Kiedy pracodawca może żądać informacji o niekaralności

Informacje, których może żądać każdy pracodawca w procesie rekrutacji, zawarte zostały w art. 22¹ Kodeksu pracy. Ponadto pracodawca, prowadząc dokumentację pracowniczą, posługuje się przepisami rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. W pozostałym zakresie stosuje się najczęściej tzw. pragmatyki służbowe oraz przepisy ustawy o ochronie danych osobowych (postanowienie SN z 16 marca 2000 r., I PKN 672/99). W związku z powyższym żądanie przedstawienia zaświadczenia z KRK może w niektórych sytuacjach zostać zakwalifikowane jako bezpodstawne.

Krajowy Rejestr Karny

Podstawowym przepisem regulującym zasadę pozyskiwania informacji o niekaralności osoby ubiegającej się o zatrudnienie jest art. 6 ust. 1 pkt 10 ustawy z 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym. Stanowi on, że prawo do uzyskania informacji o osobach, których dane osobowe zgromadzone zostały w rejestrze, przysługuje pracodawcom w zakresie niezbędnym do zatrudnienia pracownika, co do którego z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej. Z przepisu wynika, że zaświadczenia z KRK można żądać wyłącznie od kandydata do pracy, a nie zatrudnionego już pracownika i wyłącznie wtedy, gdy ustawa stawia wymóg niekaralności na stanowisku pracy, o które ubiega się kandydat.

Jakich informacji można żądać od kandydata do pracy>>

Należy zwrócić uwagę, że Kodeks pracy nie daje podstawy do wysuwania takiego żądania. Pozwala jedynie na uzyskanie kilku danych osobowych od osoby:

• ubiegającej się o zatrudnienie (art. 22¹ § 1 k.p.),

• już zatrudnionej (art. 22¹ § 2 k.p.).

Kodeks pracy potwierdza generalną zasadę wynikającą z art. 51 Konstytucji RP, że nikt nie może być zobowiązany inaczej niż na podstawie ustawy do ujawniania informacji dotyczących jego osoby.

WAŻNE!

Pracownik może, nie będąc do tego zobowiązany, sam wystąpić do KRK o wydanie zaświadczenia o niekaralności, jeżeli uważa, że zwiększy to jego szanse zatrudnienia. W tym wypadku pracodawca musi pamiętać, aby do zaświadczenia dołączona była zgoda osoby, której informacja dotyczy. W przeciwnym wypadku pracodawca może mieć kłopot, ponieważ przetwarzanie danych z zaświadczenia bez tej zgody naruszy ustawę o ochronie danych osobowych.

---

Kiedy pracodawca zapyta o kryminalną przeszłość

Zazwyczaj to pragmatyki służbowe pozwalają dowiedzieć się od przyszłych pracowników mających pełnić funkcje publiczne, kto był w przeszłości karany. Zapytanie należy skierować do osób ubiegających się o stanowiska w urzędach państwowych, samorządowych oraz w inspekcji kontroli skarbowej.

Ponadto wymóg niekaralności istnieje w stosunku do:

• ochroniarza,

• konwojenta,

• detektywa,

• taksówkarza,

• przewodnika,

• pilota wycieczek.

Pewne warunki w tym zakresie stawia także Kodeks spółek handlowych.

Dostęp do akt osobowych>>

Osoba skazana prawomocnym wyrokiem za przestępstwo (art. 18 § 2 k.s.h.) nie może być:

• członkiem zarządu,

• rady nadzorczej,

• komisji rewizyjnej albo

• likwidatorem.

Wspomniane funkcje i zawody nie są jedynymi, gdzie stawia się wymóg nieskazitelnego charakteru.

Przykład

Pracodawca zażądał od kandydata do pracy w ochronie zaświadczenia o niekaralności, ten jednak odmówił zarówno złożenia oświadczenia, jak i dostarczenia zaświadczenia z KRK, motywując to tym, że przyszły pracodawca nie uzasadnił w sposób należyty takiego wymogu.

W tym wypadku uzasadnianie zapytania nie było konieczne, ponieważ wymóg niekaralności to jedno z podstawowych wymagań kwalifikacyjnych przyszłych pracowników ochrony (art. 26 ust. 2 pkt 5 ustawy z 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia; DzU z 2005 r. nr 145, poz. 1221 ze zm.). Uzasadnieniem jest przepis tej ustawy.

---

Kiedy pracownik może zarzucić pracodawcy dyskryminację

Bardzo często zdarza się, że zaświadczenia z KRK wymaga pracodawca niemogący powołać się na wymóg ustawy. Powstaje wtedy pytanie, czy odmowa pracownika nie będzie skutkowała odmową jego zatrudnienia. Pracodawca, którego ustawa nie upoważnia do tego, by sam zwrócił się do KRK o stwierdzenie niekaralności przyszłego pracownika, nie może liczyć na to, że takie zaświadczenie otrzyma. To z kolei może wzbudzać nieufność ze strony przyszłego pracodawcy, że przeszłość kryminalna kandydata do pracy nie jest jasna. Jeśli odmowa udzielenia odpowiedzi w zakresie karalności może wpłynąć na zatrudnienie, to niedoszły pracownik ma prawo zgłosić roszczenia w związku z dyskryminującą praktyką tego pracodawcy. Podstawą ewentualnych roszczeń są przepisy Kodeksu pracy odnoszące się do dyskryminacji, a nie przepisy ustawy o Krajowym Rejestrze Karnym, bo te nie zawierają samodzielnej podstawy w tym zakresie.

Dyskryminacja - przegląd orzecznictwa>>

Przykład

Sprzedawczyni, zamierzając podjąć zatrudnienie w jednej z dużych sieci handlowych, złożyła aplikację i oczekiwała na odpowiedź. W tym czasie dowiedziała się od osób już zatrudnionych w markecie, że powszechną praktyką, która decydowała o przyjęciu, było dostarczenie zaświadczenia o niekaralności z KRK. Kandydatka uzupełniła więc swoją aplikację o to właśnie zaświadczenie i została przyjęta. Niemal równolegle podanie do pracy w tej samej placówce złożyła koleżanka zatrudnionej sprzedawczyni, nie składając jednak zaświadczenia o niekaralności. Podanie koleżanki zostało odrzucone z powodu braku odpowiednich kwalifikacji. Uznając, że zadecydował o tym właśnie brak zaświadczenia o niekaralności, kobieta złożyła w sądzie pozew o odszkodowanie za dyskryminację w związku z procesem rekrutacji. Na kandydatce do pracy będzie ciążył obowiązek udowodnienia związku między jej niezatrudnieniem a brakiem zaświadczenia. Mimo że przyszły pracodawca nie wysuwał takiego żądania w stosunku do kandydatki, to udowodnienie przez nią, że wszystkie zatrudnione osoby złożyły temu pracodawcy zaświadczenie z KRK, daje duże szanse na udowodnienie dyskryminacji.

Podstawa prawna:

• art. 22¹ Kodeksu pracy,

• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.),

• art. 6 ust. 1 pkt 10 ustawy z 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym (DzU z 2008 r. nr 50, poz. 292 ze zm.).