Wliczanie ryczałtu za nadgodziny do podstawy wynagrodzenia urlopowego i ekwiwalentu za urlop

W stosunku do pracowników stale wykonujących pracę poza zakładem pracy, których kontrola czasu pracy jest przez to utrudniona lub niemożliwa, pracodawca może podjąć decyzję o wypłacie ryczałtu za nadgodziny (art. 151¹ § 4 Kodeksu pracy).

Ryczałt za godziny nadliczbowe jest wypłacany za czas przepracowany, co oznacza, że jego wysokość w pewnych okolicznościach może ulec obniżeniu proporcjonalnie do dni nieświadczenia pracy.

Zgodnie ze stanowiskiem Departamentu Prawnego GIP z 29 maja 2009 r. (nr GPP-110-4560-14/09/PE/RP), mimo ustalenia miesięcznej kwoty ryczałtu, pracownik, który nie przepracuje pełnego miesiąca, nie zachowa do niego prawa w pełnej wysokości. W zależności od rodzaju nieobecności kwotę ryczałtu należy obliczać proporcjonalnie do liczby przepracowanych dni z zastosowaniem zasad określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy... (dalej rozporządzenie wynagrodzeniowe).

Sposób ustalania wysokości ryczałtu za czas przepracowany

@RY1@i65/2011/017/i65.2011.017.000.0042.001.jpg@RY2@

Praca nadliczbowa nie jest stałym elementem pracy i nie powinna być z góry planowana, dlatego ryczałtu za nadgodziny nie można uznać za stały składnik wynagrodzenia pracownika. Jest to zmienny element płacowy, traktowany jak wynagrodzenie i dodatek za godziny nadliczbowe.

W podstawie wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy należy uwzględniać zarówno składniki stałe (np. wynagrodzenie zasadnicze, dodatek za staż pracy, dodatek funkcyjny), jak i składniki zmienne przysługujące za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc (np. wynagrodzenie ustalone jako stawka godzinowa, wynagrodzenie w systemie akordowym, prowizyjnym, zmienne premie regulaminowe, zadaniowe lub prowizje), jeżeli ich przyznanie ma charakter roszczeniowy, a więc jest uzależnione np. od liczby godzin przepracowanych w danym miesiącu czy rodzaju wykonywanej pracy (§ 8 rozporządzenia MPiPS z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego..., dalej rozporządzenie urlopowe).

Ustalając podstawę wymiaru wynagrodzenia za urlop należy pomijać składniki przysługujące za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, m.in. premie kwartalne czy roczne. Do podstawy nie należy również wliczać dodatków za pracę nadliczbową wynikającą z przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy, jeżeli okres rozliczeniowy czasu pracy jest dłuższy niż miesiąc. Jeżeli jednak dodatki te będą stanowić część ryczałtu za nadgodziny, wówczas ryczałt jako składnik miesięczny należy wliczyć do podstawy urlopowej.

WAŻNE!

Wynagrodzenia i dodatków za przekroczenie norm tygodniowych czasu pracy przysługujących za okresy dłuższe niż 1 miesiąc nie należy wliczać do podstawy wynagrodzenia urlopowego, chyba że zostały one zastąpione ryczałtem.

---

Natomiast do składników, których nie należy wliczać do podstawy wymiaru tego wynagrodzenia, należą m.in. wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, nagrody jubileuszowe, jednorazowe wypłaty za spełnienie określonego zadania lub osiągnięcie (§ 6 rozporządzenia urlopowego).

Do podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego przyjmujemy stałe składniki w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu. Natomiast zmienne składniki wliczamy w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, a w przypadku znacznego ich wahania z okresu nieprzekraczającego 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających rozpoczęcie wykorzystywania urlopu.

