Praca zdalna. Koszty musi ponieść pracodawca

• Koszty pracy zdalnej, które musi pokryć pracodawca
• Zasady zwrotu kosztów pracy zdalnej
• Co należy się pracownikowi za korzystanie z własnego sprzętu
• Ryczałt na pokrycie kosztów pracy zdalnej
• Zasady ustalania ekwiwalentu albo ryczałtu
• Podatek i składki na ZUS od kwot należnych pracownikowi

Praca zdalna to praca, która jest wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Koszty pracy zdalnej obejmują między innymi koszty związane z instalacją i serwisem narzędzi pracy oraz koszty energii i usług telekomunikacyjnych. 

Koszty pracy zdalnej, które musi pokryć pracodawca

Pracodawca ma obowiązek pokrycia: 

• kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, 
• kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej; 
• innych niż wymienione powyżej kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej.

Zasady zwrotu kosztów pracy zdalnej

Pracodawca ma obowiązek pokrycia innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeśli zwrot takich kosztów został określony: 

• w porozumieniu dotyczącym zasad wykonywania pracy zdalnej zawartym pomiędzy pracodawcą a organizacjami związkowymi, 
• regulaminie określającym zasady pracy zdalnej wydanym przez pracodawcę,
• poleceniu, na podstawie którego pracownik wykonuje pracę zdalną (patrz niżej), lub
• porozumieniu o wykonywaniu pracy zdalnej zawartym pomiędzy pracodawcą a pracownikiem.

Kodeks pracy nie określa, jakie koszty należą do kategorii „innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej”. Ustawodawca pozostawił tu pracodawcom i pracownikom swobodę w ustaleniu – przy uwzględnieniu konkretnych okoliczności – jakie koszty będą pokrywane przez pracodawcę.

Co należy się pracownikowi za korzystanie z własnego sprzętu

Pracownik wykonujący pracę zdalną jest uprawniony do ekwiwalentu pieniężnego w wysokości ustalonej z pracodawcą za wykorzystywanie niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, których nie zapewnił pracodawca (np. stanowiących własność pracownika). Zasady wykorzystywania takich materiałów, narzędzi pracy i urządzeń technicznych określają pracodawca i pracownik.

Urządzenia techniczne niezapewnione przez pracodawcę, z których będzie korzystał pracownik wykonujący pracę zdalną muszą spełniać wymagania określone przepisami Kodeksu pracy dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy. Urządzenia te muszą:

• zapewniać bezpieczne i higieniczne warunki pracy, w szczególności zabezpieczać pracownika przed urazami, działaniem niebezpiecznych substancji chemicznych, porażeniem prądem elektrycznym, nadmiernym hałasem, działaniem drgań mechanicznych i promieniowania oraz szkodliwym i niebezpiecznym działaniem innych czynników środowiska pracy; 
• uwzględniać zasady ergonomii.

Ryczałt na pokrycie kosztów pracy zdalnej

Obowiązek pokrycia kosztów, albo wypłaty ekwiwalentu, może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. 

Zasady ustalania ekwiwalentu albo ryczałtu

Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych. 

Podatek i składki na ZUS od kwot należnych pracownikowi

Zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy z o podatku dochodowym od osób fizycznych.