładem pracy, pod warunkiem stawienia się do pracy po tym urlopie w ciągu 7 dni od rozwiązania stosunku pracy z wyboru	art. 25 ust. 11 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych
pobierania zasiłku dla bezrobotnych i stypendium	art. 79 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy
czynnej służby wojskowej oraz urlopu bezpłatnego udzielonego powołanemu do odbycia ćwiczeń wojskowych	art. 120 i 124 ustawy z 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej
służby zastępczej	art. 36 ustawy z 28 listopada 2003 r. o służbie zastępczej
prowadzenia indywidualnego gospodarstwa rolnego lub pracy w takim gospodarstwie	art. 1 ustawy z 20 lipca 1990 r. o wliczaniu okresów pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym do pracowniczego stażu pracy

ZGODNIE Z PRAWEM

Art. 154 Kodeksu pracy

§ 1. Wymiar urlopu wynosi:

1. 120 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat,
2. 26 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.

§ 2. Wymiar urlopu dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika, biorąc za podstawę wymiar urlopu określony w § 1; niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia.

§ 3. Wymiar urlopu w danym roku kalendarzowym, ustalony na podstawie § 1 i 2, nie może przekroczyć wymiaru określonego w § 1.

Udzielanie urlopów wypoczynkowych

Urlopu należy udzielać w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu (art. 154² § 1 k.p.).

Pojęcie „dzień pracy” zostało związane z indywidualnym harmonogramem czasu pracy pracownika. Dniami pracy są np. niedziele i święta, jeśli harmonogram pracy pracownika przewiduje pracę w te dni. Dniami pracy nie są dni wolne od pracy wynikające z rekompensowania wydłużonej pracy w inne dni. Dotyczy to np. pracowników zatrudnionych w równoważnym systemie czasu pracy.

Przy udzielaniu urlopu wypoczynkowego stosujemy zasadę, że 1 dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy (art. 154² § 2 k.p.). Odnosi się to także do niepełnoetatowców.

W przypadku pracownika, dla którego dobowa norma czasu pracy, wynikająca z odrębnych przepisów, jest niższa niż 8 godzin (np. norma czasu pracy lekarza wynosi 7 godzin 35 minut), 1 dzień urlopu odpowiada tej normie dobowej. Zatem 1 dzień urlopu dla lekarza wynosi 7 godzin 35 minut.

Udzielenie pracownikowi urlopu w dniu pracy w wymiarze godzinowym odpowiadającym części dobowego wymiaru czasu pracy jest dopuszczalne jedynie w przypadku, gdy pozostała do wykorzystania część urlopu jest niższa niż pełny dobowy wymiar czasu pracy pracownika w dniu, na który ma być udzielony urlop (art. 154² § 4 k.p.).

PRZYKŁAD

Pracownik pracuje w równoważnym systemie czasu pracy. W 2013 r. jest uprawniony do urlopu w wymiarze 160 godzin. Wykorzystał już w tym roku 156 godzin urlopu. Pracodawca może mu udzielić urlopu w wymiarze 4 godzin na część dnia, w którym zgodnie z harmonogramem pracy miał zaplanowane np. 10 godzin pracy.

Jeżeli pracownik zawsze pracuje po 8 godzin, to przy udzielaniu urlopu jego przeliczanie na godziny nie ma znaczenia, ma natomiast znaczenie przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego i ekwiwalentu urlopowego.

Konieczność przeliczeń godzinowych urlopu wypoczynkowego występuje w przypadku:

• pracy w systemach czasu pracy pozwalających na pracę powyżej 8 godzin na dobę,
• zatrudnienia w niepełnym wymiarze czasu pracy.

Urlop pracowników pracujących w równoważnym systemie czasu pracy

W systemie równoważnym dobowy wymiar czasu pracy może zostać wydłużony do 12 godzin na dobę (przy dozorze urządzeń do 16 godzin, a przy pilnowaniu mienia i ochronie osób nawet do 24 godzin na dobę) i jest rekompensowany udzielaniem większej liczby dni wolnych od pracy. W wyniku tego pracownik dysponuje większą liczbą dni wolnych od pracy niż pracownicy zatrudnieni w podstawowym systemie czasu pracy, dla których wolne są niedziele, święta oraz dni wynikające z 5-dniowego tygodnia pracy. Udzielając płatnego urlopu osobom, które wykonują swoje obowiązki w równoważnych normach czasu pracy, z puli urlopowej trzeba zdejmować tyle godzin, ile by w danym czasie pracowali zamiast wypoczywać.

---

Urlopu udziela się również na niedziele i święta, jeśli w harmonogramie na te dni zaplanowano pracownikowi pracę.

PRZYKŁAD

Pracownika obowiązuje równoważny system czasu pracy. Z jego grafiku na okres od 6 do 12 maja br. wynika, że w poniedziałek miał pracować 9 godzin, we wtorek – 12 godzin, w środę – 8 godzin, w piątek – 5 godzin, a w niedzielę – 6 godzin. Czwartek i sobotę zaplanowano jako dni wolne. Pracownik przez cały wspomniany tydzień korzystał z urlopu. Oznacza to, że jego pulę urlopową należy pomniejszyć o 40 godzin, bo przez tyle by pracował, gdyby nie wypoczywał.

ZGODNIE Z PRAWEM

Art. 154² Kodeksu pracy

§ 1. Urlopu udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu, z zastrzeżeniem § 4.

§ 2. Przy udzielaniu urlopu zgodnie z § 1, jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy.

§ 3. Przepis § 1 i 2 stosuje się odpowiednio do pracownika, dla którego dobowa norma czasu pracy, wynikająca z odrębnych przepisów, jest niższa niż 8 godzin.

§ 4. Udzielenie pracownikowi urlopu, w dniu pracy w wymiarze godzinowym odpowiadającym części dobowego wymiaru czasu pracy jest dopuszczalne jedynie w przypadku, gdy część urlopu pozostała do wykorzystania jest niższa niż pełny dobowy wymiar czasu pracy pracownika w dniu, na który ma być udzielony urlop.

Urlopy proporcjonalne

W szczególnych okolicznościach, przewidzianych przepisami prawa pracy, urlop wypoczynkowy należy ustalić proporcjonalnie do przepracowanego okresu.

Prawo do urlopu w przypadku zmiany pracodawcy

Pracownik, co do zasady, nabywa prawo do urlopu w pełnym wymiarze w pierwszym dniu roku kalendarzowego. Gdy umowa o pracę trwa nieprzerwanie przez cały rok, pracownik wykorzystuje należny mu urlop u aktualnego pracodawcy. Jeśli jednak w ciągu roku dochodzi do rozwiązania umowy o pracę, pracownikowi należy się urlop obliczany proporcjonalnie do czasu przepracowanego w danym roku:

• u dotychczasowego pracodawcy – w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u tego pracodawcy w roku ustania stosunku pracy, chyba że przed jego ustaniem pracownik wykorzystał urlop w przysługującym mu lub w wyższym wymiarze,
  
• u kolejnego pracodawcy – w wymiarze proporcjonalnym do okresu:
  • pozostałego do końca danego roku kalendarzowego – w razie zatrudnienia na czas nie krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego,
  • zatrudnienia w danym roku kalendarzowym – w razie zatrudnienia na czas krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego.

Pracownikowi, który przed ustaniem stosunku pracy w ciągu roku kalendarzowego wykorzystał urlop w wymiarze wyższym niż wynikałoby to z proporcji do przepracowanego okresu, u kolejnego pracodawcy przysługuje urlop w odpowiednio niższym wymiarze. Łączny wymiar urlopu w roku kalendarzowym nie może być niższy niż wynikający z okresu przepracowanego w tym roku u wszystkich pracodawców. Regulacja ta ma zastosowanie również w sytuacji, gdy w danym roku kalendarzowym nastąpiło rozwiązanie, a następnie nawiązanie stosunku pracy z tym samym pracodawcą.

Zasady dotyczące udzielania urlopu wypoczynkowego w wymiarze proporcjonalnym stosuje się:

• odpowiednio do pracownika podejmującego pracę u kolejnego pracodawcy w ciągu innego roku kalendarzowego niż rok, w którym ustał jego stosunek pracy z poprzednim pracodawcą,
• do urlopów dodatkowych przysługujących pracownikom na podstawie przepisów szczególnych, np. osobom o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności, kombatantom.

WAŻNE!

Urlop przysługujący pracownikowi w danym roku kalendarzowym nie może przekroczyć wymiaru wynikającego z przepisów Kodeksu pracy.

PRZYKŁAD

Pracownik z 10-letnim stażem urlopowym był zatrudniony u poprzedniego pracodawcy do 31 maja 2012 r. Następnie przez dłuższy czas pozostawał bez pracy. Kolejne zatrudnienie podjął 1 marca 2013 r. na podstawie umowy o pracę zawartej na czas określony do 31 grudnia 2013 r. U obecnego pracodawcy pracownik nabył w 2013 r. za okres od 1 marca do 31 grudnia br. prawo do 22 dni urlopu (10/12 × 26 dni = 21,66 dni, po zaokrągleniu 22 dni).

Urlop po okresie niewykonywania pracy

Urlop w wymiarze proporcjonalnym nabywa pracownik, który powraca do pracy u dotychczasowego pracodawcy w ciągu roku kalendarzowego po trwającym co najmniej 1 miesiąc okresie (art. 155² § 1 k.p.):

• urlopu bezpłatnego,
• urlopu wychowawczego,
• odbywania zasadniczej służby wojskowej lub jej form zastępczych, okresowej służby wojskowej, przeszkolenia wojskowego albo ćwiczeń wojskowych,
• tymczasowego aresztowania,
• odbywania kary pozbawienia wolności,
• nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy.

Jeżeli powyższe okresy niewykonywania pracy obejmują części miesięcy kalendarzowych, za miesiąc uważa się łącznie 30 dni. Okresy nieobecności, podczas których pracownik nie nabywa prawa do urlopu, należy sumować.

PRZYKŁAD

Pracownik uprawniony do urlopu wypoczynkowego w wymiarze 26 dni korzystał z urlopu bezpłatnego od 18 do 31 marca 2013 r., czyli przez 14 dni, a następnie od 1 do 17 kwietnia 2013 r. (17 dni) był tymczasowo aresztowany. Wymiar urlopu wypoczynkowego w 2013 r. pracownika ulegnie zatem obniżeniu o 1/12 wymiaru urlopu.

Zastosowanie zasady proporcjonalności urlopu jest ograniczone wyłącznie do roku kalendarzowego, w którym pracownik powraca do dotychczasowego pracodawcy po okresie niewykonywania pracy.

PRZYKŁAD

Pracownik korzystał z urlopu bezpłatnego w okresie od 1 października 2012 r. do 31 marca 2013 r. Od 1 kwietnia br. wrócił do pracy. W takiej sytuacji pracownikowi przysługuje urlop wypoczynkowy za okres od 1 października do 31 grudnia 2012 r., natomiast za okres od 1 stycznia do 31 marca br. urlop wypoczynkowy mu nie przysługuje.

W przypadku pracownika będącego w pierwszym roku pracy prawo do urlopu w wymiarze 1/12 urlopu za każdy miesiąc pracy należy naliczać z pominięciem wyżej wymienionych okresów niewykonywania pracy. W czasie ich trwania pracownik nie nabywa prawa do urlopu wypoczynkowego.

Urlop uzupełniający

Pracownikowi, który wykorzystał urlop za dany rok kalendarzowy, a następnie w ciągu tego roku uzyskał prawo do urlopu w wyższym wymiarze, przysługuje urlop uzupełniający (art. 158 k.p.). Prawo do urlopu w podwyższonym wymiarze w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabywa prawo do wyższego wymiaru, powstaje w dniu, w którym pracownik osiągnął odpowiedni staż pracy uprawniający go do wyższego wymiaru urlopu.

---

Wymiar proporcjonalnego urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył u danego pracodawcy prawo do urlopu w wyższym wymiarze, ustala się od razu, uwzględniając wyższy wymiar tego urlopu.

WAŻNE!

Pracownik nabywa prawo do 6 dni urlopu uzupełniającego bez względu na to, w jakim miesiącu danego roku nabędzie prawo do wyższego wymiaru urlopu wypoczynkowego.

PRZYKŁAD

Pracownik zatrudniony na czas nieokreślony osiągnie 10-letni staż pracy 30 września 2013 r. W porozumieniu z pracodawcą pracownik zaplanował urlop na lipiec. W tej sytuacji pracownik może skorzystać w lipcu z 20 dni urlopu, a po 30 września br. z 6 dni urlopu uzupełniającego.

