O zmianach w przepisach prawa pracy

Kolejna ważna zmiana w Kodeksie pracy dotyczy pracy zdalnej. Kiedy pracodawca może ją polecić pracownikowi?

Pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej w przypadkach:

• stanu zagrożenia epidemicznego, stanu epidemii oraz 3 miesiące po ich odwołaniu,
• obowiązywania stanu nadzwyczajnego, czyli stanu wojennego, stanu wyjątkowego lub stanu klęski żywiołowej,
• czasowej niemożności zapewnienia przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika z powodu działania siły wyższej, np. pożar w zakładzie pracy i okres konieczny do uporządkowania zakładu pracy, jego zabezpieczenia i koniecznych napraw.

Polecenie pracy zdalnej w tych wypadkach i tak będzie możliwe dopiero wtedy, gdy pracownik złoży oświadczenie (w formie pisemnej lub elektronicznej) co do tego, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Pracodawca nie może więc zmusić pracownika do złożenia takiego oświadczenia ani nie może weryfikować jego prawdziwości.

Kiedy to pracownik może o nią wnioskować?

Na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej praca zdalna będzie mogła być wykonywana okazjonalnie. Wymiar tak wykonywanej pracy zdalnej nie będzie mógł przekroczyć w ciągu roku kalendarzowego 24 dni. Z inicjatywą wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej będzie mógł wystąpić wyłącznie pracownik. Użyty w przepisach zwrot „może być wykonywana” oznacza, że pracodawca w miarę posiadanych możliwości powinien uwzględnić wniosek pracownika o wykonywanie okazjonalnej pracy zdalnej. Z kolei wniosek pracownika dotyczący wykonywania pracy zdalnej nie będzie, co do zasady, dla pracodawcy wiążący, z wyjątkiem wniosków złożonych przez:

• pracownika będącego rodzicem dziecka posiadającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu - stosuje się do pracowników również po ukończeniu przez dziecko 18. roku życia;
• pracownika będącego rodzicem dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności dziecka określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych;
• pracownika będącego rodzicem dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w przepisach ustawy - Prawo oświatowe;
• pracownicę w ciąży;
• pracowników wychowujących dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia;
• pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności (art. 6719 § 6 Kodeksu pracy).

Jedynie wyjątkowo pracodawca może odmówić w takiej sytuacji pracownikowi i wówczas informuje go o przyczynie odmowy w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika. Warto dodać, że w razie akceptacji wniosku przez pracodawcę, umowa o pracę nie musi zawierać zapisu o pracy zdalnej. Jednak zmiana w umowie może okazać się niezbędna ze względu na miejsce pracy.

Jakie warunki musi spełnić pracodawca, aby wysłać pracownika na pracę zdalną?

Pracodawca powinien określić w szczególności w porozumieniu, regulaminie lub indywidualnym porozumieniu:

• grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;
• zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów pracy zdalnej, o których mowa w art. 6724 § 1 pkt 2 lub 3 Kodeksu pracy (serwis, konserwacja narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, inne koszty bezpośrednio związane z pracą zdalną);
• zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu;
• zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
• zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
• zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
• zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
• zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych (art. 6720 § 6 Kodeksu pracy).

W przypadku wykonywania pracy zdalnej informacja o warunkach zatrudnienia powinna dodatkowo obejmować co najmniej:

• określenie jednostki organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika wykonującego pracę zdalną;
• wskazanie osoby lub organu, o których mowa w art. 31 Kodeksu pracy, odpowiedzialnych za współpracę z pracownikiem wykonującym pracę zdalną oraz upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej.

W sytuacji pracy zdalnej uzgodnionej w trakcie zatrudnienia oraz wykonywanej na polecenie pracodawcy, pracodawca przekazuje pracownikowi wskazane informacje w postaci papierowej lub elektronicznej, najpóźniej w dniu rozpoczęcia przez niego wykonywania pracy zdalnej (art. 6721 Kodeksu pracy).

Inna ważna zmiana w Kodeksie pracy dotyczy kontroli trzeźwości. Jak powinni postępować pracodawcy, którzy podejrzewają pracownika o przyjście do pracy „pod wpływem”?

