Jak sporządzić zbiorczą informację o składkach zapłaconych w 2012 r.

W 2013 r. pracodawcy po raz pierwszy mają obowiązek przekazać pracownikom roczny raport zbiorczy zawierający informacje o opłacanych za nich składkach w okresie od stycznia do grudnia 2012 r.

Ze względu na fakt, że w 2012 r. ZUS RMUA stanowił podstawowy dowód uprawniający do korzystania ze świadczeń zdrowotnych, wielu pracodawców decydowało się na wystawianie ZUS RMUA co miesiąc. Powstał więc problem, czy w takiej sytuacji pracodawca również ma obowiązek sporządzania rocznego raportu o zapłaconych składkach. Problematyczna okazała się też kwestia obowiązku sporządzenia raportu rocznego na wniosek pracownika (w sytuacji gdy pracodawca sporządzał raporty comiesięczne), a także kwestia korekt comiesięcznych raportów i ich wpływu na obowiązek sporządzenia rocznej informacji zbiorczej.

Jak wynika z opublikowanych na stronie ZUS wyjaśnień, płatnicy, którzy przez cały zeszły rok przekazywali pracownikom na bieżąco comiesięczne raporty ZUS RMUA, nie muszą już dodatkowo przekazywać ubezpieczonym rocznej informacji. Jeżeli jednak ubezpieczony zwróci się do płatnika o wydanie informacji rocznej, płatnik powinien mu ją udostępnić.

Pracodawca na wniosek pracowników przez cały 2012 r. przekazywał im comiesięczną informację ZUS RMUA. Pod koniec stycznia kilku pracowników wystąpiło z prośbą o wydanie im rocznego raportu zbiorczego za 2012 r. W takiej sytuacji pracodawca musi do końca lutego 2013 r. przekazać roczną informację pracownikom, którzy zwrócili się z prośbą o jej wydanie. Natomiast nie musi przekazywać tej informacji pozostałym pracownikom, pod warunkiem że przekazane im w 2012 r. raporty obejmują wszystkie miesiące, w których miał on obowiązek rozliczać za nich składki, i uwzględniają wszystkie ewentualnie złożone korekty.

W niektórych przypadkach płatnik składek ma obowiązek wydania ubezpieczonemu informacji rocznej, nawet jeżeli przez cały zeszły rok przykazywał mu comiesięcznie raporty ZUS RMUA. Chodzi tu o sytuację, gdy za ubezpieczonych w trakcie roku składane były korekty raportów rozliczeniowych. Jeżeli o dokonanej korekcie płatnik nie poinformował ubezpieczonego (np. nie przekazał mu ZUS RMUA zawierającej poprawne dane), wówczas ma obowiązek do końca lutego 2013 r. przygotować dla niego roczną informację, uwzględniającą wszystkie złożone korekty.

WAŻNE!

W informacji rocznej płatnicy muszą uwzględnić wszystkie złożone korekty.

Informacja roczna musi zawierać te same dane, które płatnik wykazał w przekazanych do ZUS imiennych raportach miesięcznych za ubezpieczonego. Ponadto powinna ona zawierać datę jej sporządzenia oraz podpis płatnika lub osoby przez niego upoważnionej.

Informację płatnicy mogą przekazać na formularzu ZUS RMUA lub w innej formie, np. wydruku bądź elektronicznego dokumentu z programu wykorzystywanego w obsłudze kadrowo-płacowej, o ile będzie spełniał wyżej wymienione warunki. Najważniejsze, by zakres danych był zgodny z wymogami określonymi w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych.

Więcej na ten temat przeczytasz w płatnej części serwisu w artykule: W 2013 r. pracodawcy po raz pierwszy przekazują pracownikom zbiorczą RMUA