Czy można wykazywać okresy zatrudnienia uprawniające do nagrody jubileuszowej tylko na podstawie świadectwa pracy

RADA

Zapis, który planują Państwo wprowadzić, jest niezgodny z prawem. Nagroda jubileuszowa należy się pracownikowi z tytułu osiągniętego stażu pracy. Ograniczenie sposobu udokumentowania tego stażu jedynie do świadectw pracy narusza zasady ustalania wynagrodzenia za pracę.

UZASADNIENIE

Dokumentowanie okresów zatrudnienia uprawniających do nagrody jubileuszowej przysparza wiele problemów. Podstawowym środkiem dowodowym jest świadectwo pracy, ponieważ zawiera informacje dodatkowe, które mogą mieć wpływ na uznanie okresu zatrudnienia do stażu uprawniającego do nagrody jubileuszowej, np. sposób rozwiązania umowy o pracę. Jednak wprowadzenie do przepisów wewnątrzzakładowych wymogu udokumentowania stażu pracy jedynie za pomocą świadectwa pracy jest niezgodne z zasadami ustalania wynagrodzenia za pracę. Tak orzekł Sąd Najwyższy w wyroku z 4 czerwca 2008 r. (II PK 292/07; M.Pr.Pracy nr 12/2008). Zgodnie z tym orzeczeniem, nagroda jubileuszowa przysługuje z tytułu obiektywnie osiągniętego przez pracownika stażu pracy, a nie z tytułu możliwości wykazania tego stażu wyłącznie za pomocą wymaganego przez pracodawcę dokumentu. Powstanie prawa do nagrody jubileuszowej łączy się z posiadaniem przez pracownika odpowiedniego okresu zatrudnienia, a nie z legitymowaniem się konkretnym dokumentem potwierdzającym ten okres.

Nagroda jubileuszowa nie jest świadczeniem powszechnym, uregulowanym w Kodeksie pracy. Jej wypłata może wynikać z przepisów wewnątrzzakładowych (regulaminów wynagradzania, układów zbiorowych pracy itp.). Jeżeli u danego pracodawcy nie ma regulaminu wynagradzania, nagroda jubileuszowa może być przewidziana w umowie o pracę. Są jednak przepisy szczególne, na podstawie których pewne grupy osób nabywają prawo do gratyfikacji z mocy prawa. Są to m.in. górnicy, nauczyciele, pracownicy samorządowi.

W przepisach o wynagradzaniu pracodawca może swobodnie określić, jakie okresy pracy będą wliczane do nabycia prawa do nagrody jubileuszowej. Może więc ustalić, że przy nabywaniu prawa do nagrody jubileuszowej będzie brany pod uwagę jedynie zakładowy staż pracy (zdobyty u pracodawcy, który przyznaje nagrodę jubileuszową) lub wszystkie zakończone okresy pracy u innych pracodawców. Pracodawca może również ograniczyć okresy pracy do tych, których stosunek pracy został rozwiązany bez winy pracownika. Ponadto pracodawca może włączyć do okresów uprawniających do nabycia nagrody jubileuszowej inne okresy podlegające wliczeniu do stażu pracy, takie jak:

• okresy odbywania służby wojskowej,
• okresy pobierania zasiłku dla bezrobotnych,
• naukę w szkole wyższej itp.

WAŻNE

Pominięcie przy ustalaniu prawa do nagrody pewnych okresów pozostawania w zatrudnieniu, a uwzględnienie innych wymaga wyraźnego uregulowania w przepisach wewnątrzzakładowych.

Nagroda jubileuszowa jest świadczeniem ze stosunku pracy. W związku z tym od tak uzyskanego przychodu należy obliczyć i pobrać zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Składek na ubezpieczenia społeczne oraz na ubezpieczenie zdrowotne nie pobiera się od nagród jubileuszowych, które według zasad określających warunki ich przyznawania przysługują pracownikowi nie krócej niż co 5 lat. Zwolnione z potrącenia składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne są nagrody jubileuszowe związane ze stażem pracy pracownika, a nie nagrody związane z jubileuszem zakładu pracy (np. z okazji 25-lecia istnienia firmy).

PRZYKŁAD

Pracownikowi Januszowi K. w styczniu 2009 r., zgodnie z dołączonymi do akt osobowych świadectwami pracy, minęło łącznie 20 lat stażu pracy. W związku z tym nabył on prawo do nagrody jubileuszowej z tej okazji. Janusz K. otrzymuje wynagrodzenie zasadnicze w kwocie 2000 zł. W styczniu została mu także wypłacona razem z wynagrodzeniem zasadniczym nagroda jubileuszowa w kwocie 1000 zł (taka kwota wynika z postanowień wewnątrzzakładowych za 20-letni staż pracy). Obliczając przysługujące pracownikowi wynagrodzenie i nagrodę jubileuszową, należy przeprowadzić następujące wyliczenia:

• podstawa składki na ubezpieczenia społeczne: 2000 zł,

• składka na ubezpieczenia społeczne (pracownik): 2000 zł × 13,71% = 274,20 zł,

• podstawa składki na ubezpieczenie zdrowotne: 2000 zł - 274,20 zł = 1725,80 zł,

• koszty uzyskania przychodu: 111,25 zł,

• podstawa opodatkowania (po zaokrągleniu): 3000 zł - 274,20 zł - 111,25 zł = 2615 zł,

• podatek naliczony: (2615 zł × 18%) - 46,33 zł = 424,37 zł,

• składka na ubezpieczenie zdrowotne (7,75%): 1725,80 zł × 7,75% = 133,75 zł,

• składka na ubezpieczenie zdrowotne (9%): 1725,80 zł × 9% = 155,32 zł,

• podatek do odprowadzenia (po zaokrągleniu): 424,37 zł - 133,75 zł = 291 zł,

• razem potrącenia: 274,20 zł + 155,32 zł + 291 zł = 720,52 zł,

• kwota netto do wypłaty: 3000 zł - 720,52 zł = 2279,48 zł.

Zgodnie z interpretacją ZUS, pracodawca nie będzie musiał potrącać składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, jeżeli wypłata kolejnej nagrody jubileuszowej nastąpi w okresie krótszym niż 5 lat w sytuacji, gdy pracownik w okresie wyczekiwania na następną nagrodę jubileuszową uzupełni dokumentację świadczącą o dłuższym stażu pracy, dającym prawo do kolejnej nagrody.

W przypadku niektórych grup zawodowych, np. pracowników samorządowych, pracowników państwowych, w sytuacji rozwiązania stosunku pracy w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy pracownikowi, któremu do nabycia prawa do nagrody jubileuszowej brakuje mniej niż 12 miesięcy, licząc od dnia rozwiązania stosunku pracy, przysługuje nagroda jubileuszowa i wypłaca się ją w dniu rozwiązania umowy o pracę. Tak wypłacona nagroda również jest zwolniona z oskładkowania.

To samo, zgodnie ze stanowiskiem ZUS, dotyczy nagrody wypłaconej w sytuacji, gdy do osiągnięcia kolejnego pięciolecia uprawniającego do nagrody jubileuszowej brakuje mniej niż 12 miesięcy, a pracownik po rozwiązaniu stosunku pracy przechodzi na świadczenie przedemerytalne.

Podstawa prawna:

• § 2 pkt 1 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.),
• art. 78 Kodeksu pracy,
• art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.),
• art. 18 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.).