Zasady zatrudniania pracowników tymczasowych

Problematyka tzw. „leasingu pracowniczego” została uregulowana w ustawie o zatrudnianiu pracowników tymczasowych z dnia 09 lipca 2003 r. (Dz.U. Nr 166, poz. 1608, wraz ze zm.). Ustawa ta stwarza podstawy prawne do zatrudniania pracowników tymczasowych przez agencje pracy tymczasowej i określa zasady kierowania tych pracowników i osób, z którymi agencje zawarły umowy cywilnoprawne, do wykonywania pracy tymczasowej na rzecz pracodawcy użytkownika. W takim zakresie w jakim nie uregulowano relacji pomiędzy agencją pracy tymczasowej, pracownikiem tymczasowym i pracodawcą użytkownikiem stosuje się co do zasady przepisy prawa pracy dotyczące odpowiednio pracodawcy i pracownika (m.in. przepisy Kodeksu pracy).

1. Zasady ogólne – co warto wiedzieć na początek

Pracą tymczasową jest wykonywanie na rzecz danego użytkownika (I) zadań o charakterze sezonowym, okresowym, doraźnym lub (II) takich, których terminowe wykonanie przez pracowników zatrudnionych przez pracodawcę użytkownika nie byłoby możliwe, a także (III) których, wykonanie należy do obowiązków nieobecnego pracownika zatrudnionego przez użytkownika. W ustawie przyjęto charakterystyczny dla zatrudnienia tymczasowego udział trzech podmiotów: pracownika, agencji pracy tymczasowej i pracodawcy użytkownika. Nie jest to jednak umowa trójstronna. Pracownik tymczasowy jest bowiem zatrudniony przez agencję pracy tymczasowej w celu wykonywania pracy tymczasowej na rzecz i pod kierownictwem pracodawcy użytkownika (użytkownika). Pracownika zatrudnia agencja (zawierając z nim umowę o pracę na czas określony, na czas wykonania określonej pracy, ewentualnie – choć jest to zagadnienie kontrowersyjne – na podstawie umowy o prace na czas zastępstwa), ale wykonuje on pracę u pracodawcy użytkownika. Ten ostatni z kolei również zawiera umowę z agencją. W uproszczeniu można zatem powiedzieć, że pracodawcą użytkownikiem jest podmiot wyznaczający pracownikowi skierowanemu przez agencję zadania i kontrolujący ich wykonanie.

Polecamy również serwis: Zatrudnianie i zwalnianie

2. Ograniczenia w zatrudnieniu pracownika tymczasowego

Warto wiedzieć, że choć zatrudnienie tymczasowe jest wygodne dla pracodawców nie każdy może skorzystać z tej formy zatrudnienia. Po pierwsze, w ramach pracy tymczasowej nie można zatrudnić własnego pracownika. W związku z tym niedopuszczalna będzie sytuacja, gdy pracownik zatrudniony na stałe u pracodawcy i dodatkowo w agencji, zostaje skierowany przez agencję do swojego stałego pracodawcy jako do pracodawcy użytkownika. Nie jest to możliwe nawet gdyby praca wykonywana w ramach leasingu była innego rodzaju niż praca wykonywana stale u swojego pracodawcy.

Po drugie, pracodawca użytkownik nie może skorzystać z angażu pracownika tymczasowego na stanowisku, na którym w ciągu ostatnich 3 miesięcy zatrudniony był inny pracownik i rozwiązano z nim stosunek pracy z przyczyn nie dotyczących pracowników. Po trzecie, nie można zatrudnić pracownika tymczasowego przy pracy szczególnie niebezpiecznej w rozumieniu przepisów wydanych na podstawie Kodeksu pracy. Po czwarte, wyeliminowana została możliwość zatrudnienia pracownika tymczasowego na stanowisku, na którym jest zatrudniony już pracownik, ale nie wykonuje pracy z uwagi na udział w akcji strajkowej.

3. Najpierw uzgodnienia z pracodawcą użytkownikiem

Jak była mowa powyżej pracownika łączy umowa z agencją pracy tymczasowej. Zanim jednak zostanie ona podpisana agencja musi poczynić ustalenia z pracodawcą użytkownikiem i zawrzeć z nim pisemne porozumienie. Podczas świadczenia pracy przez pracownika pracodawca użytkownik przejmuje bowiem od agencji część obowiązków pracodawcy, niektóre z mocy ustawy, inne na podstawie dobrowolnego przejęcia w ramach ustaleń z agencją. Zakres tych obowiązków jest więc zależny od ustaleń poczynionych z agencją.

