Kategorie

Obecność w sieci

Małgorzata Grzelak
Małgorzata Grzelak
Katarzyna Witkowska-Pertkiewicz
Na przestrzeni ostatnich lat media społecznościowe stały się znaczącym kanałem komunikacji zarówno w życiu prywatnym, jak i zawodowym. Za pośrednictwem takich portali jak: Facebook, LinkedIn, Google+ czy Goldenline miliony użytkowników nawiązują kontakty, wymieniają poglądy i pomysły, a także komentują otaczającą ich rzeczywistość. Media społecznościowe coraz częściej stają się także istotnym narzędziem dla przedsiębiorców i pracodawców, umożliwiając im niespotykany do tej pory dostęp do potencjalnych klientów i kontrahentów i bezpośredni z nimi kontakt.

Pracodawcy godzą się z faktem, że od internetowej rzeczywistości nie da się uciec. Starają się więc ją zrozumieć i sobie zjednać, tworząc profile promujące ich markę, bieżącą działalność i osiągnięcia. Stworzenie profesjonalnego profilu wymaga dużego nakładu pracy i aktywnego zaangażowania zarówno ze strony samej firmy, jak i jej pracowników. Podejmując decyzję o obecności w sieci, należy rozważyć nie tylko zyski, lecz także zagrożenia z niej płynące. Usystematyzowaniu tych rozważań może służyć polityka dotycząca korzystania z mediów społecznościowych. Właściwa, przemyślana strategia i zorganizowana struktura korzystania z mediów społecznościowych, czy szerzej z internetu, pozwala, z jednej strony, na kontrolę dokonywanych przez pracowników, a dotyczących pracodawcy wpisów, a z drugiej, gwarantuje jednolity i spójny przekaz treści dotyczących firmy. Nie ulega wątpliwości, że w budowanie tej strategii powinien być zaangażowany nie tylko dział HR, ale to on prawdopodobnie będzie w pierwszej kolejności reagował na ewentualne jej naruszenia i powinien być świadom możliwych naruszeń i zagrożeń z nich płynących.

Zasady korzystania z internetu

Mówiąc o polityce mediów społecznościowych w firmie, należy wziąć pod uwagę co najmniej dwa jej aspekty.

Po pierwsze, zasady dotyczące korzystania przez ogół pracowników z mediów społecznościowych, czy nawet szerzej z internetu w pracy. Chodzi tu nie tylko o aktywność na portalach społecznościowych, lecz także o sprawdzanie prywatnej poczty, czytanie wiadomości, oglądanie filmów czy pobieranie plików z sieci. Drugim aspektem wartym rozważenia są regulacje dotyczące udziału pracowników w tworzeniu profesjonalnego profilu pracodawcy, uwzględniające prawne aspekty wynikające nie tylko z przepisów prawa pracy, lecz także z regulacji odnoszących się do zwalczania nieuczciwej konkurencji, praw autorskich, komunikatów przekazywanych drogą elektroniczną czy ochrony danych osobowych.

Również zasady korzystania przez pracowników z internetu dla celów służbowych czy w związku z udziałem danego pracownika w kreowaniu wizerunku pracodawcy w wirtualnej rzeczywistości (poprzez dokonywanie wpisów na profesjonalnym profilu pracodawcy lub opracowywanie zagadnień na firmowego bloga) powinny jasno wynikać z wewnętrznej polityki firmy. Pracownik powinien być świadom, do jakich działań jest uprawniony czy zobowiązany, a jakie zachowania nie są pożądane.