Pracodawca może przeprowadzać kontrolę przy użyciu metod niewymagających badania laboratoryjnego, za pomocą urządzenia posiadającego ważny dokument potwierdzający jego kalibrację lub wzorcowanie. Przeprowadzenie kontroli stanie się dopuszczalne jedynie po wprowadzeniu w tym zakresie odpowiednich regulacji wewnątrzzakładowych. Aby pracodawca mógł badać trzeźwość pracownika, będzie zobowiązany wskazać w przepisach zakładowych (układzie zbiorowym, regulaminie pracy albo obwieszczeniu – jeśli pracodawca nie ma układu zbiorowego i regulaminu pracy):

• że będzie stosował kontrolę trzeźwości,
• grupę lub grupy pracowników objętych kontrolą trzeźwości,
• sposób przeprowadzania kontroli trzeźwości (w tym rodzaj urządzenia wykorzystywanego do kontroli, czas i częstotliwość jej przeprowadzania).

Pracodawca jest też zobowiązany poinformować o tym pracowników w sposób przyjęty w zakładzie pracy nie później niż 2 tygodnie przed rozpoczęciem prowadzenia takich kontroli. Osoby nowo zatrudniane będą otrzymywały taką informację (w formie papierowej lub elektronicznej) przed dopuszczeniem do pracy.

Jeśli pracownik się temu nie sprzeciwi – pracodawca – będzie mógł sam przeprowadzić badanie trzeźwości pracownika.

Jednak na żądanie pracodawcy lub niedopuszczonego do wykonywania pracy pracownika, badanie tego pracownika metodą nielaboratoryjną będzie przeprowadzał uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (w szczególności policja). Umożliwi to weryfikację stanu pracownika, a w szczególności ustalenie poziomu zawartości alkoholu lub innego środka w organizmie.

Pracodawca będzie mógł wprowadzić prewencyjną kontrolę trzeźwości pracowników, jeżeli będzie to niezbędne do zapewnienia:

• ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób;
• ochrony mienia.

Kontrola trzeźwości nie będzie mogła naruszać godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, a sam sposób przeprowadzenia kontroli nie będzie mógł mieć charakteru dyskryminacyjnego.

Jakie to rodzi konsekwencje dla pracownika?

Pracodawca będzie miał prawo nie dopuścić pracownika do pracy jeżeli:

• kontrola trzeźwości wykaże obecność alkoholu w organizmie pracownika wskazującą na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości w rozumieniu art. 46 ust. 2 albo 3 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi;
• zachodzi uzasadnione podejrzenie, że pracownik stawił się do pracy w stanie po użyciu alkoholu albo w stanie nietrzeźwości lub spożywał alkohol w czasie pracy.

Informację dotyczącą podstawy niedopuszczenia pracownika do pracy pracodawca będzie miał obowiązek przekazać pracownikowi do wiadomości.

Gdyby stwierdzono, że pracownik znajduje się w stanie po użyciu alkoholu albo w stanie nietrzeźwości lub w stanie po użyciu środka działającego podobnie do alkoholu, o kwalifikacji nieobecności w pracy będzie decydował pracodawca, który może nieobecność uznać za nieusprawiedliwioną, usprawiedliwioną bez prawa do wynagrodzenia bądź nieobecność usprawiedliwioną z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.

Stawienie się do pracy po użyciu alkoholu lub spożywanie alkoholu czy też w stanie po użyciu środka działającego podobnie do alkoholu w czasie pracy stanowi ciężkie naruszenie obowiązków pracownika, które może w konsekwencji prowadzić do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia.

Pod koniec stycznia 2023 r. weszła w życie nowelizacja ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa. Wprowadziła ona m.in. dwa dodatkowe ustępy (1b i 1c) do artykułu 22. ustęp 1b nie budzi wątpliwości. Proszę powiedzieć, czy w sytuacji opisanej w ust. 1c: („W przypadku gdy obywatel Ukrainy rozpoczął pracę przed udzieleniem zezwolenia na pobyt czasowy i pracę, bieg terminu, o którym mowa w ust. 1, rozpoczyna się w dniu doręczenia decyzji o udzieleniu tego zezwolenia obywatelowi Ukrainy”) pracodawca powinien wysłać powiadomienie w ciągu 14 dni od doręczenia decyzji cudzoziemcowi i rozwiązać umowę z cudzoziemcem oraz podpisać nową. Czy wystarczy, że powiadomienie wyśle w ciągu 14 dni od doręczenia decyzji i jako datę rozpoczęcia pracy poda datę doręczenia decyzji?