Zobacz również: Agencje zatrudnienia - bezpieczne wyjazdy do pracy za granicę

a) Postanowienia ogólne w porozumieniu

Do podstawowych uzgodnień należy określenie:

• rodzaju pracy, która ma być powierzona pracownikowi tymczasowemu – przy czym jak była mowa powyżej nie mogą to być prace szczególne niebezpieczne (np. roboty budowlane, rozbiórkowe, remontowe i montażowe prowadzone bez wstrzymania ruchu zakładu pracy lub jego części, czy prace na wysokości). Rodzaj pracy można określić opisowo lub poprzez wskazanie stanowiska. Użytkownik nie może powierzyć pracownikowi innej pracy niż określona w umowie nawet na okres nie przekraczający trzech miesięcy, ani też powierzać mu wykonywania pracy na rzecz i pod kierownictwem innego podmiotu.
• wymagań kwalifikacyjnych koniecznych do wykonywania pracy, która ma być powierzona pracownikowi tymczasowemu – w tym zakresie liczą się przede wszystkim preferencje pracodawcy użytkownika, ale trzeba też pamiętać o ewentualnych wymogach wynikających z obowiązującego prawa.
• przewidywanego okresu wykonywania pracy tymczasowej – przy czym należy tu pamiętać, że w okresie obejmującym 36 kolejnych miesięcy agencja pracy tymczasowej zatrudniająca pracownika tymczasowego może skierować tego pracownika do wykonywania pracy tymczasowej na rzecz jednego pracodawcy użytkownika przez okres nie przekraczający łącznie 18 miesięcy. Wyjątkowo jeżeli pracownik tymczasowy wykonuje w sposób ciągły na rzecz danego pracodawcy użytkownika pracę tymczasową obejmującą zadania, których wykonanie należy do obowiązków nieobecnego pracownika zatrudnionego przez tego pracodawcę użytkownika, okres wykonywania pracy tymczasowej nie może przekroczyć 36 miesięcy. Po tym okresie pracownik tymczasowy może być ponownie skierowany do wykonywania pracy tymczasowej u tego pracodawcy użytkownika nie wcześniej niż po upływie 36 miesięcy.
• wymiaru czasu pracy pracownika tymczasowego – obowiązują tu takie sama zasady jak w przypadku „zwykłych” pracowników. Warto przy tym pamiętać, że do zadań użytkownika należy prowadzenie ewidencji czasu pracy, ewentualne sporządzenie grafików czasu pracy jeśli godziny jej wykonywania są zmienne.
• miejsca wykonywania pracy tymczasowej.

b) Wynagrodzenie i zakaz dyskryminacji

Pracownik w okresie wykonywania pracy na rzecz użytkownika nie może być traktowany mniej korzystnie w zakresie warunków pracy i innych warunków zatrudnienia niż pracownicy zatrudnieni przez tego użytkownika na takim samym lub podobnym stanowisku pracy. Dlatego jedną z ważniejszych kwestii jest sprawa wynagrodzenia. Pamiętając o zakazie dyskryminacji w stosunku do pracowników tymczasowych pracodawca użytkownik powinien poinformować agencję o stosowanych u niego zasadach wynagradzania i na tej podstawie należy ustalić wynagrodzenie pracownika tymczasowego. Przed zawarciem umowy o pracę między agencją pracy tymczasowej a pracownikiem tymczasowym agencja pracy tymczasowej i pracodawca użytkownik muszą uzgodnić na piśmie zakres informacji dotyczących przebiegu pracy tymczasowej, które mają wpływ na wysokość wynagrodzenia za pracę pracownika tymczasowego, oraz sposób i termin przekazywania tych informacji agencji pracy tymczasowej w celu prawidłowego obliczania wynagrodzenia za pracę tego pracownika.

Należy też ustalić kto i na jakich zasadach będzie wypłacał pracownikowi wynagrodzenie z tytułu podróży służbowej. Aby nie doszło do dyskryminacji pracownika tymczasowego warto określić (zwłaszcza przy dłuższym zatrudnieniu) zasady przekazywania agencji przez pracodawcę użytkownika informacji dotyczących zasad wynagradzania jeśli ulegną one zmianie. Odnośnie zakazu dyskryminacji warto pamiętać, że pracownik wykonujący pracę na rzecz pracodawcy użytkownika krócej niż 6 tygodni, nie musi mieć dostępu do szkoleń organizowanych przez pracodawcę użytkownika – po tym okresie zasada ta przestaje obowiązywać.

