Czy można efektywnie wykorzystać czas urlopów?

ODPOWIEDŹ

Przerwa urlopowa nie musi być czasem straconym dla firmy, choć niewątpliwie zdecydowana większość menedżerów boryka się w sezonie urlopowym z problemami podobnymi do opisanych.

Bolączki czasu kanikuły

Spada tempo działań. Szefie, nie mogę oddać tego raportu, bo Kowalska dopiero za tydzień wróci z urlopu, a potrzebuję danych z jej działu - słyszymy. Niższy jest poziom dyscypliny: Proszę spojrzeć w książkę wyjść - zachęca mnie prezes spółki zajmującej się obsługą księgową - Zawsze liczba wpisów „pilna sprawa osobista”, „wizyta u lekarza”, „spotkanie z klientem” rośnie latem, zwłaszcza w piątki koło 13, pod koniec dnia pracy. Dochodzą koszty, jeśli decydujemy się na zatrudnianie osób na zastępstwo lub zlecenie. Zupełnie niepoliczalne są straty wynikające z zaniedbań w obsłudze klientów zewnętrznych. Pracownik, który zajmuje się tą sprawą, jest na urlopie, a ja nie umiem nic pani powiedzieć, proszę zadzwonić po piętnastym - takie informacje mogą zepsuć całoroczne wysiłki PR-owców.

Przegląd zasobów

Urlopy pracowników to doskonały czas na przemyślenie i przygotowanie zmian w strukturze związanych np. z awansami lub przesunięciem zadań pracowników.

Warto sprawdzić, czy i jak pracownik Iksiński poradzi sobie z obowiązkami pracownika Igrekowskiego. Na co dzień jest to niemożliwe, bo każdy robi swoje, a próba wejścia jednego w kompetencje drugiego natychmiast wywołuje przeciwdziałanie i nierzadko kończy się niepotrzebnym konfliktem. A przecież może się okazać, że Iksiński ma więcej predyspozycji do wykonywania zadań Igrekowskiego albo ma ich dokładnie tyle samo, ale ponieważ są to zadania dla niego nowe - wykonuje je bez rutyny, nieszablonowo, lepiej.

Mądry menedżer wykorzysta czas urlopów nie tylko na badanie możliwości swoich pracowników, zwłaszcza tych niższego szczebla, ale także na projektowanie całych procesów zmian kadrowych. Jeśli już wie, że Iksiński jest lepszy na stanowisku Igrekowskiego, to jeszcze musi się dowiedzieć, przy których zadaniach najlepiej można wykorzystać wiedzę, umiejętności, doświadczenie i zaangażowanie tego drugiego. A ponieważ zmiany rzadko mają charakter prostej zamiany, trzeba przemyśleć, kto dobrze przejmie dotychczasowe zadania Iksińskiego.

Zapasowi kierownicy

Zachęcam, by wykorzystać wakacje zwłaszcza na przegląd stanowisk kierowniczych. Zajmują je osoby z cechami przywódczymi, dominujące, ambitne i ukierunkowane na sukces. Może się okazać, że w ich cieniu marnują nam się prawdziwe talenty. Taki przegląd zasobów nie zawsze powinien kończyć się zmianami na stanowiskach. Czasem wystarczy go wykorzystać do stworzenia sobie „kadry dublerów”.

Na pracowniczym rynku pracy to pracodawcy częściej będą poszukiwać pracowników niż na odwrót. Firmy bardziej niż kilka lat temu muszą się liczyć z utratą pracownika, zwłaszcza specjalisty. W tej sytuacji dobry menedżer tak kieruje zespołem, by mieć na ważne dla firmy stanowiska dublerów - osoby, które w każdej chwili mogą podjąć zadania utraconego pracownika. Czy istnieje doskonalsza od sezonu urlopowego okazja, by pracownika wdrożyć do ewentualnych nowych zadań? Mimo że zasada „dublowania” ważnych stanowisk wydaje się oczywista, większość szefów postępuje tu raczej intuicyjnie. Tracą pracownika - wybierają spośród pozostałych następcę. Niekoniecznie najlepszego. Warto ten sezon urlopowy przeznaczyć na przetestowanie różnych wariacji przypisania zadań do osób, by w razie konieczności intuicyjne wybory zastąpić zdroworozsądkowymi.

