REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Łącząc siły: skuteczne zarządzanie firmą dzięki integracji systemu ERP z systemem HR

Błażej Migoń
ekspert w zakresie rozwiązań dla HR, eq system sp. z o.o.
Skuteczne zarządzanie firmą dzięki integracji systemu ERP (Enterprise Resource Planning) z systemem HR
Skuteczne zarządzanie firmą dzięki integracji systemu ERP (Enterprise Resource Planning) z systemem HR
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Współczesne przedsiębiorstwa nieustannie dążą do poprawy efektywności, konkurencyjności i innowacyjności. Kluczowe staje się wykorzystanie nowych technologii – w tym systemów wspierających zarządzanie przedsiębiorstwem. Systemy ERP przeznaczone do zarządzania ogólnymi zasobami i procesami stają się coraz bardziej rozbudowane, obejmując coraz to większą liczbę obszarów (finanse, logistyka, sprzedaż, zarządzanie łańcuchem dostaw, etc.). 

Mimo ciągłej rozbudowy systemów ERP (ang. Enterprise Resource Planning) o nowe moduły i funkcjonalności, należy zwrócić uwagę, że nie ma jednego idealnego systemu, który potrafiłby wszystko. Jeśli Państwa dostawca twierdzi, że jego ERP „może wszystko”, to pewnie świadomie lub nieświadomie wprowadza Państwa w błąd. Im bardziej specyficzne i szczegółowe procesy, do których wykorzystujemy system IT, tym bardziej specjalistyczne narzędzie będzie nam potrzebne. 

Autopromocja

Wiele systemów ERP zawiera moduły służące do zarządzania personelem na pewnym poziomie ogólności. Możliwe, że ten poziom jest całkowicie wystarczający dla niektórych organizacji. Jednak gdy liczba pracowników rośnie, pojawiają się różne formy zatrudnienia, zaawansowane systemy motywacyjne, różne okresy rozliczeniowe i coraz bardziej rozwijają się procesy HR, konieczne staje się sięgnięcie do narzędzia bardziej specjalistycznego – systemu dedykowanego procesom HR. 

Dane w systemie ERP vs dane w systemie HR 

Głównym celem systemu ERP jest zapewnienie spójności i efektywności w zarządzaniu różnymi obszarami przedsiębiorstwa, a umożliwiając łatwiejszy dostęp do danych, ERP pozwala na optymalizację operacji biznesowych. Jest narzędziem umożliwiającym widok „z lotu ptaka” na organizację. Równocześnie jest „sercem” systemów IT w przedsiębiorstwie, integrując się ze specjalistycznymi systemami do zarządzania poszczególnymi obszarami. 

Specyfika zarządzania zasobami ludzkimi jest nieco inna, w porównaniu do zarządzania pozostałymi zasobami firmy (np. zakupami, zapasami, finansami, etc.). Pojawia się tu zarówno obszar „twardy”, który można opisać danymi strukturalnymi (np. naliczanie wynagrodzeń, premii, planowanie i rozliczanie czasu pracy, zarządzanie absencjami), jak i „miękki”, który trudno opisać ustrukturyzowanymi danymi, a który wymaga danych bardziej opisowych (np. rekrutacja, onboarding, zarządzanie kompetencjami i kwalifikacjami, budowa ścieżki rozwoju pracownika). Dobry system HR pozwala na analizę zarówno obszaru „twardego”, jak i „miękkiego” oraz uwzględnianie w podejmowanych decyzjach tak danych liczbowych, jak i jakościowych.

Jak integrować ERP z systemem HR?

Integracja systemów wiąże się z odpowiedzią na kilka kluczowych pytań. To m.in. kwestia tego, skąd dane będą pozyskiwane, jakie dane mają być integrowane, w jaki sposób i jak często. 

Zakres integracji danych pomiędzy systemem ERP i HR zależy od zdefiniowanych procesów, którymi chcemy zarządzać za pomocą każdego z tych narzędzi. Najczęściej (oczywiście w zależności od konfiguracji środowiska) integracją objęte są dane takie, jak kartoteki pracownicze, definicje umów, stanowiska, wymiary etatów, badania lekarskie i uprawnienia, nieobecności (L4, plany urlopowe, wnioski urlopowe), limity urlopów, ilość przepracowanych godzin. 

Z punktu widzenia integracji systemu ERP z systemem HR warto zwrócić uwagę na to, gdzie określone dane powstają i gdzie są przechowywane. Często zdarza się, że część danych może być generowana i przechowywana w jednym i drugim systemie. Istotnym jest zdefiniowanie, w którym miejscu powstawania danych mają one lepszą jakość i do czego dane te będą wykorzystywane. 