W celach prywatnych

Zastanawiając się więc nad zakresem przyszłej regulacji, trzeba przede wszystkim zadać sobie pytanie, czy pracodawca dopuszcza, w jakimkolwiek zakresie, korzystanie ze środków elektronicznej komunikacji udostępnianych przez pracodawcę w celach prywatnych. Takie regulacje często już znajdują się w politykach pracodawców, jako że wielu korzysta od dawna z poczty elektronicznej oraz udostępnia internet w pracy. Rozwiązania w tym zakresie są bardzo różne: od całkowitego zakazu do zgody na okazjonalne i nienadmierne wykorzystywanie tych narzędzi również w celach prywatnych. Pracownik powinien być świadomy, czy korzystanie ze służbowej sieci internetowej w godzinach pracy dla celów prywatnych jest niedopuszczalne, czy też polityka pracodawcy w tym zakresie stanowi inaczej. Taki zakaz może być uznany za uprawniony, bowiem pracownik w godzinach pracy pozostaje do dyspozycji pracodawcy i w tym czasie obowiązany jest do wykonywania obowiązków zawodowych.

Wielu pracodawców obecnie jednak zdaje sobie sprawę, że wobec niestandardowych godzin pracy czy konieczności pracy w nadgodzinach pracownicy są niejako zmuszeni do poświęcania pewnej części czasu, w jakim przebywają w biurze, na załatwienie drobnych bieżących spraw życia codziennego, a nie dla wszystkich wprowadza się dodatkową przerwę niewliczaną do czasu pracy przeznaczoną na ich załatwienie. Stąd wiele polityk, uwzględniając realia życia codziennego, pozwala w ograniczony sposób na korzystanie z tych mediów dla celów prywatnych.


Aktywność na portalach poza pracą

W takim przypadku powstaje pytanie, w jaki sposób to korzystanie można ograniczyć i czy można w regulacjach wewnętrznych pracodawcy odnosić się również do czynności wykonywanych poza czasem pracy?

Jesteśmy zdania, że pracodawca nie może zakazać pracownikom aktywności na portalach społecznościowych poza godzinami pracy. Takie ograniczenia ze strony pracodawcy należałoby traktować jako nadmierną ingerencję w sferę prywatnego życia pracownika. Pracodawca może jednak oczekiwać, aby pracownik na swoich prywatnych profilach nie umieszczał logo, oznaczenia czy nazwy pracodawcy, identyfikując swoje prywatne wypowiedzi z wypowiedziami w imieniu pracodawcy, ani nie ujawniał informacji stanowiących prawnie chronione tajemnice pracodawcy. W tym zakresie też warto wskazać pracownikom zasady czy podstawowe ryzyka odnoszące się do wpisów dotyczących innych, w szczególności konkurencyjnych wobec pracodawcy, podmiotów. Rekomendowane jest również zachowanie należytej ostrożności w komentowaniu bieżących spraw firmy, które nie są publicznie jawne, tak aby swoim działaniem nie zagrażać interesom pracodawcy i nie narażać go na szkodę. Istotne jest także określenie ewentualnych konsekwencji podejmowania przez pracowników nieuprawnionych działań.

Obowiązki pracowników tworzących profil

Trochę inaczej powinny zostać określone zasady korzystania przez pracowników z mediów społecznościowych w ramach wykonywania przez nich obowiązków pracowniczych. Odnosząc się do zagadnień związanych z tworzeniem przez pracodawcę profesjonalnego profilu na portalu społecznościowym, warto wskazać, że pracodawca powinien jasno określić, jakie są cele jego tworzenia i na jakie potencjalne korzyści liczy. Wydaje się, że jedynie systematyczność i różnorodność wpisów i treści zamieszczanych na profilu może doprowadzić do osiągnięcia zamierzonych przez pracodawcę celów, ale oczywiście w każdym przypadku zawartość i sposób przekazywania informacji będzie warunkowała grupa docelowych jej odbiorców.

Naszym zdaniem, należy przeszkolić pracowników odpowiadających za te kanały komunikacji, jakie wpisy i informacje nie powinny się ukazywać w imieniu pracodawcy na przykład ze względu na ochronę konkurencji czy ochronę tajemnic przedsiębiorstwa. To będzie też właściwe miejsce na wyraźny zakaz dokonywania wszelkich wpisów o charakterze dyskryminującym, na przykład ze względu na rasę czy orientację seksualną.

