Kategorie

Od rozmowy oceniającej do rozmowy rozwijającej

Paweł Smółka
Rozmowa między menedżerem i podwładnym na temat wyników oceny okresowej lub bieżącej nazywana jest zwyczajowo rozmową oceniającą. W świetle współczesnych, dobrych praktyk punktem ciężkości w tego typu rozmowie powinno być nie tyle ocenianie, ile wsparcie dla rozwoju pracownika. Tym samym mówimy o rozmowie rozwijającej. Może ona być bardzo inspirująca dla podwładnych, pod warunkiem że menedżer pozna, zrozumie i zastosuje w praktyce kilka ważnych zasad psychologii efektywności.

Jednym z kluczowych systemów zarządzania jest zarządzanie efektywnością pracy. Trudno sobie wyobrazić sprawnie funkcjonujący system zarządzania efektywnością pracy bez okresowej i bieżącej oceny pracowników. Wyniki oceny są bowiem podstawą do wprowadzenia niezbędnych korekt w działaniu pracowników ukierunkowanych na zwiększenie efektywności ich pracy.

Natomiast rozmowa rozwijająca to partnerski dialog o charakterze coachingu efektywności, który jest podejmowany nie tylko w celu zniwelowania ewentualnych deficytów w zakresie efektywnego funkcjonowania, lecz także podtrzymania i wzmocnienia pożądanego poziomu efektywności, jaki pracownik obecnie już wykazuje.

Docenianie podwładnych

Reklama

Nikt nie lubi posłańca przynoszącego złe wieści. Podobnie jest w relacji między menedżerem i podwładnymi. Estymą, charyzmą i autorytetem cieszy się ten menedżer, który nie tylko potrafi wytknąć błędy i wskazać na potrzebę ich wyeliminowania, lecz także, a zarazem przede wszystkim, taki, który jednocześnie nie waha się zauważyć i docenić wysiłek pracownika, postęp w jego zachowaniu oraz efekty, jakie przynosi jego działanie. Pozytywne, coachingowe podejście do zarządzania efektywnością pracy koncentruje się przede wszystkim na podkreślaniu tego, co sprawnie działa, dzięki czemu warte jest podtrzymania i kontynuowania. Takie postępowanie pozwala, z jednej strony, zyskać przez pracownika świadomość własnych mocnych stron, co z kolei ułatwia mu dalsze sprawne funkcjonowanie. Z drugiej strony, menedżer, który zwraca uwagę na pozytywne efekty i postępy w działaniu podwładnego buduje wizerunek osoby przychylnej, która umie pochwalić. Taki wizerunek pozwala z kolei zdobyć kredyt zaufania wśród podwładnych. Menedżer, który nie kojarzy się jednoznacznie tylko z wytykaniem błędów, ale przede wszystkim z pochwałami, może pozwolić sobie, jeśli jest to konieczne, na szczerą rozmowę z pracownikiem o popełnianych przez niego błędach. Dzięki wizerunkowi osoby przychylnej konstruktywne uwagi menedżera będą rozważone przez pracownika bez zbędnej postawy obronnej ukierunkowanej na usprawiedliwianie siebie. Akceptacja pracownika dla informacji zwrotnej na temat spostrzegania jego zachowań i ich efektów przez menedżera jest czynnikiem, który w dużej mierze decyduje o gotowości zatrudnionego do rozwoju i usprawnienia własnego funkcjonowania w wyniku odczuwania wewnętrznej motywacji, a nie jedynie zewnętrznej presji. Wewnętrzna motywacji do zmiany jest zaś podstawą dla szczerego zaangażowania w pracę i działania na rzecz wzrostu jej efektywności.

Oznacza to, że dla menedżera równie naturalnym działaniem, jak dostrzeganie i korygowanie niedociągnięć w działaniu pracowników, powinno być zauważanie i docenianie starań, postępów i pożądanych efektów działania pracowników.

Dobra kontrola i złe etykietowanie

Efektywność pracy zależy od wielu czynników. Tylko nad niektórymi z nich pełną kontrolę ma pracownik. Jeśli rozmowa o efektach pracy ma służyć rozwojowi pracownika, powinna koncentrować się na tych czynnikach, nad którymi ma on pełną kontrolę. W praktyce sprowadza się to do omawiania takich kwestii jak poziom zaangażowania oraz sposób zachowania się. To od decyzji zatrudnionego zależy, jak bardzo chce się zaangażować w realizację zleconych mu zadań oraz w jaki sposób działa na rzecz ich realizacji. Informacje zwrotne przekazywane pracownikowi przez menedżera dotyczące czynników, nad którymi pracownik ma kontrolę i które są jednocześnie modyfikowalne, jak stopień zaangażowania i sposób działania, nie budzą w nim postawy obronnej. Spotykają się one raczej z pełną akceptacją, o ile menedżer dokumentuje swoje spostrzeżenia konkretnymi przykładami z obserwacji jego pracy. Jak wspomniano powyżej, taka akceptacja sprzyja wyzwoleniu wewnętrznej motywacji pracownika do usprawnienia własnego funkcjonowania.


