Zatrudnienie pracowników 2022/2023. Outsourcing procesowy

Jak skutecznie rozwiązać problem braków kadrowych w firmie i rozwinąć biznes?

– Skala i dynamika zmian społeczno-gospodarczych budzi dziś poważne obawy przedsiębiorców, a skuteczne prowadzenie biznesu staje się wyzwaniem. Trudności organizacyjne czy kadrowe, choć w różnym stopniu, towarzyszą większości polskich branż. Pracodawcy są zmuszeni mierzyć się ze zwiększoną rotacją i częstym niedopasowaniem kompetencji pracowników. Nie pozostaje to, rzecz jasna, bez wpływu na kondycję firm i wyniki finansowe – wyjaśnia Michał Wierzchowski, dyrektor sprzedaży w EWL Group.

150 tys. wakatów

Według Głównego Urzędu Statystycznego liczba wakatów na koniec pierwszego półrocza 2022 r. wyniosła w Polsce blisko 150 tysięcy. Największe braki kadrowe dotyczą obecnie branży budowlanej, produkcyjnej, transportowej i logistycznej. Przedsiębiorcy, którzy borykają się z dotkliwym niedoborem wykwalifikowanych specjalistów są często zmuszeni wybierać między czasochłonną rekrutacją, a wdrożeniem rotacyjnego systemu pracy w ramach zatrudnionej już kadry.

Wyższe koszty pracodawców w 2023 roku

– Warto dodać, że już w 2023 roku nastąpi dwukrotna, w sumie o prawie 20% vs. 2022 r., podwyżka płacy minimalnej, która przełoży się na wyższe koszty pracodawców i składki ZUS. Od 1 stycznia 2023 r. minimalne wynagrodzenie wzrośnie do kwoty 3490 zł brutto (22,80 zł/h), a od lipca do 3600 zł brutto (23,50 zł/h). Wiele firm może nie być w stanie udźwignąć dodatkowych kosztów. Wówczas rozsądnym rozwiązaniem może być skupienie się na swoich kluczowych procesach i outsourcowanie tych mniej ważnych – podkreśla Michał Wierzchowski.

Outsourcing procesowy – czym jest, zalety i ryzyka

Zdaniem eksperta, skutecznych sposobów na długoterminowe eliminowanie problemu jest niewiele. Chcąc zagwarantować spójność działań firmy w obliczu deficytów kadrowych czy rotacji wykwalifikowanych pracowników warto skupić się na nowoczesnych rozwiązaniach, na miarę wyzwań dzisiejszego rynku pracy. Jednym z nich jest outsourcing procesowy.

–  Outsourcing procesowy może być korzystnym rozwiązaniem szczególnie dla średnich i dużych przedsiębiorstw. W praktyce polega na wydzieleniu części biznesu i oddaniu jej w całości do realizacji oraz pod zarządzanie podmiotowi zewnętrznemu, który rozlicza się z efektu swojej pracy. Dzięki temu firma skupia się na swoim core-business'ie, czyli na tym, na czym zna się najlepiej. Outsourcing procesowy jest obecnie jednym z najszybciej rozwijających się modeli biznesowych – podkreśla ekspert.

W przypadku takiej usługi to po stronie podmiotu zewnętrznego leży realizacja wszelkich czasochłonnych i często problematycznych z perspektywy klienta zadań, takich jak: dobór personelu spełniającego wymagania projektu, jego onboarding, szkolenia BHP, udostępnianie narzędzi niezbędnych do realizacji, ustalenie harmonogramu pracy, obsługa kadrowo-płacowa czy nadzór nad terminowym wykonaniem usługi.

– Pracodawcy coraz częściej świadomie sięgają po outsourcing, aby usprawnić działanie firmy. Wśród Klientów EWL z roku na rok obserwujemy coraz większe zainteresowanie usługą outsourcingu, którą świadczymy już od ponad 10 lat, m.in. dla klientów z szeroko pojmowanej branży produkcyjnej czy logistycznej. Wiemy, jak ważne jest szybkie i skuteczne reagowanie na zmiany rynkowe, dlatego tak istotne jest elastyczne i dopasowane do indywidualnych potrzeb klienta rozwiązanie – dodaje ekspert.

