REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Łącząc siły: skuteczne zarządzanie firmą dzięki integracji systemu ERP z systemem HR

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
ekspert w zakresie rozwiązań dla HR, eq system sp. z o.o.
eksperci w zakresie zarządzania procesami produkcji i zarządzania personelem
Skuteczne zarządzanie firmą dzięki integracji systemu ERP (Enterprise Resource Planning) z systemem HR
Skuteczne zarządzanie firmą dzięki integracji systemu ERP (Enterprise Resource Planning) z systemem HR
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Współczesne przedsiębiorstwa nieustannie dążą do poprawy efektywności, konkurencyjności i innowacyjności. Kluczowe staje się wykorzystanie nowych technologii – w tym systemów wspierających zarządzanie przedsiębiorstwem. Systemy ERP przeznaczone do zarządzania ogólnymi zasobami i procesami stają się coraz bardziej rozbudowane, obejmując coraz to większą liczbę obszarów (finanse, logistyka, sprzedaż, zarządzanie łańcuchem dostaw, etc.). 

Mimo ciągłej rozbudowy systemów ERP (ang. Enterprise Resource Planning) o nowe moduły i funkcjonalności, należy zwrócić uwagę, że nie ma jednego idealnego systemu, który potrafiłby wszystko. Jeśli Państwa dostawca twierdzi, że jego ERP „może wszystko”, to pewnie świadomie lub nieświadomie wprowadza Państwa w błąd. Im bardziej specyficzne i szczegółowe procesy, do których wykorzystujemy system IT, tym bardziej specjalistyczne narzędzie będzie nam potrzebne. 

REKLAMA

Wiele systemów ERP zawiera moduły służące do zarządzania personelem na pewnym poziomie ogólności. Możliwe, że ten poziom jest całkowicie wystarczający dla niektórych organizacji. Jednak gdy liczba pracowników rośnie, pojawiają się różne formy zatrudnienia, zaawansowane systemy motywacyjne, różne okresy rozliczeniowe i coraz bardziej rozwijają się procesy HR, konieczne staje się sięgnięcie do narzędzia bardziej specjalistycznego – systemu dedykowanego procesom HR. 

Dane w systemie ERP vs dane w systemie HR 

REKLAMA

Głównym celem systemu ERP jest zapewnienie spójności i efektywności w zarządzaniu różnymi obszarami przedsiębiorstwa, a umożliwiając łatwiejszy dostęp do danych, ERP pozwala na optymalizację operacji biznesowych. Jest narzędziem umożliwiającym widok „z lotu ptaka” na organizację. Równocześnie jest „sercem” systemów IT w przedsiębiorstwie, integrując się ze specjalistycznymi systemami do zarządzania poszczególnymi obszarami. 

Specyfika zarządzania zasobami ludzkimi jest nieco inna, w porównaniu do zarządzania pozostałymi zasobami firmy (np. zakupami, zapasami, finansami, etc.). Pojawia się tu zarówno obszar „twardy”, który można opisać danymi strukturalnymi (np. naliczanie wynagrodzeń, premii, planowanie i rozliczanie czasu pracy, zarządzanie absencjami), jak i „miękki”, który trudno opisać ustrukturyzowanymi danymi, a który wymaga danych bardziej opisowych (np. rekrutacja, onboarding, zarządzanie kompetencjami i kwalifikacjami, budowa ścieżki rozwoju pracownika). Dobry system HR pozwala na analizę zarówno obszaru „twardego”, jak i „miękkiego” oraz uwzględnianie w podejmowanych decyzjach tak danych liczbowych, jak i jakościowych.

Jak integrować ERP z systemem HR?

Integracja systemów wiąże się z odpowiedzią na kilka kluczowych pytań. To m.in. kwestia tego, skąd dane będą pozyskiwane, jakie dane mają być integrowane, w jaki sposób i jak często. 

Zakres integracji danych pomiędzy systemem ERP i HR zależy od zdefiniowanych procesów, którymi chcemy zarządzać za pomocą każdego z tych narzędzi. Najczęściej (oczywiście w zależności od konfiguracji środowiska) integracją objęte są dane takie, jak kartoteki pracownicze, definicje umów, stanowiska, wymiary etatów, badania lekarskie i uprawnienia, nieobecności (L4, plany urlopowe, wnioski urlopowe), limity urlopów, ilość przepracowanych godzin. 