ZGODNIE Z PRAWEM

Art. 155¹ Kodeksu pracy

§ 1. W roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy z pracownikiem uprawnionym do kolejnego urlopu, pracownikowi przysługuje urlop:

1) u dotychczasowego pracodawcy – w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u tego pracodawcy w roku ustania stosunku pracy, chyba że przed ustaniem tego stosunku pracownik wykorzystał urlop w przysługującym mu lub w wyższym wymiarze,

2) u kolejnego pracodawcy – w wymiarze:

a) proporcjonalnym do okresu pozostałego do końca danego roku kalendarzowego – w razie zatrudnienia na czas nie krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego,

b) proporcjonalnym do okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym – w razie zatrudnienia na czas krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego, z zastrzeżeniem § 2.

§ 2. Pracownikowi, który przed ustaniem stosunku pracy w ciągu roku kalendarzowego wykorzystał urlop w wymiarze wyższym niż wynikający z § 1 pkt 1, przysługuje u kolejnego pracodawcy urlop w odpowiednio niższym wymiarze; łączny wymiar urlopu w roku kalendarzowym nie może być jednak niższy niż wynikający z okresu przepracowanego w tym roku u wszystkich pracodawców.

§ 21. Przepis § 1 pkt 2 stosuje się odpowiednio do pracownika podejmującego pracę u kolejnego pracodawcy w ciągu innego roku kalendarzowego niż rok, w którym ustał jego stosunek pracy z poprzednim pracodawcą.

§ 3. (skreślony).

Realizacja prawa do urlopu

Przystępując do planowania urlopów należy pamiętać, że urlop wypoczynkowy powinien być udzielony w danym roku jako jeden nieprzerwany okres. Tylko na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części. W takim przypadku przynajmniej jedna część urlopu wypoczynkowego pracownika powinna trwać nie mniej niż 14 dni kalendarzowych (art. 162 k.p.). Do okresu 14 dni zalicza się niedziele, święta i dni wolne wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy.

Urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów (art. 163 § 1 k.p.). Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Planem urlopów nie obejmuje się jednak tzw. urlopu na żądanie (4 dni w roku).

Pracodawca nie ma obowiązku ustalania planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę. Planu urlopów nie muszą ustalać także pracodawcy, u których nie działa zakładowa organizacja związkowa. W takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu w porozumieniu z pracownikiem.

Plan urlopów stosownie do potrzeb pracodawcy może dotyczyć całego roku kalendarzowego lub jego części, np. kwartału, półrocza.

W planie urlopów należy uwzględnić zarówno urlopy, do których pracownicy już nabyli prawo, jak i te, do których nabędą prawo w trakcie okresu, na który plan jest sporządzany, czyli urlopy:

• zaległe, niewykorzystane w poprzednich latach,
• kolejne, do których pracownicy nabyli prawo 1 stycznia,
• uzupełniające, do których prawo jest nabywane w trakcie roku kalendarzowego,
• dodatkowe, przysługujące niektórym pracownikom na podstawie przepisów szczególnych.

WAŻNE!

Plan urlopów może obejmować tylko część roku kalendarzowego.

W planie urlopów należy również uwzględnić pracowników, którzy podejmują pierwszą pracę. Nabywają oni prawo do urlopu po przepracowaniu każdego miesiąca. Urlopu tego nie muszą wykorzystywać po każdym miesiącu pracy, lecz mogą z niego skorzystać po kilku miesiącach pracy. Plan urlopów podaje się do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy, np. przez wywieszenie informacji na tablicy ogłoszeń albo pocztą elektroniczną (art. 163 § 2 k.p.).

---

Pracodawca nie jest związany wnioskiem pracownika dotyczącym terminu wykorzystania urlopu lub jego podziału na części, jeśli udzielenie urlopu we wnioskowanym terminie spowoduje, zdaniem pracodawcy, zakłócenie normalnego toku pracy. Jednak, w celu uwzględnienia interesów pracowników, pracodawca powinien zwrócić się do nich o złożenie wniosków urlopowych. Takie działanie pozwoli zaplanować terminy urlopów, rozkładając ich wykorzystanie w czasie tak, by nie zakłócać normalnego toku pracy i jednocześnie uwzględnić potrzeby pracownika.

Plan urlopów podany do wiadomości pracowników w sposób zwyczajowo przyjęty w zakładzie pracy jest wiążący dla stron stosunku pracy w zakresie ustalonych w nim terminów. Sąd Najwyższy w uzasadnieniu do uchwały z 6 marca 1980 r. (V PZP 7/79, OSNC 1980/7–8/132) stwierdził, że: „wbrew wyrażanemu niejednokrotnie poglądowi, planowi urlopów nie można przypisywać jedynie roli organizatorskiej. Artykuł 163 § 1 Kodeksu pracy stanowi bowiem, że urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów, a z przepisów art. 162 i 165 Kodeksu pracy wynika, że przesunięcie terminu urlopu może nastąpić tylko w szczególnych sytuacjach. Wskazuje to na wiążące strony znaczenie planu urlopów (...)”.

Mimo ustalenia terminów wykorzystania urlopu w planie urlopów, na rozpoczęcie urlopu w ustalonym terminie pracownik powinien mieć zgodę pracodawcy. Takie stanowisko zaprezentował Sąd Najwyższy w wyroku z 5 września 1979 r. (I PRN 82/79). Z takim poglądem zgadza się również większość ekspertów zajmujących się prawem pracy. W praktyce w zakładach pracy mimo obowiązujących planów stosowane są dodatkowo wnioski o urlop, co ułatwia kontrolę wykorzystywania urlopów.

Przesunięcie terminu urlopu

Tylko w wyjątkowych przypadkach, uzasadnionych szczególnymi okolicznościami, może nastąpić przesunięcie terminu urlopu uwzględnionego w planie urlopów lub uzgodnionego z pracownikiem.

W zależności od tego, kto występuje z inicjatywą zmiany terminu urlopu, wyróżniamy:

Przesunięcie terminu na wniosek pracownika

Wniosek musi być umotywowany ważnymi przyczynami (art. 164 § 1 Kodeksu pracy), które mogą dotyczyć np. sytuacji osobistej lub rodzinnej pracownika (np. choroba jednego z członków rodziny) albo mogą mieć charakter obiektywny – ustawodawca nie wskazał katalogu przyczyn, które uzasadniają przesunięcie terminu urlopu i to pracodawca decyduje, czy są one wystarczająco istotne, by uwzględnić wniosek pracowniczy.

Przesunięcie terminu na polecenie pracodawcy

Konieczne jest tu zaistnienie szczególnych potrzeb pracodawcy i takich okoliczności, w których nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy i które nie były znane pracodawcy w czasie sporządzania planu urlopów (np. kontrola urzędu skarbowego, która wymaga obecności pracownika, konieczność usunięcia awarii).

Mimo że inicjatywę dotyczącą przesunięcia terminu urlopu może zgłosić zarówno pracodawca, jak i pracownik, ostateczną decyzję w tym zakresie zawsze podejmuje pracodawca. Jeśli występują okoliczności uzasadniające przesunięcie urlopu wypoczynkowego na inny termin, pracodawca udziela pracownikowi niewykorzystanego urlopu w uzgodnionym z nim terminie.

W niektórych przypadkach przesunięcie urlopu jest obowiązkowe. Dotyczy to przyczyn usprawiedliwiających nieobecność pracownika w pracy, w szczególności z powodu:

• czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
• odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• powołania na ćwiczenia wojskowe albo na przeszkolenie wojskowe na czas do 3 miesięcy,
• urlopu macierzyńskiego.

Każda usprawiedliwiona nieobecność pracownika w pracy, również inna niż wyżej wymienione, zobowiązuje pracodawcę do przesunięcia terminu urlopu (art. 165 k.p.). Inne przyczyny usprawiedliwiające, powodujące obowiązek przesunięcia nierozpoczętego urlopu, to np. konieczność sprawowania opieki nad dzieckiem lub chorym członkiem rodziny (w okresie, w którym pracownik ma prawo do zasiłku opiekuńczego), tymczasowe aresztowanie pracownika lub odbywanie przez niego kary pozbawienia wolności.

Przerwanie urlopu

Urlop wypoczynkowy może zostać przerwany z powodu:

• czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
•  odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• odbywania ćwiczeń wojskowych albo przeszkolenia wojskowego przez czas do 3 miesięcy,
• urlopu macierzyńskiego.

Wskazane przyczyny stanowią katalog wyczerpujący. Wystąpienie innych przyczyn niż wymienione nie powoduje obowiązku przerwania urlopu, a tym samym nie zobowiązuje pracodawcy do udzielenia niewykorzystanego urlopu w innym terminie (art. 166 k.p.).

PRZYKŁAD

Pracownik zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy od poniedziałku do piątku, wykorzystujący 14 dni urlopu wypoczynkowego w okresie od 13 do 26 maja 2013 r., zachorował i otrzymał zaświadczenie lekarskie o czasowej niezdolności do pracy obejmujące okres od 23 do 30 maja 2013 r. Z powodu choroby pracownik nie wykorzystał 3 dni zaplanowanego urlopu wypoczynkowego. Mimo niewykorzystania urlopu pracownik powinien stawić się do pracy 31 maja 2013 r. Nie następuje tu bowiem automatyczne przesunięcie i wydłużenie urlopu o dni niewykorzystane z powodu choroby.

Odwołanie z urlopu

Sporządzenie planu urlopów, a nawet uzyskanie zgody pracodawcy na urlop oraz wykupienie wczasów nie musi oznaczać, że pracownik wyjedzie na wypoczynek w ustalonym odpowiednio wcześniej terminie lub skorzysta ze wszystkich zaplanowanych dni urlopowych. Przepisy prawa pracy dopuszczają możliwość odwołania pracownika z urlopu wypoczynkowego z przyczyn dotyczących pracodawcy, gdy:

• zachodzą okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu,
• obecność pracownika w zakładzie pracy jest niezbędna.

Chodzi tu np. o: awarię urządzenia, chorobę osoby zastępującej pracownika, kontrolę zewnętrzną, ważne spotkanie z klientem, które wcześniej nie było zaplanowane.

Decyzja pracodawcy o odwołaniu z urlopu jest dla pracownika poleceniem służbowym. Pracownik ma obowiązek podporządkować się tej decyzji bez względu na własną opinię. Niewykonanie polecenia pracodawca może uznać za naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych. Za niewykonanie tego polecenia pracodawca ma prawo zwolnić pracownika z pracy. Może zastosować w tym przypadku zarówno rozwiązanie umowy za wypowiedzeniem, jak i bez wypowiedzenia.

Odwołanie pracownika z urlopu wypoczynkowego jest w praktyce często utrudnione. Pracodawca nie może bowiem żądać podania przez pracownika numeru telefonu, pod którym będzie dostępny w czasie urlopu. Taką opinię prezentuje Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (GIODO). Jedynie w przypadku pracowników, którzy zajmują kierownicze stanowiska w firmie, można wprowadzić w przepisach wewnątrzzakładowych obowiązek podania numeru telefonu, pod którym będą dostępni w czasie urlopu wypoczynkowego. Pracodawca nie może również żądać od pracowników odbierania telefonów służbowych na urlopie wypoczynkowym. Może jednak ustalić w przepisach wewnątrzzakładowych obowiązek odbierania połączeń przychodzących na telefon służbowy. Obowiązek ten może dotyczyć tylko pracowników kluczowych dla firmy lub niezbędnych w razie awarii.

---

Pracownik, któremu z ważnych i uzasadnionych powodów pracodawca przerwał płatny wypoczynek, zazwyczaj ponosi z tego tytułu straty finansowe. Do ich zrekompensowania jest zobowiązany pracodawca. Konsekwencje finansowe, jakie może w związku z tym ponieść pracodawca, mogą być niekiedy dotkliwe.

Pracodawca, który odwołuje pracowników z urlopu wypoczynkowego, musi im zwrócić poniesione koszty. Mimo że przepisy prawa pracy nie wskazują dokładnie, jakiego rodzaju mają to być koszty, to nie ulega wątpliwości, że muszą być one bezpośrednio związane z odwołaniem pracownika z urlopu.

