Łącząc siły: skuteczne zarządzanie firmą dzięki integracji systemu ERP z systemem HR

• Dane w systemie ERP vs dane w systemie HR 
• Jak integrować ERP z systemem HR?
• Praktyczny przykład działania integracji ERP z systemem HR tworzącym grafiki czasu pracy
• Wyzwania w integracji danych 
• Korzyści z prawidłowo przeprowadzonej integracji ERP z systemem HR

Mimo ciągłej rozbudowy systemów ERP (ang. Enterprise Resource Planning) o nowe moduły i funkcjonalności, należy zwrócić uwagę, że nie ma jednego idealnego systemu, który potrafiłby wszystko. Jeśli Państwa dostawca twierdzi, że jego ERP „może wszystko”, to pewnie świadomie lub nieświadomie wprowadza Państwa w błąd. Im bardziej specyficzne i szczegółowe procesy, do których wykorzystujemy system IT, tym bardziej specjalistyczne narzędzie będzie nam potrzebne. 

Wiele systemów ERP zawiera moduły służące do zarządzania personelem na pewnym poziomie ogólności. Możliwe, że ten poziom jest całkowicie wystarczający dla niektórych organizacji. Jednak gdy liczba pracowników rośnie, pojawiają się różne formy zatrudnienia, zaawansowane systemy motywacyjne, różne okresy rozliczeniowe i coraz bardziej rozwijają się procesy HR, konieczne staje się sięgnięcie do narzędzia bardziej specjalistycznego – systemu dedykowanego procesom HR. 

Dane w systemie ERP vs dane w systemie HR 

Głównym celem systemu ERP jest zapewnienie spójności i efektywności w zarządzaniu różnymi obszarami przedsiębiorstwa, a umożliwiając łatwiejszy dostęp do danych, ERP pozwala na optymalizację operacji biznesowych. Jest narzędziem umożliwiającym widok „z lotu ptaka” na organizację. Równocześnie jest „sercem” systemów IT w przedsiębiorstwie, integrując się ze specjalistycznymi systemami do zarządzania poszczególnymi obszarami. 

Specyfika zarządzania zasobami ludzkimi jest nieco inna, w porównaniu do zarządzania pozostałymi zasobami firmy (np. zakupami, zapasami, finansami, etc.). Pojawia się tu zarówno obszar „twardy”, który można opisać danymi strukturalnymi (np. naliczanie wynagrodzeń, premii, planowanie i rozliczanie czasu pracy, zarządzanie absencjami), jak i „miękki”, który trudno opisać ustrukturyzowanymi danymi, a który wymaga danych bardziej opisowych (np. rekrutacja, onboarding, zarządzanie kompetencjami i kwalifikacjami, budowa ścieżki rozwoju pracownika). Dobry system HR pozwala na analizę zarówno obszaru „twardego”, jak i „miękkiego” oraz uwzględnianie w podejmowanych decyzjach tak danych liczbowych, jak i jakościowych.

Jak integrować ERP z systemem HR?

Integracja systemów wiąże się z odpowiedzią na kilka kluczowych pytań. To m.in. kwestia tego, skąd dane będą pozyskiwane, jakie dane mają być integrowane, w jaki sposób i jak często. 

Zakres integracji danych pomiędzy systemem ERP i HR zależy od zdefiniowanych procesów, którymi chcemy zarządzać za pomocą każdego z tych narzędzi. Najczęściej (oczywiście w zależności od konfiguracji środowiska) integracją objęte są dane takie, jak kartoteki pracownicze, definicje umów, stanowiska, wymiary etatów, badania lekarskie i uprawnienia, nieobecności (L4, plany urlopowe, wnioski urlopowe), limity urlopów, ilość przepracowanych godzin. 

Z punktu widzenia integracji systemu ERP z systemem HR warto zwrócić uwagę na to, gdzie określone dane powstają i gdzie są przechowywane. Często zdarza się, że część danych może być generowana i przechowywana w jednym i drugim systemie. Istotnym jest zdefiniowanie, w którym miejscu powstawania danych mają one lepszą jakość i do czego dane te będą wykorzystywane. 

Przykładowo system HR może pracownikom prezentować dane na temat dostępnego wymiaru urlopów. Dane te mogą być wprowadzane i przechowywane w systemie HR, ale mogą być też przechowywane w systemie ERP i stamtąd importowane do systemu HR, aby w portalu pracowniczym lub przez aplikację mobilną pracownik mógł śledzić, ile zostało mu urlopu w danym roku. 

Podobnie sytuacja może wyglądać w przypadku definicji różnych limitów wykorzystywanych do tworzenia grafików czasu pracy, np. urlopu opiekuńczego, szkoleniowego, dodatkowego. Wartości tych limitów mogą być przechowywane w systemie ERP i stamtąd zaciągane do systemu HR. Alternatywnie mogą być zarządzane tylko z poziomu systemu HR. 

Kolejną kwestią jest sposób wymiany danych. Może być to wymiana jedno- lub dwukierunkowa, ale część danych może być wymieniana jednokierunkowo, a część dwukierunkowo. Tematem bardziej technicznym jest także sposób integracji – czy odbywać się będzie za pomocą API (interfejsu programowania aplikacji) czy poprzez szynę danych lub wymianę plików (np. txt, xml, csv, xls).

Istotnym jest także określenie częstotliwości wymiany danych. Dane mogą być przykładowo aktualizowane co godzinę, co każdą zmianę czy raz na dobę (tu też można określić, które dane jak często mają być synchronizowane). Mogą być one synchronizowane automatycznie lub ręcznie (z inicjatywy użytkownika). 

Praktyczny przykład działania integracji ERP z systemem HR tworzącym grafiki czasu pracy

Posłużę się przykładem wdrożenia systemu HR do tworzenia grafików pracy w oparciu o dane z systemu ERP. Tam scenariusz wygląda następująco. Częścią systemu ERP jest już moduł kadrowo-płacowy – to on stanowi miejsce powstawania danych o pracowniku, umowach, limitach itp. Z systemu ERP do systemu HR zaciągane są dane o absencjach (L4, urlopach macierzyńskich, wychowawczych itp.). W systemie HR tworzony jest grafik pracy i po jego stronie leży weryfikacja poprawności grafików pracy z wymogami prawa pracy i regulacjami wewnętrznymi oraz sprawdzenie, czy zapewniona jest odpowiednia obsada na stanowiskach pracy. 

Następnie, po akceptacji, grafiki przesyłane są do systemu ERP. W trakcie danego okresu objętego przygotowanym i zaakceptowanym grafikiem (np. w okresie 3 miesięcy), pracownicy składają swoje wnioski urlopowe, o odbiory nadgodzin, wyjścia prywatne, etc. poprzez portal pracowniczy systemu HR. Zatwierdzone wnioski trafiają do systemu ERP w postaci zarejestrowanych absencji. Informacje te są także uwzględniane w grafiku rzeczywistym jako ewidencja czasu pracy w systemie HR – czyli prowadzonym tam rozliczeniu czasu pracy. 

Ostatnim etapem procesu jest zatwierdzenie kart czasu pracy (wg ustalonego flow), a dane z nich z kolei są integrowane do systemu ERP (a właściwie modułu kadrowo-płacowego) i tam stanowią podstawę do wyliczenia wynagrodzeń i sporządzenia list płac.

Wyzwania w integracji danych 

Integracja systemów informatycznych nie należy do łatwych procesów. Najczęściej integrujemy systemy różnych dostawców, co sprzyja powstawaniu pewnych problemów.

Pierwszym z nich jest różnica w sposobie wymiany danych. Część systemów w ogóle nie jest przygotowana do udostępniania danych i/lub możliwości połączenia z innymi systemami. Zatem przy decyzji o zakupie systemu ERP, systemu HR czy jakiegokolwiek innego warto zwrócić uwagę na jego otwartość, czyli możliwość wymiany danych z innymi systemami. 

