Jak prawidłowo określić zasady wykonywania pracy zdalnej?

• Praca zdalna: porozumienie i regulamin
• Polecenie świadczenia pracy zdalnej oraz porozumienie z pracownikiem
• Praca zdalna: co  musi zawierać treść porozumienia i regulaminu?

Praca zdalna: porozumienie i regulamin

Zasady wykonywania pracy zdalnej pracodawca powinien określić w porozumieniu z zakładową organizacją związkową. Jeśli u pracodawcy działa więcej zakładowych organizacji związkowych to porozumienie należy zawrzeć ze wszystkimi z nich. W przypadku, gdy nie jest to możliwe pracodawca może uzgodnić treść porozumienia z reprezentatywnymi organizacjami związkowymi, pod warunkiem, że każda z nich zrzesza co minimum 5% pracowników zatrudnionych przez pracodawcę. 

Omawiany przepis nie wskazuje terminu, w jakim pracodawca powinien wystąpić o zawarcie porozumienia do organizacji reprezentatywnych, jednakże aby móc skorzystać z tej procedury powinien tego dokonać w takim terminie, by udało się zawrzeć z nimi porozumienie przed dniem, w którym upłynie 30 dni od zaprezentowania projektu wszystkim organizacjom związkowym.

Po upływie ww. 30 dni pracodawca może określić zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie. Jedynym warunkiem jest to, że powinien wówczas uwzględnić w nim poczynione już z zakładowymi organizacjami związkowymi uzgodnienia. 

Drugi przypadek, w którym pracodawca zobowiązany jest do wydania regulaminu pracy zdalnej to sytuacja, gdy nie działają u niego organizacje związkowe. Wówczas ustalenie treści regulaminu następuje po konsultacji pracodawcy z przedstawicielami pracowników, którzy zostali wyłonieni spośród wszystkich na podstawie przyjętej u pracodawcy praktyki.

Polecenie świadczenia pracy zdalnej oraz porozumienie z pracownikiem

Ustawodawca dopuszcza także możliwość wykonywania pracy zdalnej bez zawarcia porozumienia ze związkowymi organizacjami zawodowymi oraz bez wprowadzenia regulaminu pracy zdalnej. W takiej sytuacji konieczne jest aby zasady wykonywania tej nietypowej formy zatrudnienia były uwzględnione w poleceniu świadczenia pracy zdalnej wydawanym pracownikowi przez pracodawcę, bądź w zawartym oddzielnie między nimi porozumieniu. 

Praca zdalna: co  musi zawierać treść porozumienia i regulaminu?

Elementy stanowiące treść regulaminu pracy zdalnej i porozumienia zbiorowego są takie same. Ustawodawca enumeratywnie wskazał na obligatoryjne kwestie, które powinny być poruszone w tych aktach, jednakże nie stanowią one katalogu zamkniętego:

• określenie grupy bądź grup pracowników, których można dopuścić do wykonywania pracy zdalnej (nie mogą być to osoby, które pracą zdalną nie są objęte ze względu na zasady BHP)
• zasady ustalania świadczeń pieniężnych dla pracownika w zamian za świadczoną pracę
• zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów, które pojawiły się po stronie pracownika podczas wykonywania swoich zadań
• zasady w zakresie kontroli wykonywania pracy,
• zasady BHP
• zasady bezpieczeństwa informacji, w tym danych osobowych
• zasady porozumiewania się stron stosunku pracy
• zasady potwierdzania obecności pracownika na jego stanowisku pracy
• zasady związane z instalacją, aktualizacją oraz konserwacją oprogramowań i serwisu przekazanych pracownikowi narzędzi oraz urządzeń technicznych.

Zgodnie z art. 6633 § 2 k.p. zasad tych nie stosuje się do pracy zdalnej okazjonalnej.

Dodatkowo, jak wskazano powyżej, w sytuacji, gdy porozumienie zbiorowe lub regulamin nie są ustalane, powyższe kwestie powinny i tak zostać uzgodnione z pracownikiem w odrębnym porozumieniu bądź ustalone w poleceniu. 

Autor: Natalia Filipska, Kancelaria Mentzezn