Poprzez wprowadzenie polityki mediów społecznościowych, pracodawca może nie tylko określić obowiązki pracowników biorących udział w tworzeniu profilu (właśnie przykładowo zobowiązać ich do regularnego przygotowywania stosownych treści), lecz także określić zasady budowania spójnej komunikacji i zarządzania treściami w taki sposób, aby wyeliminować te, które mogą mieć negatywny wpływ na jego wizerunek lub spowodować powstanie roszczeń odszkodowawczych wobec pracodawcy. Należy bowiem pamiętać, że w razie wyrządzenia przez pracownika przy wykonywaniu przez niego obowiązków pracowniczych szkody osobie trzeciej, zobowiązany do naprawienia szkody jest wyłącznie pracodawca. Dopiero wobec pracodawcy, który naprawił szkodę wyrządzoną osobie trzeciej, pracownik ponosi odpowiedzialność na zasadach opisanych w Kodeksie pracy.

Prawa autorskie

Na kształt polityki social media mają wpływ nie tylko regulacje wynikające z przepisów prawa pracy, lecz także te odnoszące się do praw autorskich, danych osobowych, komunikacji elektronicznej czy nieuczciwej konkurencji. W tym obszarze niezwykle istotna jest dbałość o to, by dany wpis nie mógł być zakwalifikowany jako czyn nieuczciwej konkurencji, tzn., przykładowo, aby nie doszło do ujawnienia cudzych informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa albo aby wpis nie powodował rozpowszechniania nieprawdziwych lub wprowadzających w błąd wiadomości o innym przedsiębiorcy.

W zakresie zaś praw autorskich, po pierwsze, należy wskazać, że pracownicy muszą być świadomi, że publikując cudze treści mogą narazić siebie lub pracodawcę na naruszenie regulacji odnoszących się do praw autorskich. Po drugie, istotne jest także określenie, kto jest właścicielem wpisów pracowników na profesjonalnych profilach pracodawców. W myśl art. 12 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, właścicielem praw autorskich do utworów pracownika powstałych w wyniku wykonywania obowiązków ze stosunku pracy jest pracodawca. Warunkiem nabycia przez pracodawcę autorskich praw majątkowych do utworu jest jego stworzenie przez pracownika w granicach wynikających z celu umowy o pracę i zgodnego zamiaru stron. Dokonywanie określonych czynności w zakresie mediów elektronicznych powinno zatem należeć do zakresu zadań i obowiązków pracowniczych. Obowiązki te mogą być określone w umowie o pracę lub zakresie zadań czy też w innym wewnątrzzakładowym akcie – choćby w wewnętrznej polityce social media – wskazującym na obowiązki osoby zajmującej dane stanowisko.

Upublicznianie danych

Aktywność pracowników w mediach społecznościowych w imieniu pracodawcy zwykle wiąże się także z upublicznieniem danych osobowych poszczególnych pracowników.


WAŻNE

Zgodnie z art. 6 ustawy o ochronie danych osobowych, za dane osobowe uważa się wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej, takie jak np. imię i nazwisko tej osoby w połączeniu z dodatkowymi wskazówkami, np. datą i miejscem urodzenia, miejscem zamieszkania, miejscem wykonywania pracy czy cechami zewnętrznymi – przykładowo zdjęciem.

O ile w toku zatrudnienia pracodawca jest upoważniony, w określonym przez przepisy prawa zakresie, do gromadzenia i przetwarzania danych osobowych pracowników, o tyle już po ustaniu stosunku pracy dane osobowe pracownika zebrane w związku z jego zatrudnieniem mogą być wykorzystywane wyłącznie do celów archiwalnych. Powyższe oznacza, że po zakończeniu współpracy z pracownikiem aktywnie uczestniczącym w tworzeniu profesjonalnego profilu pracodawcy w mediach społecznościowych, pracodawca musi dokonać niezbędnych zmian, tak aby treści odnoszące się do byłego pracownika nie naruszały powołanych powyżej regulacji.