Z punktu widzenia integracji systemu ERP z systemem HR warto zwrócić uwagę na to, gdzie określone dane powstają i gdzie są przechowywane. Często zdarza się, że część danych może być generowana i przechowywana w jednym i drugim systemie. Istotnym jest zdefiniowanie, w którym miejscu powstawania danych mają one lepszą jakość i do czego dane te będą wykorzystywane. 

Przykładowo system HR może pracownikom prezentować dane na temat dostępnego wymiaru urlopów. Dane te mogą być wprowadzane i przechowywane w systemie HR, ale mogą być też przechowywane w systemie ERP i stamtąd importowane do systemu HR, aby w portalu pracowniczym lub przez aplikację mobilną pracownik mógł śledzić, ile zostało mu urlopu w danym roku. 

Podobnie sytuacja może wyglądać w przypadku definicji różnych limitów wykorzystywanych do tworzenia grafików czasu pracy, np. urlopu opiekuńczego, szkoleniowego, dodatkowego. Wartości tych limitów mogą być przechowywane w systemie ERP i stamtąd zaciągane do systemu HR. Alternatywnie mogą być zarządzane tylko z poziomu systemu HR. 

Kolejną kwestią jest sposób wymiany danych. Może być to wymiana jedno- lub dwukierunkowa, ale część danych może być wymieniana jednokierunkowo, a część dwukierunkowo. Tematem bardziej technicznym jest także sposób integracji – czy odbywać się będzie za pomocą API (interfejsu programowania aplikacji) czy poprzez szynę danych lub wymianę plików (np. txt, xml, csv, xls).

Istotnym jest także określenie częstotliwości wymiany danych. Dane mogą być przykładowo aktualizowane co godzinę, co każdą zmianę czy raz na dobę (tu też można określić, które dane jak często mają być synchronizowane). Mogą być one synchronizowane automatycznie lub ręcznie (z inicjatywy użytkownika). 

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Praktyczny przykład działania integracji ERP z systemem HR tworzącym grafiki czasu pracy

Posłużę się przykładem wdrożenia systemu HR do tworzenia grafików pracy w oparciu o dane z systemu ERP. Tam scenariusz wygląda następująco. Częścią systemu ERP jest już moduł kadrowo-płacowy – to on stanowi miejsce powstawania danych o pracowniku, umowach, limitach itp. Z systemu ERP do systemu HR zaciągane są dane o absencjach (L4, urlopach macierzyńskich, wychowawczych itp.). W systemie HR tworzony jest grafik pracy i po jego stronie leży weryfikacja poprawności grafików pracy z wymogami prawa pracy i regulacjami wewnętrznymi oraz sprawdzenie, czy zapewniona jest odpowiednia obsada na stanowiskach pracy. 

Następnie, po akceptacji, grafiki przesyłane są do systemu ERP. W trakcie danego okresu objętego przygotowanym i zaakceptowanym grafikiem (np. w okresie 3 miesięcy), pracownicy składają swoje wnioski urlopowe, o odbiory nadgodzin, wyjścia prywatne, etc. poprzez portal pracowniczy systemu HR. Zatwierdzone wnioski trafiają do systemu ERP w postaci zarejestrowanych absencji. Informacje te są także uwzględniane w grafiku rzeczywistym jako ewidencja czasu pracy w systemie HR – czyli prowadzonym tam rozliczeniu czasu pracy. 

Ostatnim etapem procesu jest zatwierdzenie kart czasu pracy (wg ustalonego flow), a dane z nich z kolei są integrowane do systemu ERP (a właściwie modułu kadrowo-płacowego) i tam stanowią podstawę do wyliczenia wynagrodzeń i sporządzenia list płac.

Wyzwania w integracji danych 

REKLAMA

Integracja systemów informatycznych nie należy do łatwych procesów. Najczęściej integrujemy systemy różnych dostawców, co sprzyja powstawaniu pewnych problemów.