Przykładowo system HR może pracownikom prezentować dane na temat dostępnego wymiaru urlopów. Dane te mogą być wprowadzane i przechowywane w systemie HR, ale mogą być też przechowywane w systemie ERP i stamtąd importowane do systemu HR, aby w portalu pracowniczym lub przez aplikację mobilną pracownik mógł śledzić, ile zostało mu urlopu w danym roku. 

Podobnie sytuacja może wyglądać w przypadku definicji różnych limitów wykorzystywanych do tworzenia grafików czasu pracy, np. urlopu opiekuńczego, szkoleniowego, dodatkowego. Wartości tych limitów mogą być przechowywane w systemie ERP i stamtąd zaciągane do systemu HR. Alternatywnie mogą być zarządzane tylko z poziomu systemu HR. 

Kolejną kwestią jest sposób wymiany danych. Może być to wymiana jedno- lub dwukierunkowa, ale część danych może być wymieniana jednokierunkowo, a część dwukierunkowo. Tematem bardziej technicznym jest także sposób integracji – czy odbywać się będzie za pomocą API (interfejsu programowania aplikacji) czy poprzez szynę danych lub wymianę plików (np. txt, xml, csv, xls).

Istotnym jest także określenie częstotliwości wymiany danych. Dane mogą być przykładowo aktualizowane co godzinę, co każdą zmianę czy raz na dobę (tu też można określić, które dane jak często mają być synchronizowane). Mogą być one synchronizowane automatycznie lub ręcznie (z inicjatywy użytkownika). 

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Praktyczny przykład działania integracji ERP z systemem HR tworzącym grafiki czasu pracy

Posłużę się przykładem wdrożenia systemu HR do tworzenia grafików pracy w oparciu o dane z systemu ERP. Tam scenariusz wygląda następująco. Częścią systemu ERP jest już moduł kadrowo-płacowy – to on stanowi miejsce powstawania danych o pracowniku, umowach, limitach itp. Z systemu ERP do systemu HR zaciągane są dane o absencjach (L4, urlopach macierzyńskich, wychowawczych itp.). W systemie HR tworzony jest grafik pracy i po jego stronie leży weryfikacja poprawności grafików pracy z wymogami prawa pracy i regulacjami wewnętrznymi oraz sprawdzenie, czy zapewniona jest odpowiednia obsada na stanowiskach pracy. 

Następnie, po akceptacji, grafiki przesyłane są do systemu ERP. W trakcie danego okresu objętego przygotowanym i zaakceptowanym grafikiem (np. w okresie 3 miesięcy), pracownicy składają swoje wnioski urlopowe, o odbiory nadgodzin, wyjścia prywatne, etc. poprzez portal pracowniczy systemu HR. Zatwierdzone wnioski trafiają do systemu ERP w postaci zarejestrowanych absencji. Informacje te są także uwzględniane w grafiku rzeczywistym jako ewidencja czasu pracy w systemie HR – czyli prowadzonym tam rozliczeniu czasu pracy. 

Ostatnim etapem procesu jest zatwierdzenie kart czasu pracy (wg ustalonego flow), a dane z nich z kolei są integrowane do systemu ERP (a właściwie modułu kadrowo-płacowego) i tam stanowią podstawę do wyliczenia wynagrodzeń i sporządzenia list płac.

Wyzwania w integracji danych 

Integracja systemów informatycznych nie należy do łatwych procesów. Najczęściej integrujemy systemy różnych dostawców, co sprzyja powstawaniu pewnych problemów.

Pierwszym z nich jest różnica w sposobie wymiany danych. Część systemów w ogóle nie jest przygotowana do udostępniania danych i/lub możliwości połączenia z innymi systemami. Zatem przy decyzji o zakupie systemu ERP, systemu HR czy jakiegokolwiek innego warto zwrócić uwagę na jego otwartość, czyli możliwość wymiany danych z innymi systemami. 

Niezwykle istotną kwestią jest także bezpieczeństwo. Niektóre systemy udostępniają dane w formie archaicznej lub niezabezpieczonej. Wpływa to na jakość i bezpieczeństwo wymienianych danych. Tu warto również wspomnieć o archiwizacji danych. Z racji tego, że w przypadku danych kadrowych mamy do czynienia z danymi szczególnie wrażliwymi, system do tego wybrany (ERP czy HR) powinien być wyposażony w odpowiednie zabezpieczenia. 

Wyzwaniem mogą być też różne formaty wymienianych danych, które wymagają ujednolicenia oraz odpowiedniego uporządkowania. Wiąże się to z szeregiem czynności, które powinna przeprowadzić organizacja przed wdrożeniem nowego oprogramowania i jego integracji z istniejącymi systemami. 

