Obowiązki pracodawcy wobec ZUS po rozstaniu się z pracownikiem

Wyrejestrowanie pracownika z ubezpieczeń

Pracodawca jako płatnik składek ma obowiązek wyrejestrowania pracownika z obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego w terminie 7 dni od daty ustania stosunku pracy. Wyrejestrowania dokonuje się za pomocą formularza ZUS ZWUA, w którym jako datę wyrejestrowania wskazuje się następny dzień po dniu ustania stosunku pracy.

PRZYKŁAD

Umowa o pracę zawarta z pracownikiem spółki „WAGA” została rozwiązana 30 listopada 2007 r. Firma miała obowiązek przekazać do ZUS formularz ZUS ZWUA w terminie do 7 grudnia 2007 r., wskazując jako datę wyrejestrowania z ubezpieczeń - 1 grudnia 2007 r.

Obecnie na druku ZUS ZWUA podaje się, oprócz danych identyfikacyjnych ubezpieczonego, kod tytułu ubezpieczeń i kod przyczyny wyrejestrowania, datę wyrejestrowania z ubezpieczeń. Nie wskazuje się natomiast rodzaju ubezpieczeń, z jakich dokonywane jest wyrejestrowanie. Zmiana formularza ZUS ZWUA wynikała z faktu, że wyrejestrowanie ze wszystkich ubezpieczeń powinno następować z tą samą datą.

WAŻNE!

Obecnie na druku ZUS ZWUA podaje się jedną datę wyrejestrowania ze wszystkich ubezpieczeń.

W przypadku gdy umowa o pracę została rozwiązana za wypowiedzeniem (bez znaczenia, czy z inicjatywy pracodawcy czy pracownika), okres wypowiedzenia wlicza się pracownikowi do okresu trwania stosunku pracy. Oznacza to, że pracownik powinien zostać wyrejestrowany z ubezpieczeń po rozwiązaniu umowy o pracę, tj. po upływie okresu wypowiedzenia, nawet jeśli zostanie zwolniony z obowiązku świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia lub gdy okres wypowiedzenia zostanie skrócony. Ostatni dzień wypowiedzenia jest wówczas ostatnim dniem podlegania ubezpieczeniom społecznym oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu.

PRZYKŁAD

Pracownik zatrudniony na czas nieokreślony od 5 lat, 20 listopada 2007 r. otrzymał wypowiedzenie umowy o pracę z powodu likwidacji jego pracodawcy. Okres wypowiedzenia został skrócony z 3 miesięcy do 1 miesiąca. Ponadto pracodawca zwolnił go z obowiązku przychodzenia do pracy w grudniu 2007 r. W tej sytuacji wypowiedzenie biegło od 1 grudnia 2007 r., a okres wypowiedzenia upłynął 31 grudnia 2007 r. Płatnik składek powinien wyrejestrować pracownika z ubezpieczeń na formularzu ZUS ZWUA z datą 1 stycznia 2008 r.

Wyrejestrowanie z ubezpieczenia zdrowotnego członków rodziny pracownika

Jeśli pracownik, z którym zostaje rozwiązana umowa o pracę, zgłaszał do ubezpieczenia zdrowotnego członków swojej rodziny, płatnik składek ma obowiązek wyrejestrować ich z ubezpieczenia z dniem następnym po rozwiązaniu umowy o pracę z pracownikiem.

WAŻNE!

Wyrejestrowanie pracownika z ubezpieczeń na ZUS ZWUA nie powoduje automatycznego wyrejestrowania z ubezpieczenia zdrowotnego członków jego rodziny.

Obecnie, w związku ze zmianą formularzy ubezpieczeniowych, wyrejestrowanie z ubezpieczenia zdrowotnego członków rodziny następuje wyłącznie na formularzu ZUS ZCNA - bez względu na to, czy zostali zgłoszeni do ubezpieczenia na tym formularzu czy na ZUS ZCZA (który został wycofany). Na formularzu należy podać dane identyfikacyjne członków rodziny ubezpieczonego oraz datę wyrejestrowania ich z ubezpieczenia zdrowotnego - tę samą, z jaką wyrejestrowano z ubezpieczeń pracownika. Ponadto należy wypełnić część druku dotyczącą adresu zamieszkania członków rodziny ubezpieczonego.

