Kategorie

Jak ustalić ekwiwalent za używanie prywatnego komputera do celów służbowych

Izabela Nowacka
Izabela Nowacka
Zatrudniliśmy pracownika na stanowisku kierownika marketingu. Zawarliśmy z nim umowę o używanie do celów służbowych laptopa będącego jego własnością. Będzie na nim wykonywał m.in. analizy rynku, ankiety, a także komunikował się z firmą i kontrahentami. W jaki sposób ustalić dla pracownika ekwiwalent za używanie laptopa, aby przyznana kwota była zwolniona z podatku i składek oraz jednocześnie rekompensowała pracownikowi koszty pracy na laptopie?

Najwłaściwszym rozwiązaniem będzie ustalenie wysokości miesięcznego ekwiwalentu pieniężnego na podstawie stawki amortyzacyjnej sprzętu komputerowego, określonej w przepisach podatkowych. Tak ustalony ekwiwalent będzie odpowiadał miesięcznemu odpisowi amortyzacyjnemu obliczonemu według metody liniowej i będzie zwolniony z podatku i składek. Szczegóły w uzasadnieniu.

Reklama

Ekwiwalent pieniężny za używanie przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzi, materiałów lub sprzętu, stanowiących ich własność, co do zasady, jest zwolniony z podatku i składek ZUS (art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, dalej updof, w zw. z § 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia składkowego).

Nie w każdym jednak przypadku będzie to przychód niestanowiący podstawy opodatkowania i oskładkowania. Przykładowo, kwota zwrócona pracownikowi za zakupiony przez niego sprzęt, który będzie użytkował w pracy, nie jest ekwiwalentem zwolnionym z podatku i składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Tak samo jest z ekwiwalentem, który w żaden sposób nie odpowiada wartości zużycia prywatnego sprzętu i stanowi jedynie ukrytą formę wynagradzania pracownika.

Ustawodawca nie określił w przepisach ani sposobu ustalenia wysokości, ani kwoty, do której ekwiwalent jest zwolniony z podatku. Pracodawcy muszą zatem samodzielnie oszacować jego wysokość. Organy podatkowe wskazują jedynie ogólne warunki, których spełnienie pozwala na niepłacenie podatku od ekwiwalentu. Aby zatem takie świadczenie było zwolnione z podatku:

  • musi spełniać cechy ekwiwalentu (nie może być ryczałtem) i mieć formę pieniężną; wypłata ekwiwalentu w innej formie nie spełnia tego warunku,
  • wysokość ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom; musi zatem zachodzić racjonalny związek między kwotą wypłaconą pracownikowi i wartością używanych do celów służbowych narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika oraz stopniem zużycia rzeczy dokonanego w trakcie ich używania; nadwyżka ponad uzasadnione koszty będzie podlegała opodatkowaniu jako przychód ze stosunku pracy,
  • narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika, potwierdzoną wszelkimi dowodami, jak np. fakturą zakupu, umową sprzedaży itp. (sprzęt nie może być np. użyczony czy wynajęty pracownikowi przez osoby trzecie),
  • narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.

Słowniczek:

Ekwiwalent – odpowiednik, równoważnik kwoty pieniężnej używania przez pracownika do wykonywania pracy m.in. sprzętu stanowiącego jego własność.


Ekwiwalent nie zawsze będzie oznaczał zwrot faktycznie poniesionych wydatków przez pracownika. Takie świadczenie zapewnia bowiem pracownikowi określoną rekompensatę kosztów w danym okresie i można przyjąć z góry określoną sumę, która spełni przesłanki warunkujące uznanie go za ekwiwalent.

Do określenia wysokości ekwiwalentu za wykorzystywanie prywatnych narzędzi do celów służbowych istotne są:

  • rodzaj pracy,
  • częstotliwość wykorzystywania sprzętu,
  • stopień zużycia sprzętu.
Reklama

Dlatego używanie przez pracownika sprzętu na potrzeby pracodawcy powinno być uregulowane w odrębnej umowie, w której strony powinny określić kwotę ekwiwalentu i sposób jego ustalenia, z uwzględnieniem powyższych wytycznych. W razie kontroli organ podatkowy nie uzna wówczas takiej kwoty jako ryczałt, który należy opodatkować.

Ustalając ekwiwalent za używanie sprzętu można posiłkować się przepisami Kodeksu pracy w zakresie telepracy. Telepracownikowi, który używa do pracy własnego sprzętu, przysługuje bowiem ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej na podstawie norm zużycia sprzętu, jego udokumentowanych cen rynkowych oraz ilości wykorzystanego materiału na potrzeby pracodawcy i jego cen rynkowych (art. 6711 § 3 Kodeksu pracy).

W praktyce, przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego, najbezpieczniej dla pracodawcy jest odwołać się do przepisów podatkowych w zakresie amortyzacji. Kwota ekwiwalentu odpowiadałaby wartości odpisu amortyzacyjnego, obliczonego metodą liniową, którego dokonuje pracodawca, który zakupił dla firmy określony sprzęt, np. komputer. Amortyzacja odzwierciedla zmniejszanie się wartości danego składnika majątku w pewnym okresie, w wyniku starzenia się lub używania. Odpis amortyzacyjny stanowi więc wymierny wyznacznik zużywania się sprzętu w czasie. Oblicza się go według stawek amortyzacyjnych zawartych m.in. w załączniku do updof. Stawkę amortyzacji stosuje się do wartości rynkowej sprzętu z dnia jego przyjęcia do używania przy wykonywaniu pracy.

PRZYKŁAD

Specjalista ds. marketingu zawarł z pracodawcą umowę o używanie w pracy własnego laptopa. Sprzęt został wyceniony na 3000 zł. Roczna stawka amortyzacyjna dla komputerów (symbol KŚT 491) wynosi 30%. Roczny odpis wynosi 900 zł (3000 zł x 30%), a miesięczny 75 zł (900 zł : 12 m-cy). Tak obliczony ekwiwalent jest zwolniony zarówno z podatku dochodowego, jak i składek ZUS.

Kwotę ekwiwalentu można również podwyższyć, jeśli jest to uzasadnione rodzajem pracy lub intensywnością eksploatacji sprzętu. Przykładowo, osoba zatrudniona jako programista czy grafik, pracująca na komputerze o lepszych parametrach i w pełnym wymiarze czasu pracy, może mieć prawo do wyższego ekwiwalentu. Można wtedy skorzystać z podwyższonej stawki amortyzacyjnej przewidzianej dla urządzeń poddanych szybkiemu postępowi technicznemu. Maksymalny współczynnik dla tych urządzeń wynosi 2. Oznacza to, że daną stawkę należy pomnożyć przez wartość współczynnika.

PRZYKŁAD

Programista zawarł z pracodawcą umowę o używanie w pracy własnego laptopa. Sprzęt został wyceniony na 4000 zł. Roczna stawka amortyzacyjna dla komputerów (symbol KŚT 491) wynosi 30%. Ponieważ pracownik świadczy pracę w pełnym wymiarze czasu pracy i intensywność eksploatacji komputera przez pracownika jest większa, stawka amortyzacyjna została podniesiona do 60% (30% x 2). Roczny odpis wynosi 2400 zł (4000 zł x 60%), a miesięczny 200 zł (2400 zł : 12 m-cy). Tak obliczony ekwiwalent jest zwolniony z podatku dochodowego i składek ZUS.


Pracodawca może umówić się z pracownikiem co do zwrotu w odpowiedniej części pozostałych kosztów związanych z używaniem laptopa do pracy, np. wydatków na jego bieżącą konserwację, naprawę czy ulepszenie, poniesionych przez pracownika. Wówczas kwota ekwiwalentu będzie zmienna.

Kwotę ekwiwalentu można oszacować także w prostszy sposób, przez podzielenie wartości rynkowej komputera przez liczbę miesięcy jego wykorzystywania do celów służbowych. Jeśli pracownik używa go z różną częstotliwością, uzyskaną miesięczną stawkę ekwiwalentu można podzielić przez liczbę roboczogodzin spędzonych przez pracownika przy pracy z wykorzystaniem prywatnego laptopa. Wtedy miesięczna kwota ekwiwalentu będzie również zmienna i będzie zależała od liczby faktycznie przepracowanych godzin.

PRZYKŁAD

Pracownica zatrudniona jako asystentka prezesa zarządu spółki z o.o. korzysta z własnego komputera kilka razy w miesiącu, sporządzając raporty ze służbowych podróży członków zarządu. Pracownica odnotowuje liczbę godzin pracy na własnym laptopie. W kwietniu br. przepracowała 15 godzin na prywatnym sprzęcie. Ponadto strony ustaliły, że od maja do końca 2012 r. pracownica będzie codziennie wykorzystywała w pracy prywatny laptop. Wartość rynkowa laptopa wynosi 2500 zł. Ekwiwalent za kwiecień wynosi 13,89 zł (2500 zł : 12 m-cy = 208,34 zł; 208,34 zł : 15 godzin = 13,89 zł). Od maja do grudnia br. pracownica będzie otrzymywała miesięcznie ekwiwalent po 208,34 zł (2500 zł : 12 m-cy).

Podstawa prawna:

  • art. 6711 § 3 Kodeksu pracy,
  • art. 21 ust. 1 pkt 13 i załącznik nr 1 do ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2012 r. poz. 361),
  • § 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. Nr 161, poz. 1106 ze zm.).
Poszerzaj swoją wiedzę, korzystając z naszego programu
INFORLEX Książki dla Firm
INFORLEX Książki dla Firm
Tylko teraz
598,00 zł
798,00
Przejdź do sklepu
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Ukąszenie kleszcza a wypadek przy pracy - obowiązki pracodawcy

    Ukąszenie kleszcza - czy to może być wypadek przy pracy? Czy pracodawca zatrudniający pracowników do pracy na świeżym powietrzu ma obowiązek zabezpieczenia ich przed kleszczami?