Ustalając wysokość wynagrodzenia urlopowego w podstawie jego wymiaru należy uwzględnić ryczałt jako element zmienny, jeśli jest on pomniejszany za czas nieobecności w pracy. Jeżeli natomiast ryczał za nadgodziny byłby wypłacany co miesiąc w tej samej wysokości, bez względu na obecność pracownika, wówczas nie ma podstaw do uwzględniania go w podstawie wymiaru wynagrodzenia urlopowego, pracownik otrzymałby bowiem go dwa razy – w pełnej wysokości jako odrębny składnik wynagrodzenia i w wynagrodzeniu urlopowym. Ryczałt za nadgodziny zmniejszany za czas nieobecności w pracy należy wliczać do podstawy urlopowej jak wynagrodzenie i dodatek za godziny nadliczbowe.

WAŻNE!

W podstawie wymiaru wynagrodzenia urlopowego należy uwzględniać wynagrodzenie zmienne, wypłacone w okresie 3 miesięcy kalendarzowych bezpośrednio poprzedzających urlop, bez względu na to, czy w jednym z tych miesięcy zmienny składnik nie został wypłacony.

Aby obliczyć wynagrodzenie urlopowe ze zmiennych składników, należy:

• ustalić podstawę wymiaru tego wynagrodzenia,
• podzielić podstawę przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa,
• pomnożyć tak ustalone wynagrodzenie za jedną godzinę pracy przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu.

---

PRZYKŁAD

Kamil J., zatrudniony na stanowisku kierowcy/specjalisty ds. sprzedaży w podstawowym systemie czasu pracy od poniedziałku do piątku, otrzymuje wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 1800 zł oraz miesięczną premię regulaminową (pomniejszaną za czas nieobecności w pracy) w wysokości od 30% do 50% wynagrodzenia zasadniczego. W związku ze stałym wykonywaniem pracy poza siedzibą pracodawcy i utrudnioną kontrolą pracy w godzinach nadliczbowych, od 1 sierpnia 2011 r. Kamilowi J. przyznano ryczałt za nadgodziny w wysokości 400 zł, który jest pomniejszany za czas nieobecności w pracy. W okresie od 5 do 17 września 2011 r. pracownik przebywa na urlopie wypoczynkowym. Od czerwca do lipca 2011 r. Kamil J. przepracował łącznie z godzinami nadliczbowymi 554 godziny.

Rodzaj i wysokość składników zmiennych, jakie pracownik otrzymał w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających urlop:

@RY1@i65/2011/017/i65.2011.017.000.0042.002.jpg@RY2@

Aby obliczyć wysokość wynagrodzenia za urlop we wrześniu br., należy ustalić podstawę wymiaru i stawkę za 1 godzinę urlopu:

● ze składników stałych: 1800 zł : 176 godz. (wymiar czasu pracy we wrześniu) = 10,23 zł/godz.,

● ze składników zmiennych: (380 zł + 540 zł + 420 zł + 900 zł + 400 zł + 720 zł) : 554 godz. = 6,06 zł/godz.

Wysokość wynagrodzenia urlopowego wyniesie zatem:

(10,23 zł x 80 godz.) + (6,06 zł x 80 godz.) = 818,40 zł + 484,80 zł = 1303,20 zł.

Ustalanie wysokości wynagrodzenia za urlop ze stałych składników wynagrodzenia jest opcjonalne, co oznacza, że dokonywanie tych obliczeń ma tylko wymiar informacyjny i nie jest konieczne do prawidłowego skalkulowania wysokości wynagrodzenia urlopowego.

Niezależnie od powyższego, za wrzesień br. pracownik otrzyma wynagrodzenie zasadnicze i ryczałt za przepracowaną część miesiąca oraz indywidualnie ustaloną miesięczną premię regulaminową.

Zmiana warunków wynagradzania

Pozbawienie pracownika składnika wynagrodzenia, który podlega wliczeniu do podstawy wymiaru wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy, skutkuje koniecznością ponownego ustalenia wysokości tej podstawy z uwzględnieniem nowych warunków płacowych.