Pierwszym z nich jest różnica w sposobie wymiany danych. Część systemów w ogóle nie jest przygotowana do udostępniania danych i/lub możliwości połączenia z innymi systemami. Zatem przy decyzji o zakupie systemu ERP, systemu HR czy jakiegokolwiek innego warto zwrócić uwagę na jego otwartość, czyli możliwość wymiany danych z innymi systemami. 

Niezwykle istotną kwestią jest także bezpieczeństwo. Niektóre systemy udostępniają dane w formie archaicznej lub niezabezpieczonej. Wpływa to na jakość i bezpieczeństwo wymienianych danych. Tu warto również wspomnieć o archiwizacji danych. Z racji tego, że w przypadku danych kadrowych mamy do czynienia z danymi szczególnie wrażliwymi, system do tego wybrany (ERP czy HR) powinien być wyposażony w odpowiednie zabezpieczenia. 

Wyzwaniem mogą być też różne formaty wymienianych danych, które wymagają ujednolicenia oraz odpowiedniego uporządkowania. Wiąże się to z szeregiem czynności, które powinna przeprowadzić organizacja przed wdrożeniem nowego oprogramowania i jego integracji z istniejącymi systemami. 

Kolejna kwestia to temat wydajności systemu – są systemy, które mogą wygenerować dużą ilość danych, ale z kolei drugi system może takiej ilości danych w określonym czasie nie przyjąć. Może wówczas wystąpić konieczność zastosowania dodatkowych elementów w wymianie danych między systemami. 

Aby bezproblemowo przeprowadzić wdrożenie i integrację systemu informatycznego polecam wybrać doświadczonego i kompetentnego partnera, który pomoże w przeprowadzeniu całego procesu.

Korzyści z prawidłowo przeprowadzonej integracji ERP z systemem HR

Podstawową korzyścią z integracji danych między ERP i HR jest możliwość podejmowania dużo lepszych i bardziej trafnych decyzji biznesowych w oparciu o bardziej szczegółową i precyzyjną wiedzę na temat tego, co się dzieje w organizacji. Czasem wprowadzenie dodatkowych kilku danych dotyczących obszaru HR do systemu ERP pozwala na osiągnięcie zupełnie innej jakości raportów, dzięki którym można zobaczyć gdzie w firmie „uciekają” pieniądze.

Poprawia się także jakość przechowywanych danych (pod warunkiem integracji przeprowadzonej sprawnie i „z głową”), co oznacza lepszą jakość podejmowanych decyzji. Ważnym jest tu pilnowanie, aby dane były ujednolicone i jeden rodzaj danych przechowywany w jednym miejscu. Zaoszczędzimy sobie wówczas problemów z duplikacją danych, które mogą okazywać się różne, w zależności od miejsca, z którego je pozyskujemy. Kluczowym aspektem w tym obszarze jest spójność i „zaufanie” do danych.

Korzyścią z integracji systemu HR z ERP jest także szybszy i sprawniejszy obieg procesów i dokumentów związanych z HR. Automatyzacja w tym zakresie zmniejsza ryzyko popełnienia błędów po stronie użytkownika i przynosi realne oszczędności. 

W jednym z projektów, które nadzorowałem, wymierną korzyścią był znacznie krótszy czas potrzebny do wyliczenia wynagrodzeń dzięki automatycznemu przesyłowi danych o czasie pracy z systemu HR do dedykowanych składników płacowych związanych z naliczaniem wynagrodzeń w systemie ERP w module kadrowo-płacowym. Miało to szczególne znaczenie, gdyż świadczenia były tam wypłacane dwa razy w miesiącu. 

Podsumowując, dobrze przemyślane wdrożenie i integracja systemu ERP z systemem HR to kluczowy krok w procesie cyfrowej transformacji organizacji, który może przynieść konkretne korzyści w postaci efektywniejszych procesów biznesowych i wyższej konkurencyjności. Uzyskany efekt synergii pomiędzy tymi systemami może zrewolucjonizować sposób, w jaki przedsiębiorstwa zarządzają swoimi zasobami ludzkimi i finansowymi w dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym.

Oprac. Piotr T. Szymański
Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowe przepisy o rynku pracy i zatrudnianiu cudzoziemców od 1 czerwca 2025. Co się zmienia?

Od 1 czerwca 2025 r. wchodzą w życie dwie kluczowe ustawy reformujące polski rynek pracy i zasady zatrudniania cudzoziemców. Nowe przepisy zmienią sposób rejestracji bezrobotnych, zniosą ograniczenia wiekowe i wprowadzą nowoczesne narzędzia informatyczne. Co dokładnie się zmienia i kogo dotyczą nowe regulacje?

Debata. Syndrom oszustki - między sukcesem a wątpliwościami

To będzie jedno z najważniejszych spotkań w naszym studio, transmitowane w czasie rzeczywistym na stronie infor.pl.

Ile godzin tygodniowo pracuje się w UE? Najmniej w Holandii, najwięcej w Grecji, Bułgarii i Polsce

Według danych Eurostatu pracownicy w Unii Europejskiej pracowali średnio 36 godzin w tygodniu. Okazuje się, że w Polsce było to znacznie więcej. Gdzie odnotowano najdłuższe, a gdzie najkrótsze tygodnie pracy?

Jakie kody uprawniają do wyższego dofinansowania PFRON? [KWOTY 2025]

Kwota dofinansowania, jaką może uzyskać pracodawca, zależy nie tylko od stopnia niepełnosprawności, ale również od rodzaju schorzenia. Czy pojawią się kolejne kody uprawniające do wyższego dofinansowania? Jakie kwoty obowiązują w 2025 r.?

REKLAMA

Kapitał początkowy można przeliczyć. To klucz do wyższej emerytury!

Kapitał początkowy to odtworzona wartość składek emerytalnych z okresu przed 1 stycznia 1999 roku, kiedy składki nie były przypisane do indywidualnych kont. Bez kapitału początkowego Twoja emerytura może być znacznie niższa. Sprawdź, jak go wyliczyć i jakie dokumenty są potrzebne, by nie stracić pieniędzy.

Menadżerowie wysokiego szczebla chcą się dogadywać mimo barier budowanych przez przywódców świata

Menadżerowie i światowy biznes stoi w obliczu rosnącej niestabilności – od napięć geopolitycznych i przesunięcia wpływów globalnych, po coraz bardziej spolaryzowaną scenę międzynarodową. Mimo to, wielu menedżerów najwyższego szczebla wciąż wykazuje wiarę w trwałość dotychczasowych struktur i scenariuszy współpracy.

Pracodawco! Nie zawsze możesz zlecić dodatkowe zadania pracownikowi

Podpisując umowę o pracę, strony zawierają dwustronne zobowiązanie - pracownik obliguje się do świadczenia określonej w umowie pracy, a pracodawca do wypłacania pracownikowi uzgodnionego wynagrodzenia. W praktyce jednak wielu pracodawców wychodzi z założenia, że skoro to oni płacą, to mogą zlecać swoim podopiecznym różnorodne zadania, również te wykraczające poza ustalony zakres obowiązków.

Jawność wynagrodzeń w Polsce: Sejm uchwalił nowelizację Kodeksu pracy. Co się zmieni dla pracodawców i kandydatów do pracy?

Nowelizacja Kodeksu pracy uchwalona przez Sejm wprowadza obowiązek informowania kandydatów do pracy o wynagrodzeniu w procesie rekrutacji. Eksperci podkreślają jednak, że to dopiero początek drogi do pełnej jawności płac w Polsce.

REKLAMA

Aplikacja mZUS zyskuje popularność – już ponad 700 tys. użytkowników w całej Polsce

Aplikacja mobilna mZUS, dostępna na smartfony z systemem Android i iOS, przekroczyła próg 700 tysięcy użytkowników. Umożliwia szybki i wygodny dostęp do usług Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, takich jak składanie wniosków o 800+, „Dobry Start” czy rezerwacja e-wizyt.

Coraz więcej seniorów wybiera przelew zamiast gotówki. Już 80% świadczeń ZUS trafia na konta bankowe

W marcu 2025 roku aż 80 proc. emerytów i rencistów otrzymywało świadczenia ZUS przelewem na konto bankowe. Choć coraz więcej osób rezygnuje z gotówki, część seniorów nadal wybiera wizytę listonosza – z powodów praktycznych i społecznych.

REKLAMA