Błąd w naliczaniu wynagrodzenia

RADA

Nie należy składać raportu ZUS RSA za kwiecień br., ponieważ w tym miesiącu pracownik nie otrzymał wynagrodzenia chorobowego. Jeżeli w czerwcu wypłacą Państwo pracownikowi wynagrodzenie chorobowe i potrącą nadpłatę pensji za 2 dni, to za czerwiec br. powinni Państwo złożyć raport ZUS RCA z prawidłową (niższą o wynagrodzenie za 2 dni) podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, a wypłacone wynagrodzenie chorobowe wykazać w raporcie ZUS RSA.

UZASADNIENIE

Korekta dokumentów ubezpieczeniowych za kwiecień br. nie jest potrzebna, gdyż w kwietniu pracownik faktycznie otrzymał pełne wynagrodzenie i nie dostał wynagrodzenia chorobowego. Dokumenty zostały sporządzone prawidłowo, prawidłowo zostały również rozliczone składki.

W czerwcu pracownik otrzyma wynagrodzenie chorobowe za 2 dni kwietnia i jednocześnie potrącą Państwo z jego bieżącego wynagrodzenia (za jego pisemną zgodą) nadpłatę wynagrodzenia za 2 dni, które nienależnie otrzymał w kwietniu. Wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy wypłacą Państwo dopiero w czerwcu br. Dlatego należy je wykazać w raporcie ZUS RSA za czerwiec br. Nie należy składać raportu RSA za kwiecień, bo w kwietniu pracownik nie otrzymał tego wynagrodzenia.

Za czerwiec 2008 r. powinni Państwo złożyć raport ZUS RCA. W tym raporcie należy wykazać podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne w wysokości niższej o nadpłacone wynagrodzenie (potrącone z wynagrodzenia pracownika za czerwiec za jego zgodą udzieloną na piśmie). Natomiast w podstawie wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne należy uwzględnić przychód za pracę pomniejszony o zwróconą nadpłatę wynagrodzenia oraz kwotę wynagrodzenia chorobowego za 2 dni.

Przyjmując, że miesięczne wynagrodzenie pracownika wynosi 2000 zł, należałoby wykonać następujące obliczenia:

Przychód za czerwiec:

1. Wynagrodzenie chorobowe

Podstawa wymiaru wynagrodzenia chorobowego, czyli średnia z 12 miesięcy poprzedzających miesiąc choroby - tj. okres od kwietnia 2007 r. do marca 2008 r. Przychód ten należy pomniejszyć o składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez pracownika, tj. łącznie w okresie od kwietnia do czerwca 2007 r. o 18,71%, od lipca do grudnia 2007 r. o 15,71%, a od stycznia do marca 2008 r. o 13,71%*:

• kwiecień - czerwiec 2007 r.: 2000 zł × 18,71% = 374,20 zł; 2000 zł - 374,20 zł = 1625,80 zł; 1625,80 zł × 3 m-ce = 4877,40 zł,

• lipiec - grudzień 2007 r.: 2000 zł × 15,71% = 314,20 zł; 2000 zł - 314,20 zł = 1685,80 zł; 1685,80 zł × 6 m-cy = 10 114,80 zł,

• styczeń - marzec 2008 r.: 2000 zł × 13,71% = 274,20 zł; 2000 zł - 274,20 zł = 1725,80 zł; 1725,80 zł × 3 m-ce = 5177,40 zł,

4877,40 zł + 10 114,80 zł + 5177,40 zł = 20 169,60 zł.

* dla przejrzystości obliczeń odjęto sumę składek.

Podstawa wymiaru wynagrodzenia chorobowego: 20 169,60 zł : 12 m-cy = 1680,80 zł,

stawka dzienna wynagrodzenia chorobowego: 1680,80 zł × 80% = 1344,64 zł; 1344,64 zł : 30 dni = 44,82 zł,

wynagrodzenie chorobowe za 2 dni: 44,82 zł × 2 dni = 89,64 zł.

2. Wynagrodzenie za pracę po potrąceniu nienależnego wynagrodzenia za dwa dni

2000 zł : 30 = 66,67 zł,

66,67 zł × 2 dni = 133,34 zł,

2000 zł - 133,34 zł = 1866,66 zł

3. Wysokość składek i podatku

• składki na ubezpieczenia społeczne: 1866,66 zł × 13,71% = 255,92 zł,

• podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne: (1866,66 zł - 255,92 zł) + 89,64 zł = 1700,38 zł,

• składka na ubezpieczenie zdrowotne podlegająca wpłacie na ZUS: 1700,38 zł × 9% = 153,03 zł,

• składka na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia od zaliczki na podatek: 1700,38 zł × 7,75% = 131,78 zł,

• podstawa opodatkowania: 1700,38 zł - 111,25 zł (kup) = 1589,13 zł; po zaokrągleniu 1589 zł,

• zaliczka na podatek: (1589 zł × 19%) - 48,90 zł = 253,01 zł,

• zaliczka podlegająca wpłacie do urzędu skarbowego: 253,01 zł - 131,78 zł = 121,23 zł; po zaokrągleniu 121 zł.

Do wypłaty: 1700,38 zł - 121 zł - 153,03 zł = 1426,35 zł.

---

Z wynagrodzenia za pracę (przed potrąceniem składek oraz zaliczki podatkowej) odlicza się bez zgody pracownika kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. Istota tego odliczenia polega na tym, że pracodawca ma prawo zmniejszenia kwoty wynagrodzenia pracownika do wypłaty w danym miesiącu o wynagrodzenie wypłacone mu w poprzednim terminie płatności za czas nieobecności w pracy, za który wynagrodzenie mu nie przysługuje, np. za udział w strajku czy urlop bezpłatny (wyrok Sądu Najwyższego z 4 października 1994 r., I PRN 71/94, OSNP nr 1995/7/89). Odliczenia można dokonać tylko w najbliższym terminie wypłaty, przypadającym bezpośrednio po tej bezzasadnej wypłacie, bez konieczności uzyskania na to zgody pracownika. W Państwa przypadku potrącenie nie nastąpiło w maju, czyli w najbliższym terminie płatności wynagrodzenia, lecz dopiero w następnym miesiącu, tj. w czerwcu. Zatem konieczna jest pisemna zgoda pracownika na potrącenie.

• art. 87 § 7 Kodeksu pracy,

• art. 18 ust. 2 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.),

• art. 81 ust. 5 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (DzU nr 210, poz. 2135 ze zm.),

• art. 12 ust. 1, art. 32 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.).

Izabela Nowacka

specjalista ds. kadr i płac

Orzecznictwo uzupełniające:

• Pracownik otrzymujący wypłatę wynagrodzenia „z góry” powinien liczyć się z obowiązkiem zwrotu wynagrodzenia w każdej sytuacji niewykonywania pracy, chyba że za określony czas z mocy przepisu szczególnego zachowuje do niego prawo. (Uchwała Sądu Najwyższego z 8 grudnia 1994 r., I PZP 49/94, OSNP 1995/16/202)