Pracodawca powinien zwrócić pracownikowi w szczególności wydatki poniesione na:

• niepodlegającą zwrotowi, dokonaną zapłatę za niewykorzystany w związku z odwołaniem z urlopu pobyt w ośrodku wczasowym, w kwaterze prywatnej, w hotelu,
• wykupione wycieczki fakultatywne, z których pracownik nie skorzystał,
• podróż powrotną z miejsca pobytu w okresie urlopu do miejsca pracy (bez względu na rodzaj środka lokomocji) w wysokości udokumentowanej przez pracownika np. biletami kolejowymi, lotniczymi, fakturami za paliwo.

Gdy pracownik zostaje wezwany do pracy na krótki czas, a potem może kontynuować urlop, pracodawca musi zwrócić mu koszty podróży z miejsca urlopu do miejsca pracy i z powrotem.

Zdaniem części ekspertów, w przypadku gdy pracownik zaplanował wyjazd z rodziną, zwrot kosztów wycieczki powinien obejmować także wydatki poniesione za małoletnie dzieci, które nie mogą pozostać bez opieki podczas takiego wyjazdu, ale nie powinien dotyczyć kosztów poniesionych za małżonka pracownika. Zgodnie z innym poglądem, zwrot nie obejmuje kosztów poniesionych za członków rodziny (nawet za małoletnie dzieci). W związku z takimi rozbieżnościami pracodawca powinien każdą sytuację rozpatrywać indywidualnie i samodzielnie zadecydować, czy pokryje zwrot kosztów wynikających z przerwania urlopu również za członków rodziny pracownika.

Wydatki, które zakład pracy musi pokryć w związku z odwołaniem pracownika z urlopu, powinny być odpowiednio udokumentowane, np. rachunkami, fakturami, biletami, pokwitowaniami itp.

Pracownik nie może domagać się zwrotu kosztów pośrednio związanych z urlopem. Pracodawca nie ma zatem obowiązku zwracania pracownikowi kosztów zakupu np. sprzętu sportowego, turystycznego, żywności i odzieży zakupionej na urlop. Zatrudniający nie rekompensuje również tzw. utraconych korzyści, które pracownik mógłby osiągnąć w czasie urlopu (np. zarobków z tytułu umowy zlecenia).

PRZYKŁAD

Joanna J. wyjechała na 2-tygodniowy urlop, w czasie którego podjęła pracę jako kelnerka w nadmorskiej miejscowości. Po pierwszym tygodniu urlopu pracodawca wezwał ją do pracy. W związku z tym Joanna J. może żądać zwrotu kosztów zakwaterowania i dojazdu. Nie może natomiast domagać się zwrotu równowartości utraconego zarobku.

Zwrot kosztów bezpośrednio związanych z urlopem nie stanowi korzyści majątkowej dla pracownika. Jest tylko rekompensatą za utraconą możliwość wypoczynku, zagwarantowaną przez przepisy prawa pracy. Potwierdził to Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 22 października 2010 r. (ILPB2/415–704/09/10-S/WM): „(...) otrzymany, udokumentowany zwrot wydatków dotyczący zaplanowanego wypoczynku wskutek przesunięcia planu urlopu przez pracodawcę nie będzie stanowił przychodu pracownika podlegającego opodatkowaniu w świetle art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (...)”.

WAŻNE!

Wszelkie kwoty otrzymane przez pracownika w związku z odwołaniem go z urlopu ponad koszty faktycznie przez niego poniesione stanowią przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu i oskładkowaniu.

Korzystne dla podatników stanowisko zajął również Pierwszy Urząd Skarbowy w Bydgoszczy w interpretacji z 29 września 2006 r. (PD2.2–415–35/06), w której zaznaczył, że pracodawca jest zobowiązany pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu na podstawie art. 167 § 2 k.p.

Zwrot bezpośrednich kosztów odwołania z urlopu lub przesunięcia zaplanowanego wypoczynku nie jest przysporzeniem majątkowym pracownika, dlatego nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Pracodawca może zrekompensować pracownikowi odwołanie z urlopu, wypłacając mu określone świadczenie pieniężne ponad kwotę rzeczywiście poniesionych przez pracownika wydatków. Wszelkie kwoty otrzymane ponad koszty faktycznie poniesione stanowią dla pracownika przychód podlegający opodatkowaniu i oskładkowaniu.

ZGODNIE Z PRAWEM

Art. 163 Kodeksu pracy

§ 1. Urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Planem urlopów nie obejmuje się części urlopu udzielanego pracownikowi zgodnie z art. 167².

§ 11. Pracodawca nie ustala planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę; dotyczy to także pracodawcy, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa. W takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem. Przepis § 1 zdanie drugie i trzecie stosuje się odpowiednio.

§ 2. Plan urlopów podaje się do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

§ 3. Na wniosek pracownicy udziela się jej urlopu bezpośrednio po urlopie macierzyńskim; dotyczy to także pracownika – ojca wychowującego dziecko, który korzysta z urlopu macierzyńskiego.

Urlopy o szczególnym charakterze

Pracodawca powinien udzielić należnego urlopu wypoczynkowego pracownicy po urlopie macierzyńskim. Również w okresie wypowiedzenia pracownik powinien wykorzystać urlop, jeżeli pracodawca go udzieli.

---

Urlop wypoczynkowy po urlopie macierzyńskim

Pracodawca ma obowiązek udzielenia na wniosek pracownicy należnego jej w danym roku kalendarzowym urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim. Sąd Najwyższy w wyroku z 20 sierpnia 2001 r. (I PKN 590/00, OSNP 2003/14/336) wyjaśnił, że: „pracodawca nie jest związany wnioskiem pracownika zawierającym propozycję terminu udzielenia mu urlopu wypoczynkowego. Jest jednak związany takim wnioskiem pochodzącym od pracownicy, która urodziła lub ma urodzić dziecko i chciałaby skorzystać z urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim”.

To szczególne uprawnienie przysługuje także ojcu dziecka korzystającemu z urlopu macierzyńskiego. Nawet jeśli pracodawca wie o zamiarze skorzystania przez pracownicę z urlopu wychowawczego po macierzyńskim, nie stosuje zasady proporcjonalności urlopu wypoczynkowego i musi udzielić go w pełnym należnym wymiarze.

Urlopu wypoczynkowego trzeba również udzielić pracownicy lub pracownikowi bezpośrednio po dodatkowym urlopie macierzyńskim, urlopie ojcowskim, urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego i dodatkowym urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego.

Urlop w okresie wypowiedzenia

W okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik jest zobowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli w tym okresie pracodawca mu go udzieli. Nie jest tu ważne, która ze stron stosunku pracy wystąpiła z inicjatywą rozwiązania umowy o pracę, bez znaczenia jest również długość okresu wypowiedzenia.

W okresie wypowiedzenia mogą zostać wykorzystane nie tylko urlopy bieżące, ale również urlopy zaległe, przy czym urlop bieżący przysługuje w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego w danym roku kalendarzowym.

WAŻNE!

Pracodawca udziela pracownikowi urlopu wypoczynkowego w okresie wypowiedzenia bez wniosku urlopowego, a nawet bez zgody zatrudnionego.

Urlop na żądanie

W każdym roku kalendarzowym pracownik ma prawo do 4 dni tzw. urlopu na żądanie. Urlop ten nie jest urlopem dodatkowym, ale częścią urlopu wypoczynkowego, która przysługuje pracownikowi w ramach wymiaru podstawowego, tj. odpowiednio 20 lub 26 dni. Warunkiem skorzystania z tego urlopu jest zgłoszenie pracodawcy żądania jego udzielenia (np. telefonicznie, elektronicznie, przesyłką kurierską, za pośrednictwem innej osoby) najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia. Przy czym, jak wskazał Sąd Najwyższy w wyroku z 15 listopada 2006 r. (I PK 128/06, OSNP 2007/23–24/346), zgłoszenie powinno nastąpić przed rozpoczęciem dnia pracy. Mimo że taki wymóg wydaje się uzasadniony choćby koniecznością zapewnienia właściwej organizacji procesu pracy, to regulacje kodeksowe nie wskazują, w jakim dokładnie momencie dnia roboczego należy wystąpić o urlop na żądanie. Ponieważ ustawodawca nie uregulował tej kwestii, należy uznać za dopuszczalne zgłoszenie żądania o urlop także już po rozpoczęciu pracy, np. gdy ruszyła dana zmiana. Istotne jest, aby pracownik uczynił to przed końcem dnia pracy.

Korzystanie z urlopu na żądanie nie wymaga spełnienia żadnych dodatkowych przesłanek, a pracownik nie jest zobowiązany do podawania pracodawcy uzasadnienia potrzeby wykorzystania tego urlopu.

Terminów wykorzystania urlopu na żądanie nie planuje się z wyprzedzeniem. Pracownik może wykorzystać go jednorazowo, np. 4 dni pod rząd, albo w pojedynczych dniach w dowolnych odstępach czasu. W przypadku niewykorzystania wszystkich lub części dni urlopu na żądanie przysługujących w danym roku kalendarzowym, urlop ten w roku następnym przekształca się w zwykły zaległy urlop.

Należy przyjąć, że pracodawca w wyjątkowej sytuacji może odmówić pracownikowi udzielenia urlopu na żądanie. Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyrokach z 16 września 2008 r. (II PK 26/08, OSNP 2010/3–4/36) oraz z 28 października 2009 r. (II PK 123/09, OSNP 2011/11–12/148), w których podkreślił, iż obowiązek udzielenia urlopu na żądanie nie jest bezwzględny. Zakład może odmówić żądaniu pracownika ze względu na szczególne okoliczności, sprawiające, że jego zasługujący na ochronę istotny interes wymaga obecności pracownika w pracy. Jeżeli wymagają tego szczególne okoliczności, które nie były znane w dniu rozpoczynania urlopu, i obecność pracownika w pracy jest konieczna, pracodawca może odwołać go z urlopu na żądanie.

ZGODNIE Z PRAWEM

Art. 167² Kodeksu pracy

Pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu.

Skutki niewykorzystania urlopu w ustalonym terminie

Pracodawca jest zobowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Urlopy, które nie zostały wykorzystane zgodnie z ustalonym planem urlopów lub w terminie uzgodnionym z pracownikiem, stają się urlopami zaległymi.

Od 1 stycznia 2012 r. na udzielenie pracownikowi zaległych dni urlopowych pracodawca ma czas do 30 września następnego roku przypadającego po roku, w którym podwładny nabył do nich prawo. Termin ten jest zachowany, jeżeli pracownik rozpocznie korzystanie z urlopu najpóźniej 30 września danego roku kalendarzowego.

WAŻNE!

Dni urlopowe niewykorzystane za 2012 r. powinny zostać udzielone pracownikowi najpóźniej do 30 września 2013 r.

PRZYKŁAD

Pracownik chorował i nie wykorzystał części urlopu wypoczynkowego za 2012 r. W myśl zmienionych przepisów pracodawca powinien udzielić mu zaległego urlopu najpóźniej do 30 września 2013 r. Pracodawca nie naruszy przepisów prawa pracy, jeśli wykorzystywanie zaległych dni urlopowych podwładny rozpocznie 30 września.

Zaległy urlop bez zgody pracownika

Pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop nawet bez jego zgody. Takie stanowisko zajął Sąd Najwyższy w wyroku z 24 stycznia 2006 r. (I PK 124/05, niepublikowany). Pracodawca ma prawo wysłać pracownika na ten urlop w sytuacji, gdy kończy się trzeci kwartał roku, a pracownik odmawia wykorzystania zaległego urlopu. Odmienne stanowisko w tej sprawie prezentuje Główny Inspektorat Pracy. Jego zdaniem, pracodawca nie może jednostronnie wysłać pracownika na zaległy urlop wypoczynkowy. W praktyce pracodawcy powinni postępować w tym zakresie zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego, którym mogą się kierować sądy w razie sporu sądowego z pracownikiem.

Obowiązek udzielenia zaległego urlopu najpóźniej do końca III kwartału następnego roku kalendarzowego nie dotyczy urlopu na żądanie. Potwierdził to Departament Prawny Głównego Inspektoratu Pracy w piśmie nr GPP-110–4560–170/08/PE. Stanowisko PIP jest jednak kwestionowane przez wielu praktyków prawa pracy. Postępując zgodnie ze stanowiskiem PIP i nie udzielając pracownikowi zaległego urlopu na żądanie do 30 września danego roku, pracodawca nie naraża się na sankcje inspektora pracy. Musi jednak wziąć pod uwagę, że w razie wystąpienia pracownika do sądu pracy z roszczeniem o udzielenie zaległego urlopu na żądanie do końca września, sąd może nie podzielić stanowiska PIP w tej sprawie i może nakazać udzielenie zaległego urlopu na żądanie we wskazanym przez pracownika terminie.

Przedawnienie prawa do urlopu

Prawo do urlopu wypoczynkowego ulega przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym urlop stał się wymagalny (art. 291 § 1 k.p.). Ponieważ termin wymagalności roszczenia o urlop nie został jednoznacznie określony w przepisach, to ustalając, od kiedy należy liczyć bieg przedawnienia prawa do urlopu, możemy posiłkować się orzecznictwem Sądu Najwyższego. W wyroku z 11 kwietnia 2001 r. (I PKN 367/00, OSNP 2003/2/38) Sąd Najwyższy uznał, że rozpoczęcie biegu terminu przedawnienia roszczenia o urlop wypoczynkowy następuje bądź z końcem roku kalendarzowego, za który urlop przysługuje (art. 161 k.p.), bądź najpóźniej z końcem pierwszego kwartału roku następnego, jeżeli urlop został przesunięty na ten rok z przyczyn leżących po stronie pracownika lub pracodawcy. Przy czym w odniesieniu do zaległego urlopu za 2011 r. i lata następne termin przedawnienia należy liczyć od końca września następnego roku przypadającego po roku, w którym podwładny nabył do niego prawo.

Natomiast przy urlopach zaległych za 2010 r. termin przedawnienia rozpoczął swój bieg z końcem marca roku następującego po roku uzyskania przez zatrudnionego uprawnienia do urlopu za poszczególne lata (czyli jeszcze według starych zasad). Taki stan wynika z tego, że urlop niewykorzystany za 2010 r. uzyskał status urlopu zaległego 1 stycznia 2011 r., a więc pod rządami poprzednio obowiązujących regulacji.

W przypadku urlopu zaległego za 2009 r., okres przedawnienia upłynął 31 marca 2013 r., a zatem pracodawca może odmówić jego udzielenia.

PRZYKŁAD

Pracodawca udzielił pracownikowi wszystkich przysługujących mu za 2010 r. 26 dni urlopu wypoczynkowego w terminie od 1 lipca do 5 sierpnia 2010 r. Urlop ten został jednak po 5 dniach przerwany z powodu choroby pracownika. Pracownik nie wykorzystał już przerwanego urlopu do końca 2010 r. W takiej sytuacji urlop wypoczynkowy za 2010 r. ulegnie przedawnieniu z końcem marca 2014 r. Gdyby ten sam pracownik z powodu choroby nie wykorzystał także urlopu za 2011 r. i 2012 r., wówczas urlopy te przedawnią się odpowiednio z końcem września 2015 r. i 2016 r.

Informacja o urlopie w treści świadectwa pracy

Pracodawca zamieszcza w świadectwie pracy informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych. Wśród nich powinny się znaleźć m.in. informacje dotyczące urlopu wypoczynkowego wykorzystanego w naturze przez pracownika w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy lub za który przysługuje ekwiwalent pieniężny. W ust. 4 pkt 1 świadectwa pracodawca odrębnie wykazuje liczbę dni i godzin zwykłego urlopu wypoczynkowego oraz liczbę dni urlopu na żądanie wykorzystanego w danym roku.

PRZYKŁAD

Pracownik posiadający 16-letni staż urlopowy, zatrudniony na 1/2 etatu, w br. korzystał tylko z 1 dnia urlopu na żądanie. Pracodawca rozwiązał z nim umowę o pracę 30 kwietnia 2013 r. i wypłacił ekwiwalent za niewykorzystane dni urlopu. Wymiar urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi 1 stycznia 2013 r. wynosił 13 dni (26 dni × 1/2 etatu). Za przepracowane 4 miesiące pracownikowi proporcjonalnie przysługiwało 5 dni urlopu (4/12 × 13 dni = 4,33 dnia, po zaokrągleniu 5 dni). W ust. 4 pkt 1 świadectwa pracy pracodawca powinien umieścić zapis: „Wykorzystano 5 dni (40 godz.) urlopu, w tym 1 dzień urlopu na żądanie”.

ZGODNIE Z PRAWEM

Art. 168 Kodeksu pracy

Urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego; nie dotyczy to części urlopu udzielanego zgodnie z art. 167².

Urlopy wypoczynkowe dla szczególnych grup pracowników

Niektórym grupom pracowników urlop wypoczynkowy przysługuje na nieco odmiennych zasadach.

Urlop pracowników niepełnosprawnych

Pracownik, który posiada orzeczenie o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, ma prawo do dodatkowego urlopu wypoczynkowego w wymiarze 10 dni roboczych w roku kalendarzowym.

---

Prawo do pierwszego dodatkowego urlopu osoby te nabywają po przepracowaniu pierwszego roku po dniu zaliczenia ich do jednego z tych stopni niepełnosprawności. Zatem nie ma w tym przypadku znaczenia, kiedy pracownik przedstawi pracodawcy orzeczenie o niepełnosprawności. Dla przyznania mu dodatkowego urlopu znaczenie ma tylko data, kiedy uzyskał odpowiedni stopień niepełnosprawności.

PRZYKŁAD

Pracownik 11 czerwca 2012 r. uzyskał orzeczenie o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności. Pracodawcy, u którego pracuje od 1 stycznia 2009 r., przedstawił je dopiero 18 sierpnia 2012 r. Mimo to nabędzie on prawo do pierwszego dodatkowego urlopu 11 czerwca 2013 r., jeżeli cały czas będzie pozostawał w zatrudnieniu.

Omawiany urlop nie przysługuje, gdy niepełnosprawny pracownik ma prawo do urlopu wypoczynkowego w wymiarze, który przekracza 26 dni roboczych, lub do urlopu dodatkowego na podstawie odrębnych przepisów (np. kombatanci).

Osobie o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, zatrudnionej w niepełnym wymiarze czasu pracy, urlop dodatkowy przysługuje w wymiarze proporcjonalnym do wymiaru jej etatu.

PRZYKŁAD

Firma zatrudnia na 1/2 etatu pracownika z 5-letnim stażem urlopowym legitymującego się znacznym stopniem niepełnosprawności. Pracownik z takim stopniem niepełnosprawności zatrudniony przez cały rok ma prawo do 15 dni urlopu wypoczynkowego [1/2 etatu × (20 dni urlopu podstawowego + 10 dni urlopu dodatkowego)].

Uzyskując w danym roku po raz pierwszy prawo do dodatkowych 10 dni urlopu wypoczynkowego, pracownik niepełnosprawny nabywa je w całości. Oznacza to, że dodatkowy urlop przysługuje w pełnym wymiarze, bez względu na datę, w której pracownik go nabył.

WAŻNE!

Prawo do kolejnego urlopu dodatkowego pracownik niepełnosprawny nabywa 1 stycznia następnego roku.

Zasady proporcjonalności zapisanej w Kodeksie pracy nie można stosować, jeśli umowa o pracę z pracownikiem niepełnosprawnym ulegnie rozwiązaniu w trakcie roku kalendarzowego, w którym pracownik nabył po raz pierwszy prawo do dodatkowego urlopu. Wynika to z faktu, że dodatkowe 10 dni urlopu wypoczynkowego jest prawem nabytym pracownika niepełnosprawnego, które ten pracownik nabywał przez okres całego roku od dnia zaliczenia go do stanu zatrudnienia pracowników niepełnosprawnych. Dlatego, w sytuacji rozwiązania z nim umowy o pracę w trakcie tego roku, należy mu wypłacić ekwiwalent za pełne 10 dni tego urlopu, jeżeli pracownik nie wykorzystał ich w naturze.

Inaczej jest w przypadku kolejnego urlopu dodatkowego pracownika niepełnosprawnego, do którego prawo nabyłby 1 stycznia następnego roku. Wówczas do urlopu dodatkowego należy zastosować zasadę proporcjonalności i wypłacić ekwiwalent tyko za tyle dni, ile pracownikowi proporcjonalnie należy się do dnia rozwiązania stosunku pracy.

Korzystanie z urlopu przez nauczycieli

Nauczyciele zatrudnieni w szkole, w której w organizacji pracy przewidziano ferie letnie i zimowe, mają prawo do urlopu w wymiarze odpowiadającym okresowi ferii i w czasie ich trwania. Prawo do pierwszego urlopu nauczyciel zatrudniony w tzw. placówce feryjnej nabywa w ostatnim dniu poprzedzającym ferie szkolne. Prawo do pełnego urlopu nabywa nauczyciel, który jest zatrudniony w szkole przez co najmniej 10 miesięcy.

Gdy nauczyciel w danym roku szkolnym przepracował okres krótszy niż 10 miesięcy, prawo do urlopu wypoczynkowego nabywa jedynie w wymiarze proporcjonalnym do określonego w umowie okresu prowadzenia zajęć.

Nauczycielowi zatrudnionemu w placówce, w której nie ma przewidzianych ferii szkolnych, przysługuje prawo do urlopu wypoczynkowego w wymiarze 35 dni roboczych. W czasie ustalonym w planie urlopów nauczyciel ma zagwarantowany minimalny nieprzerwany 4-tygodniowy wypoczynek. Pełny wymiar urlopu wypoczynkowego (czyli 35 dni) przysługuje jedynie nauczycielom, którzy są zatrudnieni:

• w pełnym wymiarze czasu pracy,
• u danego pracodawcy w ciągu całego roku kalendarzowego.

Przy ustalaniu wymiaru urlopu dla nauczycieli zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy należy stosować zasadę proporcjonalności.

Urlop uzupełniający w maksymalnym wymiarze do 8 tygodni przysługuje nauczycielowi, który nie wykorzystał w całości lub w części urlopu wypoczynkowego w okresie ferii szkolnych z powodu:

• choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• urlopu macierzyńskiego,
• odbywania ćwiczeń wojskowych albo krótkotrwałego przeszkolenia wojskowego.

Urlop pracowników młodocianych

Pracownik młodociany nabywa prawo do urlopu wypoczynkowego po upływie 6 miesięcy od rozpoczęcia pierwszej pracy. Wymiar jego urlopu wynosi wówczas 12 dni roboczych. Po upływie kolejnych 6 miesięcy, czyli łącznie po roku pracy, młodociany nabywa prawo do następnych 26 dni roboczych urlopu wypoczynkowego. W sumie urlop młodocianego po roku pracy wynosi 38 dni. Natomiast w roku kalendarzowym, w którym młodociany kończy 18 lat, ma prawo do urlopu w wymiarze krótszym – bo 20 dni roboczych, jeżeli prawo do tego urlopu uzyskał przed ukończeniem 18 lat.

Jeżeli młodociany pracownik uczy się, pracodawca ma obowiązek udzielenia mu urlopu w okresie ferii szkolnych. Gdy młodociany nie nabył prawa do urlopu przed feriami, wówczas może wystąpić z wnioskiem o udzielenie urlopu „zaliczkowego” w okresie ferii szkolnych. Pracodawca nie może odmówić młodocianemu udzielenia urlopu w tym okresie.

Młodociany ma prawo wystąpić z wnioskiem o udzielenie urlopu bezpłatnego w okresie ferii szkolnych. Łącznie z przysługującym mu urlopem wypoczynkowym urlop bezpłatny nie może trwać dłużej niż 2 miesiące. Okres urlopu bezpłatnego wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze młodocianego. Pracodawca nie może odmówić udzielenia mu tego urlopu.

Prawo do urlopu pracowników tymczasowych

Pracownik tymczasowy ma prawo do 2 dni urlopu wypoczynkowego za każdy miesiąc pozostawania w dyspozycji jednego pracodawcy użytkownika lub więcej niż jednego pracodawcy użytkownika.

---

Prawo do wykorzystania urlopu wypoczynkowego w naturze jest uzależnione od czasu wykonywania przez pracownika tymczasowego pracy na rzecz tego samego pracodawcy użytkownika. Jeżeli okres jego zatrudnienia wynosi co najmniej 6 miesięcy, pracodawca użytkownik ma obowiązek umożliwić mu wykorzystanie urlopu w naturze. Pracodawca użytkownik ustala z pracownikiem termin wykorzystania urlopu. W przypadku gdy okres wykonywania pracy jest krótszy niż 6 miesięcy, udzielenie urlopu wypoczynkowego w naturze wynika z uzgodnień między agencją pracy tymczasowej a pracodawcą użytkownikiem.

Pracownik tymczasowy ma także prawo do urlopu na żądanie, jednak tylko wtedy, gdy świadczy pracę na rzecz jednego pracodawcy użytkownika przez okres co najmniej 6 miesięcy.

