Jak należy wykazywać okres nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy, który przypada również na dni wolne od pracy

Pracownika należy wyrejestrować z ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA z dniem 24 listopada 2010 r. Za listopad należy złożyć za niego raport ZUS RCA, rozliczając w nim składki od przychodów wypłaconych lub postawionych do dyspozycji pracownika w tym miesiącu. W raporcie ZUS RSA należy natomiast wykazać okres przerwy w opłacaniu składek z kodem przerwy 152 – okres nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy – obejmującym wyłącznie dni tej nieobecności przypadającej na dni pracy tego pracownika zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

UZASADNIENIE

Pracownikowi należy się wynagrodzenie wyłącznie za pracę wykonaną. Wyjątkiem od tej zasady jest prawo do wynagrodzenia za okresy usprawiedliwionej nieobecności, za którą pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia zgodnie z odrębnymi przepisami, jak np. za okres przebywania na urlopie wypoczynkowym (art. 80 Kodeksu pracy).

Nieusprawiedliwiona nieobecność pracownika w pracy nie jest płatna. Z tego powodu wynagrodzenie należne pracownikowi za dany miesiąc należy odpowiednio zmniejszyć, co automatycznie spowoduje zmniejszenie podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne za ten miesiąc. Dopóki jednak pracownik jest zatrudniony, nie może zostać wyrejestrowany z ubezpieczeń, podlega więc ubezpieczeniu z tytułu pozostawania w stosunku pracy i muszą zostać za niego złożone odpowiednie dokumenty.

WAŻNE!

Okres nieusprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy jest okresem ubezpieczenia z tytułu pozostawania w stosunku zatrudnienia i trzeba go wykazać w dokumentach rozliczeniowych.

Okres nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy, za który nie przysługuje prawo do wynagrodzenia, należy wykazywać w raporcie rozliczeniowym ZUS RSA z kodem przerwy 152. Przerwa w opłacaniu składek dotyczy jednak wyłącznie dni, które są dla pracownika dniami pracy zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Tylko za te dni pracownik nie otrzyma wynagrodzenia i tylko one stanowią okres nieobecności pracownika w pracy. Jeżeli sobota i niedziela są dla pracownika dniami wolnymi od pracy wynikającymi z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, to nie można uznać, że jest to okres nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy. Jest to czas wolny dla pracownika, w którym nie pozostaje on do dyspozycji pracodawcy. Jeśli na czas nieprzerwanej nieobecności pracownika w pracy przypadają wolne dla pracownika soboty, niedziele lub święta, nie należy ich uwzględniać w okresie przerwy.

---

WAŻNE!

Wykazując okres nieusprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy należy pomijać dni wolne od pracy, zgodnie z obowiązującym pracownika harmonogramem.

W Państwa przypadku dni nieobecności pracownika należy wykazać w dwóch blokach raportu ZUS RSA (bloki III i IV) z kodem 152 (okres nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy). W bloku III.B należy wpisać okres od 16 do 19 listopada (wtorek – piątek), zaś w bloku IV.B należy wpisać dzień od 22 do 22 listopada (poniedziałek).

Okres nieobecności w pracy („od – do”) nie może wykraczać poza pierwszy i ostatni dzień miesiąca kalendarzowego, za który jest składany raport. Gdyby pracownik był nieobecny w pracy np. nieprzerwanie na styku dwóch miesięcy, to okres przerwy należy wykazać oddzielnie w dokumentach rozliczeniowych w każdym miesiącu.

PRZYKŁAD

Pracownik był nieobecny w pracy w okresie od 28 października do 2 listopada. W tym czasie dni dla niego wolne od pracy przypadały od 30 października do 1 listopada br. (sobota, niedziela i święto 1 listopada). Nie usprawiedliwił nieobecności w pracy w pozostałe dni. W tej sytuacji w raporcie ZUS RSA za październik należy wpisać kod przerwy 152 i wskazać okres: od 28.10.2010 do 29.10.2010. Kolejną nieobecność nieusprawiedliwioną, przypadającą na 2 listopada, należy wykazać z kodem przerwy 152 w raporcie ZUS RSA za listopad.

Okres nieusprawiedliwionego niestawiania się w pracy, jeżeli pracownik nie poinformował o przyczynie swej nieobecności, może być podstawą do rozwiązania z nim stosunku pracy bez wypowiedzenia z winy pracownika w trybie art. 52 Kodeksu pracy. Ponieważ rozwiązali Państwo z pracownikiem umowę o pracę w trybie dyscyplinarnym, należy wyrejestrować go z ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA od dnia następnego po rozwiązaniu stosunku pracy, tj. od 24 listopada 2010 r. Druk ten należy złożyć w ZUS w ciągu 7 dni od daty ustania stosunku pracy, czyli najpóźniej 30 listopada 2010 r.

Podstawa prawna

• art. 52 § 1 ust. 1, art. 80, art. 128 § 1, art. 129 Kodeksu pracy,
• art. 36 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.),
• § 1 ust. 1 pkt 5 i pkt 14 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (Dz.U. Nr 186, poz. 1444).