Jak efektywnie podnosić kompetencje pracowników w trudnych HRowo czasach?

• Uczenie się od praktyków, czyli knowledge sharing
• Wewnętrzny knowledge sharing
• Zewnętrzny knowledge sharing
• Warsztaty szyte na miarę organizacji
• Benefity win-win

Uczenie się od praktyków, czyli knowledge sharing

Mówi się, że teoria to jedno, a praktyka drugie i w pełni się z tym zgadzam. Nie ma nic cenniejszego, niż uczenie się od osób, które samodzielnie musiały się zmierzyć z jakimś zagadnieniem i wyszły z tej bitwy zwycięsko. Takich ludzi możemy znaleźć zarówno wewnątrz naszej organizacji, jak i na zewnątrz, np. w firmach o podobnym profilu do naszej, a następnie zorganizować warsztaty, podczas których podzielą się swoją wiedzą. 

Wewnętrzny knowledge sharing

W każdej organizacji znajdziemy specjalistów z obszarów, które mogą być przydatne innym pracownikom w wykonywaniu ich obowiązków, np. obsługi Excela, PowerPointa czy bardziej zaawansowanych funkcji Asany. Mogą one przekazać swoją wiedzę zespołowi w ramach wewnętrznych warsztatów, co więcej – w sposób dostosowany do danej organizacji, ponieważ doskonale znają jej specyfikę. Kolejnym plusem jest fakt, że uczestnicy mają możliwość zadania prowadzącemu dodatkowych pytań również później, kiedy np. napotkają określony problem, a nie wyłącznie bezpośrednio po zakończeniu zajęć. 

Dla osób prowadzących warsztaty jest to możliwość rozwoju dodatkowych kompetencji, np. z obszaru wystąpień publicznych, a także uzyskania gratyfikacji, choćby w postaci ekstra wynagrodzenia lub dodatkowych dni wolnych. Oczywiście ta kwestia pozostaje w decyzji danej firmy, jednak moim zdaniem, pracownika angażującego się w dodatkowe, wychodzące poza jego zakres obowiązków aktywności, należy nagradzać. To też najlepszy sposób, by zaangażować pracowników w projekt i znaleźć w firmie kolejnych. 

Z perspektywy firmy niewątpliwymi „twardymi” zaletami takiego rozwiązania są niższy koszt, niż w przypadku szkoleń realizowanych przez zewnętrznych ekspertów, a także większe dostosowanie zakresu warsztatów do profilu danej organizacji. Możemy również lepiej, niż w przypadku konferencji lub warsztatów zewnętrznych, dopasować poziomy umiejętności grupy szkoleniowej i prezentowanej tematyki. Z mojego doświadczenia wynika też, że pracownicy są bardziej zaangażowani podczas tego rodzaju szkoleń. Jeśli natomiast chodzi o „miękkie” wartości, to taka inicjatywa buduje pozytywną atmosferę w firmie oraz pozwala zespołowi lepiej się poznać, co jest szczególnie istotne w przypadku dużych organizacji. 

Taki program nazwaliśmy u nas „Warsztatownia” i podzieliliśmy tematy na dwa obszary – szkolenia bezpośrednio związane z podnoszeniem kompetencji niezbędnych do pracy i te dotyczące umiejętności przydatnych poza pracą: trekkingu, gotowania czy fotografii. Warsztat może przeprowadzić każdy, niezależnie od roli, jaką pełni w organizacji, choć są pewne warunki do spełnienia, by temat mógł być zaakceptowany. Jednym z kluczowych jest oczywiście poziom wiedzy eksperckiej prowadzącego z obszaru, o którym chce mówić. 

Zewnętrzny knowledge sharing

Dzielić się wiedzą i doświadczeniem możemy również z innymi firmami – najlepiej o podobnej specyfice biznesowej, ale niekonkurencyjnymi. Wówczas organizujemy warsztaty międzyfirmowe, czyli np. dział HR jednej firmy może spotkać się z działem HR drugiej i za pomocą moderatora lub wcześniej ustalonej agendy przejść przez najciekawsze zagadnienia, praktyki lub case studies. Interesującym rozwiązaniem może być również  stworzenie zespołów mieszanych, złożonych z przedstawicieli różnych działów, zarówno z jednej, jak i drugiej firmy. Dzięki temu pracownicy mogą lepiej zrozumieć, z jakimi wyzwaniami mierzą się inne działy (także swojej firmy) i w przyszłości sprawniej prowadzić projekty międzyzespołowe.