Niezwykle istotną kwestią jest także bezpieczeństwo. Niektóre systemy udostępniają dane w formie archaicznej lub niezabezpieczonej. Wpływa to na jakość i bezpieczeństwo wymienianych danych. Tu warto również wspomnieć o archiwizacji danych. Z racji tego, że w przypadku danych kadrowych mamy do czynienia z danymi szczególnie wrażliwymi, system do tego wybrany (ERP czy HR) powinien być wyposażony w odpowiednie zabezpieczenia. 

Wyzwaniem mogą być też różne formaty wymienianych danych, które wymagają ujednolicenia oraz odpowiedniego uporządkowania. Wiąże się to z szeregiem czynności, które powinna przeprowadzić organizacja przed wdrożeniem nowego oprogramowania i jego integracji z istniejącymi systemami. 

Kolejna kwestia to temat wydajności systemu – są systemy, które mogą wygenerować dużą ilość danych, ale z kolei drugi system może takiej ilości danych w określonym czasie nie przyjąć. Może wówczas wystąpić konieczność zastosowania dodatkowych elementów w wymianie danych między systemami. 

Aby bezproblemowo przeprowadzić wdrożenie i integrację systemu informatycznego polecam wybrać doświadczonego i kompetentnego partnera, który pomoże w przeprowadzeniu całego procesu.

Korzyści z prawidłowo przeprowadzonej integracji ERP z systemem HR

Podstawową korzyścią z integracji danych między ERP i HR jest możliwość podejmowania dużo lepszych i bardziej trafnych decyzji biznesowych w oparciu o bardziej szczegółową i precyzyjną wiedzę na temat tego, co się dzieje w organizacji. Czasem wprowadzenie dodatkowych kilku danych dotyczących obszaru HR do systemu ERP pozwala na osiągnięcie zupełnie innej jakości raportów, dzięki którym można zobaczyć gdzie w firmie „uciekają” pieniądze.

Poprawia się także jakość przechowywanych danych (pod warunkiem integracji przeprowadzonej sprawnie i „z głową”), co oznacza lepszą jakość podejmowanych decyzji. Ważnym jest tu pilnowanie, aby dane były ujednolicone i jeden rodzaj danych przechowywany w jednym miejscu. Zaoszczędzimy sobie wówczas problemów z duplikacją danych, które mogą okazywać się różne, w zależności od miejsca, z którego je pozyskujemy. Kluczowym aspektem w tym obszarze jest spójność i „zaufanie” do danych.

Korzyścią z integracji systemu HR z ERP jest także szybszy i sprawniejszy obieg procesów i dokumentów związanych z HR. Automatyzacja w tym zakresie zmniejsza ryzyko popełnienia błędów po stronie użytkownika i przynosi realne oszczędności. 

W jednym z projektów, które nadzorowałem, wymierną korzyścią był znacznie krótszy czas potrzebny do wyliczenia wynagrodzeń dzięki automatycznemu przesyłowi danych o czasie pracy z systemu HR do dedykowanych składników płacowych związanych z naliczaniem wynagrodzeń w systemie ERP w module kadrowo-płacowym. Miało to szczególne znaczenie, gdyż świadczenia były tam wypłacane dwa razy w miesiącu. 

Podsumowując, dobrze przemyślane wdrożenie i integracja systemu ERP z systemem HR to kluczowy krok w procesie cyfrowej transformacji organizacji, który może przynieść konkretne korzyści w postaci efektywniejszych procesów biznesowych i wyższej konkurencyjności. Uzyskany efekt synergii pomiędzy tymi systemami może zrewolucjonizować sposób, w jaki przedsiębiorstwa zarządzają swoimi zasobami ludzkimi i finansowymi w dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym.