Zasady podawania właściwego zestawu danych identyfikacyjnych płatnika składek

Podanie prawidłowych danych identyfikacyjnych w zgłoszeniu płatnika składek, a następnie konsekwentne ich podawanie we wszystkich dokumentach ubezpieczeniowych i płatniczych ma istotne znaczenie dla poprawności rozliczenia składek na koncie płatnika. W związku z tym blok II zgłoszenia płatnika składek (odpowiednio ZUS ZPA lub ZUS ZFA) albo dane identyfikacyjne przedsiębiorcy we wniosku EDG-1 należy wypełnić ze szczególną starannością.

Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników każdy podmiot będący płatnikiem składek na ubezpieczenia społeczne lub ubezpieczenie zdrowotne podlega obowiązkowi ewidencyjnemu na zasadach określonych tą ustawą i otrzymuje identyfikator NIP.

Polecamy: Zgłoszenie przedsiębiorcy do ubezpieczenia

W zakresie identyfikatorów numerycznych zgłoszenie płatnika składek powinno zawierać:

• we wniosku EDG-1 – numery NIP, REGON i PESEL, a w razie gdy płatnikowi składek nie nadano numerów NIP lub REGON, numery te zostaną nadane odpowiednio przez właściwego naczelnika urzędu skarbowego i właściwy urząd statystyczny, jeśli płatnikowi nie nadano również numeru PESEL – serię i numer paszportu.
• na ZUS ZFA – NIP i REGON, a w razie gdy płatnikowi składek nie nadano tych numerów lub jednego z nich – numer PESEL; jeśli płatnikowi nie nadano również numeru PESEL – serię i numer paszportu. Tym samym numer PESEL, seria i numer paszportu powinny być podawane jedynie wówczas, gdy płatnik nie posiada identyfikatorów NIP i REGON lub jednego z nich,
• na ZUS ZPA – NIP i REGON (chyba że płatnik posiada tylko jeden z tych identyfikatorów, np. nie nadano mu identyfikatora REGON).

Zobacz serwis: Wynagrodzenie

W dokumentach ubezpieczeniowych należy podawać nazwę skróconą płatnika, zgodną z nazwą podaną we wniosku EDG-1, składanym w organie ewidencyjnym oraz dokumentach ZUS ZPA i ZUS ZFA. Jeżeli płatnik nie posiada nazwy skróconej to zobligowany jest do jej utworzenia i konsekwentnego podawania na wszystkich dokumentach przesyłanych do ZUS. Utworzona nazwa powinna składać się maksymalnie z 31 znaków i nie zawierać znaków innych niż litery i cyfry.

Źródło: www.zus.pl