Rozliczenie pensji w miesiącu, w którym pracownik otrzymał bony swiąteczne

Bony z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych

Pracodawca, przyznając pracownikom bony towarowe z zfśs, powinien brać pod uwagę sytuację życiową, rodzinną i materialną osoby uprawnionej do korzystania z zfśs (art. 8 ust. 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - DzU z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.). A zatem nie może on dać wszystkim pracownikom bonów o jednakowej wysokości. Ich wartość powinna być zróżnicowana.

Bony towarowe sfinansowane ze środków zfśs stanowią przychód ze stosunku pracy i niezależnie od ich wartości podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Do bonów towarowych nie stosuje się zwolnienia od opodatkowania określonego w art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, który stanowi, że wolna od podatku dochodowego jest wartość rzeczowych świadczeń otrzymywanych przez pracownika, sfinansowanych w całości ze środków zfśs - do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł.

Rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi.

Bony towarowe sfinansowane ze środków zfśs są zwolnione z oskładkowania w pełnej wysokości i bez ograniczenia kwotowego pod warunkiem, że stanowią pomoc socjalną i przyznane zostały zgodnie z regulaminem zfśs (§ 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.). Ich wartości nie uwzględnia się również w podstawie wymiaru składki zdrowotnej.

Przykład

W grudniu 2007 r. z okazji Świąt Bożego Narodzenia pracodawca przekazał swoim pracownikom bony towarowe finansowane ze środków zfśs. W regulaminie gospodarowania środkami zfśs przewidziano taki rodzaj pomocy pracownikom, biorąc pod uwagę ich sytuację życiową, rodzinną i materialną. Jak dokonać rozliczenia przekazanych bonów?

Załóżmy, że pracownik otrzymał bony towarowe o wartości 500 zł.

Bony towarowe finansowane ze środków zfśs stanowią przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu, nie stanowią natomiast podstawy wymiaru składek.

Sporządzamy dodatkową listę płac, na której dokonujemy rozliczenia kwoty bonów przekazanych pracownikowi.

Obliczamy zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych. Obliczamy 19% od wartości przekazanych bonów (zakładamy, że wynagrodzenie pracownika mieści się w I przedziale skali podatkowej):

500 zł x 19% = 95 zł.

Zaliczkę na podatek dochodowy, tj. kwotę 95,00 zł, potrącamy z najbliższego wynagrodzenia pracownika.

Bony ze środków obrotowych pracodawcy

Bony towarowe sfinansowane ze środków obrotowych są przychodem pracownika ze stosunku pracy i podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym niezależnie od ich wartości.

Ponadto w związku z tym, że bony stanowią przychód pracownika ze stosunku pracy, ich wartość zwiększa podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne.

Przykład

W grudniu 2007 r. z okazji Świąt Bożego Narodzenia pracodawca przekazał swoim pracownikom bony towarowe finansowane ze środków obrotowych. Jak dokonać rozliczenia przekazanych bonów?

Załóżmy, że pracownik otrzymał bony towarowe o wartości 500 zł.

Bony te stanowią zarówno przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu, jak i podstawę wymiaru składek społecznych i składki zdrowotnej.

1. Obliczamy składki społeczne:

- emerytalną:

500 zł x 9,76% = 48,80 zł,

- rentowe:

500 zł x 3,5% = 17,50 zł,

chorobową:

500,00 zł x 2,45% = 12,25 zł,

- razem:

48,80 zł + 17,50 zł + 12,25 zł = 78,55 zł.

2. Obliczamy składki na ubezpieczenie zdrowotne:

- podstawa składki zdrowotnej (wartość bonów stanowiącą podstawę składek społecznych pomniejszamy o te składki):

500 zł - 78,55 zł = 421,45 zł,

- składka na ubezpieczenie zdrowotne:

421,45 zł x 9% = 37,93 zł,

- składka zdrowotna odliczana od podatku:

421,45 zł x 7,75% = 32,66 zł.

3. Ustalamy zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych:

- kwotę bonów stanowiącą podstawę składek społecznych pomniejszamy o te składki:

500 zł - 78,55 zł = 421,45 zł,

po zaokrągleniu do pełnych złotych: 421 zł,

- obliczamy 19% tej kwoty (zakładamy, że wynagrodzenie pracownika mieści się w I przedziale skali podatkowej):

421 zł x 19% = 79,99 zł,

- otrzymaną kwotę pomniejszamy o składkę na ubezpieczenie zdrowotne - 7,75%:

79,99 zł - 32,66 zł = 47,33 zł; po zaokrągleniu do pełnych złotych: 47 zł.

Po dokonaniu rozliczenia na dodatkowej liście płac wartości przekazanych pracownikom bonów, należy pamiętać, aby z najbliższej pensji pracownika potrącić sumę składek społecznych, składki zdrowotnej i zaliczki na podatek, które zostały naliczone od wartości tych bonów, ale nie były pobrane:

78,55 zł + 37,93 zł + 47 zł = 163,48 zł.

WAŻNE!

Otrzymane przez pracownika bony towarowe podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym niezależnie od wartości bonów i źródła finansowania ich zakupu.

Bony towarowe nie stanowią podstawy wymiaru składek społecznych i składki zdrowotnej jedynie pod warunkiem, że są finansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Ze środków zfśs i ze środków obrotowych

Przyznawane pracownikom bony towarowe mogą być tylko w części finansowane ze środków zfśs, a w części ze środków obrotowych.

W takiej sytuacji ze zwolnienia z obowiązku odprowadzenia składek ZUS korzysta tylko część sfinansowana z zfśs. Wartość bonów sfinansowana ze środków obrotowych firmy podlega oskładkowaniu.

Dorota Twardo

specjalista ds. kadr i płac