WAŻNE!

Urlopu wypoczynkowego należy udzielić w te dni, które byłyby dla pracownika tymczasowego dniami pracy.

ZGODNIE Z PRAWEM

Art. 205 Kodeksu pracy

§ 1. Młodociany uzyskuje z upływem 6 miesięcy od rozpoczęcia pierwszej pracy prawo do urlopu w wymiarze 12 dni roboczych.

§ 2. Z upływem roku pracy młodociany uzyskuje prawo do urlopu w wymiarze 26 dni roboczych. Jednakże w roku kalendarzowym, w którym kończy on 18 lat, ma prawo do urlopu w wymiarze 20 dni roboczych, jeżeli prawo do urlopu uzyskał przed ukończeniem 18 lat.

§ 3. Młodocianemu uczęszczającemu do szkoły należy udzielić urlopu w okresie ferii szkolnych. Młodocianemu, który nie nabył prawa do urlopu, o którym mowa w § 1 i 2, pracodawca może, na jego wniosek, udzielić zaliczkowo urlopu w okresie ferii szkolnych.

§ 4. Pracodawca jest obowiązany na wniosek młodocianego, ucznia szkoły dla pracujących, udzielić mu w okresie ferii szkolnych urlopu bezpłatnego w wymiarze nie przekraczającym łącznie z urlopem wypoczynkowym 2 miesięcy. Okres urlopu bezpłatnego wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze.

§ 5. W sprawach nie uregulowanych przepisami niniejszego rozdziału do urlopów przysługujących młodocianym stosuje się przepisy działu siódmego.

Wynagrodzenie urlopowe

Pracownikowi za czas urlopu wypoczynkowego przysługuje takie wynagrodzenie, jakie otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował (art. 172 k.p.). Zasadą jest, że pracownik z powodu płatnego wypoczynku nie może w żadnym przypadku stracić finansowo.

Różnorodność stosowanych przez pracodawców systemów wynagradzania spowodowała konieczność wydania przepisów wykonawczych określających szczegółowe zasady dotyczące ustalania wysokości wynagrodzenia urlopowego.

Podstawa wymiaru

Przystępując do obliczania wynagrodzenia za urlop, w pierwszej kolejności należy ustalić podstawę jego wymiaru. Jest to niezwykle istotny etap, gdyż przyjęcie błędnych założeń może spowodować zaniżenie bądź zawyżenie należnego wynagrodzenia. Wskazówki, w jaki sposób ustalać podstawę wymiaru wynagrodzenia za urlop, które składniki pensji bądź inne należności ze stosunku pracy należy w niej uwzględnić, a które trzeba wyłączyć, zawiera przede wszystkim rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 z późn. zm., dalej „rozporządzenie urlopowe”). Zgodnie z jego postanowieniami, w podstawie wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy powinny zostać ujęte zarówno składniki wynagrodzenia określone stawką miesięczną w stałej wysokości, jak i składniki zmienne, uzależnione od ilości wykonanej pracy czy liczby godzin przepracowanych w danym miesiącu.

W podstawie wymiaru wynagrodzenia urlopowego nie należy uwzględniać:

• jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,
• wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas przestoju niezawinionego przez pracownika,
• nagród jubileuszowych,
• wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
• ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
• dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
• wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę (wyrównanie to należy wypłacić pracownikowi, który w danym miesiącu – w związku z obowiązującym go rozkładem czasu pracy lub w związku z terminami płatności niektórych składników pensji – nie osiągnął wynagrodzenia minimalnego lub jego części proporcjonalnej do wymiaru czasu pracy – w przypadku niepełnoetatowców),
• odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych,
• wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy,
• dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej oraz nagród z zakładowego funduszu nagród.

Wyłącznie nazwanie składnika nagrodą nie przesądza o tym, że takie świadczenie nie ma już charakteru roszczeniowego. W opinii Sądu Najwyższego, wyrażonej w wyroku z 21 września 2006 r. (II PK 13/06, OSNP 2007/17–18/254), pracodawca, ustalając spełnienie przez pracownika ocennych warunków przyznania świadczenia, dysponuje pewnym zakresem swobody, lecz jeśli są to warunki konkretne i sprawdzalne, to świadczenie jest premią, a nie nagrodą i wówczas należy je uwzględnić przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego.

Poza składnikami wymienionymi w rozporządzeniu urlopowym, do podstawy wynagrodzenia za urlop nie należy również wliczać:

• należności wypłaconych w celu zrekompensowania zatrudnionemu poniesionych przez niego wcześniej wydatków, np.: ekwiwalentów za pranie i konserwację odzieży roboczej, diet i innych należności przysługujących zatrudnionemu w związku z odbyciem podróży służbowej,
• świadczeń pozapłacowych, np. pakietów medycznych finansowanych przez zakład pracy, bonów z zfśs lub ze środków obrotowych, wartości wycieczki wykupionej dla pracownika itp.,
• wynagrodzenia otrzymywanego przez pracownika z innych źródeł niż stosunek pracy (wyrok Sądu Najwyższego z 4 marca 2008 r., II PK 183/07), np.: wynagrodzenia za umowy cywilnoprawne,
• premii uznaniowych nieposiadających charakteru roszczeniowego, np. premii przyznawanych swobodną decyzją pracodawcy.

W przeszłości sporną kwestią było wliczanie do podstawy wynagrodzenia urlopowego premii uznaniowej. W tej sprawie wypowiedział się Sąd Najwyższy, stwierdzając w wyroku z 20 lipca 2000 r. (I PKN 17/00, OSNP 2002/3/77), że tzw. premia uznaniowa, która nie ma charakteru roszczeniowego, nie stanowi składnika wynagrodzenia za pracę i wobec tego nie mieści się w pojęciu wynagrodzenia urlopowego. Orzeczenie to odnosi się jednak wyłącznie do tzw. składnika nieroszczeniowego, którego pracownik nie może się domagać. Jego przyznanie zależy bowiem jedynie od uznania pracodawcy. Jeśli zaś kryteria wypłacania omawianej premii, takie jak choćby wydajność, jakość czy terminowość, które są kryteriami niewątpliwie mierzalnymi, zostały zamieszczone w akcie wewnątrzzakładowym bądź w umowie o pracę, to uwzględnienie jej w wynagrodzeniu za urlop będzie prawidłowe.

Pomijanie składników za okresy dłuższe niż 1 miesiąc

Składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, mimo że są należnościami ze stosunku pracy, nie podlegają wliczeniu do tzw. średniej urlopowej. Takie składniki, jak m.in. premie: kwartalna, półroczna i roczna, należy bowiem wypłacać w przyjętych terminach ich wypłaty, np. co 3, 6, 12 miesięcy. Fakt korzystania przez pracownika z płatnego wypoczynku nie powinien jednak wpływać na zmniejszenie tych składników. Okres urlopu jest bowiem traktowany na równi z okresem wykonywania pracy (§ 12 rozporządzenia urlopowego).

WAŻNE!

Przy obliczaniu wysokości wynagrodzenia urlopowego należy pomijać przychód z umów cywilnoprawnych dodatkowo zawartych z pracownikami.

PRZYKŁAD

Marek T. otrzymuje co miesiąc wynagrodzenie zasadnicze, nagrody uznaniowe uzależnione w ścisły sposób od wypracowanego przez firmę zysku, a na koniec każdego trzymiesięcznego okresu rozliczeniowego – dodatki za godziny nadliczbowe wynikające z tzw. przekroczeń norm średniotygodniowych. W maju 2013 r. przebywał 3 dni na urlopie wypoczynkowym. Przy wyliczaniu wynagrodzenia należnego za wypoczynek pracodawca Marka T. powinien:

• wyłączyć z podstawy urlopowej dodatki za przekroczenia średniotygodniowe, ponieważ przy okresach rozliczeniowych dłuższych niż miesięczne składnik ten traktujemy jak należny za okres dłuższy niż 1 miesiąc,
• uwzględnić płacę zasadniczą, a także nagrody uznaniowe, gdyż pracownik otrzymuje je periodycznie, a ich wypłata jest uzależniona od spełnienia konkretnego, mierzalnego i sprawdzalnego kryterium, którym w analizowanym przypadku jest poziom rentowności zakładu, co czyni nagrodę uznaniową składnikiem o charakterze roszczeniowym.

Wliczanie stałych składników

Stałe składniki pensji przysługujące pracownikowi za okresy miesięczne należy uwzględniać w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu. Do składników o charakterze stałym miesięcznym można zaliczyć w szczególności: wynagrodzenie zasadnicze, dodatek funkcyjny, dodatek stażowy, dodatek zmianowy, dodatek za warunki szkodliwe, premię regulaminową.

Jeśli w skład wynagrodzenia pracownika wchodzą wyłącznie elementy określone w stałej wysokości, to w praktyce nie ma konieczności ustalania podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego, a tym samym wyodrębniania wynagrodzenia urlopowego. Za miesiąc, w którym pracownik korzysta z urlopu, powinien otrzymać wynagrodzenie (łącznie z wynagrodzeniem za urlop) w wysokości określonej w umowie o pracę, bez względu na liczbę dni płatnego wypoczynku, pod warunkiem że nie wystąpiły innego rodzaju nieobecności, np. urlop bezpłatny czy choroba.

PRZYKŁAD

Daniel G. jest zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy i pracuje od poniedziałku do piątku po 8 godzin. Co miesiąc otrzymuje wynagrodzenie zasadnicze w kwocie 3000 zł brutto oraz dodatek funkcyjny w wysokości 300 zł. W maju 2013 r. pracownik przez 5 dni przebywał na urlopie wypoczynkowym. Za maj Danielowi G. przysługuje stałe wynagrodzenie w łącznej kwocie 3300 zł.

Jeżeli byłaby potrzeba wyodrębnienia wynagrodzenia urlopowego wyliczonego ze stałych składników, to należy dokonać następujących obliczeń:

• 3300 zł : 160 godz. (liczba godzin do przepracowania w maju 2013 r.) = 20,63 zł,
• 20,63 zł × 40 godzin urlopu (5 dni × 8 godzin) = 825,20 zł (wynagrodzenie za urlop wyliczone ze stałych składników).

Wliczanie zmiennych składników za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc

Rozporządzenie urlopowe wyróżnia również zmienne składniki za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, które powinny być uwzględniane przy ustalaniu podstawy wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy. Do grupy tych składników wchodzą głównie: wynagrodzenie określone stawką godzinową, akordową lub prowizyjne, premia jako wartość procentowa od wynagrodzenia, wynagrodzenie za pracę w porze nocnej, za pełnione dyżury, za godziny nadliczbowe (nawet jeśli nadgodziny występują nieregularnie lub sporadycznie), premia za oszczędność paliwa itp.

---

Składniki zmienne uwzględniamy w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. W przypadku gdy ich wysokość ulega znacznym wahaniom (m.in. gdy wysokość składnika zależy od wyników sprzedaży czy od wielkości produkcji), mogą być one wliczone do podstawy urlopowej w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie nieprzekraczającym 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.

W sytuacji gdy w zakładzie pracy termin wypłaty pensji przypada w następnym miesiącu po miesiącu przepracowanym (np. 10. dnia miesiąca), przy ustalaniu wysokości wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy należy uwzględnić zmienne składniki wynagrodzenia faktycznie wypłacone pracownikowi w okresie 3 lub maksymalnie 12 miesięcy poprzedzających miesiąc korzystania przez niego z płatnego wypoczynku, niezależnie od tego, za jakie miesiące składniki te przysługiwały.

PRZYKŁAD

Właściciel małej firmy tekstylnej Piotr S. wypłaca pensję wynikającą ze stawki godzinowej za dany miesiąc 10. dnia następnego miesiąca, a zmienną premię regulaminową – do końca ostatniego dnia miesiąca, za który premia jest należna. W czerwcu 2013 r. musiał on wypłacić jednemu z pracowników wynagrodzenie za 10 dni majowego urlopu wypoczynkowego. Ustalając jego wysokość, powinien uwzględnić premię wypłaconą w lutym, marcu i kwietniu 2013 r. oraz wynagrodzenie godzinowe wypłacone w tych samych miesiącach, mimo że dotyczyło ono odpowiednio stycznia, lutego i marca.

Obliczanie wynagrodzenia urlopowego

Po ustaleniu podstawy wymiaru wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy można przejść do kolejnych etapów obliczania tego wynagrodzenia, takich jak:

• jednorazowe podzielenie podstawy wymiaru przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa, a następnie
• jednorazowe pomnożenie tak ustalonego wynagrodzenia za jedną godzinę pracy przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu (§ 9 rozporządzenia urlopowego).