Kolejna kwestia to temat wydajności systemu – są systemy, które mogą wygenerować dużą ilość danych, ale z kolei drugi system może takiej ilości danych w określonym czasie nie przyjąć. Może wówczas wystąpić konieczność zastosowania dodatkowych elementów w wymianie danych między systemami. 

Aby bezproblemowo przeprowadzić wdrożenie i integrację systemu informatycznego polecam wybrać doświadczonego i kompetentnego partnera, który pomoże w przeprowadzeniu całego procesu.

Korzyści z prawidłowo przeprowadzonej integracji ERP z systemem HR

Podstawową korzyścią z integracji danych między ERP i HR jest możliwość podejmowania dużo lepszych i bardziej trafnych decyzji biznesowych w oparciu o bardziej szczegółową i precyzyjną wiedzę na temat tego, co się dzieje w organizacji. Czasem wprowadzenie dodatkowych kilku danych dotyczących obszaru HR do systemu ERP pozwala na osiągnięcie zupełnie innej jakości raportów, dzięki którym można zobaczyć gdzie w firmie „uciekają” pieniądze.

Poprawia się także jakość przechowywanych danych (pod warunkiem integracji przeprowadzonej sprawnie i „z głową”), co oznacza lepszą jakość podejmowanych decyzji. Ważnym jest tu pilnowanie, aby dane były ujednolicone i jeden rodzaj danych przechowywany w jednym miejscu. Zaoszczędzimy sobie wówczas problemów z duplikacją danych, które mogą okazywać się różne, w zależności od miejsca, z którego je pozyskujemy. Kluczowym aspektem w tym obszarze jest spójność i „zaufanie” do danych.

Korzyścią z integracji systemu HR z ERP jest także szybszy i sprawniejszy obieg procesów i dokumentów związanych z HR. Automatyzacja w tym zakresie zmniejsza ryzyko popełnienia błędów po stronie użytkownika i przynosi realne oszczędności. 

W jednym z projektów, które nadzorowałem, wymierną korzyścią był znacznie krótszy czas potrzebny do wyliczenia wynagrodzeń dzięki automatycznemu przesyłowi danych o czasie pracy z systemu HR do dedykowanych składników płacowych związanych z naliczaniem wynagrodzeń w systemie ERP w module kadrowo-płacowym. Miało to szczególne znaczenie, gdyż świadczenia były tam wypłacane dwa razy w miesiącu. 

Podsumowując, dobrze przemyślane wdrożenie i integracja systemu ERP z systemem HR to kluczowy krok w procesie cyfrowej transformacji organizacji, który może przynieść konkretne korzyści w postaci efektywniejszych procesów biznesowych i wyższej konkurencyjności. Uzyskany efekt synergii pomiędzy tymi systemami może zrewolucjonizować sposób, w jaki przedsiębiorstwa zarządzają swoimi zasobami ludzkimi i finansowymi w dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym.

Autopromocja
Oprac. Piotr T. Szymański

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Szkolenia policjantów i skoszarowanie: ważny komunikat MSWiA

    Szkolenia w systemie skoszarowanym w Policji mogą odbywać jedynie osoby realizujące w Policji powszechny obowiązek obrony, albo funkcjonariusze odbywający szkolenie/doskonalenie zawodowe w nadzwyczajnych okolicznościach jak np. w stanie klęski żywiołowej. Wynika z tego, że policjanci odbywający szkolenie/doskonalenie zawodowe w zwykłych okolicznościach nie mogą być szkoleni w systemie skoszarowanym. Jak być powinno? Komenda Główna Policji zadeklarowała szczegółową analizę postanowień aktów wewnętrznych obowiązujących w poszczególnych jednostkach szkoleniowych. Szykują się kontrole!

    Zatrudnianie cudzoziemców. Zezwolenie na pracę ma aż sześć typów: A, B, C, D, E, S. Który wybrać?

    Zezwolenie na pracę to dokument legalizujący pracę w Polsce cudzoziemca, który nie jest zwolniony z obowiązku posiadania zezwolenia. Polskie przepisy przewidują zezwolenia sześciu typów. Rodzaj zezwolenia na pracę, który musi posiadać cudzoziemiec zależy od tego, przez jaki okres zamierza pracować w Polsce, jaki charakter ma mieć jego praca, oraz – czy będzie pracował dla podmiotu polskiego, czy zagranicznego.

