Czy pracownik musi zostać poinformowany o zainstalowaniu w aucie służbowym GPS

RADA

Konieczne jest przekazanie pracownikowi informacji na piśmie (do celów dowodowych), że został poinformowany o zainstalowaniu systemu GPS w samochodzie służbowym oddanym mu do dyspozycji przez pracodawcę. Pracownik powinien bowiem mieć świadomość, że jego praca może zostać skontrolowana w ten właśnie sposób.

UZASADNIENIE

Na podstawie przepisów wewnątrzzakładowych lub ustalonych zwyczajów dopuszcza się stosowanie określonych rodzajów kontroli wypełniania przez pracowników obowiązków w czasie pracy. Kontrola ta musi być jednak zgodna z prawem, z zasadami współżycia społecznego i nie może naruszać dóbr osobistych pracownika.

W przypadku pracownika pozostającego w czasie pracy poza zasięgiem pracodawcy, gdyż wykonuje swoje obowiązki poza siedzibą firmy, efektywnym środkiem kontroli może być monitoring za pomocą GPS.

WAŻNE!

Monitoring pracy pracownika jest dopuszczalny, jeżeli stosuje się go zgodnie z jego przeznaczeniem, a pracownik wie, że pracodawca z niego korzysta.

W przypadku instalacji systemu GPS w samochodzie służbowym monitoring spełnia różne cele:

• służy pracodawcy do kontroli wykonywania pracy,

• stanowi zabezpieczenie auta przed kradzieżą,

• gwarantuje pracownikowi zapewnienie sprawnej pomocy w razie wypadku czy awarii pojazdu,

• zabezpiecza prawa pracownika, gdyż może stanowić udokumentowanie czasu jego pracy i należnego mu wynagrodzenia za przepracowane nadgodziny.

Korzystanie przez pracodawcę z systemu GPS powinno odbywać się jedynie w godzinach pracy i nie może ingerować w prywatność pracownika. Pracownik powinien zostać poinformowany o stosowaniu monitoringu w pracy. Nie jest jednak potrzebna jego zgoda na wprowadzenie systemu monitorowania.

Poinformowanie pracownika o stosowaniu systemu GPS może polegać na:

• przekazaniu mu takiej informacji np. w piśmie odrębnym od umowy o pracę,

• wprowadzeniu odpowiednich postanowień do regulaminu pracy,

• wprowadzeniu takiej informacji do umowy o pracę.

W przedstawionej sytuacji najbardziej praktycznym rozwiązaniem będzie poinformowanie pracownika o stosowaniu w jego samochodzie służbowym systemu GPS. Ze względów dowodowych najlepiej zrobić to na piśmie. Kopię takiej informacji wraz z podpisem pracownika warto załączyć do części B jego akt osobowych.

Wzór informacji o stosowaniu w samochodach służbowych systemu GPS

Ponadto powinni Państwo zapoznać pracowników z zasadami korzystania z pojazdów służbowych oraz z ewentualnymi karami porządkowymi za korzystanie z samochodów służbowych w sposób sprzeczny z ich przeznaczeniem.

• art. 8, art. 11, art. 11¹, art. 300 Kodeksu pracy,

• art. 23, art. 24 Kodeksu cywilnego,

• art. 23 ust. 1 pkt 5 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.).

Emilia Bartkowiak

aplikant radcowski

Orzecznictwo uzupełniające:

• Stosowane szeroko w ramach przepisów regulaminów pracy lub ustalonych zwyczajów przeszukiwanie członków załogi w celu zapobiegania wynoszeniu mienia zakładów pracy jest zgodne z prawem i nie narusza dóbr osobistych pracowników (art. 23 i 24 Kodeksu cywilnego) wówczas, gdy pracownicy zostali uprzedzeni o możności stosowania tego rodzaju kontroli w sposób niepozostający w sprzeczności ze swym społeczno-gospodarczym przeznaczeniem lub z zasadami współżycia społecznego. (Wyrok Sądu Najwyższego z 13 kwietnia 1972 r., I PR 153/72, OSNC 1972/10/184)