Czy firmowe spotkania integracyjne stanowią przychód pracowników

Imprezy integracyjne są organizowane przez pracodawców głównie w sezonie letnim. Są to wspólne wyjazdy, często z noclegiem w hotelu, wyjścia do restauracji, wspólne zabawy, jak np. kręgle, bilard, paintball, jazda na ruadach, gokartach, ścianki wspinaczkowe itp. Spotkania integracyjne mają na celu poprawę współpracy między pracownikami, a co za tym idzie zwiększenie efektywności pracy. W kwestii postępowania w zakresie ustalenia przychodu w związku z udziałem w imprezie integracyjnej nie ma jeszcze jednoznacznej odpowiedzi. Pozostaje zatem pytanie, czy zatrudnieni będą chcieli uczestniczyć w takich spotkaniach, jeżeli mieliby mieć potrącone z tego tytułu podatek i składki.

Czy u pracowników powstaje przychód

Przychodami pracowników ze stosunku pracy są m.in. otrzymane nieodpłatnie świadczenia (art. 12 ust. 1 updof). Ich wartość jest ustalana na podstawie art. 11 updof. Przychodami są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Nieodpłatne świadczenia muszą być zatem faktycznie otrzymane (art. 11 ust. 1 updof). W przypadku gdy przedmiotem tych świadczeń są zakupione usługi, ich wartość określa się według cen zakupu (art. 11 ust. 2a pkt 2 updof). Wydawałoby się, że jeżeli nie będzie można ustalić wartości takiego świadczenia, to nie można również ustalić przychodu pracownika. Jeżeli np. w trakcie spotkania uczestnicy korzystają z tzw. szwedzkiego stołu, to trudno ustalić, jakiej faktycznie wartości świadczenie otrzymał poszczególny pracownik. Jednak inne stanowisko zajmują organy podatkowe. Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 17 maja 2010 r. (sygn. IPPB2/415-127/10-2/MK) stwierdziła, że już sama „możliwość wzięcia udziału w imprezie integracyjnej zorganizowanej przez pracodawcę prowadzi do powstania u pracownika przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, a w konsekwencji Spółka powinna zwiększać przychody pracowników z tytułu umowy o pracę. (...) Wartość świadczenia, jaką Spółka powinna doliczyć do przychodu danego pracownika, należy obliczyć dzieląc łączną kwotę wynikającą z wystawionych przez firmy faktur, w posiadaniu których jest Spółka (tj. wynajęcie hotelu i serwowanych usług cateringowych oraz na podstawie oddzielnej faktury za wynajem autokaru), przez liczbę pracowników, którzy zgłosili akces udziału w danym spotkaniu integracyjnym na podstawie posiadanej listy pracowników”.

Jak usprawnić pracę zespołową >>

Ponadto organy podatkowe stoją na stanowisku, że pracodawca powinien każdorazowo określić, ilu pracowników faktycznie wzięło udział w spotkaniu. Natomiast argument, że pracodawca nie jest w stanie określić liczby osób, które faktycznie wzięły udział w spotkaniu, należy uznać za pozbawiony racjonalnego uzasadnienia (interpretacja Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 29 stycznia 2010 r., sygn. ITPB3/423-723/09/MK).

WAŻNE!
Organy podatkowe stoją na stanowisku, że wartość finansowanych przez pracodawcę imprez integracyjnych (noclegi, przejazdy, wyżywienie, wynajęcie firm organizujących zabawy i imprezy integracyjne itp.) należy podzielić na uczestniczących w nich pracowników.

Sposób ustalenia przychodu pracownika, jaki proponują organy podatkowe, to w pierwszej kolejności obliczenie, jaki koszt przypadnie na osobę. Następnie należy doliczyć go do wynagrodzenia pracownika wypłacanego w danym miesiącu oraz od łącznej jego wartości obliczyć, pobrać i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy.