Zalet takiego rozwiązania jest kilka – przede wszystkim jest ono bezkosztowe, oczywiście pomijając drobne wydatki na wynajem sali czy catering. Po drugie pozwala zmierzyć się z konkretnym zagadnieniem, bliskim obu organizacjom – może to być dylemat, który  w jednej firmie już został rozwiązany lub inna trudność, będąca w danym momencie problemem w obu organizacjach. Przykładowo, jakiś czas temu mieliśmy tego rodzaju warsztat z firmą świadczącą usługi telemedyczne, mierzącą się z podobnym do naszego wyzwaniem, a mianowicie jak mieć na platformie obecną wystarczającą liczbę lekarzy, by szybko i sprawnie obsłużyć każdego pacjenta. W naszym przypadku są to lektorzy. Spędziliśmy razem cały dzień i w efekcie każda firma miała wiele nowych pomysłów. Co więcej, takie warsztaty i wypracowane na nich wnioski są nierzadko wstępem do dalszych dyskusji już w mniejszym gronie oraz pogłębienia niektórych tematów, by dostrzec różne perspektywy czy otrzymać poradę od pracowników drugiej firmy. Daje to też możliwość zbudowania długoterminowej relacji. W naszym przypadku powstała grupa robocza, której uczestnicy kontaktują się ze sobą, jeśli potrzebują wsparcia lub chcą poznać opinię drugiej strony odnośnie jakiegoś zagadnienia.

Organizując takie warsztaty należy przede wszystkim pamiętać o podpisaniu NDA, ustaleniu tematyki spotkania oraz wcześniejszym omówieniu z zespołem stopnia otwartości, czyli tego, jakie tematy mogą zostać poruszone, a czym nie chcemy się dzielić. 

Warsztaty szyte na miarę organizacji

W ramach tego działania nawiązujemy współpracę z zewnętrznym ekspertem w celu rozwiązania konkretnego problemu w firmie czy podniesienia określonych wskaźników. Aby tego dokonać specjalista spędza jakiś czas w firmie, poznaje ją, bierze udział w spotkaniach, analizuje procesy oraz wyniki i dopiero w oparciu o zebraną wiedzę przeprowadza serię szkoleń. Rozwiązanie nie jest tańsze niż zewnętrzne szkolenia, konferencje czy „zwykłe” warsztaty z danym ekspertem, ale jest efektywne kosztowo, bo przynosi lepsze i długotrwałe efekty. Pozwala również na szkolenie pracowników tylko w obszarach, które faktycznie tego wymagają, a także dopasowanie procesów do nowych systemów czy wdrożeń w danej firmie, a nie przykładowej. Z mojego doświadczenia jest to jedna z najskuteczniejszych metod. Jakiś czas temu wspólnie z trenerami zbudowaliśmy nowy system sprzedaży. Eksperci zebrali najlepsze praktyki, które już były stosowane, uporządkowali je, dodali elementy własne i ujęli całość w określoną formę. W efekcie znacząco podnieśliśmy oraz wartość sprzedaży na konsultanta oraz efektywność działu i tym samym zrealizowaliśmy plan sprzedaży na poziomie 120%. 

Przy tego typu rozwiązaniu kluczowy jest wybór właściwego eksperta. W naszym przypadku proces weryfikacji trwał około 6 miesięcy, ale warto było ten czas poświęcić. Dodatkowo, by projekt miał szansę powodzenia, należy zadbać o zaangażowanie zespołu i mieć w firmie osoby, które naprawdę uwierzą w proces i będą „ambasadorami zmian”, a co za tym idzie - pewnego rodzaju wsparciem dla trenerów. W naszym przypadku takie osoby były kluczowe dla powodzenia projektu, ponieważ zespół miał dużo obiekcji. Ambasadorzy natomiast byli swojego rodzaju filtrem i pomagali odsiać te obiektywne od tych wynikających z obawy przed zmianą. Na koniec oczywiście najważniejsze jest zadbanie o faktyczne wdrożenie nowych procesów, umiejętności lub nawyków i konsekwencja w ich utrzymaniu (plan-do-check-act cycle).

Benefity win-win

Kolejnym rozwiązaniem może być wdrożenie benefitów pracowniczych, które będą korzystne zarówno dla zespołu, jaki i całej organizacji. A jest ich na rynku coraz więcej. Mam tu na myśli przede wszystkim rozwiązania z obszaru edukacji, dzięki którym pracownicy mogą posiąść nową wiedzę lub umiejętności i używać ich w ramach codziennych obowiązków, a także w życiu prywatnym. W związku z bardzo popularnymi obecnie modelami pracy zdalnej czy hybrydowej, warto pomyśleć o rozwiązaniach dostępnych online, z których można korzystać wszędzie, a nie wyłącznie w biurze. Zespół z całą pewnością to doceni. Przykładem takiego rozwiązania są kursy języka angielskiego.

Podsumowując – działy HR już teraz muszą wykazywać się dużą kreatywnością, by mimo wyzwań, dbać o podnoszenie kompetencji pracowników we właściwy i dostosowany do ich potrzeb oraz organizacji sposób. Jest to bardzo istotny czynnik, ponieważ zespół jest największą wartością firmy i to od niego zależy jej dalszy rozwój. Dlatego też zachęcam do testowania nowych, nietypowych rozwiązań i tym samym – wyróżnienia się na rynku. Głęboko wierzę, że da się to zrobić niezależnie od wysokości budżetu czy zewnętrznych czynników, wpływających na biznes. 

Yuliia Pysmenna, COO w Tutlo

^[1] Źródło: Raport „Bilans rozwoju zawodowego w Polsce”