Klimat porozumienia, czyli rola menedżera w procesie komunikacji w firmie

Przeobrażenia w biznesie wymuszają konieczność odmiennego spojrzenia na rolę komunikacji. Rewolucja w technologiach teleinformatycznych przynosi nowe sprawniejsze, szybsze i tańsze narzędzia, które stwarzają nowe możliwości. Komunikacja staje się kluczowym elementem kultury korporacyjnej zakładającej ciągłą wymianę informacji, wielokierunkową i wielostronną, w której uczestnikami są menedżerowie i pracownicy.

Informacje przekazywane są wertykalnie – od kierowników do pracowników i odwrotnie, ale też horyzontalnie – między menedżerami i między pracownikami. Sprawnie działający system komunikacji może przynieść wiele korzyści dla organizacji, gdyż dzięki temu pracownicy będą w stanie rozumieć strategię działania i cele biznesowe. Wzrośnie również efektywność pracy i motywacja, zyska morale pracowników. Jest to ważne, gdyż wizerunek pracodawcy w oczach pracowników przekłada się bezpośrednio na wizerunek firmy wśród lokalnej społeczności, klientów i opinii publicznej.

Funkcje menedżera

Ze względu na różnorodność pracowników i pełnioną przez nich funkcję w organizacji, każdy z nich będzie potrzebował nieco innych informacji, przekazywanych w różnych formach i czasie. Dlatego też jednym z głównych zadań menedżera jest poznanie podwładnych, ich umiejętności, wiedzy, talentów, a także potrzeb. Dopiero wtedy szef będzie mógł zastosować najlepsze metody i formy przekazu informacji, tak by efekt przekazu był jak najlepszy.

Obecnie zarządzanie organizacją wymaga skutecznego przywództwa. Na proces zarządzania składają się: planowanie i podejmowanie decyzji, organizowanie, przewodzenie, kontrolowanie. Funkcje te menedżer realizuje, odgrywając role: interpersonalną, informacyjną i decyzyjną. Koordynowanie zadań, przetwarzanie i przekazywanie odpowiednich informacji oraz podejmowanie racjonalnych decyzji wymaga odpowiednich kompetencji, w tym wysokich predyspozycji interpersonalnych połączonych z umiejętnościami komunikacji międzyludzkiej i międzygrupowej.

Komunikowanie jest zatem istotną częścią zakresu zadań menedżera, gdyż znajduje się on w centrum sieci komunikacyjnej, gdzie komunikowanie odbywa się w wielu kierunkach: z jego własnym przełożonym, z kierownikami innych szczebli i jednostek organizacyjnych, z podwładnymi, a także innymi osobami z organizacji. Każdy z kontaktów wymaga innej formy komunikowania, gdyż różnić się będzie to, co i komu menedżer przekazuje, jakim językiem się posługuje, jakiej używa formy i czasu. Menedżer, by mógł wypełniać właściwie swoje role, musi umieć jasno wypowiadać się, aktywnie słuchać, a także być spostrzegawczy, wspierający, przekonywający, sprawiedliwy i otwarty, skłonny do rozmowy z każdym członkiem organizacji.