Kontrargumenty

Korzystne dla pracowników poglądy reprezentują sądy. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie w wyroku z 20 stycznia 2010 r. (I SA/Sz 862/09) uznał stanowisko organów podatkowych za nieuprawnione w świetle postanowień art. 11 ust. 1 updof. Według sądu, przepis ten „warunkuje możliwość uznania za przychód wartości nieodpłatnego świadczenia jego otrzymaniem. Inaczej mówiąc, w przypadku świadczeń nieodpłatnych opodatkowaniu może podlegać tylko przychód rzeczywiście otrzymany, a nie możliwy do otrzymania (wartość otrzymanego świadczenia, a nie możliwość skorzystania ze świadczenia)”. Według tego sądu, w przypadku gdy wartości świadczeń nie można przyporządkować do świadczeń uzyskiwanych przez konkretnego pracownika, gdzie opłata jest wnoszona ryczałtowo bez względu na to, czy pracownik z usług korzystał czy nie, nie ma podstaw do ustalenia dla konkretnego pracownika kwoty przychodu uzyskanego z tytułu finansowania przez pracodawcę kosztów organizowanych imprez. Nie sposób stwierdzić, czy pracownik rzeczywiście otrzymał świadczenie i jaka jest jego wartość.

Podobne stanowisko zajął Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu w wyroku z 18 marca 2010 r. (I SA/Wr 1456/09). Stwierdził, że „żeby pieniądze i wartości pieniężne mogły być traktowane jako przychód, wystarczy, by były one postawione do dyspozycji podatnika, natomiast świadczenia w naturze i inne nieodpłatne świadczenia mogą być uznane za przychód jedynie po otrzymaniu tych świadczeń przez podatnika”.

Co zrobić

Powyższe orzeczenia nie są prawomocne i kwestie te może rozstrzygnąć dopiero Naczelny Sąd Administracyjny. Nie można wykluczyć, że sąd ten zajmie stanowisko, że opodatkowaniu podlega samo prawo do korzystania ze świadczeń podczas spotkań integracyjnych bez względu na to, czy pracownik faktycznie skorzystał z tych świadczeń i w jakim stopniu. Tak było w uchwale NSA z 24 maja 2010 r. (II FPS 1/10). Wówczas Naczelny Sąd Administracyjny odniósł się do pakietów medycznych dla pracowników uznając, że stanowią one dla pracowników, uprawnionych do ich wykorzystania, nieodpłatne świadczenie w rozumieniu art. 12 ust. 1 updof. Z tego punktu widzenia należałoby obliczać przychód każdemu pracownikowi w związku z jego udziałem w spotkaniu integracyjnym. W przypadku gdyby zapadło korzystne orzeczenie tego sądu, pracownicy będą mogli rozważyć wystąpienie o stwierdzenie nadpłaty.

Należy jednak uznać, że wątpliwości budzi fakt, czy w przypadku takich imprez w ogóle możemy mówić o nieodpłatnym świadczeniu dla pracownika, skoro obecność na takiej imprezie jest często obowiązkowa i ma ona na celu zwiększenie integracji pracowników, co w konsekwencji może przyczynić się do zwiększenia przychodów pracodawcy. Pracodawca tym samym nie organizuje tych imprez dla prywatnej rozrywki pracowników, lecz są one związane z prowadzonym przez niego przedsiębiorstwem. Natomiast w przypadku pakietów medycznych cel związany z ochroną zdrowia danej osoby ma charakter znacznie bardziej indywidualny i prywatny. Dlatego uzasadnione byłoby nieobliczanie przychodu z tytułu imprez integracyjnych. Może to być jednak powód sporów z organami podatkowymi, przynajmniej do czasu wydania przez Naczelny Sąd Administracyjny korzystnej dla pracowników uchwały w tym względzie.

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy (art. 18 ust. 1 i art. 4 pkt 9 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Zaliczając świadczenie wynikające ze spotkania integracyjnego do przychodów pracownika należy je również uwzględnić w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

WAŻNE!
Jeżeli pracodawca ustali koszt spotkania integracyjnego na jednego uczestnika i zaliczy go do przychodu opodatkowanego pracownika, to powinien od niego odprowadzić również składki.