Dzięki powierzeniu określonych procesów i zadań do realizacji na zewnątrz, przedsiębiorcy zyskują czas, środki i zasoby do dalszego rozwoju firmy. Otrzymują też dostęp do wiedzy eksperckiej, unikalnego know-how, technologii oraz wykwalifikowanych i zmotywowanych pracowników, którzy przyczyniają się do wyższej efektywności procesów.

– Outsourcing to wygodne rozwiązanie, które pozwala klientowi skupić się na celach strategicznych firmy poprzez oddanie odpowiedzialności podmiotowi zewnętrznemu. Jest też bezpieczną usługą, o ile współpracę zawieramy ze znającym się na rzeczy partnerem biznesowym. Najczęstszym ryzykiem związanym z korzystaniem z usług outsourcingu jest możliwość zakwestionowania umów i uznania przez organy kontrolne m.in. PIP, ZUS czy Straż Graniczną, że pracodawca wprowadzając outsourcing, tak naprawdę próbował ominąć ograniczenia wynikające z przepisów ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych. Często w takich przypadkach outsourcing ma charakter pozorny, gdyż w rzeczywistości jest on tak naprawdę pracą tymczasową, tylko inaczej nazwaną.

Praca tymczasowa, outsourcing pracowniczy, outsourcing procesowy – czym się różnią

Dr Maciej Chakowski, Partner Zarządzający kancelarii C&C Chakowski & Ciszek, zauważa, że branża zatrudnienia zewnętrznego w Polsce jest dziś bardzo zróżnicowana organizacyjnie i prawnie.

– W zasadzie możemy rozróżnić trzy podstawowe formy, w których usługi te są obecnie wykonywane:

• praca tymczasowa – rozwiązanie oparte na ustawie o zatrudnianiu pracowników tymczasowych. Bezpieczne prawnie, ale posiadające wiele ograniczeń wynikających z regulacji ustawowej i przez to często mało elastyczne biznesowo,
• outsourcing pracowniczy – rozwiązanie nieposiadające wyraźnego oparcia w obowiązującym prawie, zbliżone w sensie faktycznym do pracy tymczasowej. Takie rozwiązanie jest zdecydowanie ryzykowne prawnie i podatkowo ze względu na ewentualne zarzuty obejścia prawa albo pozorności relacji gospodarczej. Ryzyka oczywiście dotyczą klienta, czyli insourcera,
• outsourcing procesowy – rozwiązanie oparte na ogólnych zasadach Kodeksu cywilnego i swobody gospodarczej. Jest ono wyraźnie odrębne od pracy tymczasowej i nie stanowi jej obejścia. Przy odpowiedniej konstrukcji modelu, umowy, a także sposobu jej realizacji nie stanowi zagrożenia dla outsourcera i przede wszystkim klienta, czyli insourcera.

– Podsumowując, dopuszczalne w mojej opinii, są albo praca tymczasowa albo outsourcing procesowy – dodaje dr Maciej Chakowski.

Trudno określić dziś rzeczywistą skalę problemu, choć ostatnie sprawozdanie PIP sygnalizuje aktualność tego problemu, publikując dane z zakresu łamania prawa pracy, w tym także te dotyczące usług outsourcingu. Jak wynika z danych, w 2021 roku inspektorzy pracy przeprowadzili ponad 55 tysięcy kontroli wśród pracodawców, u których stwierdzono ponad 600 tysięcy przypadków naruszeń przepisów prawa pracy.

Jak zauważa Michał Wierzchowski, przed zawarciem współpracy z podmiotem zewnętrznym, warto sprawdzić jego wiarygodność i doświadczenie na rynku pracy. To istotne kryteria wyboru, biorąc pod uwagę tempo zmian wdrażanych w Kodeksie pracy w ostatnim czasie oraz zaostrzoną politykę sankcyjną organów kontroli.

– Jednym z rozwiązań, do którego zachęcamy naszych klientów jest właśnie outsourcing procesowy, umożliwiający optymalizację kosztów działania firmy oraz stabilność jej procesów w czasie nasilonych zmian gospodarczych i przepisowych, których jesteśmy obecnie świadkami – podsumowuje Michał Wierzchowski.