Gigabajty personalne

"Uzbrojenie" przedsiębiorstwa w system wspomagający zarządzanie jest oczywistością od kilkunastu lat. Jeszcze nie tak dawno tylko dla niektórych, zwykle dużych, przedsiębiorstw oczywistą drogą rozwoju było wdrażanie zaawansowanych systemów do przetwarzania i analizowania coraz większej ilości danych. W obecnej rzeczywistości gospodarczej zaczął dominować model „konkurencyjności minutowej”, dającej szansę koniunktury tylko tym firmom, które szybciej i sprawniej poddają analizie napływający do nich strumień informacji biznesowych. Tym samym wzrosło zainteresowanie nowymi mechanizmami informatycznymi w codziennej pracy. Ważność nowoczesnych rozwiązań informatycznych zaczęły dostrzegać nie tylko firmy duże, ale także średnie i małe. Przydatność rozwiązań IT dla biznesu w obliczu nowych wyzwań i nowych zjawisk gospodarczych sprawiła, że szczególnego znaczenia nabrały systemy informatyczne wspierające zarządzanie zasobami ludzkimi klasy HCM (human capital management) lub inaczej HR (human resources). Systemy te, od dawna znane polskim firmom, były początkowo adaptowane przez przedsiębiorstwa w roli prostego oprogramowania kadrowo-płacowego, służącego do rozliczania się firm z urzędami skarbowymi czy ZUS-em oraz naliczania pensji. W założeniu chodziło o realizację tzw. twardego HRM i raczej nie wróżono im dalszej kariery. Kilka lat temu wszelkie analizy rynkowe dowodziły, że zapotrzebowanie na tego typu systemy szybko się skończy.

- Całkiem niedawno systemy wspierające zarządzanie zasobami ludzkimi w małych i średnich firmach traktowane były jak zbędny dodatek - przyznaje Tomasz Sokołowski, dyrektor ds. marketingu i sprzedaży firmy Insert. Stało się jednak inaczej. Zapotrzebowanie na systemy HR zaczęło wzrastać. Według prognoz firmy badawczej IDC w 2007 r. wartość rynku systemów informatycznych dla działów HR ma wynieść w Polsce ok. 39 milionów dolarów, a w 2008 r. - 45 milionów dolarów. IDC twierdzi, że rynek nowych rozwiązań IT dla HR będzie rósł w Polsce w najbliższych latach średnio rocznie o ponad 15 proc. i w 2010 roku osiągnie wartość 58 milionów dolarów.

Jakie były przyczyny ożywienia? Okazuje się, że nowe spojrzenie przedsiębiorstw na systemy HR wymusiła przede wszystkim skomplikowana sytuacja na rynku pracy.

- Od pewnego czasu wyraźnie widać odpływ za granicę wykwalifikowanej kadry. Należy do tego zjawiska dołożyć nadal niską wiedzę o mechanizmach zarządzania i motywowania pracowników w polskich przedsiębiorstwach. Z drugiej strony, dynamicznie rozwijająca się gospodarka coraz bardziej potrzebuje fachowców. Analitycy twierdzą, że niebawem bezrobocie może spaść nawet poniżej 10 proc. Zatem dziś zarządzanie zasobami ludzkimi to jeden z kluczowych elementów biznesu - tłumaczy Tomasz Michalski, dyrektor konsultingu MSP Comarch. Gdy zaczęło brakować pracowników, przedsiębiorstwa, nie mając zbyt wielu możliwości powstrzymania rotacji zatrudnienia, zostały zmuszone do poważnego zainteresowania się pracownikami. Dostrzegły zasadność wspierania swojego biznesu nowoczesnymi rozwiązaniami informatycznymi w celu efektywnego wykorzystywania kapitału ludzkiego. Karierę zaczęło robić określenie „miękkiego HRM” wpisanego w strukturę systemów informatycznych organizacji. Zadaniem miękkiego HRM w firmach wdrażających nowoczesne, rozbudowane systemy IT, poza rozliczaniem płac, stało się również zarządzanie kapitałem ludzkim, czyli optymalne wykorzystanie personelu do realizacji celów strategicznych organizacji.

Korzyści dla firm

Coraz częściej, wykorzystując narzędzia analityczne systemów IT wspomagających zarządzanie, przedsiębiorstwa dokonują pomiarów kreatywności pracowników, ich solidności i nabywanej wiedzy. Popularne są narzędzia, umożliwiające m.in. zarządzanie różnymi rodzajami szkoleń, np. szkoleniami tradycyjnymi czy testami online. Kolejną nowością w systemach HR są rozwiązania pozwalające na samoobsługę pracowników i menedżerów. Wybrane systemy dają pracownikom możliwość m.in. aktualizowania danych, wprowadzania do wybranych arkuszy danych zmian, pisania raportów, przygotowywania analiz, nadzorowania ich poprawności oraz pozyskiwania podstawowych informacji.

