Jak naliczyć składki od świadczenia urlopowego, które wypłacono nienależnie

Świadczenie urlopowe wypłacone pracownikowi, który nie skorzystał z 14-dniowego nieprzerwanego urlopu wypoczynkowego, jest świadczeniem nienależnie wypłaconym. Jeśli nie będą Państwo żądać jego zwrotu, dla pracownika będzie to przychód ze stosunku pracy podlegający zarówno oskładkowaniu, jak i opodatkowaniu podatkiem dochodowym.

UZASADNIENIE

Pracodawcy, realizując politykę socjalną wobec pracowników, mogą albo tworzyć zakładowy fundusz świadczeń socjalnych i z niego dofinansowywać wypoczynek osobom uprawnionym, albo wypłacać świadczenia urlopowe na zasadach określonych w ustawie o zfśs. Jednak świadczenie urlopowe mogą wypłacać tylko te firmy, które według stanu na 1 stycznia danego roku zatrudniały mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty i nie utworzyły zfśs.

WAŻNE!

Pracodawcy, którzy mają obowiązek utworzenia zfśs (zatrudniający co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty) oraz pracodawcy, którzy dobrowolnie utworzyli zfśs, nie mogą wypłacać świadczeń urlopowych.

Prawo do świadczenia urlopowego przysługuje raz w roku pracownikowi, który korzysta z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Pracownik powinien je otrzymać najpóźniej w ostatnim dniu poprzedzającym urlop wypoczynkowy w wysokości nie wyższej niż kwota odpisu podstawowego na fundusz, odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia tego pracownika.

Tak wypłacone świadczenie urlopowe nie podlega składkom na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Zwolnienie ze składek na ZUS wynika zarówno z ustawy o zfśs, jak i z rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Pracownik, który faktycznie nie skorzysta w 2009 r. z urlopu obejmującego co najmniej 14 kolejnych dni, nie ma prawa do świadczenia urlopowego.

Prawo do świadczenia urlopowego nie przysługuje również pracownikowi wówczas, gdy pracodawca udzielił mu urlopu w wymiarze kolejnych 14 dni kalendarzowych i wypłacił świadczenie urlopowe w ostatnim dniu pracy przed urlopem, ale urlop ten został przerwany zdarzeniem losowym (m.in. tak jak w pytaniu – chorobą pracownika). W takiej sytuacji Kodeks pracy przewiduje, że niewykorzystaną część urlopu z powodu choroby pracodawca powinien udzielić w późniejszym terminie, uzgodnionym z pracownikiem. Jednak pracownik, który z powodu przerwania urlopu przebywał na nim krócej niż kolejnych 14 dni, traci prawo do świadczenia urlopowego. Staje się ono świadczeniem nienależnym. Pracodawca może się wówczas domagać zwrotu świadczenia od pracownika. W praktyce, w takich przypadkach strony mogą się porozumieć, że pracownik nie będzie musiał zwracać świadczenia, jeśli 14 kolejnych dni roboczych urlopu wykorzysta w późniejszym terminie.

Taka sytuacja miała również miejsce w przypadku pracownika Państwa firmy. Jednak nie ma tu możliwości udzielenia mu urlopu w terminie późniejszym.

Jeśli firma odstąpi od żądania zwrotu świadczenia urlopowego nienależnie wypłaconego pracownikowi, świadczenie to będzie podlegało składkom na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, gdyż nie zostanie wypłacone zgodnie z ustawą o zfśs.

Świadczenie urlopowe (zarówno należne, jak i nienależne) podlega ponadto opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Przepisy podatkowe nie przewidują zwolnienia z podatku dla tego rodzaju przychodu.

Skoro świadczenie urlopowe zostało wypłacone pracownikowi w sierpniu br. i jest to ostatni miesiąc jego pracy, to rozliczając wynagrodzenie za ten miesiąc należy uwzględnić świadczenie urlopowe w podstawie wymiaru składek i zaliczki na podatek.

Trzeba również pamiętać, że ze względu na brak możliwości udzielenia pracownikowi pozostałej części urlopu w naturze ze względu na rozwiązanie umowy o pracę, trzeba będzie wypłacić mu ekwiwalent pieniężny, od którego również należy opłacić składki i zaliczkę na podatek.