Zamiast rekrutacji - praktyki

Dobrą metodą tworzenia zaplecza kadrowego jest uruchomienie wakacyjnych praktyk dla studentów. Z mojego doświadczenia wynika, że jeśli są dobrze zorganizowane, mogą stać się podstawowym i bardzo skutecznym sposobem rekrutowania pracowników. Wystarczy na własnej stronie internetowej umieścić zasady ubiegania się o praktyki w firmie albo w punktach ksero na uczelniach zostawić ulotki z informacją, by nie brakowało chętnych. Uwaga, przypominam, że praktykanci muszą też przechodzić podstawowe szkolenie bhp!

Przegląd zadań

Pani Justyna od zawsze zajmowała się rozliczaniem projektów w firmie. Na początku nie było ich wiele, więc dołożono jej także monitorowanie przebiegu realizacji poszczególnych projektów. W miarę rozwoju firmy liczba realizowanych projektów zdziesięciokrotniła się, powstał nawet dział kontroli, który powinien monitorować przebieg procesów i ich prawidłowość, ale... zawsze robiła to pani Justyna. I tak zostało. Jest chyba najbardziej zapracowanym człowiekiem w spółce. Prezes zastanawia się więc, czy nie zatrudnić jeszcze kogoś do rozliczeń. Tymczasem wystarczy przesunąć zadania związane z monitoringiem do działu kontroli.

Sezon urlopowy to jedyny czas, kiedy szefowie mogą spokojnie przejrzeć podział zadań, bo skoro wszystko w firmie działa nieco wolniej - łatwiej wyłapać takie marnotrawne zaszłości.

Jestem ogromnym zwolennikiem dokonywania raz na trzy lata przeglądów stanowisk i wprowadzania zmian w strukturach: zastój, sztampa oraz towarzyszące im samozadowolenie szefów i bierność podwładnych są dla firmy bardziej niebezpieczne niż ferment towarzyszący wprowadzaniu nowych rozwiązań organizacyjnych.

Urlop dla wszystkich?

W zarządzaniu często wpadamy w pułapkę: nie poddajemy refleksji kwestii, które wydają nam się raz na zawsze postanowione. Przykład związany z sezonem urlopowym (niezależnie od tego, czy wypada latem, czy w październiku): zapytałam szefów 10 firm, czy rozważali wprowadzenie jednej przerwy urlopowej dla wszystkich w tym samym czasie, na wzór firm włoskich czy francuskich? Nie rozważali! A może warto? Jeśli względy technologiczne czy charakter świadczonych usług nie wykluczają wprowadzenia stałej przerwy urlopowej, to warto policzyć. Może opisane uciążliwości sezonu urlopowego będą zdecydowanie mniejsze, jeśli cała załoga pójdzie na urlop w sierpniu? Jeśli rozważaliby Państwo tę możliwość, proszę pamiętać, że w firmach zatrudniających powyżej 20 osób trzeba taką zmianę wprowadzić regulaminem pracy, a przysługujących pracownikom urlopów nie można dzielić. To ostatnie zastrzeżenie prowadzi do wniosku, że jeśli w firmie przeważają pracownicy młodzi, z niewielkim stażem, wprowadzenie sztywnego terminu przerwy urlopowej może okazać się ze względów ekonomicznych nieuzasadnione.

Szefie, wróciłem!

Na zakończenie drobiazg: skoro już nasz pracownik wrócił po urlopie wypoczęty, zdystansowany i trochę zapewne rozkojarzony, nie ma sensu wracać do tego, co zawalił przed urlopem, z czym nie zdążył, co musi naprawić, nadrobić, nadgonić! Za to spokojnie można mu powierzyć nowe zadania. Po urlopie będzie skuteczniejszy niż przed nim.

Jolanta Cianciara

Autorka jest dziennikarzem, menedżerem i nauczycielem akademickim.

Kontakt:

jolantacianciara@op.pl