Premie czy nagrody dla pracowników na koniec roku? Jak obiektywnie ocenić pracownika? Jak ustalać podwyżki i cele na nowy rok?

Koniec roku i początek nowego to w firmach czas, gdy planowane są budżety na przyszły rok obejmujące również premie i nagrody dla pracowników. Natomiast pracownicy otrzymują nie tylko oceny swojej pracy za zeszły rok, ale również cele na ten mający się rozpocząć. Co pracodawca może zrobić, aby zachować równowagę pomiędzy oczekiwaniami pracowników a dobrem firmy?

Ustalanie celów rocznych - jak to robić

Większość firm ustala pracownikom cele roczne w odniesieniu do grup pracowniczych, a nie indywidualnie. Takie podejście ma chronić pracodawców przed zarzutami dyskryminacyjnymi lub mobbingowymi. Jeżeli bowiem wszystkim osobom na danym stanowisku wyznaczane są jednakowe cele do wykonania nikt nie jest traktowany gorzej od innych. 

Zdarzają się jednak sytuacje, kiedy nowozatrudnionym pracownikom przedstawiane są cele łatwiejsze do spełnienia (najczęściej mniejsze ilościowo) lub przełożeni od razu zakładają, że cele te nie zostaną przez nich spełnione. Co do zasady należy przyjąć, że takie działanie nie dyskryminuje pozostałych pracowników, gdyż istnieją obiektywne przesłanki do indywidualizacji sytuacji nowozatrudnionego pracownika. 

Czy zatem wszystkim pracownikom pracodawca powinien ustalić indywidualne cele roczne? Zwłaszcza w dużych firmach, z wieloma pracownikami na tych samych stanowiskach, wykonujących pracę pod nadzorem różnych przełożonych, takie rozwiązanie nie będzie możliwe. W praktyce bowiem mogłoby dojść do sytuacji, w której kryteria do wyznaczenia takich indywidualnych celów byłyby nieobiektywne.

Przy wyznaczania celów na przyszły rok pracodawca zawsze powinien mieć na względzie faktyczną możliwość ich wykonania, tzn. cele nie powinny być nierealistycznie wysokie. Pracownik powinien mieć możliwość wykonania celów wykonując swoje obowiązki w podstawowym czasie pracy – bez pracy w nagodzinach. Należy pamiętać, że umowa o pracę jest umową starannego działania, a nie umową rezultatu (por. wyr. SN z 24 lutego 2015 r., II PK 87/14). Dlatego też, jeżeli pracownik nie wykonał celu i nie można mu przy tym zarzucić niestarannego działania przy wykonywania powierzonych obowiązków, pracodawca nie powinien wyciągać wobec niego negatywnych konsekwencji. Tym bardziej, jeśli wyznaczone cele nie były możliwe do wykonania, a więc pracownik nawet przy dochowaniu należytej staranności nie miał szans na ich wykonanie.

Nie można też zapominać o psychologicznym aspekcie wyznaczenia celów niemożliwych do wykonania. Pracownik, wiedząc, że cele są nierealistyczne i nie ma możliwości ich wykonania, może w ogóle zaprzestać ich wykonywania. Tym samym pracodawca nie osiągnie zakładanego celu motywacyjnego.

Wynagrodzenia. Jakie podwyżki na nowy rok?

Inflacja w Polsce nie odpuszcza. Pomimo, że nie możemy już mówić o jej wartościach na poziomie dwucyfrowym to nadal dla większości społeczeństwa jest ona odczuwalna. Pracownicy przez ostatnie kilka lat proponowane przez pracodawców podwyżki wynagrodzeń odnoszą właśnie do wartości inflacji. Dlatego też planując podwyższenie wynagrodzeń na kolejny rok należy wziąć pod uwagę wskaźniki inflacji. Dla pracowników, zwłaszcza w atrakcyjnych wynagrodzeniowo sektorach, brak odpowiedniej finansowej propozycji ze strony pracodawcy może być czynnikiem wpływającym zasadniczo na decyzję o zmianie podmiotu zatrudniającego.

W praktyce rzadko zdarza się, aby wysokość zaproponowanej podwyżki wynagrodzenia w przypadku wszystkich pracowników jest jednakowa. Pracodawcy podejmując decyzje w tym względzie kierują się przede wszystkim kryterium jakości pracy, ale też często stażu pracy, czy też kryterium posiadanych umiejętności. Zawsze należy pamiętać, aby zastosowane kryteria były obiektywne, a wysokość podwyżki wynagrodzenia można było indywidualnie uzasadnić. Pozwoli to uniknąć zarzutów dyskryminacyjnych pracowników. Należy też pamiętać, że z wejściem w życie Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 z 10 maja 2023 r. w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów egzekwowania pracownik będzie mógł uzyskać informację o stosowanych kryteriach dotyczących wynagrodzeń. Dlatego też już dzisiaj warto wziąć powyższe pod uwagę planując przyszłe podwyżki. 

Jak rozliczyć cele roczne i podsumować dotychczasowe działania pracownika

Pracodawca ma wiele możliwości w zakresie sposobu rozliczenia realizowanych przez pracowników celów rocznych. Rekomendowaną opcją zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika będzie przeprowadzenie wspólnych rozmów, podczas których każda ze stron będzie miała możliwość przedstawienia swojej perspektywy. Od strony pracodawcy będzie to również wsparciem dla zachowania równego traktowania pracowników i wdrażania jasnych zasad w zakładzie pracy. Warto wspólnie omówić zarówno to co pracownikowi się udało, jak i to co powinno ulec poprawie w kolejnym roku. Niezależnie od wybranej metody końcowo-rocznego feedbacku dla pracownika, pracownicy upoważnieni do ich przekazywania powinni pamiętać o tym, że reprezentują pracodawcę i zachować zasady wzajemnego szacunku niezależnie od rodzaju udzielanej informacji zwrotnej.