Do liczby godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę, zaliczamy wszystkie faktycznie przepracowane godziny, a nie tylko godziny pracy świadczonej przez pracownika zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Oznacza to, że należy brać pod uwagę również godziny nadliczbowe (zarówno wypracowane w dni robocze, jak i w niedziele, święta oraz w inne dni wolne wynikające z przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy) oraz godziny pełnionych dyżurów (jeśli w czasie ich trwania pracownik wykonywał pracę).

PRZYKŁAD

Pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy (pracuje w podstawowym systemie czasu pracy od poniedziałku do piątku), wynagradzany stałą stawką miesięczną w wysokości 4000 zł brutto, w czerwcu 2013 r. korzystał z 4 dni urlopu wypoczynkowego (32 godziny). W okresie od marca do maja 2013 r. przepracował 24 godziny nadliczbowe (w marcu 13 godzin, w kwietniu 4 godziny i w maju 7 godzin), za co otrzymał wynagrodzenie w łącznej kwocie 950 zł. Natomiast w maju 2013 r. wykonywał pracę w czasie pełnionego dyżuru przez 6 godzin, za co otrzymał 150 zł.

Pracownikowi za czerwiec 2013 r. przysługuje stałe miesięczne wynagrodzenie, które dodatkowo należy zwiększyć o wynagrodzenie urlopowe obliczone ze zmiennych składników (w tym przypadku z wynagrodzenia za godziny nadliczbowe oraz za dyżur). W tym celu podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego (950 zł + 150 zł) należy podzielić przez liczbę przepracowanych godzin w okresie, z którego została ustalona ta podstawa.

W miesiącach poprzedzających urlop pracownik przepracował ogółem 520 godzin, z czego:

• w marcu – 168 godzin normalnego czasu pracy + 13 godzin nadliczbowych,
• w kwietniu – 168 godzin normalnego czasu pracy + 4 godziny nadliczbowe,
• w maju – 160 godzin normalnego czasu pracy + 7 godzin nadliczbowych + 6 godzin przepracowanego dyżuru.

Dzieląc podstawę wymiaru (950 zł + 150 zł) przez liczbę przepracowanych godzin (520), wyliczymy wynagrodzenie za 1 godzinę pracy. Wynagrodzenie to w kwocie 2,12 zł (1100 zł : 520 godzin) należy pomnożyć przez liczbę godzin urlopu. Wynagrodzenie urlopowe pracownika ze zmiennych składników wynosi zatem 67,84 zł (2,12 zł × 32 godziny).

Wynagrodzenie pracownika za czerwiec 2013 r. wyniesie 4067,84 zł (4000 zł + 67,84 zł).

Zmiana w składnikach wynagrodzenia

W praktyce zdarza się, że dochodzi do zmian w składnikach pensji branych pod uwagę przy wyliczaniu wynagrodzenia urlopowego (przyznanie lub zlikwidowanie danego składnika) lub zmian ich wysokości w okresie, z którego ustala się podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego, wprowadzonych przed rozpoczęciem przez pracownika urlopu wypoczynkowego lub w miesiącu wykorzystywania tego urlopu. W takim przypadku podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego należy ustalić ponownie, z uwzględnieniem tych zmian.

Ta zasada powoduje, że wzrost płacy przekłada się na wyższe wynagrodzenie urlopowe. Gdy pensja zmniejsza się, wynagrodzenie za urlop będzie niższe.

PRZYKŁAD

Pracujący w podstawowym systemie czasu pracy od poniedziałku do piątku (po 8 godzin) Marcin D. w czerwcu 2013 r. przebywał 10 dni na urlopie wypoczynkowym. Od 1 maja 2013 r. jest on wynagradzany stawką godzinową, która wynosi 20 zł/godz. i dodatkowo otrzymuje premię w wysokości 10% wynagrodzenia za dany miesiąc. Do 30 kwietnia 2013 r. otrzymywał stałą płacę w wysokości 3500 zł miesięcznie. W maju 2013 r. Marcin D. zarobił 3500 zł.

Krok 1. Obliczamy podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego

W podstawie wymiaru wynagrodzenia urlopowego należy uwzględnić składniki wynagrodzenia wypłacone w okresie 3 miesięcy poprzedzających rozpoczęcie urlopu. W związku z tym w pierwszej kolejności trzeba przeliczyć wynagrodzenie pracownika za marzec i kwiecień 2013 r. według stawki godzinowej.

Wynagrodzenie przeliczone do celów urlopowych wynosi:

• za marzec 2013 r.:

(168 godz. × 20 zł) + (3360 zł × 10% premii) = 3360 zł + 336 zł = 3696 zł,

• za kwiecień 2013 r.:

(168 godz. × 20 zł) + (3360 zł × 10% premii) = 3360 zł + 336 zł = 3696 zł.

Podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego stanowi suma wynagrodzeń z 3 miesięcy (od marca do maja 2013 r.), która wynosi 10 892 zł (3696 zł + 3696 zł + 3500 zł).

Krok 2. Obliczamy stawkę za 1 godzinę urlopu

Sumę wynagrodzeń z 3 miesięcy należy podzielić przez liczbę godzin przepracowanych w okresie od marca do maja, tj. przez 496 godz. (168 godz. + 168 godz. + 160 godz.). Wynagrodzenie za 1 godzinę wyniesie:

10 892 zł : 496 godz. = 21,96 zł.

Krok 3. Obliczamy wynagrodzenie urlopowe

Aby obliczyć wynagrodzenie urlopowe, wynagrodzenie za 1 godzinę pracy należy pomnożyć przez liczbę godzin wykorzystanego urlopu: 10 dni x 8 godz., tj. 80 godz. × 21,96 zł = 1756,80 zł.

Wynagrodzenie urlopowe pracownika wyniesie 1756,80 zł.

Niepełny przepracowany okres

Jeżeli przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego, tj. 3 miesiące lub maksymalnie 12 miesięcy poprzedzających miesiąc wykorzystywania urlopu wypoczynkowego lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełne miesiące kalendarzowe, pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie o charakterze zmiennym, przy ustalaniu podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego należy uwzględniać najbliższe miesiące, za które pracownikowi takie wynagrodzenie przysługiwało (§ 11 ust. 1 rozporządzenia urlopowego).

Niekiedy zdarza się, że pracownik (np. nowo zatrudniony) przed rozpoczęciem urlopu wypoczynkowego otrzymał wynagrodzenie w postaci zmiennych składników za okres krótszy niż przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego. Wówczas podstawę wymiaru wynagrodzenia za urlop stanowi wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres faktycznie przepracowany (§ 11 ust. 2 rozporządzenia urlopowego).

PRZYKŁAD

Danuta D. od 10 maja 2013 r. pracuje w zakładzie krawieckim na pełny etat w podstawowym systemie czasu pracy od poniedziałku do piątku. Jest wynagradzana według systemu akordowego i zarabia 10 zł za uszycie jednej pary rękawiczek. Pracownica musiała skorzystać 23 maja z jednego dnia urlopu na żądanie. Do tego czasu Danuta D. zarobiła 1600 zł. Aby obliczyć przysługujące jej wynagrodzenie urlopowe, należy:

• ustalić stawkę godzinową z dotychczas uzyskanego wynagrodzenia: 1600 zł : 72 godziny pracy (liczba godzin wypracowanych w okresie od 10 do 22 maja) = 22,22 zł,
• wyliczoną stawkę pomnożyć przez liczbę godzin urlopu: 22,22 zł × 8 godzin urlopu = 177,76 zł (wynagrodzenie za urlop 23 maja).

Urlop na przełomie miesięcy

Jeżeli urlop przypada na przełomie miesięcy, nie należy ustalać podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego odrębnie dla każdego z tych miesięcy (§ 8 pkt 1 rozporządzenia urlopowego). Podstawę wymiaru należy ustalać z miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, a nie z miesięcy poprzedzających miesiąc wykorzystywania urlopu. Oznacza to, że podstawa wymiaru powinna być ustalana z okresu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu również dla tej części urlopu, która rozpoczęta w danym miesiącu jest kontynuowana w miesiącu następnym.

---

PRZYKŁAD

Pracownik sklepu z artykułami RTV, zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy, korzystał z urlopu wypoczynkowego od 27 maja do 7 czerwca 2013 r. Oprócz stałej pensji zasadniczej w wysokości 4000 zł brutto otrzymuje co miesiąc zmienne regulaminowe prowizje od sprzedaży, które w lutym, marcu i kwietniu wyniosły odpowiednio: 300 zł, 200 zł oraz 250 zł. Zarówno za maj, jak i za czerwiec 2013 r. pracownik ten otrzymał stałą pensję 4000 zł oraz wynagrodzenie urlopowe ze zmiennych składników, wyliczone w następujący sposób:

• podstawa obliczeń: 300 zł + 200 zł + 250 zł = 750 zł,
• stawka za godzinę: 750 zł : 496 godzin (czas przepracowany w okresie od lutego do kwietnia) = 1,51 zł,
• kwota należna za urlop w maju: 1,51 zł × 32 godziny urlopu = 48,32 zł,
• kwota należna za urlop w czerwcu: 1,51 zł × 40 godzin urlopu = 60,40 zł.

Wynagrodzenie urlopowe nauczycieli

Urlopy nauczycieli regulują przepisy ustawy z 26 stycznia 1982 r. – Karta Nauczyciela (t.j. Dz.U. z 2006 r. nr 97, poz. 674 z późn. zm.). Za czas urlopu wypoczynkowego nauczycielowi przysługuje wynagrodzenie, jakie otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował (art. 67 Karty Nauczyciela).

Szczegółowe zasady ustalania wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego określa rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z 26 czerwca 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania wynagrodzenia oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy nauczycieli (Dz.U. nr 71, poz. 737 z późn. zm., dalej rozporządzenie MEN).

Podstawę wymiaru wynagrodzenia za urlop nauczycielski wyznacza się według tych samych zasad obejmujących wszystkich nauczycieli podlegających przepisom Karty Nauczyciela. W podstawie tej należy uwzględniać:

• wynagrodzenie zasadnicze,
• dodatki: za wysługę lat, motywacyjny, funkcyjny oraz za warunki pracy,
• wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw,
• dodatkowe wynagrodzenie za pracę w porze nocnej,
• odrębne wynagrodzenie za zajęcia dydaktyczne, wychowawcze i opiekuńcze wykonywane w dniu wolnym od pracy,
• wynagrodzenie za pracę w święto,
• dodatek za uciążliwość pracy,
• jednorazowy dodatek uzupełniający (§ 1 ust. 1 rozporządzenia MEN).

W podstawie wymiaru wynagrodzenia za urlop nauczycielski nie należy natomiast uwzględniać wynagrodzeń za czas:

• gotowości do pracy oraz niezawinionego przez pracownika przestoju,
• urlopu wypoczynkowego oraz innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
• niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną.

Do podstawy urlopowej nie powinno się również przyjmować świadczeń o charakterze socjalnym, np. dodatków mieszkaniowych i wiejskich.

Pewna odmienność w tym zakresie występuje przy dodatku funkcyjnym. W przypadku gdy okres wykonywania zadań lub zajęć uprawniających do tego dodatku jest krótszy niż okres roku szkolnego, wysokość dodatku należy obliczyć mnożąc otrzymaną stawkę z tego tytułu przez liczbę miesięcy, w których nauczyciel wykonywał zadania lub zajęcia. Uzyskaną kwotę należy podzielić przez liczbę miesięcy roku szkolnego poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Dopiero tak ustaloną stawkę dodatku można uwzględnić w wynagrodzeniu urlopowym.

W rozporządzeniu odniesiono się również do kwestii obliczania wynagrodzenia ze zmiennych składników. Chodzi tu o wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw, które ustala się, mnożąc przeciętną miesięczną liczbę godzin z okresu miesięcy danego roku szkolnego poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu (a jeżeli okres zatrudnienia jest krótszy od roku szkolnego – z tego okresu) przez godzinową stawkę wynagrodzenia przysługującą w miesiącu wykorzystywania urlopu. Jeżeli wysokość wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczenia wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i zajęcia dodatkowe uległa zmianie w okresie, z którego oblicza się wynagrodzenie za urlop, lub w miesiącu wykorzystywania urlopu, wynagrodzenie to należy przeliczyć.

