Jak rozliczać czas pracy w maju 2008 r.

Obniżenie wymiaru czasu pracy w maju br. powodują trzy święta, występujące 1 maja, 3 maja i 22 maja. Na wymiar czasu pracy nie wpływa jedynie święto pierwszego dnia Zielonych Świątek przypadające w br. 11 maja, ponieważ jest to niedziela. Z tego względu nie zmniejsza wymiaru czasu pracy, ale powinni je uwzględnić pracodawcy z placówek handlowych. Z powodu obowiązującego zakazu handlu w święta nie będą oni mogli polecić swoim pracownikom pracy 11 maja br.

Natomiast Święto Konstytucji 3 maja, mimo że przypada w tym roku w sobotę, obniża wymiar czasu pracy. W praktyce, ponieważ z reguły soboty są dniami wolnymi od pracy wynikającymi z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy, pracodawcy będą musieli oddać pracownikom dodatkowy dzień wolny za to święto.

(?) Wiemy, że musimy oddać pracownikom dzień wolny za święto, które przypada w sobotę 3 maja br. Czy ten dzień możemy im oddać w dowolnym terminie? W jaki sposób należy o tym poinformować pracowników? Praca w naszym zakładzie odbywa się od poniedziałku do piątku w podstawowym systemie czasu pracy.

Dnia wolnego za 3 maja powinni Państwo udzielić do końca okresu rozliczeniowego i poinformować o tym pracowników w sposób przyjęty w zakładzie pracy. Odpowiednia liczba dni wolnych z tytułu zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy musi być zapewniona w każdym okresie rozliczeniowym. A zatem, dnia wolnego przysługującego pracownikowi z tego tytułu, którego zapewnienie nie było możliwe w sobotę 3 maja br. z uwagi na fakt, że w tę sobotę przypada święto, należy udzielić do końca okresu rozliczeniowego, w którym to święto majowe występuje.

Przekazanie pracownikom informacji o terminie udzielenia takiego dnia wolnego może być dokonane w dowolny, przyjęty w zakładzie pracy, sposób, np. przez zarządzenie pracodawcy, oznaczenie tego w harmonogramach pracy pracowników lub przez przekazanie pisemnej informacji o tym fakcie.

(?) Nasz zakład pracy funkcjonuje od poniedziałku do piątku. W związku ze świętem 3 maja przypadającym w tym roku w sobotę musimy udzielić pracownikom innego dnia wolnego. Nie możemy jednak pozwolić sobie na to, aby jednego dnia cały zakład nie funkcjonował. Czy możemy zatem taki dzień wolny wyznaczyć w różnych terminach dla różnych pracowników?

Nie ma prawnych przeciwwskazań, aby pracodawca termin takiego dnia wolnego wyznaczył dla różnych grup pracowników czy nawet dla różnych pracowników na różne dni, tak by zapewnić stałe funkcjonowanie zakładu pracy.

WAŻNE!

Pracodawca może oddać poszczególnym pracownikom dzień wolny za święto przypadające w sobotę w różnych terminach.

Pracodawca jest odpowiedzialny nie tylko za prawidłowe rozliczanie, ale również za prawidłowe planowanie czasu pracy pracowników. To zatem do pracodawcy należy wyznaczanie terminów dni wolnych przysługujących pracownikom z tytułu zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Dotyczy to również dnia wolnego, jakiego pracodawca musi udzielić w związku ze świętem przypadającym w sobotę 3 maja br.

(?) Czy oddając dzień wolny za święto przypadające w sobotę 3 maja br. możemy postąpić w ten sposób, że oddamy pracownikom 8 godzin z tytułu tego święta przez skrócenie pracy do 6 godzin dziennie w ciągu 4 dni pracy, w których pracownicy powinni normalnie przepracować po 8 godzin?

Nie mogą Państwo postąpić w taki sposób. „Oddanie dnia wolnego za święto przypadające 3 maja br.” oznacza faktycznie udzielenie dnia wolnego z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Dzień ten jest wyznaczany bowiem na skutek tego, że w sobotę 3 maja 2008 r., która jest w większości firm dniem wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, przypada święto, a więc sobota ta staje się dniem wolnym z tytułu święta, nie zaś z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy.

---

WAŻNE!

Wyznaczenie dnia wolnego za święto przypadające w sobotę 3 maja br. nie może polegać na skróceniu pracy w sumie o 8 godzin w poszczególne dni tygodnia.

Jeśli zatem pracodawca zamiast udzielić takiego dnia wolnego oddawałby pracownikom po 2 godziny wolne przez 4 kolejne dni, tak aby pracownicy nie przepracowali więcej godzin, niż to wynika z obowiązującego ich w tym okresie rozliczeniowym wymiaru czasu pracy, to faktycznie osiągnąłby ten cel, jednak pracownicy mieliby w tym okresie o jeden dzień wolny za mało z tytułu zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Nie wystarczy zatem oddanie 8 godzin wolnych. Pracownicy muszą otrzymać odpowiednią liczbę dni wolnych z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, a więc oprócz wszystkich wolnych w tym okresie rozliczeniowym sobót, niedziel i świąt muszą mieć zapewniony jeszcze jeden inny dzień wolny przypadający od poniedziałku do piątku.

(?) Jak powinniśmy oddać dzień wolny za święto 3 maja br. pracownikowi, który pracuje na 1/4 etatu? W każdym tygodniu pracuje on po 5 godzin w poniedziałki i wtorki.

W przypadku pracownika zatrudnionego na 1/4 etatu, który pracuje tylko 2 dni w tygodniu - w poniedziałki i wtorki, nie ma potrzeby oddawania dnia wolnego w związku ze świętem 3 maja przypadającym w sobotę. Jednak w tym przypadku należy obniżyć pracownikowi w jednym z jego dni roboczych wymiar czasu pracy o 2 godziny, czyli zamiast 5 godzin pracownik powinien przepracować 3 godziny.

W omawianej sytuacji pracownik ma w okresie rozliczeniowym dużo więcej dni wolnych niż to wynika z minimalnej liczby dni wolnych, czyli z sumy niedziel, świąt i dni wolnych z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Dlatego nie trzeba wyznaczać pracownikowi dnia wolnego za święto przypadające w sobotę. Pracodawca jednak, jeszcze przed rozpoczęciem okresu rozliczeniowego, powinien powiadomić pracownika o tym, że mimo iż dniem wolnym wynikającym z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy dla tego pracownika jest sobota, to w tym okresie rozliczeniowym, zamiast soboty 3 maja, dniem takim jest inny z dni wolnych, np. piątek 2 maja.

Konieczne będzie natomiast obniżenie wymiaru czasu pracy pracownika o 2 godziny, ponieważ przepracowałby o tyle godzin więcej niż wynika to z obowiązującego go wymiaru etatu. W maju br. dla pracownika pracującego na pełny etat do przepracowania są 152 godziny. Pracownik zatrudniony na 1/4 etatu powinien zatem przepracować 38 godzin (1/4 x 152 godziny). Pracując po 5 godzin w poniedziałki i wtorki pracownik przepracowałby w maju br. 40 godzin, a więc o 2 godziny za dużo.

Inaczej byłoby gdyby pracownik zatrudniony na 1/4 etatu pracował od poniedziałku do piątku po 2 godziny. W takiej sytuacji należałoby wyznaczyć mu dzień dodatkowy wolny za święto przypadające w sobotę 3 maja br.

(?) Jesteśmy placówką handlową zatrudniającą 5 pracowników. Czy możemy nakazać im pracę 11 maja br.? Jeden z pracowników poinformował nas, że tego dnia wypada święto i sklep powinien być zamknięty.

Pracownik ma rację. Praca w placówkach handlowych jest zabroniona w dni świąteczne, co oznacza, że pracodawcy prowadzący sklepy nie mogą polecać swoim pracownikom wykonywania pracy w te dni. Dotyczy to również 11 maja 2008 r., czyli pierwszego dnia Zielonych Świątek. Święto to przypada zawsze w niedzielę, a co za tym idzie, wymiar czasu pracy pracownika z tytułu tego święta nie ulega obniżeniu. Jednak zostało ono zaliczone do katalogu świąt, które są dniami wolnymi od pracy, więc praca w placówkach handlowych w to święto, czyli w niedzielę 11 maja 2008 r., jest zakazana.

WAŻNE!

Zakaz pracy w święta w placówkach handlowych nie oznacza zakazu funkcjonowania takich placówek w te dni.

Sklepy mogą być otwarte w święta, byleby nie obsługiwały w nich klientów osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę. W przypadkach zatem, gdy istnieje konieczność funkcjonowania sklepu w dzień świąteczny, bo sklep jest np. czynny non-stop przez 7 dni w tygodniu, obsługę tego sklepu może zapewnić pracodawca, sam wykonując w nim zadania, które, co do zasady, należą do zadań pracowników.

(?) W tym roku Boże Ciało przypada 22 maja. Chcemy, aby pracownicy mieli także wolne w piątek 23 maja, który odpracowaliby w którąś z sobót. Jak dokonać tej zmiany, jeżeli w naszym regulaminie pracy jest zapis, że praca w zakładzie jest wykonywana od poniedziałku do piątku?

Jeśli sobota zgodnie z regulaminem pracy jest u Państwa dniem wolnym od pracy wynikającym z zasady 5-dniowego tygodnia pracy, to odpracowanie wolnego piątku 23 maja w którąś z sobót powinno nastąpić po wcześniejszej zmianie tego regulaminu w tym zakresie. Może ona polegać na wprowadzeniu zapisu umożliwiającego wyznaczenie pracy w sobotę w zamian za wolny dzień przypadający w tygodniu od poniedziałku do piątku. Wprowadzając zmiany w regulaminie pracy muszą Państwo uwzględnić fakt, że w przypadku, gdy w zakładzie pracy działa organizacja związkowa, należy uzgodnić z nią treść wprowadzanych zmian, a także to, że zmiany w regulaminie pracy mogą zacząć obowiązywać dopiero po 2 tygodniach od dnia ich podania do wiadomości pracowników. Jeżeli nie uzgodnią Państwo regulaminu pracy z organizacją związkową w ustalonym terminie lub jeśli w zakładzie nie działa taka organizacja, pracodawca ustala regulamin pracy samodzielnie.