Regulamin wewnątrzfirmowy

Zasady obecności w mediach społecznościowych powinny być spójne z innymi wewnętrznymi regulacjami pracodawcy i powinny być elementem ogólnych zasad dotyczących komunikacji w firmie. Tego typu regulacje mogą być wprowadzone łącznie z regulaminem pracy lub w trybie zmian do takiego, już obowiązującego u pracodawcy, regulaminu. Nie ma także przeszkód, aby pracodawca, korzystając z uprawnienia do organizowania pracy i zarządzania zakładem pracy wprowadził zbiór zasad regulujących korzystanie z internetu i mediów elektronicznych przez pracowników aktem odrębnym od regulaminu pracy. Przy wprowadzaniu tego aktu pracodawca będzie zobowiązany zachować przyjęte, standardowe przez niego stosowane, procedury uchwalania wiążących pracowników regulacji, a o jego obowiązywaniu powinien zawiadomić pracowników, udostępniając im treść nowej regulacji.

Niewątpliwie aktywność w sieci i rozwój social media stwarzają wiele możliwości dla pracodawców. Umiejętne i rzetelne korzystanie przez pracodawcę i jego pracowników z funkcji oferowanych przez portale społecznościowe pozwala na nowoczesną promocję i dotarcie do szerokiej rzeszy potencjalnych klientów i kontrahentów. Aby zapewnić prawidłowość i bezpieczeństwo jej funkcjonowania, polityka social media powinna jasno określać cele leżące u podstaw jej wprowadzenia, działania, do jakich są uprawnieni pracownicy, granice tych działań i konsekwencje naruszenia przewidzianych w polityce reguł.

WAŻNE

Poświęcenie w godzinach pracy uwagi prywatnym czynnościom (dla przykładu aktualizacja swojego prywatnego profilu na Facebooku o zdjęcia z urodzin dziecka) pozostaje w sprzeczności z obowiązkami pracowniczymi danej osoby.

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Pracownik niepełnosprawny – jakie prawa?

    Pracownik niepełnosprawny - jakie prawa przyznaje Kodeks pracy i ustawa o rehabilitacji zawodowej? Jaki jest wymiar czasu pracy i urlopu?

    Elektroniczne wypowiedzenie umowy o pracę - jak przechowywać?

    Elektroniczne wypowiedzenie umowy o pracę polega na złożeniu oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jak je przechowywać?

    Czas wolny za nadgodziny a odpoczynek tygodniowy

    Czas wolny za nadgodziny może zostać zaliczony do 35-godzinnego odpoczynku tygodniowego. To stanowisko MRPiT z dnia 5 maja 2021 r.

    PIP kontroluje małe budowy

    Kontrole PIP - mała budowa to miejsce, gdzie najczęściej w budownictwie występują wypadki przy pracy. PIP rozpoczęła więc akcję "Kontrole na małych budowach".

    Przeciętne wynagrodzenie 2021

    Przeciętne wynagrodzenie w 2021 r. wzrosło o 10% w stosunku do roku poprzedniego. Ile wynosi?

    Amerykański pracodawca wymarzony dla Polaków

    Amerykański pracodawca jest pracodawcą wymarzonym dla Polaków. Najchętniej pracowaliby dla korporacji z zagranicznym kapitałem, przede wszystkim z USA.

    Praca na magazynie - ile zarabia pracownik i kierownik magazynu

    Praca na magazynie - jakie są zarobki? Ile zarabia pracownik, a ile kierownik magazynu?

    Pandemia lekcją dla HR-owców

    Pandemia jest dla HR-owców lekcją, która wpłynie na przyszłość tego zawodu

    Stawka godzinowa 2022 – netto, zlecenie

    Stawka godzinowa 2022 i umowa zlecenie – kwota netto i brutto? Ile wynosi minimalne wynagrodzenie na umowach cywilnoprawnych, a ile na umowie o pracę?

    Elektroniczny system kadrowy na praca.gov.pl - nowa ustawa

    Elektroniczny system kadrowy na praca.gov.pl to ułatwienie dla mikroprzedsiębiorcy, rolnika i osoby fizycznej. Za pomocą systemu będzie można zawrzeć umowę o pracę i zlecenia. Automatycznie dokona zgłoszenia do ZUS i KAS, wyliczy wynagrodzenie, składki, podatki i rozliczy urlopy.

    Podwyżka minimalnego wynagrodzenia 2022 a inne świadczenia

    Podwyżka minimalnego wynagrodzenia w 2022 r. wpłynie na wysokość innych świadczeń, np. odprawy, odszkodowania, wynagrodzenia za czas gotowości do pracy i przestój, dodatek za pracę w nocy. Ile wyniosą?

    Praca w upały - zalecenia GIP

    Praca w upały - GIP wydał zalecenia dla pracodawców w związku z wysokimi temperaturami. Jakie obowiązki bhp mają pracodawcy względem pracowników?

    Staż z urzędu pracy 2021 - wynagrodzenie, urlop, L4, ciąża

    Staż z urzędu pracy odbywa osoba bezrobotna. Jakie wynagrodzenie za staż należy się w 2021 r.? Czy stażysta ma prawo do L4 i urlopu? Co w przypadku ciąży?

    Umowa o pomocy przy zbiorach - KRUS 2021

    Umowa o pomocy przy zbiorach w 2021 r. - rolnicy ubezpieczeni w KRUS mogą podpisywać umowy cywilnoprawne na pomoc przy zbiorach. Jaka jest stawka godzinowa?

    Strategia Demograficzna 2040 - zmiany w Kodeksie pracy

    Strategia Demograficzna 2040 przewiduje duże zmiany w Kodeksie pracy. Rodzice będą chronieni przed zwolnieniem i zapewnia się im elastyczną pracę.

    Urlop rodzicielski - rewolucyjne zmiany w 2022 r.

    Urlop rodzicielski - do 2 sierpnia 2022 r. wejdą w życie rewolucyjne zmiany w urlopach rodzicielskich dla ojców. Co się zmieni?

    Bonusy i dni wolne dla zaszczepionych pracowników - PIP

    Bonusy i dni wolne dla zaszczepionych pracowników - co na to PIP? Czy to zgodne z Kodeksem pracy?

    Sygnalista - nowe przepisy od grudnia 2021 r.

    Sygnalista - nowe przepisy implementujące dyrektywę unijną mają wejść w życie w grudniu 2021 r. Kto to sygnalista? Jaki będzie system zgłaszania nieprawidłowości w zakładzie pracy?

    Pracownicy fizyczni w czasie pandemii [RAPORT]

    Pracownicy fizyczni - jak wpłynęła na nich pandemia COVID-19? Zapoznaj się z wynikami raportu "Kariera okiem fachowca".

    Ilu Polaków pracuje po 60. roku życia?

    Praca po 60. roku życia - ilu Polaków nadal pracuje po ukończeniu 60 lat?

    Minimalne wynagrodzenie w 2022 r. netto

    Minimalne wynagrodzenie w 2022 r. wyniesie 3000 zł brutto. Ile to netto?

    Ustawa dezubekizacyjna - Trybunał Konstytucyjny

    Ustawa dezubekizacyjna - Trybunał Konstytucyjny orzekł, że obniżenie renty inwalidzkiej byłym funkcjonariuszom służb bezpieczeństwa PRL jest zgodne z konstytucją.

    Minimalna płaca w 2022 r. - 3000 zł brutto

    Minimalna płaca w 2022 r. - 3000 zł brutto to propozycja rządu. Minimalna stawka godzinowa wyniesie 19,50 zł brutto.

    Waloryzacja środków na kontach i subkontach ZUS 2021

    Waloryzacja środków zgromadzonych na kontach i subkontach w ZUS odbywa się corocznie w czerwcu. W 2021 r. wyniosła 5,41%. O ile zwiększył się stan kont przyszłych emerytów?

    System kadrowo-płacowy - od czego zależy cena?

    System kadrowo-płacowy a cena - od czego zależy, ile kosztuje?