Wynagrodzenie nauczycieli za:

• pracę w porze nocnej,
• zajęcia dydaktyczne, wychowawcze i opiekuńcze wykonywane w dniu wolnym od pracy,
• pracę świadczoną w święto obliczamy, sumując otrzymane przez nauczyciela wynagrodzenie w poszczególnych miesiącach roku szkolnego, a następnie dzieląc tak uzyskaną kwotę przez liczbę miesięcy roku szkolnego poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu (§ 3 rozporządzenia MEN).

WAŻNE!

Składniki wynagrodzenia określone w stawkach miesięcznych w stałej wysokości oraz składniki wynagrodzenia określone procentowo od tych stawek uwzględnia się w wysokości należnej w miesiącu wykorzystywania urlopu przez nauczyciela.

Sposób obliczania kwoty należnej za jeden dzień urlopu nauczycielskiego zależy od tego, czy nauczyciel jest zatrudniony w placówce feryjnej czy w takiej, w której nie przewidziano ferii szkolnych (tzw. placówce nieferyjnej).

W przypadku placówki feryjnej, aby obliczyć wynagrodzenie urlopowe nauczyciela, należy:

• ustalić wynagrodzenie przysługujące nauczycielowi w miesiącu wykorzystywania urlopu,
• podzielić miesięczne wynagrodzenie przez 30.

W przypadku nauczycieli zatrudnionych w placówkach nieferyjnych należy:

• ustalić wynagrodzenie przysługujące nauczycielowi w miesiącu wykorzystywania urlopu,
• podzielić miesięczne wynagrodzenie przez 21.

PRZYKŁAD

Hubert H. jest nauczycielem dyplomowanym w gimnazjum (placówce feryjnej), zatrudnionym w wymiarze 18 godzin tygodniowo. Od 3 do 9 czerwca 2013 r. przebywał na urlopie wypoczynkowym. Hubert H. otrzymuje miesięcznie 2692 zł pensji zasadniczej oraz 15% dodatku stażowego (403,80 zł) i 150 zł dodatku motywacyjnego.

W arkuszu organizacyjnym pracownikowi przydzielono następujące godziny ponadwymiarowe:

• wrzesień 2012 r. – 4 godziny,
• październik 2012 r. – 10 godzin,
• listopad 2012 r. – 12 godzin,
• grudzień 2012 r. – 8 godzin,
• styczeń 2013 r. – 16 godzin,
• luty 2013 r. – 5 godzin,
• marzec 2013 r. – 14 godzin,
• kwiecień 2013 r. – 7 godzin,
• maj 2013 r. – 4 godziny.

Aby obliczyć stawkę za 1 dzień urlopu ze składników zmiennych, trzeba skalkulować średnie miesięczne wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe.

W tym celu należy:

• ustalić przeciętną miesięczną liczbę godzin ponadwymiarowych z miesięcy poprzedzających miesiąc wykorzystywania urlopu wypoczynkowego: (4 godz. + 10 godz. + 12 godz. + 8 godz. + 16 godz. + 5 godz. + 14 godz. + 7 godz. + 4 godz.) : 8 miesięcy = 10 godzin,
• określić godzinową stawkę wynagrodzenia – w tym celu należy ustalić liczbę godzin do przepracowania w czerwcu 2013 r. Liczbę godzin do przepracowania należy wyliczyć przez pomnożenie tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin pracy nauczyciela przez 4,16 oraz zaokrąglenie wyniku tego działania do pełnych godzin w ten sposób, że czas zajęć do 0,5 godziny pomija się, a co najmniej 0,5 godziny liczy się jako pełną godzinę (§ 6 ust. 3 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z 3 kwietnia 2009 r. w sprawie dodatków do wynagrodzenia zasadniczego oraz wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw dla nauczycieli zatrudnionych w szkołach prowadzonych przez organy administracji rządowej):
  • 18 godz. × 4,16 = 74,88 godz.; po zaokrągleniu 75 godzin,
  • 3245,80 zł (2692 zł + 403,80 zł + 150 zł) : 75 godz. = 43,28 zł,
• ustalić wysokość wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe uwzględniane w podstawie wymiaru urlopu: 10 godzin × 43,28 zł = 432,80 zł.

Następnie obliczamy stawkę za jeden dzień urlopu: 432,80 zł : 30 dni = 14,43 zł.

Za 7 dni wynagrodzenie urlopowe wynosi 101,01 zł, zgodnie z wyliczeniem:

14,43 × 7 dni (nauczyciele placówek feryjnych otrzymują urlop w tygodniach, tj. od poniedziałku do niedzieli) = 93,80 zł.

ZGODNIE Z PRAWEM

Art. 172 Kodeksu pracy

Za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował. Zmienne składniki wynagrodzenia mogą być obliczane na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z okresu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu; w przypadkach znacznego wahania wysokości wynagrodzenia okres ten może być przedłużony do 12 miesięcy.

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy

Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy jest odstępstwem od zasady udzielania wypoczynku w naturze. Podobnie jak z urlopu wypoczynkowego, pracownik nie może zrezygnować z ekwiwalentu za ten urlop.

---

Kiedy przysługuje ekwiwalent

Ekwiwalent przysługuje wyłącznie w przypadku niewykorzystania należnego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy (art. 171 § 1 k.p.). Nie ma przy tym znaczenia rodzaj zawartej umowy o pracę, czas trwania zatrudnienia, jak również tryb lub powód ustania stosunku pracy (czy do rozwiązania stosunku pracy doszło z przyczyn zawinionych czy niezawinionych przez pracownika).

Ekwiwalent powinien zostać wypłacony w ostatnim dniu zatrudnienia. Niedotrzymanie przez pracodawcę wskazanego terminu może go narazić na dodatkowe koszty w postaci ustawowych odsetek z tytułu nieterminowej wypłaty.

Pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego w przypadku, gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę (art. 171 § 3 k.p.). Istotne jest, aby kolejna umowa o pracę została zawarta w taki sposób, aby pracownik pozostał w stosunku pracy bez żadnej, nawet jednodniowej przerwy.

WAŻNE!

Pracodawca nie może wypłacić ekwiwalentu w zamian za urlop, który może być wykorzystany w naturze.

W wyroku z 7 maja 2008 r. (II PK 313/07, OSNP 2009/17–18/229) Sąd Najwyższy stwierdził, że gdy zachodzą okoliczności uniemożliwiające lub usprawiedliwiające odmowę wykorzystania zaległego urlopu w terminie określonym w art. 168 k.p. (czyli do końca września następnego roku kalendarzowego po tym, za który wypoczynek się należał), pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny za ten urlop. Żądanie jego wypłaty nie powinno być postrzegane jako nadużycie ze strony zatrudnionego.

PRZYKŁAD

Mariusz M., pracujący w przedsiębiorstwie budowlanym w dwuosobowym dziale płac, ma 14 dni niewykorzystanego urlopu za 2012 r. W maju 2013 r. drugi pracownik działu miał wypadek i stał się na dłuższy czas niezdolny do pracy. Zdarzenie to sprawiło, że nie ma komu powierzyć zadania związanego z płacową obsługą firmy. W związku z tym Mariusz M. nie będzie mógł skorzystać z zaległego urlopu do końca września 2013 r. W zaistniałych okolicznościach, biorąc pod uwagę wyrok SN z 7 maja 2008 r., będzie miał on prawo po 30 września 2013 r. zażądać od pracodawcy wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystane 14 dni urlopu.

Od 1 stycznia 2004 r. ekwiwalentu nie należy wypłacać w przypadku skierowania pracownika do pracy za granicą, powołania go do służby wojskowej lub do odbycia przeszkolenia wojskowego trwającego dłużej niż 3 miesiące.

W praktyce może się zdarzyć, że pracodawca nie będzie musiał wypłacać ekwiwalentu, ponieważ na mocy odrębnych przepisów jest zobligowany do objęcia pracownika ubezpieczeniem gwarantującym otrzymanie świadczenia pieniężnego za czas urlopu. Wówczas za niewykorzystany urlop płaci ubezpieczyciel. Jeżeli świadczenie pieniężne za czas urlopu będzie niższe niż obliczony ekwiwalent za urlop, pracodawca musi wyrównać ewentualną różnicę.

W razie śmierci pracownika, gdy stosunek pracy wygasa, ekwiwalent za niewykorzystany urlop przekształca się w prawa majątkowe należne w równych częściach małżonkowi pracownika oraz innym osobom uprawnionym do pobierania po nim renty rodzinnej. Kiedy takich osób nie ma, prawa majątkowe po zmarłym pracowniku wchodzą do masy spadkowej.

Roszczenie o wypłatę ekwiwalentu, podobnie jak w przypadku innych roszczeń ze stosunku pracy, przedawnia się z upływem 3 lat od dnia, w którym stało się wymagalne.

Obliczanie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop

Reguły obliczania ekwiwalentu należnego za niewykorzystane dni urlopu określają przepisy rozporządzenia urlopowego. Ekwiwalent obliczamy według tych samych zasad, jakie stosuje się do obliczania wynagrodzenia urlopowego, jednak z pewnymi modyfikacjami.

Przede wszystkim nie ma tu zastosowania reguła, zgodnie z którą za niewykorzystany urlop przysługuje wynagrodzenie, jakie pracownik otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował.

Ponadto przy obliczaniu ekwiwalentu za urlop należy uzupełnić podstawę wymiaru, w przypadku gdy pracownik nie przepracował pełnego okresu 3 miesięcy poprzedzających nabycie prawa do ekwiwalentu. Licząc podstawę wymiaru ekwiwalentu, należy również uwzględniać składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż 1 miesiąc.

W celu prawidłowego obliczenia wysokości ekwiwalentu należy:

• ustalić średnią miesięczną podstawę jego wymiaru, zgodnie z zasadami opisanymi w tabeli 5 na str. 34;
• skalkulować stawkę dzienną, dzieląc podstawę wymiaru przez tzw. współczynnik urlopowy, który należy ustalać proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika (w 2013 r. dla pracownika pełnoetatowego wynosi on 20,92);
• podzielić otrzymaną stawkę przez liczbę godzin odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej danego pracownika (np. 7 godzin w przypadku niepełnosprawnych w stopniu umiarkowanym i znacznym, którym lekarz przeprowadzający badania profilaktyczne pracowników lub w razie jego braku lekarz sprawujący opiekę nad osobą niepełnosprawną wyda zaświadczenie o celowości stosowania skróconej normy czasu pracy; w przypadku niektórych osób zatrudnionych w zakładach opieki zdrowotnej – 7 godzin i 35 minut);
• pomnożyć otrzymaną stawkę godzinową przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu.

W razie zmiany w składnikach wynagrodzenia za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc uwzględnianych w podstawie wymiaru ekwiwalentu za urlop lub zmiany wysokości takich składników w okresie, z którego jest ustalana podstawa wymiaru ekwiwalentu, wprowadzonych przed nabyciem przez pracownika prawa do ekwiwalentu lub w miesiącu nabycia tego prawa, podstawę należy ustalić ponownie z uwzględnieniem tych zmian.

Tabela 4. Różnice w zakresie wyliczania wynagrodzenia urlopowego i ekwiwalentu urlopowego

Wynagrodzenie urlopowe	Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy
Pomijamy składniki za okresy dłuższe niż 1 miesiąc	Uwzględniamy składniki za okresy dłuższe niż 1 miesiąc
Nie uzupełniamy podstawy wymiaru	Uzupełniamy podstawę wymiaru, gdy pracownik nie przepracował pełnych 3 miesięcy poprzedzających nabycie prawa do ekwiwalentu
Do jego ustalania nie stosujemy współczynnika urlopowego	Przy obliczaniu stosujemy tzw. współczynnik urlopowy
Wypłata powinna nastąpić łącznie z wynagrodzeniem za miesiąc, w którym pracownik korzystał z urlopu wypoczynkowego	Wypłata powinna nastąpić w ostatnim dniu zatrudnienia

Tabela 5. Zasady ustalania średniej miesięcznej podstawy wymiaru ekwiwalentu

Rodzaj składnika	Sposób uwzględniania w podstawie ekwiwalentu urlopowego
Stałe składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej	Stałe składniki uwzględnia się w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu.
Składniki zmienne za okresy nie dłuższe niż miesiąc (np. wynagrodzenie według stawki godzinowej, miesięczne premie regulaminowe, wynagrodzenie akordowe i prowizyjne)	Składniki te uwzględnia się w średniej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu (bez względu na okres, za jaki te składniki przysługują). Jeżeli pracownik nie przepracował takiego okresu, dokonujemy tzw. dopełnienia podstawy, polegającego na podzieleniu faktycznie uzyskanego przez niego wynagrodzenia przez liczbę dni pracy, za które ono przysługiwało, i pomnożeniu otrzymanego wyniku przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Jeśli przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru ekwiwalentu za urlop poprzedzający miesiąc uzyskania prawa do ekwiwalentu lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełne miesiące kalendarzowe, pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie zmienne – przy ustalaniu tej podstawy należy uwzględnić najbliższe miesiące, za które to wynagrodzenie przysługiwało.
Składniki płacy za okresy dłuższe niż miesiąc (np. premie kwartalne, półroczne, roczne)	Składniki te przyjmuje się w średniej wysokości z okresu 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu. Jeżeli pracownik nie przepracował pełnych 12 miesięcy, wynagrodzenie faktycznie wypłacone mu w tym okresie należy podzielić przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a otrzymany wynik pomnożyć przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

WAŻNE!