Podstawa wynagrodzenia urlopowego

W przypadku zmiany w zmiennych składnikach wynagrodzenia przysługujących za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc lub zmiany ich wysokości w okresie, z którego jest ustalana postawa wymiaru wynagrodzenia urlopowego, wprowadzanych przed rozpoczęciem korzystania przez pracownika z urlopu wypoczynkowego lub w miesiącu korzystania z takiego urlopu, podstawę wymiaru ustala się ponownie z uwzględnieniem tych zmian (§ 10 rozporządzenia urlopowego). Zasada ta ma na celu zbliżenie wysokości wynagrodzenia za czas urlopu do wysokości wynagrodzenia, które pracownik otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował.

---

PRZYKŁAD

Pracownik jest zatrudniony od 1 stycznia 2009 r. w systemie skróconego tygodnia czasu pracy w pełnym wymiarze czasu pracy. Wykonuje pracę kierowcy tira na terenie UE i pracuje od poniedziałku do czwartku po 10 godzin dziennie. Pracownik do 31 lipca br. był wynagradzany stawką godzinową w wysokości 20 zł i otrzymywał ryczałt za godziny nadliczbowe w wysokości 360 zł. Od 1 sierpnia 2011 r. w związku z pogorszeniem jego stanu zdrowia na mocy porozumienia stron został przeniesiony do działu organizacyjnego, gdzie wykonuje pracę stale w siedzibie pracodawcy. Z dniem przeniesienia otrzymał podwyżkę wynagrodzenia do 24 zł za godzinę, ale od tego dnia nie ma już prawa do ryczałtu za nadgodziny. Pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim od 19 do 21 lipca br., a w okresie od 22 do 30 września 2011 r. będzie korzystał z urlopu wypoczynkowego. Obliczamy przysługujące mu wynagrodzenie urlopowe, wiedząc, jak kształtowało się jego wynagrodzenie w okresie ostatnich 3 miesięcy poprzedzających korzystanie z urlopu.

@RY1@i65/2011/017/i65.2011.017.000.0042.003.jpg@RY2@

 * obliczany ze stawki obowiązującej tego pracownika, tj. 24 zł x 20% = 4,8 zł/godz.

** przykładowa wysokość

Krok 1. Przeliczenie podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego z uwzględnieniem nowych warunków wynagradzania:

● za czerwiec: 168 godz. x 24 zł = 4032 zł,

● za lipiec: 138 godz. x 24 zł = 3312 zł.

Krok 2. Ustalenie wysokości wynagrodzenia za urlop we wrześniu br.:

4032 zł + 3312 zł + 4785,60 zł = 12 129,60 zł : 494 godz. = 24,55 zł/godz..

24,55 zł x 50 godz. = 1227,50 zł

Podstawa ekwiwalentu za urlop

Powyższe zasady dotyczące obliczania wynagrodzenia urlopowego należy stosować z pewnymi modyfikacjami również do ustalania ekwiwalentu za urlop.

W podstawie ekwiwalentu za urlop, oprócz składników stałych (przyjmowanych w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu) i zmiennych za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, należy uwzględniać także składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy dłuższe, np. premie kwartalne, półroczne, roczne, wynagrodzenie i dodatki za pracę nadliczbową wynikającą z przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy. Składniki zmienne za okresy dłuższe niż 1 miesiąc należy przyjąć w średniej wysokości z okresu 12 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu.

Tak ustaloną podstawę ekwiwalentu dzielimy w pierwszej kolejności przez współczynnik ekwiwalentowy, a uzyskany wynik przez liczbę godzin odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej danego pracownika (np. 8 godz. lub 7 godz.). Otrzymaną stawkę za godzinę należy pomnożyć przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu.

Odmiennie niż przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego, obliczając podstawę ekwiwalentu za urlop należy ją uzupełnić, jeżeli pracownik nie przepracował pełnych 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu.

Natomiast tak jak przy wynagrodzeniu urlopowym, w przypadku zmiany w składnikach wynagrodzenia przysługujących pracownikowi za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc lub w przypadku zmiany ich wysokości w okresie, z którego ustalania jest podstawa ekwiwalentu, które zostały wprowadzone w miesiącu/lub przed nabyciem prawa do ekwiwalentu, podstawę wymiaru ekwiwalentu należy ustalić na nowo z uwzględnieniem tych zmian.