Reklama

Ponadto ważne jest, aby unikać etykietowania pracownika, niezależnie od tego, czy miałoby to wiązać się z negatywną, czy też pozytywną oceną jego osoby. Jeśli bowiem etykietowanie ma charakter negatywny, to obraża i demotywuje pracownika, z kolei jeśli ma charakter pozytywny, to chwilowo podbudowuje jego samoocenę, lecz nie dostarcza wystarczająco precyzyjnej informacji, która może być podstawą dla doskonalenia własnego działania. Etykietowanie w formie komunikatu „jesteś (taki a owaki)” przychodzi nam bardzo łatwo, więc tym bardziej menedżer powinien być wyczulony na język, jakiego używa podczas rozmowy rozwijającej.

Zamiast mówić „na skróty”, w sposób etykietujący i jednocześnie mało precyzyjny – „Jesteś punktualny. Możesz być wzorem dla innych” – lepiej powiedzieć – „Zawsze przychodzisz do pracy na czas. Wiem ponadto, że mogę liczyć na to, że raport oddasz mi w terminie. Bardzo sobie to cenię”. Precyzyjny, opisowy język połączony z pochwałą (w formie tzw. komunikatu Ja, czyli wzmianki o tym, jak odbieramy zachowanie pracownika bez porównywania go z innymi osobami z zespołu) dostarcza konkretnych informacji o oczekiwaniach pod adresem jego osoby i jednocześnie wskazówki oraz zachęty do pożądanego sposobu zachowania się.

Potrzeba orientacji i motyw rozwoju

Zarówno badania, jak i potoczne obserwacje wskazują, że pracownicy oczekują informacji na temat sposobu odbioru ich zachowań przez przełożonych. Większość ludzi ma silną potrzebę orientowania się w swoim otoczeniu, którego jednym z ważnych elementów jest praca. Brak dostępu do szczerej informacji zwrotnej może być powodem zarówno mniejszej satysfakcji z pracy, jak i jej obniżonej efektywności. Nie oznacza to bynajmniej, że pracownicy w równym stopniu oczekują informacji zwrotnej negatywnej i pozytywnej. Jest oczywiste, że znacznie milej jest słyszeć coś dobrego na swój temat, jednakże dostęp do szczerej informacji zwrotnej, nawet jeśli podkreśla ona nasze błędy i niedociągnięcia, o ile przekazana jest w kulturalny sposób oraz podkreśla czynniki, nad którymi mamy kontrolę, jest podstawą do możliwości rozwoju, usprawnienia swojego działania i zmiany opinii przełożonych na nasz temat. Tym samym warto zwrócić uwagę na to, że potrzeba orientowania się w otoczeniu, zazwyczaj idzie w parze z motywem rozwoju osobistego, a przynajmniej lepszego dopasowania się do wymogów otoczenia (na przykład wymagań stanowiska lub roli zawodowej). Brak informacji zwrotnej lub jej nieprecyzyjność może więc tłumić naturalną dla większości osób tendencję do usprawniania własnego działania. Oznacza to, że choć system ocen okresowych jest ważnym elementem zarządzania personelem i efektywnością jego pracy, to informacja zwrotna przekazywana pracownikowi raz na rok, czasem raz na pół roku, a niekiedy raz na kwartał, powinna być koniecznie uzupełniona oceną bieżącą – przekazywaną na co dzień informacją zwrotną korygującą niedociągnięcia oraz pochwalającą zaangażowanie, poczynione postępy i osiągnięte wyniki. Rozmowy rozwijającej nie można więc sprowadzić do dialogu między menedżerem a pracownikiem, która odbywa się raz na rok lub nawet raz na kwartał. Taka rozmowa to codzienna powinność przełożonego.

Techniką przekazywania informacji zwrotnej pomocną w trakcie codziennych kontaktów z pracownikami jest tzw. AID (ang. pomoc). AID (akronim od angielskich słów: Action, Impact, Desired outcome) wymaga, aby przekazanie informacji zwrotnej, korygującej lub pochwalnej, rozpocząć od precyzyjnego opisu konkretnych zachowań podwładnego, które menedżer zauważył podczas obserwacji jego pracy. Następnie menedżer powinien wspomnieć, w zależności od rodzaju przekazywanej informacji, o negatywnych (niepożądanych) lub pozytywnych (pożądanych) efektach zaobserwowanych zachowań pracownika. Informacja o efektach powinna być precyzyjna i podkreślać wpływ zachowań pracownika na rozwój sytuacji, jak i zachowania współpracowników. Świadomość konsekwencji własnych zachowań stanowi dla podwładnego uzasadnienie, dlaczego powinien zmodyfikować swoje zachowanie (w przypadku korygującej informacji zwrotnej) lub kontynuować swoje działanie (w przypadku pochwalnej informacji zwrotnej). Trzeci i ostatni etap to zakomunikowanie pracownikowi swoich oczekiwań pod jego adresem – prośba o zmianę zachowania lub podtrzymanie określonych działań. Bieżąca ocena, czyli przekazywanie na co dzień podwładnym informacji zwrotnych na temat stylu i efektów ich działania, na przykład przy wykorzystaniu techniki AID, umożliwia im sprawniejsze zarządzanie sobą i sprzyja nie tylko wyższej efektywności ich pracy, lecz także ich rozwojowi.


UWAGA

Wskazówka 1. Przede wszystkim doceniaj swoich podwładnych, zauważaj czynione przez nich postępy i chwal efekty ich pracy. Ważne jest bowiem uświadomienie sobie, że wysoka efektywność pracy, choć oczekiwana, nie jest czymś oczywistym oraz danym raz na zawsze. Trzeba o nią dbać na co dzień.

UWAGA

Wskazówka 2. W rozmowie z podwładnym koncentruj się na omawianiu tych kwestii, nad którymi ma on pełną i bezpośrednią kontrolę, w szczególności na poziomie zaangażowania w pracę oraz sposobu działania.

UWAGA

Wskazówka 3. W rozmowie z podwładnym unikaj słowa „być” w jakiejkolwiek formie. W naturalny sposób mobilizuje to do używania bardziej precyzyjnego, raczej opisowego niż oceniającego (etykietującego), języka.

UWAGA

Przeprowadzenie rozmowy rozwijającej nie musi zabierać zbyt dużo czasu. Mądrej głowie dość dwie słowie – bieżąca ocena przekazywana w trakcie rozmowy w cztery oczy często może się ograniczyć do wymiany zaledwie kilku zdań. Celem jest bowiem zwrócenie pracownikowi uwagi na konkretny aspekt jego działania z intencją przyniesienia mu pomocy w osobistej refleksji. Doprowadzić ma to do poprawy funkcjonowania danej osoby lub utrzymania jej na pożądanym poziomie.

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    "Blaski i cienie PPK" - niezależne badanie naukowe

    PPK - jakie są opinie o programie? Poznaj wyniki niezależnego badania naukowego "Blaski i cienie PPK".

    Tata wybiera urlop ojcowski

    Urlop ojcowski to urlop najczęściej wykorzystywany przez ojców urlop po narodzinach dziecka. Najrzadziej korzystają z urlopu rodzicielskiego.

    Monitoring poczty elektronicznej pracownika a przepisy

    Monitoring poczty elektronicznej pracownika - jakie są przepisy prawne? Czy to nie narusza dóbr osobistych pracownika?

    Zasiłek macierzyński i opiekuńczy - będzie okres wyczekiwania?

    Okres wyczekiwania przy zasiłku macierzyńskim i opiekuńczym? To propozycja ZUS mająca zapobiegać nadużyciom.

    Zwolnienie z ZUS - do kiedy wniosek?

    Zwolnienie z ZUS - do kiedy można złożyć wniosek o zwolnienie ze składek za grudzień 2020, styczeń, luty, marzec i kwiecień 2021 r. z tarczy 9.0?

    Pracownik niepełnosprawny – jakie prawa?

    Pracownik niepełnosprawny - jakie prawa przyznaje Kodeks pracy i ustawa o rehabilitacji zawodowej? Jaki jest wymiar czasu pracy i urlopu?

    Elektroniczne wypowiedzenie umowy o pracę - jak przechowywać?

    Elektroniczne wypowiedzenie umowy o pracę polega na złożeniu oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzeniu go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jak je przechowywać?