W niniejszej sytuacji zastosowanie znajdzie art. 22 ust. 1c ustawy z dnia 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa. Zgodnie z jego treścią, w przypadku gdy obywatel Ukrainy rozpoczął pracę przed udzieleniem zezwolenia na pobyt czasowy i pracę, bieg 14-dniowego terminu do powiadomienia PUP, rozpoczyna się w dniu doręczenia decyzji o udzieleniu tego zezwolenia obywatelowi Ukrainy. Przepis dotyczy sytuacji, w której:

• obywatel Ukrainy otrzymał zezwolenie na pobyt i pracę (tak zwane zezwolenie jednolite), o którym mowa w art. 114 ustawy z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach, a w treści tego zezwolenia znajdzie się pouczenie, że pracodawca musi w terminie 14 dni powiadomić PUP o powierzeniu mu wykonywania pracy;
• wykonywanie pracy u danego pracodawcy rozpoczął przed udzieleniem mu tego zezwolenia.

W takim przypadku 14-dniowy termin na złożenie powiadomienia rozpocznie swój bieg w dniu doręczenia decyzji o udzieleniu tego zezwolenia. Z treści przepisu nie wynika obowiązek rozwiązania umowy łączącej cudzoziemca z powierzającym mu pracę podmiotem. Można więc przyjąć, że na potrzeby dokonania powiadomienia, jako datę rozpoczęcia pracy należy podać datę doręczenia decyzji.

Jakie błędy najczęściej popełniają pracodawcy, którzy zatrudniają obywateli Ukrainy na podstawie Powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy? 

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa obywatel Ukrainy jest uprawniony do wykonywania pracy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w okresie pobytu zgodnego z obowiązującymi przepisami, w przypadku gdy:

• jego pobyt na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej uznaje się za legalny na podstawie art. 2 ust. 1

lub

• jest obywatelem Ukrainy przebywającym legalnie na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej

jeżeli podmiot powierzający wykonywanie pracy powiadomi w terminie 14 dni od dnia podjęcia pracy przez obywatela Ukrainy powiatowy urząd pracy właściwy ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania podmiotu o powierzeniu wykonywania pracy temu obywatelowi, a praca jest powierzana w wymiarze czasu pracy nie niższym niż wskazany w powiadomieniu lub liczbie godzin nie mniejszej niż wskazana w powiadomieniu oraz za wynagrodzeniem nie niższym niż ustalone według stawki określonej w powiadomieniu, proporcjonalnie zwiększonym w przypadku podwyższenia wymiaru czasu pracy lub liczby godzin pracy.

Do najczęstszych błędów popełnianych przez pracodawców, które mogą skutkować popełnieniem wykroczenia polegającego na nielegalnym powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy należy powierzenie pracy:

• w wymiarze czasu pracy lub liczbie godzin pracy niższej niż wskazana w powiadomieniu;
• za wynagrodzeniem w wysokości niższej niż wskazana w powiadomieniu.

Ponadto wśród niektórych pracodawców pokutuje przekonanie, że obywatele Ukrainy mogą wykonywać pracę w Polsce bez konieczności dokonywania jakichkolwiek czynności formalnych, a więc bez konieczności wysyłania powiadomienia do PUP, ponieważ na przykład mają Pesel i są uchodźcami.

Dziękuję za rozmowę.

Rozmawiał Wojciech Napora (Zielona Linia 19524, Centrum Informacyjne Służb Zatrudnienia)

Przemysław Worek - od 2009 r. zawodowo związany z Okręgowym Inspektoratem Pracy w Warszawie. Starszy inspektor pracy sekcji legalności zatrudnienia w OIP w Warszawie. Rzecznik Okręgowego Inspektoratu Pracy w Warszawie. Absolwent Wydziału Zarządzania Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach.