Kod zawodu na ZUS ZUA i ZZA - jak wybrać i skorygować?

Jak wybrać lub skorygować kod zawodu na ZUA i ZZA?

Płatnik składek, który w zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, lub tylko zdrowotnego, użył niewłaściwego kodu wykonywanego zawodu, powinien dokonać korekty zgłoszenia. Natomiast w sytuacji gdy doszło do zmiany kodu np. w związku ze zmianą stanowiska lub rodzaju czynności, należy o tym powiadomić ZUS, składając zgłoszenie zmiany. Zarówno korekty jak i zmiany dokonuje się przez złożenie dokumentu zgłoszeniowego (ZUS ZUA lub ZUS ZZA) z poprawnymi danymi.

Płatnicy składek dokonujący zgłoszenia osób zatrudnionych (aktywnych zawodowo, czyli w szczególności pracowników i zleceniobiorców) do ubezpieczeń w ZUS (na formularzu ZUA i ZZA) muszą podawać m.in. 6-znakowy kod wykonywanego przez te osoby zawodu.

Obowiązek podania kodu zawodu powstał od 16 maja 2021 r. i nie wiąże się z dokonywaniem korekty dokumentów zgłoszeniowych złożonych wcześniej, które nie zawierały tego kodu. Kod zawodu należy podawać w dokumentach zgłoszeniowych składanych na bieżąco.

Kod wykonywanego zawodu uzupełniany przy aktualizacji innych danych ubezpieczonego

Kod wykonywanego zawodu należy też podać przy dokonywaniu zmiany lub korekty np. danych adresowych albo daty podlegania ubezpieczeniom, jeżeli począwszy od 16 maja 2021 r. płatnik będzie przesyłał dokumenty zgłoszeniowe za ubezpieczonych.

Podawany w dokumentach ZUS ZUA i ZUS ZZA kod wykonywanego zawodu powinien być zgodny z klasyfikacją zawodów. Określa ją rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 7 sierpnia 2014 r. w sprawie klasyfikacji zawodów i specjalności na potrzeby rynku pracy oraz zakresu jej stosowania. Zatem w zgłoszeniu można podać wyłącznie ten kod zawodu, który został zdefiniowany we wskazanym rozporządzeniu. Kody te zawarte są w słowniku programu Płatnik, z którego płatnik może skorzystać, o ile przesyła dokumenty w formie elektronicznej. Inny kod, który nie został określony w słowniku, nie zostanie przyjęty w dokumencie.

Przykład

Zleceniobiorca podlega ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu od 14 maja 2021 r. Podlega zgłoszeniu do tych ubezpieczeń na formularzu ZUS ZUA. Jego zgłoszenie zostało przesłane do ZUS tego samego dnia, a więc wówczas nie było obowiązku podawania kodu wykonywanego zawodu. W sierpniu br. zleceniobiorca zmienił adres zamieszkania. Płatnik składek dokonując zmiany w zgłoszeniu ZUS ZUA (należy w dokumencie zgłoszenia w Bloku I w polu 02 zaznaczyć 1 - zgłoszenie zmiany) ma obowiązek uzupełnienia tego kodu, pomimo że w pierwszorazowym zgłoszeniu nie był podawany.

Zmiana lub korekta kodu wykonywanego zawodu

W zasadzie zmiany i korekty danych zgłoszeniowych dokonuje się według ogólnych zasad, czyli poprzez zmianę lub korektę druku ZUS ZUA lub ZUS ZZA. Wyjątkiem jest zmiana lub korekta daty podlegania ubezpieczeniom lub schematu ubezpieczeniowego. W tym przypadku płatnik składek musi dokonać wyrejestrowania, a następnie ponownego zgłoszenia ubezpieczonego z tą samą datą co wyrejestrowanie. Inny rodzaj zmiany lub korekty np. danych adresowych, danych osobowych (np. drugie imię, nazwisko rodowe czy kod wykonywanego zawodu) polega na sporządzeniu dokumentu zgłoszenia (ZUA lub ZZA) i oznaczeniu go w Bloku I. Dane organizacyjne w polu 02 odpowiednio jako:

• 1 - zgłoszenie zmiany lub
• 2 - zgłoszenie korekty.

Rys. 1. Przykład wypełnienia zmiany na druku ZUS ZUA

Rys. 2. Przykład wypełnienia korekty na druku ZUS ZZA

W przypadku wskazania 6-znakowego kodu zawodu, jak też jego zmiany lub korekty, dokonuje się:

1. na ZUS ZUA - w Bloku X. "Inne dane o osobie zgłaszanej do ubezpieczeń" w polu 01,
2. na ZUS ZZA - w Bloku V. "Kod tytułu ubezpieczenia i kod wykonywanego zawodu" w polu 02.

Przykład

Pracodawca podał nieprawidłowy kod zawodu 1 z pracowników zatrudnionego od 1 lipca 2021 r. - zamiast kierownika działu finansowego (kod 121103) wskazał kod 121190 - "pozostali kierownicy do spraw finansowych". Korekta polega na złożeniu dokumentu ZUA, oznaczając w Bloku I. "Dane organizacyjne" w polu 02 - 2, i wskazując prawidłowy kod zawodu.

Rys. 3. Fragment wypełnionego druku ZUS ZUA z korektą kodu zawodu

Zmiana kodu zawodu ze względu na zmianę stanowiska

Na tych samych zasadach dokonywana jest zmiana kodu zawodu, która jest wynikiem zmiany stanowiska lub zakresu czynności. Zmiany w dokumencie zgłoszeniowym należy dokonać w terminie 7 dni od jej powstania.

Przykład

W związku z awansem od 1 lipca 2021 r. 1 z pracowników pracodawca musi dokonać zmiany kodu zawodu. Do 30 czerwca 2021 r. osoba ta była zatrudniona na stanowisku specjalisty do spraw sprzedaży, a od 1 lipca 2021 r. jest zatrudniona na stanowisku kierownika do spraw sprzedaży z kodem zawodu 122102. Pracownik jest zatrudniony od 1 lipca 2020 r. Wówczas nie było obowiązku podawania kodu zawodu. Należy jednak uznać, że pracodawca powinien zgłosić tę zmianę na dokumencie ZUA, oznaczając ją w Bloku I w polu 02 jako "1" i podając kod zawodu w Bloku X w polu 01 - 122102.

Podstawa prawna:

§ 1 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 7 sierpnia 2014 r. w sprawie klasyfikacji zawodów i specjalności na potrzeby rynku pracy oraz zakresu jej stosowania (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 227),

art. 36 ust. 10 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 423; ost. zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 619),

§ 1 ust. 1 pkt 1 i pkt 3 rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 20 grudnia 2020 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów (Dz.U. z 2020 r. poz. 2366).