PRZYKŁAD

Na wniosek pracownika pracodawca zgłosił do ubezpieczenia zdrowotnego niepełnoletnią córkę pracownika na druku ZUS ZCZA (jej adres zamieszkania był ten sam co adres zamieszkania pracownika). Umowa o pracę została rozwiązana z pracownikiem 20 grudnia 2007 r. na mocy porozumienia stron. Do 27 grudnia 2007 r. pracodawca powinien przekazać do ZUS druki: ZUS ZWUA - wyrejestrowanie z ubezpieczeń społecznych i z ubezpieczenia zdrowotnego pracownika oraz ZUS ZCNA - wyrejestrowanie córki z ubezpieczenia zdrowotnego, podając jako datę wyrejestrowania pracownika i jego córki 21 grudnia 2007 r.

---

Gdy po rozwiązaniu umowy o pracę trwa umowa cywilnoprawna

Pracownik, który zawiera z własnym pracodawcą dodatkowo umowę zlecenia (lub inną umowę o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego dotyczące umowy zlecenia) albo umowę o dzieło, do celów ubezpieczeń społecznych z tytułu tych umów cywilnoprawnych również jest traktowany jak pracownik. Jeśli umowa cywilna trwa w okresie zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, to pracodawca musi doliczać przychód z tych umów do wynagrodzenia ze stosunku pracy i od tej sumy naliczać składki na ubezpieczenia pracownicze. Nie musi jednak dokonywać ani dodatkowego zgłoszenia, ani wyrejestrowania umowy zlecenia/o dzieło z ubezpieczeń.

Inaczej jest w sytuacji, gdy umowa o pracę została rozwiązana, a umowa cywilna trwa nadal.

Jeżeli z pracownikiem została dodatkowo zawarta umowa zlecenia, to po wyrejestrowaniu go z ubezpieczeń pracowniczych z kodem tytułu ubezpieczeń 01 10 xx należy zgłosić go do ubezpieczeń jako zleceniobiorcę. Oznacza to, że w przypadku, gdy jest to jego jedyny tytuł ubezpieczeń, należy go zgłosić do ubezpieczeń społecznych - do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych oraz wypadkowego (jeżeli umowa jest wykonywana w siedzibie lub miejscu prowadzenia działalności przez zleceniodawcę) oraz do ubezpieczenia zdrowotnego - z kodem tytułu ubezpieczenia 04 xx xx. Do ubezpieczenia chorobowego zleceniobiorca może przystąpić dobrowolnie, ale na bieżąco, nie z okresem wstecznym.

Jeśli natomiast z pracownikiem była dodatkowo zawarta umowa o dzieło, to przychód z tej umowy podlega składkom tylko za okres do dnia rozwiązania umowy o pracę. Umowa o dzieło nie rodzi obowiązku ubezpieczeń po ustaniu stosunku pracy. Zatem za pracownika, który wykonuje na rzecz byłego pracodawcy tylko taką umowę, nie płaci się składek do ZUS.

PRZYKŁAD

Spółka cywilna zawarła ze swoją pracownicą, zatrudnioną na podstawie umowy o pracę na czas określony od 1 stycznia do 31 grudnia 2007 r., dodatkowo umowę zlecenia na okres od 15 października 2007 r. do 18 stycznia 2008 r. Umowa o pracę nie została przedłużona. Umowa zlecenia jest wykonywana w siedzibie spółki. W tej sytuacji spółka miała obowiązek wyrejestrować pracownicę z ubezpieczeń społecznych i z ubezpieczenia zdrowotnego z kodem tytułu 01 10 xx od 1 stycznia 2008 r. na formularzu ZUS ZWUA i od tej samej daty zgłosić ją do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego, rentowych, wypadkowego oraz zdrowotnego na formularzu ZUS ZUA z kodem tytułu ubezpieczeń 04 11 xx. Pracodawca będzie musiał dokonać wyrejestrowania z ubezpieczeń z kodem 04 11 xx z datą 19 stycznia 2008 r., jeżeli umowa zlecenia nie będzie dalej przedłużona.

