Dodatek za pranie odzieży roboczej bez ZUS-u i PIT-u

• Kiedy pracodawca musi zapewnić bezpłatnie odzież roboczą?
• ZUS: ekwiwalent za pranie odzieży roboczej wolny od składek na ubezpieczenie społeczne
• Jak ustalić wysokość ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej?
• Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej. Co z podatkiem PIT?
• Czy pranie odzieży roboczej musi być dokumentowane?

Kiedy pracodawca musi zapewnić bezpłatnie odzież roboczą?

Art. 237 (7) Kodeksu pracy zobowiązuje pracodawcę do nieodpłatnego dostarczenia zatrudnionym odzieży i obuwia roboczego, gdy odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu lub ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.

Alternatywą określoną w tym samym przepisie jest ekwiwalent pieniężny wypłacany zatrudnionym  używającym własnej odzieży i obuwia roboczego. Pojawia się pytanie -  czy taki ekwiwalent pieniężny wpływa na składki na ubezpieczenia społeczne lub obowiązek w podatku PIT? Lubelski oddział ZUS-u zajął w tej kwestii stanowisko korzystne zarówno dla pracodawców jak i zatrudnionych.

ZUS: ekwiwalent za pranie odzieży roboczej wolny od składek na ubezpieczenie społeczne

Interpretacja indywidualna ZUS-u sygn. DI/200000/43/380/2023 zajęła stanowisko zwolnienia ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej od składek na ubezpieczenie społeczne.

Pracodawca nie zapłaci z tego tytułu większej składki do ZUS na ubezpieczenie społeczne ani zaliczki na podatek PIT. Z kolei po stronie zatrudnionych nie zwiększy się podstawa do obliczenia podatku w rocznym zeznaniu PIT.

Jak ustalić wysokość ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej?

Zgodnie ze stanowiskiem ZUS-u, ekwiwalent za pranie odzieży roboczej musi być ustalany indywidualnie dla każdego z zatrudnionych:

„Poniesiony przez pracodawcę koszt związany z przekazaniem pracownikom środków pieniężnych z przeznaczeniem na pranie odzieży roboczej musi spełniać wymogi ekwiwalentu pieniężnego, a więc odzwierciedlać wysokość rzeczywistych kosztów poniesionych przez pracownika w związku z praniem tej odzieży (…) wymóg ekwiwalentu pieniężnego nie będzie spełniony, gdy pracodawca wypłaca każdemu z pracowników tę samą wartość pieniężną, niezależną od faktycznie poniesionych kosztów”.

Najważniejszy wniosek stanowiska ZUS-u to brak możliwości zbyt daleko idących uproszczeń, tzn. nie można ustalić jednej kwoty dla wszystkich, bez uwzględnienia okoliczności faktycznych.

Przedsiębiorca wnioskujący o wspomnianą interpretację zamierzał wypłacać ekwiwalent za pranie odzieży roboczej proporcjonalnie do ilości dni przepracowanych w miesiącu. Kalkulacja została dokonana na podstawie czynników takich jak koszty energii, zużycie wody oraz cena środka piorącego. 

Pracodawca powinien w takim przypadku dysponować dokumentem określającym wyliczenie konkretnej kwoty ekwiwalentu oraz aktualizacji stawek (np. w odniesieniu do kosztów energii).

Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej. Co z podatkiem PIT?

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy PIT:

„Wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.”

Zasady przyznawania ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej są określone w Art. 237 (7) Kodeksu pracy. Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej jest wolny od podatku PIT pod warunkiem, że został prawidłowo ustalony.

Czy pranie odzieży roboczej musi być dokumentowane?

Jak już wspomniano, pracodawca powinien dysponować dokumentem ustalającym sposób kalkulacji ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej. Nie oznacza to jednak obowiązku zbierania dokumentacji od poszczególnych zatrudnionych, gdyż byłoby to nierealne od strony organizacyjnej.

Zgodnie z orzeczeniem Sądu Okręgowego w Poznaniu sygn. VII U 2453/17:

„ustawodawca nie przewiduje obowiązków związanych z dokumentowaniem poniesionych przez pracowników kosztów prania odzieży roboczej (…) dokonywanie takich obliczeń byłoby pracochłonne i trudne zarówno dla pracowników, jak i pracodawcy (…) powstałoby duże prawdopodobieństwo, że koszt rejestracji tych danych przez pracodawcę mógłby przekraczać wartość otrzymywanych świadczeń”.

Należy podkreślić, że pracodawca, który nie zapewnia we własnym zakresie bezpłatnego prania odzieży roboczej, ma nie tylko prawo, ale obowiązek wypłacania zatrudnionym ekwiwalentu.