Jak naliczyć składki od świadczenia urlopowego, które wypłacono nienależnie

Świadczenie urlopowe wypłacone pracownikowi, który nie skorzystał z 14-dniowego nieprzerwanego urlopu wypoczynkowego, jest świadczeniem nienależnie wypłaconym. Jeśli nie będą Państwo żądać jego zwrotu, dla pracownika będzie to przychód ze stosunku pracy podlegający zarówno oskładkowaniu, jak i opodatkowaniu podatkiem dochodowym.

UZASADNIENIE

Pracodawcy, realizując politykę socjalną wobec pracowników, mogą albo tworzyć zakładowy fundusz świadczeń socjalnych i z niego dofinansowywać wypoczynek osobom uprawnionym, albo wypłacać świadczenia urlopowe na zasadach określonych w ustawie o zfśs. Jednak świadczenie urlopowe mogą wypłacać tylko te firmy, które według stanu na 1 stycznia danego roku zatrudniały mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty i nie utworzyły zfśs.

WAŻNE!

Pracodawcy, którzy mają obowiązek utworzenia zfśs (zatrudniający co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty) oraz pracodawcy, którzy dobrowolnie utworzyli zfśs, nie mogą wypłacać świadczeń urlopowych.

Prawo do świadczenia urlopowego przysługuje raz w roku pracownikowi, który korzysta z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Pracownik powinien je otrzymać najpóźniej w ostatnim dniu poprzedzającym urlop wypoczynkowy w wysokości nie wyższej niż kwota odpisu podstawowego na fundusz, odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia tego pracownika.

Tak wypłacone świadczenie urlopowe nie podlega składkom na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Zwolnienie ze składek na ZUS wynika zarówno z ustawy o zfśs, jak i z rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Pracownik, który faktycznie nie skorzysta w 2009 r. z urlopu obejmującego co najmniej 14 kolejnych dni, nie ma prawa do świadczenia urlopowego.

Prawo do świadczenia urlopowego nie przysługuje również pracownikowi wówczas, gdy pracodawca udzielił mu urlopu w wymiarze kolejnych 14 dni kalendarzowych i wypłacił świadczenie urlopowe w ostatnim dniu pracy przed urlopem, ale urlop ten został przerwany zdarzeniem losowym (m.in. tak jak w pytaniu – chorobą pracownika). W takiej sytuacji Kodeks pracy przewiduje, że niewykorzystaną część urlopu z powodu choroby pracodawca powinien udzielić w późniejszym terminie, uzgodnionym z pracownikiem. Jednak pracownik, który z powodu przerwania urlopu przebywał na nim krócej niż kolejnych 14 dni, traci prawo do świadczenia urlopowego. Staje się ono świadczeniem nienależnym. Pracodawca może się wówczas domagać zwrotu świadczenia od pracownika. W praktyce, w takich przypadkach strony mogą się porozumieć, że pracownik nie będzie musiał zwracać świadczenia, jeśli 14 kolejnych dni roboczych urlopu wykorzysta w późniejszym terminie.

Taka sytuacja miała również miejsce w przypadku pracownika Państwa firmy. Jednak nie ma tu możliwości udzielenia mu urlopu w terminie późniejszym.

Jeśli firma odstąpi od żądania zwrotu świadczenia urlopowego nienależnie wypłaconego pracownikowi, świadczenie to będzie podlegało składkom na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, gdyż nie zostanie wypłacone zgodnie z ustawą o zfśs.

Świadczenie urlopowe (zarówno należne, jak i nienależne) podlega ponadto opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Przepisy podatkowe nie przewidują zwolnienia z podatku dla tego rodzaju przychodu.

Skoro świadczenie urlopowe zostało wypłacone pracownikowi w sierpniu br. i jest to ostatni miesiąc jego pracy, to rozliczając wynagrodzenie za ten miesiąc należy uwzględnić świadczenie urlopowe w podstawie wymiaru składek i zaliczki na podatek.

Trzeba również pamiętać, że ze względu na brak możliwości udzielenia pracownikowi pozostałej części urlopu w naturze ze względu na rozwiązanie umowy o pracę, trzeba będzie wypłacić mu ekwiwalent pieniężny, od którego również należy opłacić składki i zaliczkę na podatek.

---

Składki i podatek powinny zostać rozliczone w następujący sposób:

I. Założenia

• Pracownik zatrudniony do 22 sierpnia br. złożył wniosek o urlop wypoczynkowy od 5 do 18 sierpnia,

• Pracownik otrzymał 4 sierpnia br. świadczenie urlopowe w wysokości 1000,04 zł (odpis podstawowy dla pracownika pełnoetatowego zatrudnionego w normalnych warunkach pracy w 2009 r.),

• Świadczenie urlopowe netto wyniosło 886,04 zł (pracodawca nie pobrał od kwoty świadczenia składek na ZUS, ale pobrał zaliczkę na podatek, stosując koszty uzyskania przychodu 111,25 zł oraz kwotę zmniejszającą podatek 46,33 zł),

• Pracownik zachorował 7 sierpnia br., ale pracodawca nie żąda od niego zwrotu świadczenia urlopowego,

• Wynagrodzenie miesięczne wynosi 2800 zł,

• 21 sierpnia br. pracownik otrzyma:

– wynagrodzenie za przepracowane dni, łącznie z 2 dniami urlopu w sierpniu br. – 1306,72 zł,

– wynagrodzenie chorobowe za okres od 7 do 22 sierpnia br. w wysokości 1030,88 zł,

– ekwiwalent za 8 dni (64 godziny) niewykorzystanego urlopu w kwocie 1062,40 zł.

---

II. Rozliczenie składek

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (w tym świadczenie urlopowe):

1000,04 zł + 1306,72 zł + 1062,40 zł = 3369,16 zł.

Składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika:

• emerytalne: 3369,16 zł x 9,76% = 328,83 zł,

• rentowe: 3369,16 zł x 1,5% = 50,54 zł,

• chorobowe: 3369,16 zł x 2,45% = 82,54 zł.

Łącznie: 461,91 zł.

Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne:

3369,16 zł – 461,91 zł = 2907,25 zł,

2907,25 zł + 1030,88 zł (wynagrodzenie chorobowe, które podlega składce zdrowotnej) = 3938,13 zł.

Składka na ubezpieczenie zdrowotne:

• należna do ZUS: 3938,13 zł x 9% = 354,43 zł,

• do odliczenia od zaliczki na podatek dochodowy: 3938,13 zł x 7,75% = 305,21 zł.

III. Ustalenie zaliczki na podatek

Podstawa opodatkowania (tj. dochód bez świadczenia urlopowego, które już zostało opodatkowane przy wypłacie):

3938,13 zł – 1000,04 zł = 2938,09 zł; po zaokrągleniu 2938 zł.

Podstawy opodatkowania nie można zmniejszyć o koszty uzyskania przychodu, a zaliczki o kwotę zmniejszającą podatek, gdyż zostały one zastosowane przy wcześniejszej wypłacie świadczenia urlopowego.

Zaliczka na podatek:

2938 zł x 18% = 528,84 zł.

Zaliczka do wpłaty na konto US:

528,84 zł – 305,21 zł = 223,63 zł; po zaokrągleniu 224 zł.

IV. Obliczenie wynagrodzenia netto za sierpień br.

(1306,72 zł + 1062,40 zł + 1030,88 zł) – (461,91 zł + 224 zł + 354,43 zł) = 2359,66 zł.

Podstawa prawna

• art. 166, art. 171 Kodeksu pracy,
• § 2 ust. 1 pkt 21 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.),
• art. 3 ust. 3, ust. 4–6 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU nr 70, poz. 335 ze zm.),
• art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.).