Pracownicy za granicą, a ubezpieczenie w Polsce. To daje zaświadczenie A1 - przykład firm z województwa opolskiego

• Pracodawcy chętnie korzystają z zaświadczeń A1
• Zasada i wyjątki
• Jak uzyskać zaświadczenie A1 - konieczny jest wniosek
• „A jedynkę” można wycofać

Pracownicy za granicą, a ubezpieczenie w Polsce. Tak robiły opolskie firmy

Pracodawcy chętnie korzystają z zaświadczeń A1

Rekordowym rokiem pod względem wydanych „A jedynek” był 2023. Wówczas opolski ZUS sporządził ponad 42,6 tys. pozwoleń, by firmy i przedsiębiorstwa opłacały składki na ubezpieczenia społeczne za pracowników poza Polską.

- W minionym, 2024 roku oddziału ZUS w Opolu wystawił nieco ponad 42,1 tysięcy zaświadczeń A1. To poziom zbliżony do skali wystawionych formularzy w rekordowym 2023 roku. To dowód na to, że firmy i przedsiębiorstwa z Opolszczyzny z dużą intensywnością delegują pracowników oraz świadczą swoje usługi w państwach Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz Szwajcarii – Sebastian Szczurek, regionalny rzecznik prasowy ZUS województwa opolskiego.

W ostatnich dwóch latach opolski ZUS obserwuje większe zainteresowanie opolskich pracodawców wysyłaniem pracowników poza Polskę. Świadczą o tym dane z poprzednich lat. W 2022 r. ZUS w Opolu potwierdził nieco ponad 31,4 tysiąca tych formularzy, a w latach 2020-2021 liczba wydanych dokumentów A1 w regionie sięgała 34,5 tys. rocznie.

Zasada i wyjątki

Podstawowym celem zaświadczenia A1 jest potwierdzenie podlegania systemowi zabezpieczenia społecznego państwa, które wydaje taki dokument. W rzeczywistości oznacza to, że osoba która ma zaświadczenie A1 nie jest objęta systemem ubezpieczeń społecznych w państwie, w którym wykonuje pracę najemną lub na własny rachunek i m.in. nie musi w nim opłacać składek.

Swoboda przemieszczania się pracowników na terytorium Unii Europejskiej jest związana z koniecznością ustalenia dla nich właściwego systemu zabezpieczenia społecznego. Osoba, która migruje w celach zarobkowych (praca najemna lub na własny rachunek) do innego państwa członkowskiego podlega regułom tamtejszego systemu ubezpieczeń społecznych.

Od tej zasady są odstępstwa, które dotyczą:
1) delegowania pracownika do wykonywania pracy w innym państwie członkowskim,
2) przeniesienia działalności gospodarczej na własny rachunek do innego państwa członkowskiego,
3) wykonywania pracy w więcej niż w jednym państwie członkowskim UE.

Warto pamiętać, że w przypadku wniosków dotyczących delegowania pracownika bądź delegowania działalności na własny rachunek za granicę, okres delegowania nie może być dłuższy niż 24 miesiące oraz powinien wynikać z zawartych umów i kontraktów na pracę w innym kraju.

Jak uzyskać zaświadczenie A1 - konieczny jest wniosek

Zaświadczenie A1 wydawane jest na wniosek zainteresowanego czyli pracownika/osoby pracującej na własny na rachunek lub pracodawcy. Od 1 kwietnia 2022 r. ZUS wydaje zaświadczenia A1 na wnioski składane drogą elektroniczną przez Platformę Usług Elektronicznych ZUS. Klient otrzymuje zaświadczenie w formie dokumentu elektronicznego na swój profil na PUE ZUS. Wersja drukowana dokumentu ma taką samą moc dowodową jak zaświadczenia A1 wydawane w tradycyjnej papierowej formie.

Złożenie wniosku o zaświadczenie jest intuicyjne. Kreator na PUE ZUS podpowiada jak krok po kroku wypełnić wniosek. Wnioskujący odpowiada na pytania, a system na tej podstawie dobiera odpowiedni wniosek, w zależności np. od charakteru pracy. Po wypełnieniu wszystkich pól, komplet dokumentów jest gotowy do wysłania.

„A jedynkę” można wycofać

Zaświadczenie wydane przez ZUS jest wiążące dla instytucji i służb zatrudnienia innych państw członkowskich dopóki nie zostanie wycofane bądź uznane za nieważne. Pracownik, który posiada „A jedynkę” nie może być objęty ustawodawstwem innego państwa bez wycofania z obrotu prawnego lub unieważnienia tego dokumentu.

Potwierdzenie A1 może zostać wycofane na wniosek instytucji innego państwa członkowskiego UE, które zakwestionuje ten dokument bądź z urzędu – w wyniku postępowania wyjaśniającego lub kontroli przeprowadzonej przez ZUS.

Wycofanie zaświadczenia będzie możliwe, gdy kontrola wykaże, że dowody i zaświadczenia złożone przez wnioskodawcę (pracownika lub pracodawcę) na potrzeby wydania A1 były niezgodne ze stanem faktycznym. Ponadto w sytuacji, gdy doszło do zmiany okoliczności na podstawie których wydano zaświadczenie, przez co jego dalsze trwanie jest nieuzasadnione.

Wycofanie A1 może również wynikać z wniosku samego ubezpieczonego, ale pod warunkiem, że unieważnienie zaświadczenia ma uzasadnienie. Uchylenia zaświadczenia A1 może skutkować wyłączeniem pracownika z polskiego systemu ubezpieczeń społecznych z okresem wstecznym oraz potrzebą zgłoszenia do systemu ubezpieczeń społecznych innego państwa i opłaceniem składek na jego rzecz. Kolejną konsekwencją może być konieczność zwrotu wypłaconych przez ZUS świadczeń.

Sebastian Szczurek, Regionalny Rzecznik Prasowy ZUS województwa opolskiego