---

PRZYKŁAD

Z pracownikiem zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy wynagradzanym stałą stawką miesięczną w wysokości 2800 zł i stałą premią regulaminową umowa o pracę rozwiąże się 30 września 2011 r. Do 31 sierpnia br. pracownik był zatrudniony jako specjalista ds. sprzedaży, a od 1 września br. został przeniesiony na stanowisko przedstawiciela handlowego i zajmuje się pozyskiwaniem nowych klientów świadcząc pracę poza siedzibą firmy. Na nowym stanowisku pracownikowi przysługuje wynagrodzenie stałe miesięczne 3300 zł, ryczałt za godziny nadliczbowe w wysokości 300 zł pomniejszany za czas nieobecności w pracy i stała premia regulaminowa. Pracownik świadczy pracę w podstawowym systemie czasu pracy od poniedziałku do piątku.

Przyznany od 1 kwietnia 2011 r. ryczałt za nadgodziny zastąpił wynagrodzenie i dodatki za pracę nadliczbową.

@RY1@i65/2011/017/i65.2011.017.000.0042.004.jpg@RY2@

@RY1@i65/2011/017/i65.2011.017.000.0042.005.jpg@RY2@

* Obliczany ze stawki obowiązującej tego pracownika. tj. 16,67 zł x 20% = 3,33 zł/godz.

Przy ustalaniu podstawy wymiaru ekwiwalentu za urlop, do którego prawo powstanie 30 września br., nie ma potrzeby przeliczania wysokości wynagrodzenia zasadniczego za miesiące poprzedzające wrzesień ani wynagrodzenia i dodatków za faktyczną pracę w nadgodzinach w tych miesiącach.

W podstawie ekwiwalentu należy zatem uwzględnić składniki stałe należne z miesiąca, w którym powstało prawo do ekwiwalentu, tj. wynagrodzenie zasadnicze, premię regulaminową za wrzesień br. oraz składniki zmienne – ryczałt za nadgodziny.

---

Wobec tego, że przepisy rozporządzenia urlopowego nie wskazują wprost, co należy rozumieć przez zmianę w zmiennych składnikach wynagrodzenia, przyjmuje się, że dotyczy ona m.in.:

● wzrostu lub obniżenia składnika,

● likwidacji składnika,

● dodania nowego składnika,

● zmiany charakteru składnika,

● zastąpienia danego składnika innym o tym samym lub podobnym charakterze.

Zatem zastąpienie ryczałtem wynagrodzenia i dodatków za pracę nadliczbową wchodzi w zakres tej zmiany.

Wysokość ekwiwalentu za urlop należnego pracownikowi we wrześniu wyniesie 3742,40 zł, zgodnie z poniższymi obliczeniami:

● ustalenie podstawy wymiaru: 3300 zł (wynagrodzenie zasadnicze) + 330 zł (10% premii regulaminowej) + 300 zł (ryczałt za nadgodziny) = 3930 zł,

● ustalenie stawki za 1 godzinę: 3930 zł : 21 (współczynnik urlopowy obowiązujący tego pracownika) = 187,14 zł; 187,14 zł : 8 godz. (dobowa norma czasu pracy pracownika) = 23,39 zł/godz.; 23,39 zł x 160 godz. (liczba godzin ekwiwalentu) = 3742,40 zł.

Uwzględnienie w podstawie wymiaru ekwiwalentu obok ryczałtu – dodatkowo wynagrodzenia i dodatków za pracę w nadgodzinach za poprzednie miesiące – spowodowałoby niesłuszne zawyżenie wysokości ekwiwalentu.

Podstawa prawna

• art. 131 § 1, art. 151 § 3, art. 151¹, art. 151¹¹ § 2 i § 3, art. 171, art. 172 Kodeksu pracy,
• § 6–19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop, zwane dalej rozporządzeniem urlopowym (Dz.U. Nr 2, poz. 14 ze zm.),
• § 11 i § 12 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz.U. Nr 62, poz. 289 ze zm.).