    Sygnalista w firmie od 17 grudnia 2021 r. - co z ustawą?

    Sygnalista w firmie musi być wdrożony od 17 grudnia 2021 r. Polska musi implementować przepisy unijne do 16 grudnia tego roku. Co z ustawą o sygnalistach?

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator wymiaru urlopu wypoczynkowego pozwala wyliczyć, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi.

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni - zwolnienie z ZUS

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni mogą składać wnioski o zwolnienie z ZUS za lipiec, sierpień i wrzesień 2020 r. Do kiedy? Jakie warunki należy spełnić?

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa przyznaje postojowe i zwolnienie z ZUS. Jakie kody PKD? Jakie warunki należy spełnić? Do kiedy złożyć wniosek?

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS otrzymują wsparcie z ZUS. Mogą liczyć na postojowe i zwolnienie z opłacania składek. Do kiedy można składać wnioski?

    Minimalna płaca w 2022 r. brutto netto

    Minimalna płaca w 2022 r. wyniesie 3000 zł brutto. Ile to netto?

    Emerytura brutto netto - kalkulator

    Emerytura brutto - ile to netto? Kalkulator emerytalny pozwala ustalić wysokość emerytury. Oblicz.

    Ochrona przedemerytalna - ile lat?

    Ochrona przedemerytalna - ile lat trwa ochrona przed zwolnieniem? Od ilu lat pracownika zaczyna obowiązywać pracodawcę?

    Strategia Demograficzna 2040 - ocena Konfederacji Lewiatan

    Strategia Demograficzna 2040 jest zbyt ogólna i nie odpowiada współczesnym trendom związanym z rodziną. Jak ocenia ją Konfederacja Lewiatan?

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu. Czy trzeba poinformować ZUS o zmianie miejsca pobytu?

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą czyli z zakładową organizacją związkową lub inną reprezentacją osób zatrudnionych.

    Emerytura bez podatku – tabela

    Emerytura bez podatku - tabela z kwotą netto w 2021 r. i po zmianach w 2022 r. wskazuje, ile emeryt otrzyma na rękę po podwyżce.

    Pracownik oczekuje elastyczności zatrudnienia

    Elastyczność zatrudnienia - tego oczekuje pracownik od miejsca pracy.

    Pracownicy ocenili sytuację w zakładach pracy [BADANIE]

    Sytuacja w zakładach pracy została oceniona przez pracowników. Jakie są wyniki badania CBOS?

    Kasy zapomogowo-pożyczkowe u pracodawców - projekt ustawy

    Kasy zapomogowo-pożyczkowe u pracodawców - komisje sejmowe pozytywnie zaopiniowały projekt ustawy. Projekt reguluje zasady tworzenia, organizowania i działania kas w zakładach pracy.

    Pracownicy PIP z dodatkowym urlopem wypoczynkowym

    Dodatkowy urlop wypoczynkowy zostanie przyznany niektórym pracownikom PIP. Ile dni?

    Emerytury czerwcowe od 2009 do 2019 r. - ponowne przeliczenie

    Emerytury czerwcowe od 2009 do 2019 r. będą ponownie przeliczone. Takie rozwiązanie przewiduje nowelizacja ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

    Państwowy egzamin na maszynistę od 2023 r. - projekt

    Państwowy egzamin na maszynistę od 2023 r. przewiduje projekt nowelizacji ustawy o transporcie kolejowym. Co się zmieni?

    Szczepienia pracowników przeciwko COVID-19 - stanowisko PIP

    Szczepienia pracowników przeciwko COVID-19 są celowe i zasadne, lecz mają charakter dobrowolny. To oficjalne stanowisko PIP na temat szczepień pracowników.

    Pracownik niepełnosprawny - zwolnienie lekarskie, czas pracy

    Pracownik niepełnosprawny - jakie ma uprawnienia? Jakie są zasady przebywania na zwolnieniu lekarskim? Jaki jest wymiar czasu pracy pracownika niepełnosprawnego? Co z urlopem wypoczynkowym?

    5 korzyści z audytu wynagrodzeń

    Audyt wynagrodzeń przynosi liczne korzyści. Poniższy artykuł omawia 5 najważniejszych z nich.

    Badania do celów sanitarno-epidemiologicznych

    Badania sanitarno-epidemiologiczne to dodatkowa weryfikacja zdrowotna wymagana do pracy, przy wykonywaniu której istnieje możliwość przeniesienia zakażenia lub choroby zakaźnej na inne osoby.

    Reforma rynku pracy w Polsce

    Reforma rynku pracy w Polsce jest częścią Krajowego Planu Odbudowy. Jakie zmiany zakłada nowy model polityki zatrudnienia?

    Zakaz noszenia hidżabu w miejscu pracy - wyrok TSUE

    Hidżab w miejscu pracy - pod pewnymi warunkami można wprowadzić zakaz noszenia hidżabu w pracy. Tak zdecydował TSUE w swoim wyroku. Krytykuje go Prezydent Turcji.