    Czas wolny za nadgodziny a odpoczynek tygodniowy

    Czas wolny za nadgodziny może zostać zaliczony do 35-godzinnego odpoczynku tygodniowego. To stanowisko MRPiT z dnia 5 maja 2021 r.

    PIP kontroluje małe budowy

    Kontrole PIP - mała budowa to miejsce, gdzie najczęściej w budownictwie występują wypadki przy pracy. PIP rozpoczęła więc akcję "Kontrole na małych budowach".

    Przeciętne wynagrodzenie 2021

    Przeciętne wynagrodzenie w 2021 r. wzrosło o 10% w stosunku do roku poprzedniego. Ile wynosi?

    Amerykański pracodawca wymarzony dla Polaków

    Amerykański pracodawca jest pracodawcą wymarzonym dla Polaków. Najchętniej pracowaliby dla korporacji z zagranicznym kapitałem, przede wszystkim z USA.

    Praca na magazynie - ile zarabia pracownik i kierownik magazynu

    Praca na magazynie - jakie są zarobki? Ile zarabia pracownik, a ile kierownik magazynu?

    Pandemia lekcją dla HR-owców

    Pandemia jest dla HR-owców lekcją, która wpłynie na przyszłość tego zawodu

    Stawka godzinowa 2022 – netto, zlecenie

    Stawka godzinowa 2022 i umowa zlecenie – kwota netto i brutto? Ile wynosi minimalne wynagrodzenie na umowach cywilnoprawnych, a ile na umowie o pracę?

    Elektroniczny system kadrowy na praca.gov.pl - nowa ustawa

    Elektroniczny system kadrowy na praca.gov.pl to ułatwienie dla mikroprzedsiębiorcy, rolnika i osoby fizycznej. Za pomocą systemu będzie można zawrzeć umowę o pracę i zlecenia. Automatycznie dokona zgłoszenia do ZUS i KAS, wyliczy wynagrodzenie, składki, podatki i rozliczy urlopy.

    Podwyżka minimalnego wynagrodzenia 2022 a inne świadczenia

    Podwyżka minimalnego wynagrodzenia w 2022 r. wpłynie na wysokość innych świadczeń, np. odprawy, odszkodowania, wynagrodzenia za czas gotowości do pracy i przestój, dodatek za pracę w nocy. Ile wyniosą?

    Praca w upały - zalecenia GIP

    Praca w upały - GIP wydał zalecenia dla pracodawców w związku z wysokimi temperaturami. Jakie obowiązki bhp mają pracodawcy względem pracowników?

    Staż z urzędu pracy 2021 - wynagrodzenie, urlop, L4, ciąża

    Staż z urzędu pracy odbywa osoba bezrobotna. Jakie wynagrodzenie za staż należy się w 2021 r.? Czy stażysta ma prawo do L4 i urlopu? Co w przypadku ciąży?

    Umowa o pomocy przy zbiorach - KRUS 2021

    Umowa o pomocy przy zbiorach w 2021 r. - rolnicy ubezpieczeni w KRUS mogą podpisywać umowy cywilnoprawne na pomoc przy zbiorach. Jaka jest stawka godzinowa?

    Strategia Demograficzna 2040 - zmiany w Kodeksie pracy

    Strategia Demograficzna 2040 przewiduje duże zmiany w Kodeksie pracy. Rodzice będą chronieni przed zwolnieniem i zapewnia się im elastyczną pracę.

    Urlop rodzicielski - rewolucyjne zmiany w 2022 r.

    Urlop rodzicielski - do 2 sierpnia 2022 r. wejdą w życie rewolucyjne zmiany w urlopach rodzicielskich dla ojców. Co się zmieni?

    Bonusy i dni wolne dla zaszczepionych pracowników - PIP

    Bonusy i dni wolne dla zaszczepionych pracowników - co na to PIP? Czy to zgodne z Kodeksem pracy?

    Sygnalista - nowe przepisy od grudnia 2021 r.

    Sygnalista - nowe przepisy implementujące dyrektywę unijną mają wejść w życie w grudniu 2021 r. Kto to sygnalista? Jaki będzie system zgłaszania nieprawidłowości w zakładzie pracy?

    Pracownicy fizyczni w czasie pandemii [RAPORT]

    Pracownicy fizyczni - jak wpłynęła na nich pandemia COVID-19? Zapoznaj się z wynikami raportu "Kariera okiem fachowca".

    Ilu Polaków pracuje po 60. roku życia?

    Praca po 60. roku życia - ilu Polaków nadal pracuje po ukończeniu 60 lat?