Oczywiście, jeśli pracownik zrealizował cele, wykonywał pracę na wysokim poziomie, jest doceniany i wartościowy dla firmy, warto go docenić. Pracodawca ma przynajmniej kilka możliwości w tym zakresie, które może odpowiednio dopasować do swojej organizacji. 

Premia roczna czy nagroda?

Nazwy świadczeń przyznawanych pracownikom po zakończeniu roku (przy czym okresem wybranym przez pracodawcę niekoniecznie musi być rok, mamy do wyboru również miesiąc, kwartał etc.) mogą być różne, od nagrody rocznej, przez dodatkowe wynagrodzenie roczne na premiach rocznych kończąc. Mimo podobnego nazewnictwa, różnice w ich stosowaniu są bardzo duże.

Istniejący podział na premie i nagrody był dotychczas szeroko analizowany, zarówno w doktrynie, jak i w orzecznictwie. Możemy spośród nich wyróżnić kilka, które dosyć dobrze pokazują charakter świadczenia, które przyjmiemy w zakładzie pracy. 

W przypadku nagród:
- są uregulowane w Kodeksie pracy (art. 105);
- ich przyznanie zależy wprost od wzorowego wypełnianie obowiązków przez pracownika, przejawiania inicjatywy w pracy i podnoszenia jej wydajności oraz jakości przyczyniających się szczególnie do wykonywania zadań zakładu pracy;
- uznaniowość po stronie pracodawcy, skutkująca brakiem roszczenia pracownika o ich przyznanie / wypłatę. 

W przypadku premii wygląda to jednak inaczej:
- brak konkretnych regulacji w Kodeksie pracy;
- mogą być to premie regulaminowe (których przyznanie zależy od spełnienia przez pracownika określonych warunków, najczęściej uregulowanych w aktach wewnątrzzakładowych) oraz premie uznaniowe (zbliżone pod kątem uznaniowości do nagród);
- premie regulaminowe mogą skutkować powstaniem roszczenia pracownika o ich przyznanie oraz wypłatę.

Nagroda, która jest przyznawana przez pracodawcę raz w roku, za ponadprzeciętne wykonywanie obowiązków służbowych, będzie uznawana za świadczenie wyjątkowe, do którego pracownik nie nabywa prawa „z automatu” (por. wyr. SN z 10 marca 2021 r., II PSKP 15/21; post. SN z 15 grudnia 2021 r., II PSK 186/21). Nieco inny charakter, będzie miała premia roczna, do której powstaje pracownikowi prawo w momencie spełnienia warunków premiowania przewidzianych w wewnętrznych regulacjach, a jej przyznanie nie jest uzależnione od pracodawcy, a właśnie wyłącznie od spełnienia wskazanych warunków (por. wyr. SN z 31 marca 1980 r., I PRN 138/79; wyr. SA w Poznaniu z 30 kwietnia 2013 r., III APa 1/13). 

Szczególnie istotne dla pracodawców jest wprowadzenie odpowiedniej klasyfikacji ww. świadczeń. O uznaniu danego świadczenia za premię lub nagrodę roczną nie decyduje jego nazwa, a określenie warunków nabycia. Jeżeli regulacje wewnętrzne w zakładzie pracy nie wskazują zależności pomiędzy prawem do danego świadczenia a realizacją konkretnych warunków, ewentualnie są one określone bardzo ogólnie, w zakresie niepozwalającym na ich sprawdzenie, możemy przyjąć, że świadczenie to będzie nagrodą, o ile nie przysługuje za wykonywanie „normalnej pracy” (por. wyr. SN z 14 czerwca 2018 r., II PK 130/17). Warto jednak mieć na uwadze, że o ile zasadniczo pracownikowi nie przysługuje żądanie do przyznania nagrody, to istnieją dwie okoliczności uzasadniające jej dochodzenie. Pierwszym jest naruszenie przez pracodawcę zasady równego traktowania (por. wyr. SN z 21 stycznia 2011 r., II PK 169/10), drugim – możliwość domagania się jej wypłaty, jeśli uprzednio została pracownikowi przyznana (por. wyr. wyr. SN z 15 stycznia 1991 r., I PR 382/90).

Obiektywna ocena pracownika

Zarówno w przypadku planowania na przyszłość, jak i oceny pracy pracownika w bieżącym roku, najważniejsze jest dla pracodawcy zachowanie obiektywnych kryteriów. Żadne decyzje podejmowane wobec pracownika, zwłaszcza te w sferze finansowej, nie powinny być dowolne. W dalszym ciągu w Polsce możemy mówić o rynku pracy pracownika (zwłaszcza w sektorach wymagających wysokich kwalifikacji), gdzie to właśnie pracownicy dyktują warunki zatrudnienia. Dlatego też w celu utrzymania pracowników pracodawcy muszą być konkurencyjni na rynku pracy. Dla młodego pokolenia pracowników, równie ważnym jak kwestia finansowa, jest etyka pracy. Otwarte wskazywanie obiektywnych jasnych kryteriów dotyczących zarówno oceny pracowników, jak i kwestii finansowych może mieć znaczenie przy podejmowaniu decyzji zarówno o zatrudnieniu w danej firmie, jak i o dalszym w niej pozostawaniu. 

Agnieszka Anusewicz, Senior Associate, adwokat, CRIDO
Karolina Kalinowska, Senior Associate, radca prawny, CRIDO