Obowiązki związane z rozliczeniem składek

Składniki wynagrodzenia osiągnięte z tytułu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę stanowią podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i na ubezpieczenie zdrowotne, poza:

• wynagrodzeniem za czas niezdolności do pracy (które podlega jednak składce na ubezpieczenie zdrowotne) i zasiłkami z ubezpieczenia społecznego,

• rodzajami przychodów zwolnionych ze składek na mocy rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.).

Obowiązek potrącenia składek dotyczy również przychodów wypłacanych po ustaniu zatrudnienia, jeśli przysługują one z tytułu rozwiązanej umowy o pracę, chyba że zostały zwolnione ze składek. Jeśli odchodzącemu pracownikowi pracodawca wypłacił na przykład:

• nagrodę jubileuszową, która w myśl przepisów obowiązujących w zakładzie pracy przysługuje pracownikom nie częściej niż co 5 lat,

• odprawę pieniężną przysługującą w związku z przejściem na emeryturę lub rentę,

• odprawę, odszkodowanie lub rekompensatę - wypłacone z tytułu wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy (w tym z tytułu rozwiązania stosunku pracy z przyczyn leżących po stronie pracodawcy, nieuzasadnionego lub niezgodnego z prawem wypowiedzenia umowy o pracę lub rozwiązania jej bez wypowiedzenia, skrócenia okresu jej wypowiedzenia, niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy),

• odszkodowanie z tytułu umowy o zakazie konkurencji zawartej na okres po rozwiązaniu umowy o pracę,

kwoty tych świadczeń nie będą stanowić podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne ani na ubezpieczenie zdrowotne. Świadczenia te zostały zwolnione ze składek na mocy wspomnianego rozporządzenia w sprawie ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

---

PRZYKŁAD

Zakład pracy rozwiązał z pracownikiem umowę o pracę z przyczyn ekonomicznych. Z tego tytułu pracownik otrzymał odprawę. Ponieważ pracownik, którego stanowisko pracy zostało zlikwidowane, przepracował w firmie ponad 20 lat, zakład pracy postanowił przyznać mu dodatkowe odszkodowanie w wysokości 4-krotności jego miesięcznego wynagrodzenia. Zarówno odprawa, jak i odszkodowanie nie będą stanowić podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne ani na ubezpieczenie zdrowotne.

Od składników, które nie podlegają zwolnieniu ze składek, takich jak: wynagrodzenie za poprzedni miesiąc, zaległe wynagrodzenie, wynagrodzenie za okres wypowiedzenia, ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, premie, nagrody pieniężne lub rzeczowe, nagrody roczne („trzynastki”) itp. - należy odprowadzić składki na ubezpieczenia społeczne i odpowiednio na ubezpieczenie zdrowotne, niezależnie od daty ich wypłacenia.

PRZYKŁAD

Pracownikowi, z którym umowa o pracę została rozwiązana 31 grudnia 2007 r., zakład pracy wypłacił w ostatnim dniu trwania umowy wynagrodzenie za grudzień 2007 r. oraz ekwiwalent za niewykorzystane 10 dni urlopu wypoczynkowego, a w styczniu 2008 r. - premię za IV kwartał 2007 r. oraz odprawę emerytalną (po dostarczeniu decyzji ZUS o przyznaniu emerytury). W raporcie ZUS RCA składanym za tę osobę za grudzień 2007 r. w terminie do 15 stycznia 2008 r. zakład musi rozliczyć składki od wynagrodzenia za grudzień 2007 r. oraz od ekwiwalentu za urlop. Natomiast w raporcie ZUS RCA za styczeń 2008 r. muszą zostać rozliczone składki od premii, mimo że została ona wypłacona po ustaniu zatrudnienia. W raporcie tym nie należy uwzględniać odprawy emerytalnej, która jest zwolniona ze składek.

Od daty dokonania wypłaty przychodu ze stosunku pracy, który stanowi podstawę wymiaru składek, zależy natomiast kod tytułu ubezpieczenia, jakiego należy użyć wypełniając raport rozliczeniowy, w którym zostaną rozliczone składki na ubezpieczenia byłego pracownika.

W sytuacji gdy pracownik otrzyma wypłatę po ustaniu zatrudnienia, ale jeszcze w tym samym miesiącu, w którym był zatrudniony, raport ZUS RCA należy wypełnić podając pracowniczy kod tytułu ubezpieczenia 01 10 xx. Jeżeli jednak wypłaty dokonano w miesiącu przypadającym po miesiącu, w którym została rozwiązana umowa o pracę, składki należy rozliczyć z kodem tytułu ubezpieczenia 30 00 xx (kod ten oznacza osobę, za którą należy rozliczyć i opłacić składki lub należne świadczenia w dokumentach rozliczeniowych składanych nie wcześniej niż za następny miesiąc po ustaniu tytułu do ubezpieczeń). Tak samo należy postąpić, jeśli pracodawca wypłaca byłemu pracownikowi wynagrodzenie należne za okres trwania umowy o pracę, a nadal zatrudnia tę osobę na umowę zlecenia lub umowę o dzieło. Przychód przysługujący z tytułu zlecenia wykonywanego po rozwiązaniu umowy o pracę należy rozliczyć z kodem tytułu ubezpieczeń 04 xx xx.

PRZYKŁAD

Osobie, którą spółka zatrudniała na podstawie umowy o pracę, a obecnie zatrudnia na umowę zlecenia, zostało wypłacone 31 grudnia 2007 r. wynagrodzenie z tytułu pracy na podstawie umowy o pracę trwającej do 31 grudnia 2007 r. oraz wynagrodzenie za pracę wykonaną w grudniu 2007 r. na zlecenie. Ponadto była pracownica otrzymała 10 stycznia 2008 r. nagrodę roczną za 2007 r. z tytułu zatrudnienia na umowę o pracę. Spółka powinna złożyć za tę osobę następujące raporty:

• ZUS RCA za grudzień 2007 r. z kodem tytułu ubezpieczeń 01 10 xx (podstawą wymiaru składek jest suma przychodów z umowy o pracę i zlecenia),

• ZUS RCA za styczeń 2008 r. z kodem 04 11 xx (podstawą wymiaru składek jest przychód z umowy zlecenia),

• ZUS RCA za styczeń 2008 r. z kodem 30 00 xx (podstawą wymiaru składek jest kwota nagrody rocznej z tytułu rozwiązanej umowy o pracę).

Podstawa prawna:

• art. 13 pkt 1, pkt 2, art. 36 ust. 11 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.),

• art. 81 ust. 1 i ust. 5 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (DzU nr 210, poz. 2135 ze zm.),

• § 2 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.),

• rozporządzenie z 4 grudnia 1998 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących oraz innych dokumentów (DzU nr 149, poz. 982 ze zm.),

• art. 30 § 2¹, art. 36¹ § 1 Kodeksu pracy.

Andrzej Okułowicz

ekspert w zakresie ubezpieczeń społecznych

Orzecznictwo uzupełniające:

• Określenie „ustanie stosunku pracy” przewidziane w art. 6 ust. 4, 6 i 7 ustawy z 29 grudnia 1993 r. o ochronie roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy (jednolity tekst: DzU z 2002 r. nr 9, poz. 85 ze zm.) oznacza dzień upływu okresu wypowiedzenia skróconego na podstawie art. 36¹ § 1 k.p. (Postanowienie Sądu Najwyższego z 9 maja 2006 r., II PZP 2/06, OSNP 2007/9-10/133)

• Były pracownik, który otrzymuje odszkodowanie z tytułu skróconego okresu wypowiedzenia umowy o pracę (art. 36¹ k.p.) nie podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu społecznemu pracowników. (Wyrok Sądu Najwyższego z 13 lipca 2005 r., I UK 315/04, OSNP 2006/9-10/160)