Obliczając ekwiwalent za urlop, przeciętne wynagrodzenie za 1 dzień należy podzielić przez liczbę godzin odpowiadającą dobowej normie czasu pracy pracownika.

PRZYKŁAD

Pracodawca 31 maja 2013 r. rozwiązał stosunek pracy z Piotrem N. Pracownikowi pozostało 15 dni (120 godz.) niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego. Piotr N. był zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy (w podstawowym systemie czasu pracy – praca od poniedziałku do piątku) i otrzymywał stałą płacę zasadniczą w wysokości 5000 zł brutto oraz przewidziane w regulaminie wynagradzania premie kwartalne. W okresie 12 miesięcy poprzedzających maj 2013 r., czyli od maja 2012 r. do kwietnia br., premie wypłacono w następujących kwotach:

• za II kwartał 2012 r.: 1900 zł (wypłata w czerwcu 2012 r.),
• za III kwartał 2012 r.: 1750 zł (wypłata we wrześniu 2012 r.),
• za IV kwartał 2012 r.: 2100 zł (wypłata w grudniu 2012 r.),
• za I kwartał 2013 r.: 1850 zł (wypłata w marcu 2013 r.).

Uwzględniając fakt, że Piotr N. w II, III i IV kwartale 2012 r. oraz I kwartale 2013 r. faktycznie przepracował 235 dni, przysługujący mu ekwiwalent urlopowy należy wyliczyć jak niżej.

Krok 1. Dopełnienie premii kwartalnych:

(1900 zł + 1750 zł + 2100 zł + 1850 zł) : 235 dni pracy w II, III i IV kwartale 2012 r. oraz w I kwartale 2013 r. = 32,34 zł;

32,34 zł × 251 dni nominalnie do przepracowania w II, III i IV kwartale 2012 r. oraz w I kwartale 2013 r. = 8117,34 zł.

Krok 2. Skalkulowanie średniej podstawy ekwiwalentu:

5000 zł (płaca zasadnicza) + (8117,34 zł : 12) = 5676,45 zł;

Krok 3. Wyliczenie kwoty należnego ekwiwalentu:

5676,45 zł : 20,92 (współczynnik ekwiwalentowy dla pełnego etatu) = 271,34 zł,

271,34 zł : 8 = 33,92 zł,

33,92 zł × 120 godz. niewykorzystanego urlopu = 4070,40 zł.

Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy nie został ujęty w katalogach świadczeń zwolnionych ze składek lub z podatku. Stanowi on zatem przychód ze stosunku pracy, od którego należy pobierać składki i zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Współczynnik ekwiwalentowy

Współczynnik ekwiwalentowy wyraża średniomiesięczną liczbę dni roboczych w danym roku kalendarzowym. Wartość ta służy do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za 1 dzień niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego. Od 1 stycznia 2011 r. do 7 października 2012 r. współczynnik ten, w zależności od rozkładu czasu pracy, mógł przyjmować różną wysokość, nawet dla pracowników tego samego pracodawcy. Było to konsekwencją nowelizacji przepisów Kodeksu pracy, która zniosła obowiązek wyznaczania pracownikom dnia wolnego za święto przypadające w dzień wolny od pracy z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy. Wskutek tych zmian pracownicy mogli mieć różne wymiary czasu pracy, co przekładało się na różną wysokość współczynnika.

---

Wskutek wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 2 października 2012 r. (K 27/11), który wszedł w życie 8 października 2012 r., nakazano powrót do zasad ustalania wymiaru czasu pracy obowiązujących w 2010 r. Obecnie zatem każde święto, które przypada w innym dniu niż niedziela, obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin. Dzięki temu współczynnik ekwiwalentowy jest ponownie jednakowy dla wszystkich pracowników zatrudnionych w tym samym wymiarze etatu, niezależnie od tego, jaki dzień wolny wynikający z przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy wyznaczy pracodawca.

Aby obliczyć współczynnik ekwiwalentowy, należy:

• od liczby dni w roku kalendarzowym odjąć łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy,
• otrzymany wynik podzielić przez 12.

W przypadku pracowników zatrudnionych na pełny etat obliczenie współczynnika w 2013 r. powinno wyglądać następująco:

[365 dni – (52 niedziele + 10 dni świątecznych przypadających w innym dniu niż niedziela + 52 dni wolne z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy)] : 12 = 20,92.

Współczynnik do obliczenia ekwiwalentu za urlop dla pracownika pracującego w niepełnym wymiarze czasu pracy należy ustalać proporcjonalnie do wymiaru jego czasu pracy. Zatem współczynnik ekwiwalentowy dla pracownika niepełnoetatowego wynosi np. 15,69 przy zatrudnieniu na 3/4 etatu (3/4 × 20,92) i 10,46 przy zatrudnieniu na 1/2 etatu (1/2 × 20,92).

Współczynnik ekwiwalentowy należy przyjmować do obliczania ekwiwalentu za urlop z tego roku, w którym pracownik nabył prawo do ekwiwalentu, bez względu na to, czy ekwiwalent dotyczy urlopu bieżącego czy zaległego.

Ekwiwalent dla pracowników tymczasowych

Jeżeli pracownik tymczasowy nie wykorzysta przysługującego mu urlopu wypoczynkowego w całości lub w części w czasie wykonywania pracy tymczasowej, to agencja pracy tymczasowej ma obowiązek wypłacić mu z tego tytułu ekwiwalent pieniężny. Ekwiwalent za jeden dzień urlopu należy ustalać, dzieląc wynagrodzenie uzyskane przez pracownika tymczasowego w okresie wykonywania przez niego pracy tymczasowej przez liczbę dni pracy, za które to wynagrodzenie przysługiwało (art. 17 ust. 3–4 ustawy z 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych – Dz.U. nr 166, poz. 1608 z późn. zm.).

ZGODNIE Z PRAWEM

Art. 171 Kodeksu pracy

§ 1. W przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny.

§ 2. (uchylony).

§ 3. Pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego, o którym mowa w § 1, w przypadku gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą.

Świadczenie urlopowe

Pracodawcy, którzy nie mają obowiązku tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, a więc zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, mogą wypłacać swoim pracownikom raz w roku świadczenie urlopowe, pod warunkiem korzystania przez pracownika z urlopu wypoczynkowego przez co najmniej 14 kolejnych dni w danym roku. Wysokość świadczenia urlopowego nie zależy od stażu pracy, zajmowanego stanowiska, sytuacji materialnej pracownika itp.

Wysokość świadczenia urlopowego nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego na zfśs obowiązującego w danym roku i przypadającego na jednego pracownika. Odpis ten wynosi 37,5% (lub 50% na zatrudnionych w szczególnych warunkach) przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą, pomniejszonego o potrącone od ubezpieczonych składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe. W 2013 r. przez średniomiesięczne wynagrodzenie w gospodarce należy rozumieć przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2010 r. ogłoszone przez Prezesa GUS (art. 5a ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych – t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 592 z późn. zm., dalej „ustawa o zfśs”). Zatem do obliczeń wysokości odpisu na 2013 r. należy przyjąć kwotę 2917,14 zł.

WAŻNE!

Wysokość świadczenia dla niepełnoetatowców należy ustalać proporcjonalnie do ich wymiaru czasu pracy.

Pracodawcy mogą całkowicie zaprzestać wypłaty świadczenia urlopowego. Pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników objętych układem zbiorowym pracy postanowienia w sprawie niewypłacania świadczenia urlopowego zawiera w układzie zbiorowym pracy (art. 3 ust. 3b ustawy o zfśs). Jeżeli u takiego pracodawcy pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy, decyzję w tej sprawie należy umieścić w regulaminie wynagradzania. Pozostali pracodawcy, tj. nieobjęci układem zbiorowym pracy oraz niezobowiązani do wydania regulaminu wynagradzania, informację o niewypłacaniu świadczenia urlopowego przekazują pracownikom do końca stycznia danego roku, w sposób przyjęty w danym zakładzie.

Tabela 6. Maksymalna wysokość świadczeń urlopowych w 2013 r. dla osób zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy

Osoba, na którą jest dokonywany odpis	Wysokość świadczenia urlopowego
Na jednego zatrudnionego (37,5%)	2917,14 zł x 37,5% = 1093,93 zł
Na jednego pracownika wykonującego pracę w szczególnych warunkach lub pracę o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych (50%)	2917,14 zł x 50% = 1458,57 zł
Na jednego pracownika młodocianego:	 
● w pierwszym roku nauki (5%)	2917,14 zł x 5% = 145,86 zł
● w drugim roku nauki (6%)	2917,14 zł x 6% = 175,03 zł
● w trzecim roku nauki (7%)	2917,14 zł x 7% = 204,20 zł

Opodatkowanie i oskładkowanie świadczeń urlopowych

Świadczenie urlopowe, niezależnie od wysokości, podlega opodatkowaniu. Od świadczenia urlopowego nie należy natomiast opłacać składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, pod warunkiem że jego wysokość nie przekroczy rocznego odpisu podstawowego na zfśs (odpowiednio dla pracownika zatrudnionego w warunkach normalnych, szczególnych lub dla pracownika młodocianego). W razie wypłacenia pracownikowi świadczenia w kwocie przekraczającej wartość odpisu lub w wyższej niż wynikająca z proporcjonalnego przeliczenia do etatu – nadwyżka stanowi podstawę wymiaru składek.

W sytuacji gdy świadczenie urlopowe wypłaca z własnych środków pracodawca zatrudniający w przeliczeniu na pełne etaty 20 i więcej pracowników lub gdy świadczenie to jest finansowane z funduszu na cele socjalno-bytowe utworzonego przez jednostki posiadające zfśs, wówczas stanowi ono w pełnej wysokości podstawę wymiaru składek i podatku.

Stan prawny na 29 maja 2013 r.

Mariusz Pigulski

ZGODNIE Z PRAWEM

Art. 3 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych

1. Fundusz tworzą, z zastrzeżeniem ust. 2, pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.

1a. (uchylony).

1b. (uchylony).

2. Pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych tworzą Fundusz, bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników.

3. Pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, z zastrzeżeniem ust. 2, mogą tworzyć Fundusz do wysokości i na zasadach określonych w art. 5 lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe, o którym mowa w ust. 4–6.

3a. Pracodawcy, o których mowa w ust. 3, nieobjęci układem zbiorowym pracy oraz niezobowiązani do wydania regulaminu wynagradzania, informacje w sprawie nietworzenia Funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego przekazują pracownikom w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego, w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

3b. U pracodawców, o których mowa w ust. 3, zatrudniających co najmniej 20 pracowników, objętych układem zbiorowym pracy, postanowienia w sprawie nietworzenia Funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego zawiera się w układzie zbiorowym pracy. Jeżeli u takich pracodawców pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy, postanowienia w sprawie nietworzenia Funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego zawiera się w regulaminie wynagradzania; art. 4 ust. 3 stosuje się odpowiednio.

4. Wysokość świadczenia urlopowego, o którym mowa w ust. 3, nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego, określonego w art. 5 ust. 2, 2a i 3 – odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia pracownika, z tym że wysokość świadczenia dla zatrudnionych, o których mowa w art. 5 ust. 2 i 3, ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika.

5. Świadczenie urlopowe, o którym mowa w ust. 4, wypłaca pracodawca raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych.

5a. Wypłata świadczenia urlopowego następuje nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego, o którym mowa w ust. 5.

6. Świadczenie urlopowe, o którym mowa w ust. 4, nie podlega składce na ubezpieczenie społeczne pracowników.

7. (uchylony).

Zadaj pytanie: Forum Kadry