Koszty pracodawcy

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów (art. 15 ust. 1 updop, art. 22 ust. 1 updof). Spotkania pracowników organizowane przez pracodawcę służą ich integracji, jeżeli mają taki charakter, w tym akcentowana jest w nich rola firmy. W niektórych firmach jest to jedna z nielicznych okazji, aby wszyscy pracownicy mogli spotkać się w jednym miejscu, jeżeli np. firma ma oddziały w różnych miastach. Zresztą nawet gdy spotkania te odbywają się w gronie osób pracujących ze sobą na co dzień, to ich skutkiem może być pogłębienie więzi między pracownikami, jak i pracowników z firmą, co zwiększa integrację zespołu i motywację pracowników, a tym samym może wpływać na zwiększenie przychodów firmy. W konsekwencji wydatki poniesione na organizację takiego spotkania mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Powyższe wydatki nie są wydatkami na działalność socjalną (wydatki na działalność socjalną nie stanowią kosztów uzyskania przychodu na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 45 updop, art. 23 ust. 1 pkt 42 updof). Działalność socjalna nie może bowiem odnosić się do wszystkich pracowników, ale jej istotą jest zindywidualizowana pomoc przyznawana w zależności od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika.

Szkolenie pracowników w dzień wolny od pracy >>

Należy jednak udokumentować

Aby wykazać przed organami charakter integracyjny spotkania, należy mieć na uwadze udokumentowanie tego. Takimi dowodami mogą być m.in. program spotkania czy lista osób w nim uczestniczących. Warto też pomyśleć o dokumentacji fotograficznej, która np. może być później eksponowana w firmie. Można też wprowadzić pewne elementy podsumowujące działalność firmy, np. w części wstępnej inicjującej spotkanie, w której wypowiadaliby się przedstawiciele zarządu firmy o dokonaniach lub planach firmy.

Według interpretacji Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 21 maja 2008 r. (sygn. ITPB3/423-101/08/MK), „celem udokumentowania racjonalności poniesionych wydatków w aspekcie postanowień art. 15 ust. 1 ustawy, obok dowodów księgowych, zasadne jest sporządzenie dokumentacji, z której jednoznacznie będzie wynikać charakter danego spotkania (np. przykładowy program imprezy integracyjnej przygotowany przez osoby odpowiedzialne za organizację spotkania), zakres zrealizowanej usługi gastronomicznej oraz że zostało ono skierowane wyłącznie do pracowników, np. poprzez sporządzenie listy obecności. (...) Kosztami uzyskania przychodów są wszelkie koszty, które zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów oraz które mają związek z prowadzoną działalnością. Kosztami takimi niewątpliwie są również tzw. koszty pracownicze, które obejmują nie tylko wynagrodzenie zasadnicze, nagrody czy wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji, ale również wydatki na organizację imprez okolicznościowych dla pracowników, których celem jest poprawa atmosfery w pracy i w konsekwencji większa motywacja i efektywność w pracy”.

Natomiast Izba Skarbowa w Bydgoszczy w interpretacji z 29 stycznia 2010 r. (sygn. ITPB3/423-723/09/MK) stwierdziła, że „przedsiębiorca, organizując dla pracowników określoną imprezę, musi jako cel tej imprezy przyjąć zintegrowanie pracowników z firmą oraz między sobą, poprawę atmosfery pracy, wzrost motywacji w zakresie wykonywania obowiązków pracowniczych. Jeżeli nie przyjmie takiego celu, to samo spotkanie polegające na konsumpcji nie będzie kosztem uzyskania przychodów. Z takiego spotkania musi wynikać wprost cel motywacyjno-integracyjny dla pracowników, a nie konsumpcja lub przebywanie w swojej obecności jako cel sam w sobie. Przykładem może być nagradzanie na takim spotkaniu osób, które wyróżniają się w trakcie wykonywania obowiązków pracowniczych itp. W takim przypadku można przyjąć, że między prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą oraz wydatkami ponoszonymi, nawet w sposób pośredni, na lepszą, bardziej wydajną pracę pracowników, a przez to na zwiększenie przychodów osiąganych przez przedsiębiorcę, istnieją określone związki”.

Podstawa prawna:

• art. 11 ust. 1 ust. 2, art. 12 ust. 1, art. 22 ust. 1, art. 23 ust. 1 pkt 42 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm.),
• art. 15 ust. 1, art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (DzU z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.),
• art. 4 pkt 9, art. 18 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.).