W przedstawionej sytuacji występuje również odmienny pogląd. Zgodnie z nim, z uwagi na cel, jakiemu ma służyć polecenie pracy w taką sobotę - czyli zapewnienie pracownikom „długiego weekendu”, dopuszcza się odpracowanie soboty za wolny piątek 23 maja br., uznając, że jest ono rozwiązaniem korzystnym dla pracowników, mimo że jest niezgodne z regulaminem pracy. Informację o takiej zmianie powinno się zawrzeć w harmonogramach czasu pracy, jeśli pracownicy wykonują pracę zgodnie z obowiązującymi ich indywidualnymi harmonogramami czasu pracy lub przez zarządzenie pracodawcy w tej kwestii albo w inny sposób przyjęty w danym zakładzie pracy.

Bezpieczniej jednak będzie dokonać zmiany regulaminu pracy w podany wyżej sposób, ponieważ wówczas nikt nie zakwestionuje Państwu polecenia pracy sobotę w zamian za wolny dzień udzielony w piątek 23 maja.

(?) Zatrudniamy pracownika w weekendowym systemie czasu pracy. Czy majowe święta powodują obniżenie jego wymiaru czasu pracy, skoro wykonuje w nie pracę? Czy trzeba oddać mu dzień wolny za pracę w sobotę 3 maja br.?

W przypadku tego pracownika, z uwagi na charakter systemu czasu pracy, w jakim jest on zatrudniony, nie udziela się dnia wolnego z tytułu 3 maja 2008 r. Dni od piątku do niedzieli oraz święta są dla tego pracownika zwykłymi dniami pracy, a święta przypadające w tych dniach skutkują jedynie koniecznością obniżenia jego wymiaru czasu pracy w okresie rozliczeniowym o 8 godzin z tytułu każdego z nich.

Pracownik zatrudniony w weekendowym systemie czasu pracy wykonuje swoje zadania od piątku do niedzieli oraz w święta. Czas pracy tego pracownika w danym okresie rozliczeniowym powinien być równy wymiarowi ustalonemu na ten okres. Wymiar czasu pracy tego pracownika ustala się tak samo jak wymiar czasu pracy pracowników zatrudnionych w pozostałych systemach czasu pracy, a co za tym idzie, obniżając go o 8 godzin z tytułu każdego święta przypadającego w innym dniu niż niedziela. Tak ustalony wymiar rozkłada się na dni od piątku do niedzieli oraz na święta.

(?) Czy pracownikom, których zwolnienie lekarskie będzie obejmowało 3 maja br., również trzeba udzielić innego dnia wolnego?

Pracownikom, którzy będą przebywali na zwolnieniu lekarskim 3 maja, również należy udzielić dnia wolnego.

Udzielenie „dodatkowego” dnia wolnego, w związku ze świętem 3 maja przypadającym w tym roku w sobotę, oznacza udzielenie dnia wolnego z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, który nie mógł być udzielony 3 maja ze względu na przypadające tego dnia święto. Odpowiednią liczbę dni wolnych z tego tytułu należy udzielić wszystkim pracownikom bez względu na fakt, czy pracownicy ci są obecni w pracy przez cały okres rozliczeniowy, czy przez jego część chorują, oraz bez względu na to, w jakim terminie ewentualna choroba przypada.

(?) Udzielamy pracownikom dnia wolnego w piątek 2 maja w związku ze świętem przypadającym w sobotę 3 maja br. Czy jeżeli niektórzy z pracowników w tym dniu wolnym będą przebywali na zwolnieniach lekarskich, powinniśmy udzielić im tego dnia wolnego w innym terminie?

Pracodawca nie ma obowiązku ponownego wyznaczania dnia wolnego za święto dla chorego w tym dniu pracownika. Pracodawca ma obowiązek udzielenia dnia wolnego za święto 3 maja i nie ponosi odpowiedzialności za to, czy pracownik z takiego dnia faktycznie skorzysta czy nie, na skutek np. choroby w tym dniu. Pracodawca spełnił bowiem swój obowiązek wyznaczając termin odbioru tego dnia.

• art. 130 § 2, art. 147, art. 150 § 1, art. 151³, art. 151⁹, art. 151^9a Kodeksu pracy,

• art. 1 pkt 1 lit. e-h ustawy z 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy (DzU nr 4, poz. 28 ze zm.).

Monika Wacikowska

specjalista w zakresie prawa pracy,

były pracownik Departamentu Prawnego Głównego Inspektoratu Pracy