 Czas na powszechne wdrożenia

Nie ma i nie będzie uniwersalnych metod gwarantujących przedsiębiorstwom sukces w biznesie. Mimo to każda organizacja chce podejmować najbardziej trafne z jej punktu widzenia decyzje. Obecnie najtrudniejszą kwestią dla zarządów jest nie tyle zbudowanie silnych struktur logistycznych, sprzedażowych czy marketingowych, ile szybkie pozyskanie niezbędnej wiedzy i podejmowanie dzięki niej lepszych decyzji biznesowych. Na tym polu coraz większego znaczenia nabierają różnego typu rozwiązania informatyczne, w tym systemy HR. Szczególną rolę odgrywają systemy HR, które coraz częściej przestają być jedynie „produktami z pudełka”, ale stają się usługą, pozwalającą użytkownikom na wykorzystanie wielu zalet tych rozwiązań, takich jak elastyczność, łatwość obsługi, obniżenie kosztów, mobilność, samoobsługa pracowników itp.

O trendach w branży HCM mówią specjaliści - eksperci

Krzysztof Sromek

prezes DST:

- Polski rynek rozwiązań wspomagających zarządzanie zasobami ludzkimi dzieli się na dwie podstawowe grupy: rozwiązania wysokiej klasy oraz aplikacje mniej rozbudowane, wybierane przez klientów o mniejszych oczekiwaniach i dostosowane do ich specyficznych potrzeb. Z naszych obserwacji wynika, że rynek systemów HR wysokiej klasy od kilku lat rozwija się bardzo dynamicznie. Oceniamy, że jest to wzrost rzędu 20-25 proc. rocznie, a w przypadku pojedynczych graczy nawet większy. Dla przykładu, w ostatnim roku widzimy wzrost liczby kontraktów na poziomie 25 proc. Od kilku lat najwięcej klientów wdrażających rozwiązania HR pochodzi z branż produkcyjnej i usługowej. Notujemy charakterystyczny duży wzrost zapytań o zaawansowane rozwiązania HR z firm sektora średnich przedsiębiorstw. Jeszcze trzy lata temu o specjalistyczne rozwiązania HR w większości pytały duże firmy, które wymieniały starsze oprogramowanie na systemy nowe, lepiej dopasowane do ich potrzeb.

Jerzy Kiełbowicz

dyrektor Centrum Wdrożeniowego Katowice, TETA SA:

- Kluczowym elementem zarządzania zasobami ludzkimi w wielopoziomowych organizacjach, zatrudniających często kilkaset lub więcej osób, jest również delegacja pewnych obszarów HR na kierowników nie tylko wyższego, ale także średniego szczebla. Kierownicy liniowi są odpowiedzialni za swoich pracowników i to oni przekazują informacje o urlopach, nadgodzinach, premiach itp. Działy HR zostają przez to „odchudzone”, delegując uprawnienia do zarządzania informacją. Daje to oszczędność kosztów obsługi procesu. Kolejny etap to również umożliwienie tzw. samoobsługi pracowniczej. Wzbogacenie systemu HR o funkcjonalność, która wspomaga między innymi obsługę rozliczania delegacji, samodzielne pobieranie przez pracowników informacji o absencjach, wymiarze urlopów oraz o wysokości wynagrodzeń.

Następny krok to zapewnienie wsparcia dla procesów planowania i budżetowania, swoistej „inteligencji biznesowej”. Przykładem może tu być umożliwienie przygotowania scenariusza - „co by było, gdyby” - w stosunku do zatrudnienia, wielkości zarobków i innych parametrów związanych z obszarem finansowym przedsiębiorstwa.

Piotr Szostok

prezes zarządu Alta Sp. z o.o.:

- W rozwiązaniach informatycznych wspierających HCM coraz większą rolę odgrywa miękka warstwa merytoryczna, wspierana zarówno komponentami „z półki”, jak i dedykowanymi usługami HCM. To właśnie m.in. ona pozwala na: l dobieranie ludzi do stanowisk w sposób optymalny oraz ukierunkowywanie rozwoju pracownika, tak aby realizowane były zarówno jego osobiste preferencje, jak i potrzeby firmy (preferencje x kompetencje). Elementy te z kolei przekładają się na motywację i efektywność. Tu potrzebna jest sprawdzona biznesowa diagnostyka psychologiczna i inne techniki selekcyjne l badanie dynamiki wartości organizacyjnych, czyli trzymanie ręki na pulsie klimatu organizacyjnego l monitorowanie potencjału rozwojowego pracowników w sposób podmiotowy l powiązanie misji i strategii firmy z modelem kompetencyjnym, czyli zidentyfikowanym wspólnym mianownikiem w działaniach skupionych wokół HCM l zarządzanie doraźnymi, dynamicznymi zespołami projektowymi i zespołami w ogóle.

Tomasz Zubrzycki

główny konsultant ds. sprzedaży rozwiązań HCM w Oracle Polska:

- Współczesne systemy z obszaru kadrowo-płacowego są rozbudowanymi aplikacjami, które służą do wspierania zarządzania kapitałem ludzkim. Czasy, kiedy systemy te obsługiwały jedynie działy HR, minęły bezpowrotnie. Wynika to z faktu, że pracodawcy mają świadomość, iż jednym z najważniejszych dóbr firmy są jej pracownicy, a o kluczowe zasoby trzeba dbać w szczególny sposób. Dlatego obecnie główny nacisk kładzie się na to, by systemy HCM (Human Capital Management) dawały odpowiedź na pytania dotyczące zasobów ludzkich oraz wspierały działania związanie z ich pozyskaniem (rekrutacja), utrzymaniem (systemy motywacyjne) i rozwojem (szkolenia, ścieżki kariery). Kluczową cechą pracowników są ich kompetencje, w związku z tym nowoczesne systemy HCM są budowane na podstawie modelu kompetencyjnego.