Można powiedzieć, że zatrudnianie pracowników tymczasowych „rządzi się swoimi prawami”. Choć ta forma zatrudnienia staje się coraz bardziej popularna przepisy nie zawsze są jasne, a znaczna część ustaleń powinna znaleźć się w umowie pomiędzy agencją pracy tymczasowej, a pracodawcą użytkownikiem.

Zobacz również: Zatrudnianie pracowników tymczasowych - ograniczenia

c) Bezpieczeństwo i higiena pracy i dokumentacja

Jedną z korzyści zatrudnienia tymczasowego jest zmniejszenie formalności kadrowo – płacowych. To ułatwienie wiąże się z koniecznością dokonania wielu ustaleń pomiędzy agencją, a pracodawcą użytkownikiem. Najbardziej kluczowymi kwestiami oprócz wyżej wymienionych są kwestie związane z zapewnieniem pracownikowi bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Agencja rekrutuje pracownika i najczęściej to ona przeprowadzi wstępne badania lekarskie (choć w umowie z pracodawcą użytkownikiem można wprowadzić odmienne postanowienia lub np. zastrzec zwrot kosztów badań przez pracodawcę użytkownika), zawiadamia Urząd Pracy o zatrudnieniu, zgłasza pracownika do ZUS. Agencja prowadzi również dokumentację pracowniczą (choć w tym zakresie w praktyce najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest przechowywanie kopii dokumentów przez pracodawcę użytkownika). Pracodawca użytkownik powinien zapoznać pracownika z informacjami dotyczącymi tajemnicy służbowej, handlowej i regulaminem pracy. Również do użytkownika należy wstępne przeszkolenie pracownika w zakresie bhp. Obowiązkowo użytkownik zapewnia też bezpieczne i higieniczne warunki pracy podczas wykonywania pracy przez pracownika. Choć w tym zakresie podział obowiązków pomiędzy agencję a pracodawcę użytkownika powinien być ściśle określony.

d) Urlop wypoczynkowy

Częściowo zasady dotyczące udzielania urlopu wynikają z ustawy, częściowo natomiast należy ustalić kwestie z tym związane. Należy podkreślić, że w praktyce kwestie związane z udzieleniem urlopu należą do bardziej problematycznych. Agencja i pracodawca użytkownik powinny uzgodnić wykorzystanie przez pracownika urlopu wypoczynkowego. W związku z takim uzgodnieniem należy ustalić tryb udzielenia urlopu – czy na wniosek pracownika, czy też w terminie wyznaczonym/uzgodnionym przez użytkownika. O uzgodnieniach dotyczących warunków umowy i urlopu, agencja zawiadamia pracownika, przed zawarciem z nim umowy o pracę.

Generalnie obowiązują w tym zakresie następujące zasady:

• Pracownikowi tymczasowemu przysługuje urlop wypoczynkowy w wymiarze dwóch dni za każdy miesiąc pozostawania w dyspozycji jednego pracodawcy użytkownika lub więcej niż jednego pracodawcy użytkownika; urlop nie przysługuje za okres, za który pracownik wykorzystał u poprzedniego pracodawcy urlop wypoczynkowy przysługujący na podstawie odrębnych przepisów.
• Jeżeli okres wykonywania pracy na rzecz danego pracodawcy użytkownika obejmuje 6 miesięcy lub okres dłuższy, pracodawca użytkownik jest obowiązany umożliwić pracownikowi tymczasowemu wykorzystanie w tym okresie urlopu wypoczynkowego (również urlopu na żądanie!), udzielając, w terminie uzgodnionym z tym pracownikiem, czasu wolnego od pracy w wymiarze odpowiadającym przysługującemu temu pracownikowi urlopowi wypoczynkowemu. Urlop jest więc przyznawany za czas przepracowany z „dołu”.
• W razie niewykorzystania przez pracownika urlopu wypoczynkowego należy mu się ekwiwalent pieniężny. Ekwiwalent pieniężny wypłaca pracownikowi agencja.