    Postępowanie karne o umyślnie przestępstwo lub przestępstwo skarbowe w zawodach medycznych

    Postępowanie karne o umyślnie przestępstwo lub przestępstwo skarbowe w zawodach medycznych - to zagadnienie okazało się problematyczne, na etapie ubiegania się o wykonywanie zawodu lekarza, pielęgniarki, położnej czy dentysty. W związku z tym Minister Zdrowia Izabela Leszczyna rozważy propozycję zmiany legislacyjnej w zakresie składanego oświadczenia co do prowadzonego postępowania karnego przeciwko osobom mającym wykonywać zawód medyczny. Być może dojdzie do zmiany w sprawie procedury otrzymywania przez lekarzy, lekarzy dentystów oraz pielęgniarki i położne uprawnień do wykonywania tych zawodów.

    Szukasz dobrej pracy? Pamiętaj o liście motywacyjnym. Musi być profesjonalnie przygotowany!

    List motywacyjny to dokument, w którym składająca go osoba wyjaśnia, z jakich powodów ubiega się np. o zatrudnienie. Chociaż złożenie listu motywacyjnego nie zawsze jest wymagane przez potencjalnego pracodawcę, to warto mu pokazać, że składającemu naprawdę zależy na podjęciu zatrudnienia.

    REKLAMA

    Pracownicy naukowi dostaną podwyżki o 30%. Profesor zarobi co najmniej 9370 zł miesięcznie, profesor uczelni – 7777,10 zł, adiunkt – 6840,10 zł, inny nauczyciel akademicki – 4685 zł [Wyrównanie od 1 stycznia 2024 r.]

    Wynagrodzenia pracowników naukowych pójdą w górę. Minister nauki Dariusz Wieczorek podpisał rozporządzenie, dzięki któremu podwyżki otrzymają pracownicy naukowi zatrudnieni na uczelniach publicznych oraz w Polskiej Akademii Nauk. Wynagrodzenie zasadnicze profesora wzrośnie z 7210 zł do 9370 zł. Naukowcy dostaną podwyżki z wyrównaniem od 1 stycznia 2024 r.

    Urząd do spraw kombatantów ma nowego szefa. Został nim Lech Parell

    Urząd do Spraw Kombatantów i Osób Represjonowanych ma nowego szefa. Po odwołaniu Jana Józefa Kasprzyka premier Donald Tusk powołał na to stanowisko Lecha Parella. Akt powołania wręczyła mu minister rodziny, pracy i polityki społecznej.

    Asystencja osobista. Ustawa wyczekiwana przez osoby z niepełnosprawnościami

    W Polsce jest ponad 3 mln osób z niepełnosprawnościami, które mają prawne potwierdzenie niepełnosprawności. Poziom zatrudnienia tych osób odbiega od innych państw europejskich. Brakuje też dla nich i ich rodzin systemowego wsparcia w środowisku lokalnym. Z tego względu tak bardzo wyczekiwane jest wprowadzenie ustawy o asystencji osobistej.

    Ruchomy czas pracy – rozkład czasu pracy wygodny dla pracodawcy i pracownika

    Rozkład czasu pracy może przewidywać różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracowników dniami pracy. Dzięki wprowadzeniu ruchomego czasu pracy pracownicy mogą – przy zachowaniu 8-godzinnej normy dobowej – rozpoczynać i kończyć pracę o różnych porach w poszczególnych dniach.

    REKLAMA

    Zakwaterowanie dla pracowników delegowanych do pracy za granicę bez podatku – wyrok NSA

    Zapewnienie pracownikowi delegowanemu, zwłaszcza na krótki czas, nieodpłatnego zakwaterowania i pokrycia kosztów podróży nie powoduje powstania po jego stronie przychodu opodatkowanego podatkiem dochodowym od osób fizycznych – wyrok NSA z 1 sierpnia 2023 r. (II FSK 270/21).

    Jak pracodawca może zareagować na przyprowadzanie przez pracownika dziecka do pracy

    Pracownica zatrudniona w sklepie kolejny raz przyprowadziła do pracy 5-letniego syna. Tłumaczyła to tym, że syn ma katar i nie mógł iść do przedszkola, a pracownica nie ma już urlopu na żądanie. W sklepie 5-latek siedzi sam na zapleczu, kiedy pracownica pracuje, co budzi nasze duże obawy o bezpieczeństwo takiego rozwiązania. Ponadto pracownica nie skupia się w pełni na pracy, tylko co chwilę oddala się ze stanowiska pracy na zaplecze, żeby sprawdzić, co z dzieckiem. Co możemy zrobić w tej sytuacji? Czy możemy ukarać ją upomnieniem lub naganą albo zwolnić, żeby w jej miejsce zatrudnić w pełni efektywnego pracownika? Czy możemy wprowadzić w regulaminie pracy regulację zakazującą przychodzenia do pracy z dzieckiem?

    REKLAMA