Zadaj pytanie: Forum Kadry

e) Okres wypowiedzenia

Pracownika tymczasowe zatrudnia i zwalnia agencja pracy (pracodawca użytkownik nie ma w tym zakresie uprawnień nawet wtedy gdyby do zwolnienia miało dojść w trybie dyscyplinarnym). W umowie z pracownikiem tymczasowym można przewidzieć także możliwość wcześniejszego rozwiązania jej przez każdą ze stron. Okres wypowiedzenia wynosi 3 dni, gdy umowa o pracę została zawarta na okres nie przekraczający 2 tygodni. Natomiast jeżeli umowa została zawarta na okres dłuższy niż 2 tygodnie, można ją rozwiązać za jednotygodniowym wypowiedzeniem. Tego rodzaju postanowienia nie mogą jednak dotyczyć umowy na czas wykonania określonej pracy (m.in. z tego względu jest to umowa spotykana w praktyce bardzo rzadko). Umowa ta może być rozwiązana za porozumieniem z pracownikiem lub dyscyplinarnie jeśli spełnione zostaną przesłanki do natychmiastowego rozwiązania umowy. Odrębną kwestią jest sytuacja tzw. porzucenia pracy przez pracownika tymczasowego polegająca na faktycznym zaprzestaniu wykonywania pracy z powodu niestawienia się do pracy, bez usprawiedliwienia przyczyn nieobecności, albo odmowy dalszego wykonywania pracy. O takiej sytuacji użytkownik zawiadamia niezwłocznie agencję, wskazując termin i okolicznościach zaprzestania wykonywania pracy przez pracownika tymczasowego. To jednak agencja, jako pracodawca podejmuje swobodnie decyzję o ewentualnym zwolnieniu dyscyplinarnym (Marek Rotkiewicz, Zatrudnianie pracowników tymczasowych, Warszawa 2010).

4. Po zakończeniu umowy agencyjnej pracownik na stałe?

Ustawa przewiduje, że nieważne są ustalenia zawarte pomiędzy agencją i użytkownikiem dotyczące zakazu zatrudnienia pracownika przez użytkownika po zakończeniu wykonywania u niego pracy. Takim ułatwieniem jest również ustalenie maksymalnego okresu w jakim może być wykonywana praca na rzecz użytkownika. Ponadto, użytkownik jest obowiązany informować pracowników tymczasowych, w sposób przyjęty u tego użytkownika, o wolnych stanowiskach pracy, na których zamierza zatrudnić pracowników.

5. Po uzgodnieniach umowa pomiędzy agencją a pracownikiem

Umowę tę zawiera się na piśmie. Powinna ona zawierać standardowe elementy takie jak strony, rodzaj umowy i datę jej zawarcia oraz wskazywać użytkownika i ustalony okres wykonywania na jego rzecz pracy tymczasowej. Umowa powinna określać również warunki zatrudnienia w okresie wykonywania pracy na rzecz użytkownika, w szczególności wymiar czasu pracy, miejsce wykonywania pracy, wynagrodzenie za pracę oraz termin i sposób wypłacania tego wynagrodzenia przez agencję. Powinna być spójna z uzgodnieniami dokonanymi z pracodawcą użytkownikiem.

Zobacz również: Zatrudnianie cudzoziemców - wymogi wobec agencji pracy tymczasowej

6. Stosowanie przepisów innych ustaw

Do zatrudnienia tymczasowego w zakresie nieuregulowanym odmiennie przepisami omawianej ustawy i przepisami odrębnymi stosuje się odpowiednio przepisy prawa pracy. Jednakże ustawa wyłącza wyraźnie stosowanie niektórych regulacji kodeksu pracy. Do zatrudnienia tymczasowego nie stosuje się art. 177 § 3, 42 § 4 oraz 251 kodeksu pracy. Oznacza to, że umowa o pracę zawarta na czas określony lub na czas wykonania określonej pracy albo na okres próbny przekraczający jeden miesiąc, która uległaby rozwiązaniu po upływie trzeciego miesiąca ciąży, nie ulega przedłużeniu do dnia porodu. Użytkownik, o czym było już wspominane nie może powierzyć pracownikowi innej pracy, nawet na okres nie przekraczający trzech miesięcy. Nawiązanie kolejnej trzeciej umowy na czas określony, o ile umowy były zawarte w okresach nie przekraczających jednego miesiąca, nie jest zaś równoznaczne w skutkach prawnych z zawarciem umowy o pracę na czas nieokreślony.

Do pracowników tymczasowych nie stosuje się również przepisów ustawy z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn nie dotyczących pracowników. Pozostałe prawa i obowiązki użytkownika i agencji w zakresie nieuregulowanym w ustawie o zatrudnianiu pracowników tymczasowych określa zawarta między nimi umowa.

Adwokat Joanna Torbé

Dział Prawa Pracy, Kancelaria Sadkowski i Wspólnicy, partner Stowarzyszenia Agencji Zatrudnienia